打造企業(yè)信息化“和諧號(hào)”

佚名

日照港于1982年開工建設(shè)，1986年投產(chǎn)運(yùn)營，是我國重點(diǎn)發(fā)展的沿海主要港口，是“一帶一路”倡議的重要樞紐， 新亞歐大陸橋東方橋頭堡。2003年5月日照港集團(tuán)有限公司（以下簡稱日照港集團(tuán)）成立，現(xiàn)有各類子、分公司49家，固定員工9000余人。日照港現(xiàn)有石臼、嵐山兩大港區(qū)，業(yè)務(wù)涵蓋港口業(yè)務(wù)、物流服務(wù)、建筑制造、金融商貿(mào)等領(lǐng)域，日照港發(fā)展目標(biāo)是建設(shè)國際一流大港強(qiáng)港，打造誠信港口、智慧港口、高效港口、綠色港口。

人力資源信息化保障企業(yè) 戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型落地

日照港的結(jié)構(gòu)調(diào)整、創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)、轉(zhuǎn)型升級(jí)等企業(yè)戰(zhàn)略的實(shí)施和落地，給企業(yè)人力資源管理帶來了巨大的挑戰(zhàn)。為了配合集團(tuán)戰(zhàn)略的實(shí)施和落地，人力資源部陸續(xù)實(shí)施了組織能力建設(shè)、機(jī)構(gòu)、薪酬等一系列改革方案，使集團(tuán)的人力資源管理制度逐步完善、管理逐步細(xì)化，組織機(jī)構(gòu)也日益精簡。

日照港采用的是集中管控模式，對(duì)各二級(jí)單位的管理較為深入。無論是在規(guī)劃和實(shí)施人力資源改革方案過程中，還是后續(xù)的管理、操作和運(yùn)營都給人力資源管理部門帶來了較大的壓力和挑戰(zhàn)，人力資源管理人員急需從繁瑣的行政事務(wù)性工作中解脫出來，提高工作質(zhì)量和效率，將更多的時(shí)間和精力用于人力資源管理體系、方案和制度的設(shè)計(jì)、推進(jìn)與實(shí)施當(dāng)中，以及集團(tuán)各子、分公司人力資源運(yùn)營管理和服務(wù)水平的提升等方面，更好地履行改革職責(zé)。

因此，集團(tuán)決定通過提升人力資源信息化的手段和工具來解決人力資源管理中所面臨的困境和難題。

自研系統(tǒng)邁向標(biāo)準(zhǔn)化商品系統(tǒng) 實(shí)現(xiàn)“量、質(zhì)、效”齊飛

日照港集團(tuán)先后投入了大量的人力和物力，自主研發(fā)過3個(gè)版本的人力資源管理系統(tǒng)。但使用效果并不理想，投入使用的功能僅限于管理員工檔案信息，對(duì)于大部分核心業(yè)務(wù)尤其是工資、保險(xiǎn)、年金的核算統(tǒng)計(jì)和歷史業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的管理，仍舊依靠Excel表格人工操作。

日照港集團(tuán)認(rèn)為企業(yè)人力資源信息化管理要想實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍，具有前瞻性和可擴(kuò)展性，就必須摒棄以往采用自研系統(tǒng)的想法。

為此，日照港集團(tuán)決定采用商品化的人力資源管理系統(tǒng)作為變革的工具和載體。經(jīng)過與多家人力系統(tǒng)廠家進(jìn)行深入的溝通交流，并通過對(duì)產(chǎn)品功能進(jìn)行細(xì)致的分析、比較及客戶使用反饋的匯總分析，最終選擇與宏景軟件合作。

雙方經(jīng)過約4個(gè)月的需求分析與功能搭建，共實(shí)施了組織機(jī)構(gòu)、員工管理、黨團(tuán)管理、招聘管理、人事異動(dòng)、合同管理、薪資管理、保險(xiǎn)管理、培訓(xùn)管理、報(bào)表管理等13個(gè)功能模塊，各類業(yè)務(wù)審批流程30余個(gè)，各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表200余張，實(shí)現(xiàn)了集團(tuán)范圍內(nèi)9000余人基礎(chǔ)信息、人事調(diào)動(dòng)、工資保險(xiǎn)核算等業(yè)務(wù)的全部線上管理。

通過系統(tǒng)的運(yùn)行實(shí)踐，日照港集團(tuán)的人力資源信息化管理實(shí)現(xiàn)了“量、質(zhì)、效”齊飛的效果。無論是人力資源管理信息項(xiàng)的數(shù)量、數(shù)據(jù)的質(zhì)量和工作的效率都有了大幅度的提升，達(dá)成了日照港集團(tuán)人力資源信息化建設(shè)目標(biāo)。

宏景系統(tǒng)助力主數(shù)據(jù)平臺(tái) 實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化的“和諧號(hào)”

