試論新時(shí)期如何做好國(guó)企辦公室行政管理工作

陳姝霖

中圖分類(lèi)號(hào)：F272 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2019）2-089-02

摘 要 國(guó)企辦公室是維持企業(yè)正常運(yùn)行的重要保障，其行政管理工作涉及面廣、工作量較大，是國(guó)企上下級(jí)之間交流的紐帶。在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展新形勢(shì)下，國(guó)企辦公室行政管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)，如何做好國(guó)企辦公室行政管理工作值得進(jìn)一步探討。本文結(jié)合筆者的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)國(guó)企辦公室行政管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行了簡(jiǎn)要地闡述，并探討了新時(shí)期如何做好國(guó)企辦公室行政管理工作的措施，以供參考。

關(guān)鍵詞 行政管理工作 國(guó)企辦公室 新時(shí)期 措施

國(guó)企辦公室是國(guó)企的重要部分，既要負(fù)責(zé)政策執(zhí)行等宏觀管理工作，又要負(fù)責(zé)文件起草、檔案工作、信訪維穩(wěn)等服務(wù)任務(wù)，是保障各個(gè)部門(mén)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要部門(mén)。在新時(shí)期下，國(guó)企辦公室行政管理工作任務(wù)愈加繁重，工作內(nèi)容愈加復(fù)雜。為了保證新時(shí)期行政管理工作的質(zhì)量，必須加強(qiáng)對(duì)行政管理工作的研究，完善內(nèi)部機(jī)制，滿足新時(shí)期的工作需求。

一、國(guó)企辦公室行政管理工作職能與現(xiàn)狀

國(guó)企辦公室行政管理職能主要包括：一是協(xié)助職能。根據(jù)上級(jí)部門(mén)的工作安排，參考單位領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)工作。在這一過(guò)程中，國(guó)企辦公室還需要安排具體的執(zhí)行流程，在提升企業(yè)管理水平、維護(hù)各部門(mén)運(yùn)轉(zhuǎn)發(fā)揮著重要的作用。二是督辦職能。在相關(guān)決策出臺(tái)后，為了保證決策能夠有效落實(shí)，國(guó)企辦公室要將上級(jí)機(jī)關(guān)或內(nèi)部安排的工作任務(wù)按照有關(guān)要求完成。同時(shí)，還要聯(lián)合其他部門(mén)完善相應(yīng)的辦事流程，加大督查的力度，進(jìn)一步打擊歸工作盲點(diǎn)與不正之風(fēng)，創(chuàng)設(shè)良好的工作的環(huán)境。三是中樞職能。國(guó)企辦公室需要日常上傳下達(dá)政策與執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)各個(gè)部門(mén)的關(guān)系，具有聯(lián)系上下、協(xié)調(diào)內(nèi)外的作用。四是參謀職能。辦公室是領(lǐng)導(dǎo)工作的一大助力，辦公室工作要抓住企業(yè)的核心，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供必須的信息，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供參考。

現(xiàn)階段，國(guó)企正處于全面深化改革階段，辦公室行政管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)，出現(xiàn)了一些新的問(wèn)題：

第一，行政管理人員的素質(zhì)有待提升。在新時(shí)期，為了更好地應(yīng)對(duì)工作任務(wù)、工作內(nèi)容變化帶來(lái)的挑戰(zhàn)，需要一批高素質(zhì)的行政管理人員。然而，現(xiàn)階段，國(guó)企辦公室行政管理人員素質(zhì)仍有待提升。一方面，辦公室行政管理人員工作積極性不高、服務(wù)意識(shí)淡薄，在工作中不能主動(dòng)執(zhí)行相關(guān)工作安排，也未能及時(shí)與各個(gè)部門(mén)溝通與協(xié)調(diào)，部分工作人員職業(yè)倦怠情況較為嚴(yán)重，在工作過(guò)程中一態(tài)度消極，一定程度上破壞了國(guó)企的外在形象。另一方面， 行政管理人員對(duì)崗位職責(zé)認(rèn)識(shí)不夠，難以從全局角度分析與執(zhí)行工作任務(wù)，局限于自身工作范圍，未能深刻認(rèn)識(shí)到辦公室行政管理工作在企業(yè)發(fā)展中的作用，不僅影響了內(nèi)部的工作效率，而且也制約了國(guó)企的發(fā)展。

