電子信息化對(duì)企業(yè)檔案管理的重要性思考

羅敷

摘要：進(jìn)入21世紀(jì)以來，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的飛速發(fā)展帶來了各行各業(yè)的革新，企業(yè)管理模式也從過去的人工管理逐漸向計(jì)算機(jī)信息化、智能化的方向轉(zhuǎn)變。檔案管理是現(xiàn)代企業(yè)非常重要的管理內(nèi)容與模塊，隨著信息化管理不斷普及與廣泛，探索企業(yè)檔案信息化管理勢(shì)在必行。本文中，筆者立足于自身專業(yè)與工作實(shí)際，對(duì)當(dāng)前我國企業(yè)檔案管理的信息化現(xiàn)狀進(jìn)行描述，對(duì)其發(fā)展規(guī)律、特點(diǎn)等進(jìn)行剖析，對(duì)存在的問題及未來發(fā)展方向給出建議與參考。

關(guān)鍵詞：電子信息化；檔案管理；企業(yè)管理

1 企業(yè)檔案管理電子信息化的重要性

傳統(tǒng)模式下，企業(yè)檔案管理是一項(xiàng)非常龐大又復(fù)雜的工作，精細(xì)化的企業(yè)檔案管理工作要求對(duì)企業(yè)涉及的方方面面的檔案予以歸類整理和保存，且查詢企業(yè)檔案也是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作。近年來，企業(yè)檔案管理不斷引入互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，信息化的管理方式極大地提升了企業(yè)檔案管理的效率，且管理類別更佳精準(zhǔn)、細(xì)化，查找也更佳省時(shí)省力。可以說，信息化的企業(yè)檔案管理模式無論從財(cái)力還是人力方面，都給企業(yè)帶來效益提升。利用電子化技術(shù)模式可完全將企業(yè)重要檔案的原貌保存下來，大大提升了企業(yè)檔案信息的可用性、可信性以及精準(zhǔn)性。通過電子信息化管理，員工在查詢檔案過程中便可不接觸原件，進(jìn)而大大提升了對(duì)企業(yè)檔案信息原件的完好保存度。利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、電子信息技術(shù)管理企業(yè)檔案還可突破由于地域限制而造成的查詢應(yīng)用障礙，真正達(dá)到異地、跨時(shí)空查詢檔案的目標(biāo)。通過電子信息化檔案管理，企業(yè)可加快自主創(chuàng)新步伐，由基礎(chǔ)檔案、行業(yè)信息、全面分析、系統(tǒng)應(yīng)用等不同層面為企業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展提供完善保障。利用數(shù)據(jù)信息平臺(tái)，還可完成對(duì)企業(yè)不同指標(biāo)信息波動(dòng)變化以及具體形式的動(dòng)態(tài)跟蹤監(jiān)督與實(shí)時(shí)分析，這將對(duì)企業(yè)全面宏觀決策管理發(fā)揮積極有效的作用。

另外，通過企業(yè)檔案電子信息化管理，可真正完成硬件與軟件的綜合匹配。首先為提升電子信息化管理水平，企業(yè)需要配備完整的設(shè)施系統(tǒng)，創(chuàng)建綜合全面的檔案室、閱覽室、資料庫，同時(shí)配備專項(xiàng)工作人員，負(fù)責(zé)對(duì)不同業(yè)務(wù)部門檔案資料的協(xié)調(diào)控制、歸檔管理以及應(yīng)用。再者。企業(yè)還要配備密集架、采購專業(yè)管理檔案、存儲(chǔ)信息的計(jì)算機(jī)、觸摸屏、環(huán)境溫度調(diào)節(jié)裝置、記錄溫度裝置、安全防火設(shè)備等。

2 企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

2.1 企業(yè)檔案管理人員管理水平普遍偏低

上世紀(jì)90年代以來，我國的現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)不斷起步，飛速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)與原來傳統(tǒng)的企業(yè)管理模式并不十分匹配，導(dǎo)致我國的現(xiàn)代企業(yè)管理水平普遍不高?？傮w上，我國的企業(yè)檔案管理尚處于人力為主的較為傳統(tǒng)的模式。這種模式下，企業(yè)檔案管理者檔案管理受諸多限制因素影響，目前檔案管理人員整體業(yè)務(wù)水平及專業(yè)能力普遍偏低是影響企業(yè)檔案管理的重要原因之一。檔案管理專業(yè)知識(shí)與技能培訓(xùn)相對(duì)缺乏，檔案管理人員多存在兼職或一崗多職的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案管理者的檔案管理專業(yè)性、管理能力有待進(jìn)一步提高。

