如何做好事業(yè)單位檔案信息安全管理工作

王守琦

摘要：事業(yè)單位的檔案信息安全管理工作是事業(yè)單位工作的重要組成，對(duì)于維系事業(yè)單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)有著十分重要的作用。新時(shí)期下加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息安全管理是一個(gè)重要的課題，需要事業(yè)單位檔案管理人員與時(shí)俱進(jìn)，以科學(xué)有效的管理理念，扎實(shí)務(wù)實(shí)的管理辦法，高質(zhì)高效的管理素養(yǎng)，促進(jìn)事業(yè)單位的有序發(fā)展。本文從事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀出發(fā)，對(duì)如何做好檔案信息安全管理工作進(jìn)行了初步分析，目的是進(jìn)一步促進(jìn)事業(yè)單位檔案信息安全管理工作的開(kāi)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案信息；安全管理

1 事業(yè)單位檔案信息安全管理現(xiàn)狀

1.1 規(guī)范性不足

當(dāng)前，一些事業(yè)單位的檔案管理部門(mén)只注重執(zhí)法文書(shū)檔案的歸檔整理，對(duì)一般檔案特別是一些文字類(lèi)、聲像類(lèi)檔案不重視，歸檔不及時(shí)，一旦掌握檔案的個(gè)人出現(xiàn)調(diào)崗、退休等情況，檔案信息安全就會(huì)面臨很大的問(wèn)題，甚至導(dǎo)致檔案信息遺失的情況發(fā)生，給后期查找該檔案造成很大難度，不利于單位檔案的安全建設(shè)。此外一些事業(yè)單位的檔案信息安全管理工作不能按照一定的安全管理標(biāo)準(zhǔn)運(yùn)作，也常常導(dǎo)致檔案管理具有一定的盲目性。

1.2 保密性不足

當(dāng)前，事業(yè)單位的檔案管理存在安全性低，保密性差，檢索效率低下等缺點(diǎn)。傳統(tǒng)的檔案管理工作中，因?yàn)榧堎|(zhì)檔案怕光怕水等缺點(diǎn)，使它的安全性面臨很大的考驗(yàn)。將紙質(zhì)檔案進(jìn)行真空，數(shù)字化處理，不僅能大幅度提高檔案的存在效率，節(jié)省存放空間，同時(shí)查詢和調(diào)用也非常便捷。

1.3 安全性不足

當(dāng)前，一些事業(yè)單位的檔案存放條件不盡如人意，檔案信息存儲(chǔ)硬件設(shè)備和軟件設(shè)備常常受制于地理位置的安全性、室內(nèi)溫度、濕度以及防火、防盜等各個(gè)方面的影響，而安全督導(dǎo)工作的難以落實(shí)，更給檔案信息安全管理帶來(lái)很大的隱憂。此外，電子檔案很容易受到病毒的損壞，導(dǎo)致電子檔案無(wú)法存儲(chǔ)和讀取，甚至因?yàn)闇囟?、濕度則原因損害電子設(shè)備。

2 事業(yè)單位檔案信息安全管理工作策略

2.1 完善檔案信息安全管理制度

事業(yè)單位的檔案信息安全管理工作首先要在安全管理制度上加以完善和創(chuàng)新，摒棄不合理，不安全的管理制度，對(duì)可能出現(xiàn)安全風(fēng)險(xiǎn)的環(huán)節(jié)進(jìn)行安全防護(hù)保障。檔案信息安全管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的系統(tǒng)工程，需要單位、檔案部門(mén)、檔案管理暈人的多方合作，明確各崗位職能，健全包括信息審核制度、借還登記制度、信息常規(guī)處理操作制度、權(quán)限管理制度、日常檢查與檢測(cè)制度、監(jiān)督與反饋制度等在內(nèi)的多種信息安全管理制度。只有建立完善的制度保障體系，才能從根本上保障檔案信息的安全性。事業(yè)單位要結(jié)合自身檔案管理特點(diǎn)，建立相適應(yīng)的檔案信息安全管理制度，既要保障人性化管理，又要確保檔案信息管理的嚴(yán)肅性和使命感，使檔案信息安全管理制度真正起到約束作用。由于檔案信息安全管理的保密性原則，為了激發(fā)檔案管理人員的工作積極性和安全責(zé)任感，在檔案信息安全管理制度上一定要建立健全獎(jiǎng)懲制度，對(duì)檔案管理工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的人員要給予適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于懈怠消極，以至給檔案信息安全帶來(lái)負(fù)面影響的人員，如因?yàn)橹饔^因素致使檔案丟失的，要給予一定的懲戒，調(diào)離甚至停職，通過(guò)這樣的嚴(yán)厲手段，強(qiáng)化檔案管理人員的安全意識(shí)。