第二，檔案工作矛盾較為突出，工作任務(wù)繁重。檔案、文檔的管理是國(guó)企辦公室行政管理工作的重要內(nèi)容，許多工作任務(wù)的安排都會(huì)通過(guò)文檔的形式下發(fā)。然而，當(dāng)前辦公室行政管理工作中，檔案或文檔工作矛盾較為突出。首先，檔案收集與整理工作不規(guī)范。由于部分單位內(nèi)部管理工作制度不健全，部分工作人員在收集、整理過(guò)程中對(duì)檔案處理流程不甚了解，工作效率較低；整理完畢后，也未及時(shí)進(jìn)行核查，導(dǎo)致部分檔案丟失；整理效率較低，整理完畢后不能立即歸檔處理。其次，在整理過(guò)程中，部分行政管理人員與其他部門(mén)缺乏溝通，對(duì)辦公室部門(mén)之外的工作不大了解，尤其是專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的工作內(nèi)容，難以準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)到其他部門(mén)工作的前因后果，部分檔案處理效率相對(duì)較低。同時(shí)，在整理、管理過(guò)程中，其他部門(mén)人員可能會(huì)接觸到檔案或重要文件，存在信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。除此之外，盡管?chē)?guó)企信息化建設(shè)已經(jīng)取得了顯著的成效，文件與檔案管理工作中也已經(jīng)運(yùn)用了信息技術(shù)，但是行政管理人員多是通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)查詢文件，工作效率相對(duì)較低。

第三，工作任務(wù)量大，工作積壓現(xiàn)象突出。通常，國(guó)企辦公室行政管理工作大多圍繞協(xié)調(diào)與服務(wù)兩個(gè)方面。在大型國(guó)有企業(yè)中，企業(yè)部門(mén)數(shù)量較多，企業(yè)人員構(gòu)成與工作內(nèi)容較為復(fù)雜，需要辦公室協(xié)調(diào)的事務(wù)較多。倘若辦公室行政管理人員未能夠在當(dāng)日完成相關(guān)工作，則文件堆積量會(huì)越來(lái)越多。與此同時(shí)，國(guó)企辦公室行政管理人員還需要組織相關(guān)會(huì)議、完成會(huì)議紀(jì)要等工作，在行政管理人員數(shù)量有限的情況下，面對(duì)較大的工作量，比較容易出現(xiàn)工作積壓?jiǎn)栴}。

二、新時(shí)期如何做好國(guó)企辦公室行政管理工作的措施

（一）建立健全辦公室行政管理制度

要想提高辦公室行政管理人員的積極性、提升行政管理工作效率，首先要從制度層面入手，要完善辦公室行政管理制度，以完善、可行的制度為保障。國(guó)企應(yīng)該通過(guò)工作會(huì)議或者邀請(qǐng)專(zhuān)人為辦公室行政管理制度的完善提出相關(guān)建議，在制度中進(jìn)一步明確行政管理工作的流程與人員職責(zé)，厘清權(quán)責(zé)關(guān)系。例如關(guān)于組織辦公會(huì)議事項(xiàng)，辦公室應(yīng)該明確各個(gè)部門(mén)U的工作程度，負(fù)責(zé)會(huì)議的組織與實(shí)施，及時(shí)通知各個(gè)部門(mén)辦公會(huì)議的召開(kāi)時(shí)間、主持人員以及會(huì)議方向等，督促各個(gè)部門(mén)在會(huì)議前提交相關(guān)書(shū)面文件，安排專(zhuān)人對(duì)各部門(mén)提交的文件整理與篩選，上報(bào)會(huì)議主持人確定會(huì)議主題，并告知相關(guān)部門(mén)準(zhǔn)備會(huì)議材料；同時(shí)辦公室安排專(zhuān)人在會(huì)議過(guò)程中記錄會(huì)議內(nèi)容，整理后存檔。在公文處理過(guò)程中，辦公室需要對(duì)國(guó)企發(fā)出的文件等進(jìn)行審查，安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)文檔地工作與保密工作，進(jìn)行登記，一旦發(fā)現(xiàn)信息泄露，立即追究相關(guān)人員責(zé)任。在建立健全辦公室行政管理制度時(shí)，還需要根據(jù)企業(yè)部門(mén)與工作人員的需求完善制度，使職工的基本權(quán)益可以得到保障，滿足職工的訴求，使辦公室行政管理 制度可以順利實(shí)施。

