大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

張倩

摘 要：大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，極大地推動(dòng)了社會(huì)變革的進(jìn)程。傳統(tǒng)的檔案職業(yè)在大數(shù)據(jù)背景下受到巨大沖擊——在社會(huì)變革的背景下，傳統(tǒng)的檔案職業(yè)發(fā)展即獲得了良好地發(fā)展機(jī)遇，也面臨著巨大地挑戰(zhàn)。由此可見，大數(shù)據(jù)時(shí)代帶來(lái)的技術(shù)、思維和管理等諸多要素都對(duì)現(xiàn)代檔案職業(yè)生存與發(fā)展產(chǎn)生較大影響。因此，必然要求檔案職業(yè)與大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展步伐相適應(yīng)，以推動(dòng)檔案職業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;檔案管理;機(jī)遇;挑戰(zhàn)

檔案工作就是用科學(xué)原則和方法管理檔案，為黨和國(guó)家各項(xiàng)工作服務(wù)的工作。具體內(nèi)容是指檔案業(yè)務(wù)工作所包括的檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研和提供利用等工作，通常稱為八個(gè)環(huán)節(jié)。前六個(gè)環(huán)節(jié)為基礎(chǔ)工作，后兩個(gè)環(huán)節(jié)為編研利用工作。近年來(lái)大數(shù)據(jù)技術(shù)的興起和發(fā)展為檔案管理工作帶來(lái)了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)為信息數(shù)量巨大，其數(shù)量程度是我們無(wú)法想象到的。比如：微博，在2017年底，新浪用戶的人數(shù)就已經(jīng)超出8億，每日活躍用戶數(shù)量在千萬(wàn)以上。現(xiàn)如今，微博的活躍數(shù)量和信息量也在不斷增加，為大數(shù)據(jù)的一種表現(xiàn)，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案信息亦同步快速發(fā)展，檔案管理信息化工作需要從檔案管理的政策、理念和技術(shù)層面加以提升。

一、檔案工作中的挑戰(zhàn)

（一）傳統(tǒng)工作中的不足

在傳統(tǒng)工作中，由于其存在的不足，導(dǎo)致我國(guó)檔案管理工作面對(duì)很大挑戰(zhàn)。我國(guó)還未形成統(tǒng)一的規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)不夠系統(tǒng)，數(shù)據(jù)采集工作不完善，存在的信息也不準(zhǔn)確。在這些問(wèn)題中，導(dǎo)致人事信息較為混亂。在基本信息、目錄編輯和檔案?jìng)鬟f工作中，僅僅為計(jì)算機(jī)管理，具有的信息化程度不高，無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息資源的共享化。很多企業(yè)的檔案管理工作也為傳統(tǒng)方式，僅僅依賴機(jī)械、人工重復(fù)工作，實(shí)際的工作效率較低，從而給查閱工作帶來(lái)不便。我國(guó)當(dāng)前的檔案保存工作和利用使用原始方式，為一種重復(fù)性操作，無(wú)法保證主體的完整性，也給檔案工作的新發(fā)展帶來(lái)制約。

（二）工作內(nèi)容的轉(zhuǎn)變

在大數(shù)據(jù)發(fā)展背景下，檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了信息化建設(shè)。檔案的形成、采集以及儲(chǔ)存和分類工作等都是依據(jù)計(jì)算機(jī)方式實(shí)現(xiàn)，和傳統(tǒng)的工作流程比較，整理工作更方便，應(yīng)用專業(yè)化平臺(tái)能達(dá)到數(shù)據(jù)信息的分類，也會(huì)保證檔案工作效率的提升。在傳統(tǒng)方式下，檔案的收集、利用方式都是被動(dòng)形式，在處理期間是對(duì)數(shù)據(jù)自動(dòng)歸結(jié)，采取平臺(tái)儲(chǔ)存和計(jì)算，這種轉(zhuǎn)變導(dǎo)致檔案工作面臨很大挑戰(zhàn)。

