辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的必要性和可行性分析

仲聳

【摘要】文章對辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的必要性和可行性進(jìn)行分析，結(jié)合當(dāng)下醫(yī)院檔案辦公自動化管理的價值、辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的可行性分析和提升辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的有效對策，從提升整體檔案管理工作的安全性、提升醫(yī)院檔案管理整體效率、明確檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、提升檔案管理人員的綜合能力、完善檔案管理電子系統(tǒng)、引進(jìn)檔案管理技術(shù)等幾方面進(jìn)行探討，旨在提高辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的運(yùn)作效率。

【關(guān)鍵詞】辦公自動化;醫(yī)院檔案管理;安全性;綜合能力

中圖分類號：R197

以現(xiàn)在醫(yī)院辦公室檔案信息自動化管理情況來看，需要更加先進(jìn)的技術(shù)形式，可以在醫(yī)院中定期為其組織培訓(xùn)活動，實(shí)進(jìn)而不斷提升檔案管理整體質(zhì)量和效率，使得檔管理朝著更加規(guī)范角度進(jìn)展，進(jìn)而可以最大限度提升醫(yī)院檔案管理人員的工作質(zhì)量和專業(yè)能力。不過在參與檔案股那里工作中，需要一些掌握先進(jìn)知識和經(jīng)驗(yàn)以及技術(shù)額人實(shí)施，并且還要具備一定的醫(yī)學(xué)常識和基本知識等。醫(yī)院要為檔案管理制定一些能夠?qū)嵤┑木唧w性的機(jī)制，使得醫(yī)院檔案管理更好地發(fā)展。

1.醫(yī)院檔案辦公自動化管理的價值

1.1提升整體檔案管理工作的安全性

傳統(tǒng)檔案管理主要以紙質(zhì)為主，在自然環(huán)境下紙質(zhì)檔案非常容易受到破壞，總是出現(xiàn)丟失和遺留等現(xiàn)象。溫度、空氣濕度以及自然災(zāi)害等都能夠成為影響檔案壽命的主要因素，長期保存檔案信息，這些自然因素等就會嚴(yán)重影響整個檔案的壽命和完整程度。新時期的檔案信息和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息相對比存在很多優(yōu)勢和價值，電子版形式的檔案信息保存周期更長，質(zhì)量更高，并且還能夠?qū)崿F(xiàn)對其就被分工作，在自動化環(huán)境下都對醫(yī)院檔案的管理多可以實(shí)現(xiàn)，可以迅速實(shí)現(xiàn)對檔案內(nèi)容的復(fù)制、粘貼和修改等。辦公自動化系統(tǒng)保存空間很大，具有一定可讀性，可以依據(jù)檔案管理人員的不同需求對其檔案內(nèi)容進(jìn)行合理搜索，以不同形式和類型實(shí)現(xiàn)檔案信息的保存[1]。在辦公自動管理形式下，可以實(shí)現(xiàn)對檔案信息的及時輸送、借閱、查詢和保存等不同工作，可以最大限度實(shí)現(xiàn)檔案信息丟失和遺漏問題等。

1.2提升醫(yī)院檔案管理整體效率

醫(yī)院檔案管理要和信息技術(shù)結(jié)合起來進(jìn)行，規(guī)范的使用信息技術(shù)對檔案信息進(jìn)行管理，協(xié)調(diào)各種檔案信和管理，將其結(jié)合起來配合工作，管理人員需要的負(fù)責(zé)主要工作就每天定期的收集和整理檔案信息以及文件等，將每天更新和出現(xiàn)的檔案信息錄入到電子數(shù)據(jù)庫中，可以最大限度避免電子信息的丟失和遺漏等，并且可以將完整的能夠及時檢索的檔案信息有效保存都數(shù)據(jù)庫內(nèi)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的整體性、安全性管理。尤其是一些醫(yī)每天出現(xiàn)的病例檔案，一定要得到真實(shí)具體的記錄后，及時錄入到數(shù)據(jù)庫中，醫(yī)生通過查找檔案信息及時掌握病人的實(shí)際情況和病情變化等，并對病人的情況做出具體的判斷和分析，提升醫(yī)院檔案辦公自動化管理力度和程度，使得醫(yī)護(hù)人員能夠及時準(zhǔn)確的掌握到檔案信息的內(nèi)容，便于整個醫(yī)院的檔案信息管理[2]。

2.辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的可行性分析

現(xiàn)在科學(xué)技術(shù)在不斷發(fā)展，出現(xiàn)越來越多全新技術(shù)，使得檔案管理更加具體和自動化，整個檔案信息的利用率更高[3]。新技術(shù)的出現(xiàn)和研究必定會提升整個檔案系統(tǒng)分，涉及的功能更多，管理效果更好。系統(tǒng)隨著時代的變化不斷完善和提升，因此需要更加新穎的技術(shù)配合醫(yī)院辦公自動化檔案信息管理工作。醫(yī)院要不斷引進(jìn)先進(jìn)專業(yè)人才，使得內(nèi)部的檔案管理更加自動化和信息化，為醫(yī)院營造良好管理氛圍，提升對醫(yī)院檔案管理人才的培訓(xùn)工作，注重對檔案管理人員的技術(shù)培養(yǎng)和專業(yè)知識訓(xùn)練，提升其業(yè)務(wù)能力和計(jì)算機(jī)技術(shù)等，從而不斷為檔案管理工作提供更有效的途徑，使得檔案管理更加豐富，實(shí)現(xiàn)整個醫(yī)院檔案管理的可行性和自動化管理，為檔案管理提供更多有用的人才。醫(yī)院要提升對檔案信息自動化管理的資金投入，建立檔案信息管理機(jī)制和規(guī)章制度等，使得整個檔案管理更具有操作性和規(guī)范悉尼港，依據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行，為醫(yī)院辦公自動化管理提供更多支持和幫助[4]。