（二）加強(qiáng)對(duì)辦公室人員的管理與培訓(xùn)

現(xiàn)階段，國(guó)企辦公室人員的選拔主要是通過(guò)筆試考核為主，多是內(nèi)部聘用人員，造成部分辦公室行政管理人員雖然具有較強(qiáng)的理論知識(shí)，但是綜合素質(zhì)有待提高。因此，需要完善辦公室人員的聘用機(jī)制與選拔標(biāo)準(zhǔn)，提升辦公室行政管理隊(duì)伍水平。在選拔人員時(shí)，要“強(qiáng)調(diào)崗位”，轉(zhuǎn)變以往人員選拔中重學(xué)歷、重理論、重資歷的現(xiàn)象，要以知識(shí)結(jié)構(gòu)、專(zhuān)業(yè)素質(zhì)、職業(yè)道德水平、業(yè)績(jī)等作為人員選拔標(biāo)準(zhǔn)。采用“競(jìng)爭(zhēng)上崗”方式，人員選拔過(guò)程中向競(jìng)爭(zhēng)擇優(yōu)轉(zhuǎn)變，激發(fā)員工的工作積極性，強(qiáng)化行政管理人員的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)。完善合同管理為中心的聘用機(jī)制。在聘用行政管理人員時(shí)，與其簽訂勞動(dòng)合同，不僅保障了行政管理人員的基本權(quán)利，而且提高了辦公室工作隊(duì)伍的活力，有利于加強(qiáng)對(duì)辦公室行政管理人員的管理。

為了進(jìn)一步調(diào)動(dòng)辦公室行政管理人員工作的積極性，引入績(jī)效管理模式，完善職工分配制度，發(fā)揮物質(zhì)激勵(lì)的作用。首先，根據(jù)行政管理人員的能力與工作水平確定薪資，績(jī)效工資占員工總工資的30%以上。其次，實(shí)行優(yōu)勞優(yōu)酬，定期對(duì)辦公室行政管理人員進(jìn)行績(jī)效考核，行政管理人員的績(jī)效越佳，則相關(guān)的薪酬就會(huì)越高。

重視辦公室行政管理人員的培訓(xùn)工作。首先，要加強(qiáng)工作人員的崗前培訓(xùn)。在新人員上崗前，安排工作經(jīng)驗(yàn)豐富的老員工對(duì)新員工進(jìn)行培訓(xùn)，幫助新人員盡快熟悉辦公室工作內(nèi)容以及各項(xiàng)工作的基本流程與注意事項(xiàng)，讓新員工深入了解崗位職能與要求，樹(shù)立責(zé)任意識(shí)。在入職培訓(xùn)時(shí)，還需要幫助新人員熟悉辦公設(shè)備，對(duì)新員工進(jìn)行考核，保證培訓(xùn)效果。其次，要加強(qiáng)在職人員的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，可以通過(guò)工作會(huì)議就現(xiàn)有的工作問(wèn)題進(jìn)行探討，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，督促行政管理人員學(xué)習(xí)與反思。有條件的還可以邀請(qǐng)業(yè)內(nèi)專(zhuān)家指導(dǎo)工作，鼓勵(lì)工作人員通過(guò)網(wǎng)上交流等不斷學(xué)習(xí)新的管理理念、分享與吸取經(jīng)驗(yàn)，樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的理念，提升自身綜合素質(zhì)。