（三）檔案管理理念的缺乏

在傳統(tǒng)發(fā)展下，檔案管理理論的形成是基于文件的生命周期理論和檔案價(jià)值鑒定理論形成的，隨著時(shí)代的建設(shè)發(fā)展，檔案管理理論不斷變革，傳統(tǒng)的理論被人們質(zhì)疑，從而導(dǎo)致文件連續(xù)性理論的形成。在大數(shù)據(jù)建設(shè)下，因?yàn)闄n案的特殊化，在積極改變的情況下，這些理論都將面臨挑戰(zhàn)。尤其是在檔案管理理論不斷滲透和發(fā)展下，使用傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)工作。但大數(shù)據(jù)建設(shè)下，人們的數(shù)據(jù)意識(shí)不斷增強(qiáng)，個(gè)性化建設(shè)模式產(chǎn)生，從而使檔案管理服務(wù)理念面對(duì)很大挑戰(zhàn)。

二、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理措施

在上述檔案工作中挑戰(zhàn)情況的分析，為了抓住機(jī)遇，需要結(jié)合大數(shù)據(jù)發(fā)展背景，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，促使其整體程度的增強(qiáng)。

（一）理論觀念

未來(lái)，檔案理念將表現(xiàn)為兩個(gè)形式，一種為檔案觀，主要是一些價(jià)值高的文件、視頻等，通過(guò)信息系統(tǒng)的電子形式形成，為電子檔案。一種為大服務(wù)觀，是在大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展下，檔案服務(wù)工作逐漸向著多、多元化建設(shè)發(fā)展，檔案服務(wù)也能滿足企業(yè)、客戶的不同建設(shè)需求，其服務(wù)展現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化和智能化建設(shè)。檔案管理理念要符合時(shí)代的發(fā)展需求，在大數(shù)據(jù)背景下，給予電子文件管理工作的創(chuàng)新化十分必要。在傳統(tǒng)方式下的檔案服務(wù)，是按照使用人員的需求來(lái)對(duì)檔案查詢，但是，在大數(shù)據(jù)發(fā)展背景下，檔案信息得到信息化發(fā)展，人們更關(guān)注數(shù)據(jù)，檔案部門要形成良好的服務(wù)態(tài)度，積極挖掘有用信息，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作信息化發(fā)展的必要性，這樣才能在整體上得到重視。

（二）技術(shù)方面

大數(shù)據(jù)發(fā)展背景檔案儲(chǔ)存，只有創(chuàng)造更大的空間，對(duì)儲(chǔ)存方式積極改變，才能容納更多的數(shù)據(jù)信息。安全問(wèn)題也是關(guān)注的話題，特別是數(shù)據(jù)系統(tǒng)、電氣設(shè)備等，存在的安全問(wèn)題十分明顯。在整個(gè)環(huán)節(jié)下，都需要專業(yè)技術(shù)給予支持，加強(qiáng)防火墻的設(shè)立，以免檔案信息被損壞。因此，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，能在更大建設(shè)下加強(qiáng)大數(shù)據(jù)管理模式的應(yīng)用。

（三）國(guó)家政策

當(dāng)前，各個(gè)國(guó)家都重視信息資源的建設(shè)工作，在一些發(fā)達(dá)國(guó)家，構(gòu)建了相關(guān)政策，比如：美國(guó)發(fā)布的《大數(shù)據(jù)研究和發(fā)展倡議》，和澳大利亞發(fā)布的《公共服務(wù)大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略》。我國(guó)在的這種情況下未給予大數(shù)據(jù)具體的明確方向和策略，相關(guān)機(jī)構(gòu)在積極引導(dǎo)方式下，還需要制定符合我國(guó)國(guó)情的發(fā)展的戰(zhàn)略，從而為各個(gè)行業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)提供強(qiáng)大保障。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案職業(yè)發(fā)展的影響分析