3.提升辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的有效對策

3.1明確檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

現(xiàn)在，醫(yī)院檔案管理工作中涉及的內(nèi)容主要是整合信息、收集信息、保存、編輯、錄入統(tǒng)計(jì)和修改等等，所有檔案管理工作的進(jìn)行都需要一定的標(biāo)準(zhǔn)作為支持和輔助，要依據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)和檔案管理標(biāo)準(zhǔn)制定標(biāo)準(zhǔn)、一旦文件管理和檔案管理之間存在差異性，就會間接性的導(dǎo)致兩者之間出現(xiàn)越權(quán)問題，特別是在文件歸檔前期工作中經(jīng)常會出現(xiàn)這樣的問題。所以，管理人員一定要嚴(yán)格包好檔案管理關(guān)卡，結(jié)合實(shí)際情況和制定的標(biāo)準(zhǔn)展開工作，從而不斷提升整個檔案管理工作的質(zhì)量和效率[5]。在五業(yè)務(wù)和技術(shù)工作中，對于文件、歸檔中也要設(shè)計(jì)一些具體的標(biāo)準(zhǔn)和格式等，并且保證不同接口處能夠?qū)崿F(xiàn)檔案和文件的交接和融合，確保整個檔案管理工作正常進(jìn)行。在整個檔案管理工作中要收集、整合、分析、編輯、保存等認(rèn)真分析和研究，只有作好這些工作才能夠不斷提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量和效率，使得醫(yī)院檔案管理和國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)相結(jié)合。在實(shí)際工作中會發(fā)現(xiàn)，文件管理額檔案之間要有效分析和制定，嚴(yán)格把握內(nèi)容。

3.2提升檔案管理人員的綜合能力

我國醫(yī)院中現(xiàn)在經(jīng)常會出現(xiàn)一些醫(yī)療事故和問題等，近年來在持續(xù)增加和提升，醫(yī)院檔案樹立也隨著患者的增加而增加，也就是說現(xiàn)在檔案管理人員的工作量較大，再加上現(xiàn)在各種技術(shù)不斷涌進(jìn)和推出，使得檔案管理更加科學(xué)化和現(xiàn)代化。檔案管理人員只有能夠充分掌握這些技術(shù)才能夠確保提升整個檔案管理的基本質(zhì)量，所以，醫(yī)院要高度重視管理人員自身能力和團(tuán)隊(duì)精神等，定期組織培訓(xùn)活動，為醫(yī)院檔案管理人員提供更多學(xué)習(xí)機(jī)會，不但優(yōu)化檔案管理人員專業(yè)知識和基本技能，使得自身的能力能夠滿足時代的進(jìn)步和和發(fā)展，提升整個醫(yī)院檔案管理質(zhì)量和效率[6]。

3.3完善檔案管理電子系統(tǒng)

醫(yī)院要提升辦公自動化系統(tǒng)管能力和研究力度，針對數(shù)字化和自動化管理不斷投入資金和成本，在辦公自動化系統(tǒng)中建立子系統(tǒng)，使得電子文件和檔案信息的利用率不斷提升，通過自動化形式實(shí)現(xiàn)對檔案信息的直接管理和分析，對內(nèi)部檔案信息進(jìn)行及時分類和快速使用等，電子文內(nèi)容輸送和調(diào)取會為人們正常工作提供更多便利條件，使得管理更有效果，為醫(yī)生資源調(diào)取和分析提供最佳方式，從而不斷提升醫(yī)院檔案信息的能力。

3.4引進(jìn)檔案管理技術(shù)

現(xiàn)在社會在不斷進(jìn)步和發(fā)展，檔案信息管理對于醫(yī)院來說是最重要的工作內(nèi)容，因此醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要對其高度重視，注重時代的變化，順應(yīng)時代變化，為人們提供更加新穎的檔案管理技術(shù)，借助互諒網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等對檔案信息進(jìn)行有效管理和分析，將其中存在的有價值的內(nèi)容充分挖掘出來。在信息技術(shù)的幫助下檔案信息的利用、保存和收集等會更加便利，從而不斷提升醫(yī)院辦公自動化檔案管理效率和質(zhì)量[7]。

3.結(jié)論

總之，提升辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院需要解決的主要問題，管理人員一定要意識到自動化管理理念，以及時代變化趨勢等，提升內(nèi)部檔案管理信息的安全性，提升檔案使用率和效率，使得檔案管理更加完善。并且將醫(yī)院檔案辦公自動化管理存在的問題尋找出來，依據(jù)問題制定有效解決方案，從根本上提升整個醫(yī)院檔案管理質(zhì)量和效率。

參考文獻(xiàn)

【1】吳冬冬， 宋洪偉. 辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的必要性和可行性研究[J]. 中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)， 2017（7）.

【2】李暉華. 辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的必要性及可行性分析[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2018.

【3】楊曉梅. 辦公自動化環(huán)境下檔案管理的必要性與可行性分析[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2017（18）：187-187.

【4】葛欣. 辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討[J]. 中國管理信息化， 2018.

【5】王亞東. 探討辦公自動化環(huán)境下如何進(jìn)行醫(yī)院檔案管理工作[J]. 才智， 2017（23）：251.

【6】何媛媛， 鄭韜. 淺談辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理工作[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2018， No.290（09）：185.

【7】李峰. 辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理研究[J]. 中國市場， 2018（3）：145-146.