2.2 檔案管理人員綜合能力薄弱

在我國，絕大多數(shù)的企業(yè)把經(jīng)濟(jì)效益放在企業(yè)發(fā)展的首位，對(duì)企業(yè)管理特別是檔案管理投入的關(guān)注度較少，這使得我國的企業(yè)檔案管理人員普遍存在“門外漢”的現(xiàn)象，即相當(dāng)一部分管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理知識(shí)與管理技能培訓(xùn)，對(duì)企業(yè)檔案管理工作的重要程度、分類管理相關(guān)要求、各類檔案資料的收集、歸納、整理、歸檔、裝卷等業(yè)務(wù)不夠了解，沒能樹立專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)意識(shí)。大部分檔案管理兼職情況較多，工作人員不能將全部精力投入到檔案管理工作中，對(duì)檔案管理服務(wù)水平提升產(chǎn)生較大影響。

2.3 企業(yè)檔案管理工作受重視程度偏低

由于檔案管理是企業(yè)組織結(jié)構(gòu)中較為弱勢(shì)的一部分，導(dǎo)致企業(yè)上下對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠，特別是一些分管檔案管理的部分負(fù)責(zé)人，包括大部分檔案管理工作人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)及重視程度不足，沒認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)企業(yè)管理的重要性。部分人認(rèn)為檔案管理僅僅只是檔案資料的保管工作，既不能給企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，又不能對(duì)企業(yè)發(fā)展創(chuàng)新起到較大作用，這也充分顯示出大部分人對(duì)檔案管理工作缺乏了解。對(duì)企業(yè)檔案管理工作受重視程度不足直接導(dǎo)致了企業(yè)檔案管理工作與現(xiàn)代企業(yè)管理需求不相適應(yīng)。

3 企業(yè)檔案管理電子信息化應(yīng)注意的問題

3.1 實(shí)時(shí)收集檔案資料

實(shí)時(shí)收集檔案資料是保證企業(yè)檔案完整、清晰認(rèn)定、按時(shí)歸檔管理的核心環(huán)節(jié)。首先，企業(yè)應(yīng)清晰劃定綜合檔案室、具體業(yè)務(wù)部門員工的崗位責(zé)任，制定文書管理、資料管理歸檔的相關(guān)制度，明確員工歸檔管理的指責(zé)，日常收集任務(wù)應(yīng)全面落實(shí)到人頭，通過全方位搜集確保應(yīng)歸檔資料及時(shí)歸檔，并定期進(jìn)行搜集與補(bǔ)充，避免資料信息的缺失，提升檔案資源完整性。另外，各機(jī)構(gòu)應(yīng)在要求時(shí)間段之中快速搜集檔案信息、整理基礎(chǔ)資料，確保不同類別檔案及時(shí)歸檔，同時(shí)保證檔案信息快速更新，進(jìn)而實(shí)時(shí)反映出企業(yè)當(dāng)前的現(xiàn)實(shí)發(fā)展?fàn)顩r。再者，企業(yè)應(yīng)設(shè)立綜合檔案管理、歸檔工作標(biāo)準(zhǔn)，明確歸檔制度，確保企業(yè)檔案信息歸檔工作質(zhì)量。歸檔各類資料國恒中應(yīng)按照制度標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格操作，方能確保檔案信息的整體性實(shí)效性，依照形成檔案的規(guī)律與特征，確保各類檔案的互相關(guān)聯(lián)性。對(duì)于歸檔信息還應(yīng)做好電子掃描處理，依照行業(yè)特征、檔案類別做好分類整理，確保原始檔案信息始終與電子檔案信息全面一致。

3.2 多級(jí)權(quán)限劃分

根據(jù)檔案資料的行業(yè)特點(diǎn)及保密級(jí)別進(jìn)行查詢權(quán)限設(shè)定。利用檔案資料軟件平臺(tái)設(shè)定修改權(quán)限和查看權(quán)限。嚴(yán)格設(shè)定瀏覽器瀏覽權(quán)限，按檔案資料的保密級(jí)別設(shè)定是否可查、下載或打印。軟件管理系統(tǒng)要有嚴(yán)格的加密程序，確保資料保密、安全操作與瀏覽。

3.3 建立明確的檔案保存管理制度

制定嚴(yán)格的檔案整理標(biāo)準(zhǔn)和移交程序，凡不按標(biāo)準(zhǔn)整理或規(guī)定程序進(jìn)行移交檔案的，檔案辦公人員一律拒絕接受移交，并要求相關(guān)業(yè)務(wù)科室按標(biāo)準(zhǔn)重新整理，按規(guī)定程序移交檔案。

4 結(jié)語

綜上所述，電子信息化對(duì)企業(yè)檔案管理的重要性思考對(duì)企業(yè)檔案管理的發(fā)展具有重要的作用。因此，必須進(jìn)一步提高和完善企業(yè)檔案管理電子信息化應(yīng)注意的問題，這樣才能更好地提升企業(yè)檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)：

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[2] 邰曦.電子信息化對(duì)企業(yè)檔案管理的重要性思考[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2017（11）.

（作者單位：遼寧新創(chuàng)達(dá)電力設(shè)計(jì)研究有限公司）