2.2 運(yùn)用信息技術(shù)提升安全水平

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，事業(yè)單位的檔案信息安全管理工作可以借助于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，提升檔案信息安全管理的效率和質(zhì)量，同時(shí)信息化檔案管理在檢索上的便利化也能節(jié)省大量紙質(zhì)檔案管理時(shí)間。事業(yè)單位檔案管理人員要強(qiáng)化現(xiàn)代信息管理理念，掌握信息化檔案管理手段，能夠借助掃描儀等信息設(shè)備對(duì)文字類(lèi)紙質(zhì)檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)化，保證檔案信息的齊全和完整，避免丟失。在檔案信息資源共享上，檔案管理要增強(qiáng)安全意識(shí)，既要保障檔案信息的便利性和共享性，同時(shí)對(duì)于一些機(jī)密檔案要強(qiáng)化安全保管意識(shí)。事業(yè)單位在檔案信息安全管理工作中要建立安全可靠的檔案信息管理系統(tǒng)，發(fā)揮防病毒寫(xiě)入系統(tǒng)的作用，特別是對(duì)接收入檔的檔案信息，要從源頭上就強(qiáng)調(diào)安全性，檔案信息的存儲(chǔ)更要進(jìn)行安全防護(hù)，共享檔案信息內(nèi)容要進(jìn)行安全審查，接入網(wǎng)絡(luò)時(shí)更要注重安全防護(hù)。另外，信息技術(shù)雖然有效推動(dòng)了檔案信息安全管理水平，但是不可否認(rèn)，信息技術(shù)是一把雙刃劍，一些重要事業(yè)單位的檔案信息安全管理務(wù)必要建立備份系統(tǒng)，防止檔案信息一旦出現(xiàn)問(wèn)題之后有法補(bǔ)救。

2.3 加強(qiáng)檔案信息安全管理培訓(xùn)

事業(yè)單位的檔案信息安全管理，一定要對(duì)檔案管理人員的安全意識(shí)，安全技能，安全責(zé)任等安全素養(yǎng)進(jìn)行全方位的培訓(xùn)，保障檔案信息管理人員的綜合水平符合新時(shí)代事業(yè)單位檔案信息安全管理需要。在培訓(xùn)形式上，既要強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)，又要注重實(shí)體培訓(xùn)。因?yàn)槭聵I(yè)單位的檔案信息安全管理是一項(xiàng)技術(shù)性較強(qiáng)的工作，常常面臨各種突發(fā)事件，對(duì)管理人員有很強(qiáng)的要求，只有不斷實(shí)踐，總結(jié)，反思，才能保障信息安全。此外作為事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)，一定要強(qiáng)化檔案信息安全管理工作，把學(xué)習(xí)和培訓(xùn)納入到日?？己撕驼{(diào)研之中，帶動(dòng)事業(yè)單位人員重視檔案信息安全管理。在檔案信息安全管理人才的引進(jìn)上，要把具有安全管理素養(yǎng)，掌握先進(jìn)檔案信息安全管理技術(shù)的人員充實(shí)進(jìn)檔案管理部門(mén)，對(duì)于新來(lái)員工加強(qiáng)崗前培訓(xùn)，結(jié)合事業(yè)單位自身發(fā)展，使員工盡快融入到事業(yè)單位的檔案管理工作之中。

2.4 加大檔案信息安全管理投入

事業(yè)單位的檔案信息安全管理不能只掛在口頭上，而是要多管齊下，多措并舉，切實(shí)加大檔案信息管理的資金投入，如檔案管理工作人員的教育和培訓(xùn)投入，檔案信息安全宣傳教育投入等。特別是在檔案信息管理加密技術(shù)、檔案信息數(shù)據(jù)備份技術(shù)，主機(jī)安全技術(shù)，防火墻技術(shù)，反病毒技術(shù)，入侵檢測(cè)技術(shù)等信息化技術(shù)上要不斷更新，保障檔案信息安全管理人員的專業(yè)水平與實(shí)操能力符合事業(yè)單位的發(fā)展需要。

結(jié)語(yǔ)：總之，做好事業(yè)單位檔案安全信息管理，關(guān)系到事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，須臾不可輕視。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用，事業(yè)單位檔案安全管理人員要加強(qiáng)認(rèn)識(shí)和實(shí)踐，不斷提升信息化安全管理水平，切實(shí)保障事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

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（作者單位：吉林省洮南市醫(yī)療保險(xiǎn)經(jīng)辦中心）