大數(shù)據(jù)時(shí)代的社會(huì)變革主要表現(xiàn)為技術(shù)變革、思維變革和管理變革等方面。技術(shù)變革作為大數(shù)據(jù)時(shí)代社會(huì)變革的重要推動(dòng)力，在信息技術(shù)普及應(yīng)用的情況下，數(shù)據(jù)呈爆炸式增長(zhǎng)，這就對(duì)現(xiàn)有計(jì)算能力提出了更高地要求。數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘和數(shù)據(jù)可視化等技術(shù)為技術(shù)變革起到了有效地推動(dòng)作用，分布式數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)有效地提高數(shù)據(jù)管理和數(shù)據(jù)分析能力，大數(shù)據(jù)技術(shù)更好地服務(wù)于大眾。

（一）大數(shù)據(jù)背景下檔案職業(yè)的發(fā)展面臨新機(jī)遇

一直以來(lái)，檔案信息資源開發(fā)利用活動(dòng)經(jīng)常被忽視，無(wú)形中增加了檔案職業(yè)發(fā)展的難度。在大數(shù)據(jù)背景下，新技術(shù)、新模式為檔案職業(yè)發(fā)展提供了新動(dòng)力、新機(jī)制。先進(jìn)的技術(shù)手段在檔案工作中的應(yīng)用，有效地改變了檔案管理模式，使檔案管理人員的思想境界、理想信念、職業(yè)操守等都發(fā)生了變化，積極思考大數(shù)據(jù)背景下檔案工作的方向，以此來(lái)適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展檔案職業(yè)的需要。同時(shí)，對(duì)于檔案利用者而言，也希望檔案行業(yè)能夠升級(jí)轉(zhuǎn)型、檔案職業(yè)更為發(fā)展進(jìn)步，這樣可以更便捷、快速地獲取到所需要的檔案信息支撐。

（二）大數(shù)據(jù)背景下檔案職業(yè)發(fā)展面臨諸多挑戰(zhàn)

在檔案工作中，不僅要強(qiáng)調(diào)檔案信息在數(shù)量上無(wú)遺漏，同時(shí)還要保證所管理信息的安全系數(shù)。特別是檔案數(shù)據(jù)在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)上儲(chǔ)存期間的安全問(wèn)題，這對(duì)大數(shù)據(jù)背景下檔案職業(yè)帶來(lái)了較大地挑戰(zhàn)。當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題頻繁發(fā)生，竊取他人資源的事件十分常見，這對(duì)社會(huì)發(fā)展帶來(lái)了較大的影響。在檔案管理工作中，由于檔案管理者基于技術(shù)或是習(xí)慣等問(wèn)題在工作中出現(xiàn)紕漏，或是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不完善而導(dǎo)致應(yīng)用中出現(xiàn)一些問(wèn)題等，都會(huì)影響到檔案信息存儲(chǔ)的安全。

四、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案職業(yè)可持續(xù)發(fā)展策略

（一）以“大檔案”理念指導(dǎo)檔案資源建設(shè)

檔案行業(yè)的發(fā)展與管理者的視野高度息息相關(guān)，大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理者需要具備“大社會(huì)”和“大檔案”意識(shí)，具有國(guó)際化視野和互聯(lián)網(wǎng)思維，這樣才能運(yùn)用發(fā)展的眼光來(lái)預(yù)測(cè)行業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)，并及時(shí)對(duì)自身進(jìn)行調(diào)整，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐?！按髾n案”是通過(guò)對(duì)區(qū)域內(nèi)有價(jià)值的檔案資源進(jìn)行集中保管和整合，以此來(lái)增強(qiáng)檔案職業(yè)服務(wù)功能，提高檔案部門的影響力。大數(shù)據(jù)背景下，檔案信息不再匱乏且利用范圍擴(kuò)大，這些規(guī)模性的數(shù)據(jù)資源也成為大數(shù)據(jù)發(fā)揮應(yīng)用價(jià)值的基礎(chǔ)，通過(guò)從其中挖掘出有價(jià)值的信息，并向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效地服務(wù)，這已成為大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案職業(yè)的重要使命。

