淺談干部人事檔案信息化管理

李靜

隨著信息技術高速發(fā)展，21世紀已步入了信息化時代，信息化建設是時代的要求，也是人事管理發(fā)展的方向之一。這并非是對新科技的盲目跟從，而是通過管理信息化來提高單位檔案管理的技術水平，進而全面提高一個單位整體的人事工作水平，達到通過信息化建設來轉(zhuǎn)變管理和工作模式、提高單位工作質(zhì)量的目的。

一、干部人事檔案管理信息化的必要性

1.檔案查詢便捷化。將信息化融入干部人事檔案管理中，也就是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理形式進行替換，將檔案內(nèi)容數(shù)字化處理后，錄入到計算機的相關軟件中，形成一套完整的信息管理系統(tǒng)。通過采取信息化的管理方式，可以有效便捷地查詢相關人員的檔案信息，并進行一定的閱覽和存檔。信息化后的干部人事檔案，尤其對于一些存檔人員眾多的單位，可以大大節(jié)省閱覽人員的查找時間，提升管理人員的工作效率。

2.檔案管理規(guī)范化。干部人事檔案中的材料均由干部本人所填寫，材料中字體、格式、內(nèi)容都因填寫人的不同而不同。容易造成管理的混亂，不利于查詢檢索。采用信息化管理后的干部檔案，對檔案中的字體、大小、格式、內(nèi)容等都作了統(tǒng)一的規(guī)定，在查閱時只要搜索相關人員的名字或代碼即可。實施信息化管理后的干部檔案，還可以對相關人員的檔案進行數(shù)據(jù)遷移或共享，大大提升了檔案信息的利用率。

3.檔案保存安全化。由于紙張及筆墨的性質(zhì)，紙質(zhì)保存的檔案存放時間久了，容易造成字跡模糊、閱覽不方便等結(jié)果。同時，隨著時間的推移，紙張會變得薄而脆，經(jīng)過閱檔人員的翻看，很容易造成不必要的損毀，甚至致使檔案中重要信息丟失。經(jīng)過信息化保存的檔案，不會受時間的影響，也不會出現(xiàn)檔案的發(fā)黃與硬化等問題。在實施信息化存檔過程中，信息化檔案能將檔案信息進行數(shù)字化處理，并進行相關的加密保護等工作，在一定程度上確保了檔案保存的持久性和安全性，安全系數(shù)大大增加。

二、干部人事檔案信息化中存在的問題

干部人事檔案信息化工作涉及許多領域，它不是信息技術與檔案管理工作的簡單組合，而是旨在通過信息化來促進檔案管理工作的全面更新，包括檔案管理的理念、管理方式方法等諸多因素。因此，干部人事檔案信息化變革既存在復雜性，同時也存在一定難度。目前，中央大力推行檔案管理信息化建設工作。但在一些機構(gòu)復雜、人員眾多的單位，推行起來還是存在難度，分析其原因主要有以下幾個方面：

1.對干部人事檔案信息化建設的認識不夠，重視程度不高。人事檔案工作是一項默默無聞的工作，不像其他工作那樣容易引人注意，也不容易取得明顯成績。長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對人事檔案工作的認識存在一些誤區(qū)，認為人事檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調(diào)、查檔就行了。因此，一些單位領導往往容易忽視人事檔案管理工作，對干部人事檔案信息化建設的認識和重視程度更是少之又少。這樣就會導致人事檔案工作長期處于被動應付的狀態(tài)，難以高質(zhì)量地為干部隊伍建設服務。

2. 干部檔案管理隊伍不健全。要做好干部檔案信息化工作，干部檔案管理隊伍是至關重要的因素之一。既要求檔案管理人員熟悉人事檔案管理政策，又要求掌握相應的信息系統(tǒng)應用技術。目前，很多單位檔案管理人員與實際需求存在著不匹配的情況。單位中從事檔案管理的人員往往不是專業(yè)出身，或者沒有經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)化培訓，他們從事檔案管理工作，主要憑借自身的理解和其他工作經(jīng)驗開展檔案收集、分類、保存、調(diào)取等工作，可能存在不懂得基本的電腦操作，無法滿足信息化時代對干部人事檔案管理工作的實際需求的情況。

