社保檔案管理的優(yōu)化方法探析

孫德禮

[摘? 要]隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展與社保體系的不斷健全，社保檔案的數(shù)量與種類也在日益增多。同時(shí)，國(guó)家也對(duì)社保工作提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)，這給社保檔案管理工作增加了難度。為了提高了社保檔案管理的質(zhì)量、水平及效率等，應(yīng)用現(xiàn)代科技手段已成為必然趨勢(shì)和要求，對(duì)促進(jìn)社保檔案管理的良性發(fā)展有著不可替代的作用。文章主要講解了幾個(gè)能提高社保管理質(zhì)量、水平及效率等的現(xiàn)代化方法。

[關(guān)鍵詞]社保檔案管理;電子檔案;信息技術(shù)

中圖分類號(hào)：G279

1? 電子檔案和條形碼技術(shù)

隨著現(xiàn)代社會(huì)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各個(gè)領(lǐng)域和行業(yè)的信息化水平不斷提高，許多管理工作也實(shí)現(xiàn)了電子化和智能化。在當(dāng)前社保案管理過程中，電子檔案和條形碼技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)成為發(fā)展的必然趨勢(shì)，并取得了較為理想的效果，在很大程度上提高了社保檔案管理的質(zhì)量。因此，社保檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子檔案和條形碼技術(shù)的認(rèn)識(shí)，合理使用，確保社保檔案管理的順利開展。

電子檔案和條形碼技術(shù)的應(yīng)用，保證了檔案的安全。在傳統(tǒng)的社保檔案管理中，通常將人工記錄作為檔案信息。這樣容易造成檔案信息的錯(cuò)誤，也可能造成檔案保管不當(dāng)造成文件丟失。在電子檔案和條形碼技術(shù)的應(yīng)用基礎(chǔ)上，形成電子社會(huì)保障檔案，使檔案管理人員隨時(shí)掌握檔案信息，對(duì)外部檔案進(jìn)行有效監(jiān)督，提高檔案管理的安全性。另外，對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，管理過程中的存儲(chǔ)空間比較大，查找文件信息需要很長(zhǎng)時(shí)間。有些文件由于時(shí)間長(zhǎng)而惡化，造成文件損壞。使學(xué)生檔案信息安全是很困難的。電子檔案和條形碼技術(shù)的應(yīng)用，可以有效地提高社保檔案管理的效率。在當(dāng)前社保檔案管理過程中，電子檔案和條形碼技術(shù)的應(yīng)用使傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案成為電子文件。在此基礎(chǔ)上，可以大大提高檔案管理的效率。在檔案管理過程中，條形碼的應(yīng)用可以形成一個(gè)電子化的社保檔案，使檔案信息的查詢和使用更加方便。通過掃描條形碼，可以準(zhǔn)確地確定社保文件的位置，大大節(jié)省了檔案信息的搜索時(shí)間。此外，相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理、條碼實(shí)施社保檔案管理的使用可以大大降低檔案管理成本，并能使全國(guó)聯(lián)網(wǎng)的實(shí)現(xiàn)，使社保文件可以查詢?nèi)魏蔚貐^(qū)，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源。共享在查詢和使用方面更為方便。

在社保檔案的實(shí)際管理過程中，檔案管理單位和有關(guān)人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定對(duì)社保檔案信息進(jìn)行收集和管理，并對(duì)其進(jìn)行合理的分類歸檔。在社保業(yè)務(wù)過程中，經(jīng)常涉及大量的相關(guān)業(yè)務(wù)信息，包括改變客戶的個(gè)人數(shù)據(jù)、審查社保金額等。所涉及的信息主要包括業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)管理。類型和業(yè)務(wù)處理時(shí)間等，在實(shí)際的管理過程中，所涉及的所有信息都需要記錄和存檔。如果我們以傳統(tǒng)的方式記錄文件，組織文件往往是復(fù)雜的。后來的參考和打電話也很不利。因此，電子檔案和條碼技術(shù)可以應(yīng)用和業(yè)務(wù)可以使用。將條碼轉(zhuǎn)換成條碼模式，條碼由專用設(shè)備打印成標(biāo)簽樣式，標(biāo)簽附在相應(yīng)的紙質(zhì)文件上，條碼掃描信息將條碼信息及相關(guān)電子文件信息存儲(chǔ)在電子文件中?？梢孕纬上嚓P(guān)的搜索索引。如有必要，可利用索引快速查找相關(guān)電子文件。此外，對(duì)于每一個(gè)條碼，它具有獨(dú)特的功能，因此沒有重復(fù)，因此每個(gè)電子文件都有其自己的特點(diǎn)，可以有效地避免混淆或重復(fù)編號(hào)。