（三）加強(qiáng)檔案收集、整理工作

國(guó)企辦公室行政管理人員在遵循工作制度與工作流程的基礎(chǔ)上，根據(jù)工作經(jīng)驗(yàn)以及客觀需求判斷文件或檔案是否需要立即歸檔。在檔案收集與整理過(guò)程中，工作人員要從全局層面執(zhí)行工作，要主動(dòng)了解各個(gè)部門(mén)的工作內(nèi)容與職責(zé)，對(duì)于不了解的問(wèn)題，應(yīng)該及時(shí)與相關(guān)部門(mén)溝通、掌握基本情況。對(duì)于機(jī)密性較強(qiáng)的文件，工作人員要嚴(yán)格做好保密工作，當(dāng)有其他人員有機(jī)會(huì)接觸到文件或檔案時(shí)，要確保機(jī)密性文件或檔案在自己的視線范圍內(nèi)，降低重大信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。若文件與本單位本單位職能關(guān)系密切，工作人員應(yīng)該對(duì)文件內(nèi)容等進(jìn)行審核與評(píng)估再收集，對(duì)于其他部門(mén)的臨時(shí)性文件，有必要時(shí)工作人員也應(yīng)該進(jìn)行收集與整理。

（四）加強(qiáng)辦公室信息化建設(shè)

當(dāng)前，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)愈加激烈，國(guó)有企業(yè)為了不被市場(chǎng)所淘汰，早已將信息技術(shù)用于生產(chǎn)管理、市場(chǎng)決策等工作中。在信息化技術(shù)背景下，國(guó)企辦公室行政管理工作也需要提高其信息化水平，要改變單純的紙質(zhì)辦公形式，要提高信息技術(shù)應(yīng)用水平。企業(yè)可以建立內(nèi)部信息分享平臺(tái)，企業(yè)各個(gè)部門(mén)將工作信息上傳至信息平臺(tái)，使行政管理人員可以及時(shí)了解相關(guān)信息，盡可能地避免辦公室行政管理人員“多頭跑”，提升了辦公室工作效率。同時(shí)，企業(yè)還可以邀請(qǐng)技術(shù)人員建立文件（檔案）數(shù)據(jù)庫(kù)，完善搜索功能與遠(yuǎn)程管理功能，便于工作人員能夠及時(shí)查閱、處理文件，減輕工作壓力。

（五）強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)建設(shè)

辦公室行政管理工作涉及面廣、工作量大，這就需要辦公室人員具有較強(qiáng)的團(tuán)隊(duì)意識(shí)，相互配合，盡快完成各項(xiàng)工作任務(wù)。因此，國(guó)企辦公室應(yīng)該加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)，發(fā)現(xiàn)每一位行政管理人員的潛能，在工作中多交流與溝通，以團(tuán)隊(duì)工作目標(biāo)為導(dǎo)向完成工作任務(wù)，提升工作效率，減少工作積壓的情況。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，國(guó)企辦公室行政管理工作內(nèi)容復(fù)雜，在新時(shí)期面臨著更為復(fù)雜的挑戰(zhàn)。因此，相關(guān)人員要認(rèn)識(shí)崗位職能，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)與服務(wù)意識(shí)，轉(zhuǎn)變工作態(tài)度，加強(qiáng)學(xué)習(xí)；企業(yè)也要完善辦公室行政管理工作制度，優(yōu)化人員選拔標(biāo)準(zhǔn)，提高行政管理隊(duì)伍素質(zhì)水平，使新時(shí)期辦公室行政管理工作效率更高、質(zhì)量更佳。

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