（二）拓展檔案職業(yè)合作領(lǐng)域

大數(shù)據(jù)背景下，社會(huì)形態(tài)、尤其是信息流通具有開放、自由和多元化的特點(diǎn)，在這一背景下，檔案職業(yè)需要主動(dòng)跨越專業(yè)、地域等方面的限制，以開放的姿態(tài)來(lái)積極尋求多領(lǐng)域合作，以此來(lái)推動(dòng)檔案職業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。因此要求檔案領(lǐng)域的工作者要突破檔案領(lǐng)域的局限性，加強(qiáng)與其他領(lǐng)域的合作交流，并重視新技術(shù)、新方法在檔案工作中的應(yīng)用。在檔案職業(yè)跨領(lǐng)域合作過(guò)程中，可以充分地借鑒其他信息學(xué)科的前沿理念和方法，對(duì)檔案理念和實(shí)踐進(jìn)行創(chuàng)新。

（三）合理保障公民檔案利用的數(shù)據(jù)權(quán)

在大數(shù)據(jù)背景下，數(shù)據(jù)的公開與信息雙向交流更加普及、深入。“數(shù)據(jù)權(quán)”的提出體現(xiàn)著政府“以人為本”的發(fā)展理念，隨著數(shù)據(jù)開放程度的增加，公民數(shù)據(jù)隱私保護(hù)也成為信息管理行業(yè)不可回避的重要問(wèn)題。檔案職業(yè)的核心使命在于開發(fā)檔案信息資源并為社會(huì)提供有效地利用服務(wù)，面對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)據(jù)開放和公民隱私保護(hù)的雙重挑戰(zhàn)，檔案職業(yè)人員必須注意在履行職能時(shí)，尊重公民的數(shù)據(jù)權(quán)，在利用現(xiàn)代信息技術(shù)推動(dòng)公共檔案信息的數(shù)據(jù)開放和社會(huì)共享的同時(shí)，探索新時(shí)期公民數(shù)據(jù)隱私保護(hù)的新路徑，有效地保障公民個(gè)人信息不受侵害。

（四）切實(shí)提升檔案職業(yè)能力

大數(shù)據(jù)背景下，檔案資源發(fā)生了巨大地變化，檔案職業(yè)作為檔案資源的守望者，需要打破傳統(tǒng)觀念的桎梏，積極拓展檔案職業(yè)領(lǐng)域范圍，構(gòu)建起豐富、全面和多樣化的社會(huì)檔案職業(yè)體系，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案來(lái)源的多樣性，為檔案事業(yè)的發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)。當(dāng)前檔案工作內(nèi)容和模式發(fā)生了較大地變化，檔案職業(yè)已不單純是資源保管者，而是知識(shí)的科學(xué)管理和快捷傳播者。這就要求檔案職業(yè)要具備專業(yè)化的技能，同時(shí)還要懂業(yè)務(wù)會(huì)管理，對(duì)各種技術(shù)熟悉。由于檔案涉及的信息和知識(shí)領(lǐng)域與專業(yè)眾多，勢(shì)必要求檔案管理人員更多地掌握各學(xué)科的專業(yè)知識(shí)、專業(yè)技能。因此，在大數(shù)據(jù)背景下，檔案職業(yè)需要廣納各類高素質(zhì)人才，并體現(xiàn)出較強(qiáng)的專業(yè)兼容性和良好的社會(huì)拓展性。

五、結(jié)語(yǔ)

基于分析和研究，在現(xiàn)代快速發(fā)展社會(huì)中，信息數(shù)據(jù)占有較大比例，大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，使各個(gè)行業(yè)發(fā)展得到轉(zhuǎn)變。大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作還面對(duì)很大挑戰(zhàn)，為了提出有效的應(yīng)對(duì)措施，不僅要給予創(chuàng)新，還需要符合社會(huì)的建設(shè)需求。

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