就實(shí)際情況而言，計(jì)算機(jī)技術(shù)在社保檔案管理中的應(yīng)用已經(jīng)非常普及，以及社保服務(wù)的有關(guān)部門已在處理相關(guān)的業(yè)務(wù)選擇的過程，所以每個(gè)企業(yè)的信息，他們的流量對(duì)應(yīng)的數(shù)字。在實(shí)際的管理過程中，條碼技術(shù)可以將流量轉(zhuǎn)化為條碼。對(duì)于每個(gè)社會(huì)保障服務(wù)，證書表都通過條形碼處理，可以有效地防止丟失的業(yè)務(wù)信息的發(fā)生。有了這些條形碼，商業(yè)信件可以用電子文件備份。條碼與業(yè)務(wù)信息可以緊密結(jié)合，使條碼技術(shù)能夠應(yīng)用于提高可靠性，從而有效提高條碼的應(yīng)用效果。另外，在社會(huì)保障檔案管理過程中，電子檔案和條形碼技術(shù)的應(yīng)用可以復(fù)制紙質(zhì)檔案。這樣，即使文件損壞或丟失，也能保存文件信息，避免信息丟失，提高安全性。

2? 數(shù)字化技術(shù)

社保檔案的有效管理直接關(guān)系到我國(guó)每位公民的利益，同時(shí)，社會(huì)保障工作也起到了穩(wěn)定社會(huì)的重要作用。近年來，伴隨我國(guó)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，參保人員不斷增加，一定程度上擴(kuò)大了社保檔案管理的工作量。目前我國(guó)的社保檔案信息化管理水平處于起步階段，在社保檔案管理中還存在一些問題，因此，加強(qiáng)數(shù)字化技術(shù)的有效運(yùn)用是重要的研究課題。

我國(guó)的社保檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)依然處于初起階段，政府部門雖然也提出了加大對(duì)檔案數(shù)字化管理的要求，可是，沒有頌布相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)化文件，導(dǎo)致不同區(qū)域的的工作者對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的理解難以達(dá)成共識(shí)，使得各地區(qū)的檔案數(shù)據(jù)化管理的程序千差萬(wàn)別。對(duì)此，有關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)制定相應(yīng)的操作流程與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保各個(gè)區(qū)域的社保單位有章可循，有法可依。檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的重要前提，同時(shí)，數(shù)字化建設(shè)也會(huì)推動(dòng)我國(guó)的檔案信息的管理更加規(guī)范，因此，二者是辯證統(tǒng)一的關(guān)系。在社保檔案管理工作中有效地應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，不要單純考慮某個(gè)方面產(chǎn)生的影響，而應(yīng)當(dāng)兼顧整體，充分促進(jìn)總體機(jī)構(gòu)的優(yōu)化，確保檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)高質(zhì)、高效地運(yùn)行。同時(shí)，在檔案管理數(shù)字化建設(shè)期間，還需要注意與當(dāng)前的辦公、業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)保持有效地銜接，可以確保數(shù)字化信息在體系中重復(fù)應(yīng)用，降低檔案管理的任務(wù)量，提升體系的整體性能的發(fā)揮。為了促進(jìn)數(shù)字化技術(shù)更好地運(yùn)用在社保檔案管理中，最為基本的應(yīng)用則是檔案資料的電子化，例如：紙質(zhì)的照片、檔案、錄音等內(nèi)容，皆要變成電子檔案。很多管理機(jī)構(gòu)利用掃描、制作的形式完成檔案的數(shù)字化。當(dāng)建立數(shù)字化的管理平臺(tái)時(shí)，管理方式就要從傳統(tǒng)的單純儲(chǔ)存紙質(zhì)檔案，逐漸過渡到紙制、電子檔案共同儲(chǔ)存、轉(zhuǎn)交的雙歸檔方式。既推進(jìn)了數(shù)字化檔案管理的發(fā)展，又降低了檔案管理的工作量。在進(jìn)行數(shù)字化期間，應(yīng)當(dāng)注意規(guī)范操作，以確保檔案的質(zhì)量。正確掃描相應(yīng)的索引信息，可以按照信息內(nèi)容迅速查詢需要的檔案資料;且依據(jù)特定的程序完成掃描，促進(jìn)檔案管理中各個(gè)環(huán)節(jié)順利進(jìn)行，確保結(jié)果準(zhǔn)確無誤。