3. 信息化系統(tǒng)建設不完備。隨著信息技術的發(fā)展，干部人事檔案信息化已經(jīng)成為時代發(fā)展的必然趨勢，但是，還存在著系統(tǒng)建設不完備等諸多問題：首先，沒有良好的硬件設施。信息化管理需要計算機等硬件設施，很多單位人事檔案管理中設備配備不全，或者存在設備老舊的情況，嚴重影響干部人事檔案信息化建設。其次，技術水平不高。除了硬件設施外，工作人員的計算機水平也是影響干部人事檔案管理信息化建設的重要因素。當前，從事人事檔案管理的工作人員中，具備比較高信息技術素養(yǎng)的人員數(shù)量不多，尤其是一些工齡比較長的老員工，信息技術水平普遍偏低，嚴重影響干部人事管理信息化的開展實施。第三，投入的經(jīng)費有限。雖然信息化管理模式在很多單位中普遍被運用，優(yōu)勢也十分明顯，但依然有很多人對其了解和重視程度不夠。導致相關單位在信息化管理方面的投入比較少，影響干部人事檔案信息化工作的實施。

4. 檔案管理制度不健全。干部人事檔案工作是一項政治性、機密性很強的工作。建立健全各項規(guī)章制度，實現(xiàn)科學化、規(guī)范化管理對于使用干部檔案材料，促進干部人事制度改革具有重要意義。但是目前，很多單位沒有相對完整齊備的檔案管理制度，檔案材料的收集范圍、歸檔及轉(zhuǎn)遞流程沒有明確的標準，干部人事檔案工作沒有章程可以遵循，嚴重阻礙了干部人事檔案工作水平的發(fā)展和提高。

三、干部人事檔案管理信息化的優(yōu)化策略

1. 樹立人事檔案信息化管理理念。一方面，要強化管理意識。 要充分意識到人事檔案對個人發(fā)展的重要意義，充分認識到人事檔案需要強化管理。同時，人事檔案管理是一項專業(yè)化程度高、內(nèi)容復雜、意義重大的服務性工作，真正實現(xiàn)在思想上高度重視。另一方面，要樹立信息化意識。身處信息化時代，要用信息化的思維看待工作，用信息化的手段開展工作。用信息化手段推動傳統(tǒng)模式的人事檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展，既要保證人事檔案管理真實有效性、內(nèi)容全面性、隨人流動性、隱私機密性和功能服務性等特點的充分發(fā)揮，實現(xiàn)人事檔案自身的實用價值最大化，也要確保人事檔案管理適應信息化時代快速、便捷、高效、安全的實際需求。

2. 注重檔案管理人員隊伍的培養(yǎng)。“一支專業(yè)能力過硬的團隊是檔案管理工作能否取得成績的關鍵。”一方面，要重視人事檔案信息化管理工作人員專業(yè)化問題。在人員招聘和人員安排時加大對檔案管理、計算機、信息技術等相關專業(yè)人員的傾斜力度，確保建立一支懂檔案管理、懂信息化技術的專業(yè)人才隊伍從事人事檔案管理工作。同時，從事人事檔案管理的工作人員也要不斷加強自身學習，主動適應信息化時代的挑戰(zhàn)，不斷提升自身業(yè)務水平和專業(yè)能力。

3. 構(gòu)建科學合理的干部檔案信息化系統(tǒng)。人們的預期是通過信息化的推行來降低管理成本，并提高工作效率，干部檔案數(shù)字化、信息化工作，涉及檔案的收錄分類和篩選標準、掃描質(zhì)量等多個環(huán)節(jié)，單位作為信息化建設的主導者，應考慮到不同環(huán)節(jié)的因素，構(gòu)建適合的信息系統(tǒng)化方案，并對信息化建設各環(huán)節(jié)進行整體規(guī)劃，進行科學的設計，使不同環(huán)節(jié)之間實現(xiàn)緊密關聯(lián)。

4. 建立嚴格完整的檔案管理制度和管理程序。為了更好地實現(xiàn)檔案管理信息化建設，構(gòu)建完整的檔案管理制度和程序至關重要。結(jié)合單位工作實際，制定行之有效的《干部檔案工作條例》，對檔案材料的收集、分類、歸檔的范圍，查閱、共享的權(quán)限，檔案接收以及轉(zhuǎn)遞的具體流程作出明確規(guī)定。對于檔案信息化中需要設定信息化技術更新的時限、檔案管理工作人員的行為進行明確規(guī)定。這些都有利于檔案資料的利用，促進檔案管理信息化的發(fā)展。

干部人事檔案事業(yè)是一項崇高的事業(yè)，借助檔案能夠更好地了解過去、把握現(xiàn)在、預見未來。檔案管理的信息化對提升單位檔案管理水平，促進單位人事工作的發(fā)展具有重要的意義。要實現(xiàn)干部人事檔案信息化管理，應該樹立現(xiàn)代化的管理理念，構(gòu)建完整的信息化系統(tǒng)，并以完善的檔案管理制度來規(guī)范檔案信息化管理的程序資源平衡分配的問題，以提高信息化建設對檔案管理的作用。