為了提升社保檔案信息的管理水平，需要加強(qiáng)檔案資料管理的信息化建設(shè)。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用顯得十分重要，同時(shí)，還要提升檔案人員的綜合素質(zhì)。唯有檔案管理人員具有較強(qiáng)的專業(yè)技能，才會(huì)更好地實(shí)現(xiàn)檔案資料的信息化管理。第一，管理人員應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)自身對(duì)信息化的理解，積極更新傳統(tǒng)管理思想，加強(qiáng)對(duì)檔案資料信息化管理的重視。第二，對(duì)管理工作者展開應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)的培訓(xùn)活動(dòng)，讓其更好地適應(yīng)先進(jìn)的管理方式與技術(shù)。同時(shí)，管理人員還需要深入學(xué)習(xí)信息化管理技術(shù)，及時(shí)補(bǔ)充新的知識(shí)，從而實(shí)現(xiàn)社保檔案的信息化管理。

3? 完善管理制度

為保證社保檔案可以規(guī)范化的運(yùn)轉(zhuǎn)，提高社保檔案管理工作的總體量質(zhì)量，還要完善社保檔案管理工作制度，優(yōu)化社保檔案管理工作的細(xì)則，從而在基層有效的落實(shí)社保檔案管理工作制度。首先，加強(qiáng)社保檔案管理法規(guī)的建設(shè)，根據(jù)國(guó)家最新的社保管理辦法明確基層社保檔案的運(yùn)轉(zhuǎn)流程，全面保證檔案的準(zhǔn)確性與有效性。其次，加強(qiáng)社保檔案管理體系建設(shè)，成立專職的社保檔案管理部門，由專職人員進(jìn)行社保檔案管理，并且形成社保檔案管理技術(shù)培訓(xùn)體系，不斷加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)水平。第三，對(duì)社保檔案管理工作運(yùn)行機(jī)制進(jìn)行評(píng)估，找出社保檔案管理工作存在的漏洞，從而形成完善的社保檔案管理工作體系，從而滿足社保檔案規(guī)范化運(yùn)行的需求，切實(shí)在信息化條件下實(shí)現(xiàn)檔案的有序運(yùn)轉(zhuǎn)，不斷研究和推出新政策，在有效便民服務(wù)的基礎(chǔ)上提高檔案管理質(zhì)量。例如，針對(duì)60、70人員建立檔案查詢與糾錯(cuò)管理制度，建立社保繳費(fèi)檔案追查制度，以及完善服務(wù)下鄉(xiāng)知青社保服務(wù)機(jī)制。還要圍繞著當(dāng)代大學(xué)生創(chuàng)新就業(yè)新形勢(shì)需要，移動(dòng)轉(zhuǎn)接業(yè)務(wù)等形成專門的檔案轉(zhuǎn)調(diào)機(jī)制等，從而滿足社會(huì)發(fā)展對(duì)社保檔案使用提出的新需要。

4 結(jié)語(yǔ)

本文認(rèn)為現(xiàn)代社保檔案管理工作是建立在信息化的基礎(chǔ)之上的，因此應(yīng)當(dāng)在社保檔案管理發(fā)展改革的過程中具備智能化、創(chuàng)新性與體系化的思維，在強(qiáng)調(diào)提高社保檔案運(yùn)行規(guī)范化的基礎(chǔ)上提高社保檔案管理總體水平。我們可以從多方面著手，采取更有效更先進(jìn)的方法，以滿足社會(huì)發(fā)展的需求。

參考文獻(xiàn)：

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