日照港集團(tuán)目前有很多的IT應(yīng)用系統(tǒng)，如協(xié)同辦公系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、物資系統(tǒng)、生產(chǎn)管理系統(tǒng)、企業(yè)聊天工具OCS等業(yè)務(wù)系統(tǒng)和輔助系統(tǒng)。往往不同的系統(tǒng)可能會(huì)有不同的用戶名與口令、不同的編碼規(guī)則、不同的設(shè)置、不同的口徑、不同的分類，這樣不僅用戶使用不方便，體驗(yàn)效果不好，也會(huì)造成各個(gè)核心系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)出來的報(bào)告與數(shù)據(jù)不一致。如何能保證各個(gè)IT系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)一致性，實(shí)現(xiàn)企業(yè)數(shù)據(jù)的融會(huì)貫通，是很多企業(yè)頭疼的一個(gè)難題。日照港集團(tuán)通過五個(gè)層次解決企業(yè)信息化的“和諧號(hào)”問題。

MD5認(rèn)證的單點(diǎn)登錄：成功將人力資源管理業(yè)務(wù)整合到了日照港集團(tuán)協(xié)同辦公系統(tǒng)中，做到了通過門戶實(shí)現(xiàn)不同業(yè)務(wù)間的協(xié)同。集成后用戶信息管理變得更加高效，用戶只需注冊一次賬號(hào)便隨處可用，人力資源系統(tǒng)不需要再單獨(dú)存放密碼信息，業(yè)務(wù)人員也無需再為人力資源系統(tǒng)單獨(dú)修改、記憶密碼，可以直接通過單點(diǎn)登錄賬號(hào)登錄系統(tǒng)或者通過登錄協(xié)同辦公系統(tǒng)的方式訪問人力資源系統(tǒng)辦理人事業(yè)務(wù)、查看員工信息。

數(shù)據(jù)共享平臺(tái)：日照港集團(tuán)信息化 的“和諧號(hào)”主要是通過建立一個(gè)主數(shù)據(jù)共享平臺(tái)來實(shí)現(xiàn)的，組織機(jī)構(gòu)、崗位以及人員信息通過主數(shù)據(jù)共享平臺(tái)統(tǒng)一管理維護(hù)，確保了組織機(jī)構(gòu)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的一致性，避免了人力資源系統(tǒng)在向其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)輸出人力資源基礎(chǔ)信息時(shí)，因組織機(jī)構(gòu)不同而產(chǎn)生不必要的困擾。人力資源信息系統(tǒng)在實(shí)現(xiàn)了與主數(shù)據(jù)平臺(tái)的對(duì)接后，機(jī)構(gòu)編碼規(guī)則可以根據(jù)不同系統(tǒng)的特點(diǎn)，不要求統(tǒng)一設(shè)計(jì)。

當(dāng)其他系統(tǒng)需要人力資源系統(tǒng)的某些機(jī)構(gòu)時(shí)，就在主數(shù)據(jù)平臺(tái)的組織機(jī)構(gòu)節(jié)點(diǎn)信息界面上，勾選需要推送的系統(tǒng)名稱，將機(jī)構(gòu)信息直接推送到目標(biāo)系統(tǒng)中，既不需要重復(fù)錄入機(jī)構(gòu)，也不需要考慮機(jī)構(gòu)的層級(jí)關(guān)系，維護(hù)十分便捷。

建立報(bào)表平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)跨系統(tǒng)的報(bào)表集成：目前困擾很多企業(yè)的是眾多IT系統(tǒng)各自為政，報(bào)表和數(shù)據(jù)都是基于各自系統(tǒng)生成，缺乏數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)性。日照港集團(tuán)人力資源系統(tǒng)通過集成報(bào)表平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了跨系統(tǒng)、跨數(shù)據(jù)庫、跨平臺(tái)的整合，為集團(tuán)決策者提供了整合各企業(yè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)、且更加智能和全面地統(tǒng)計(jì)分析數(shù)據(jù)。

人力財(cái)務(wù)專用接口：人力資源系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)對(duì)接，由于薪資相關(guān)數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)性，按照集團(tuán)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)雙向管控的戰(zhàn)略部署要求，主要通過三個(gè)方面進(jìn)行了深度融合：

員工信息的共享：定時(shí)將員工的基本信息推送到財(cái)務(wù)系統(tǒng)，保證了財(cái)務(wù)系統(tǒng)中員工信息的準(zhǔn)確性。

工資變動(dòng)信息的共享：人力系統(tǒng)的組織機(jī)構(gòu)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的法人單位不同，無法一一建立對(duì)應(yīng)，系統(tǒng)采用在員工工資信息變動(dòng)時(shí)，同步更新其所在法人單位的方式，建立起員工與法人單位的對(duì)應(yīng)關(guān)系，并將對(duì)應(yīng)關(guān)系推送至財(cái)務(wù)系統(tǒng)，保證了財(cái)務(wù)系統(tǒng)中員工數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

工資數(shù)據(jù)的共享：人力資源系統(tǒng)中包含了月度工資、季（月）度考核績效、全年考核績效、菜籃子4種類型的工資發(fā)放模式，涉及40余張賬套。系統(tǒng)將這些賬套的工資數(shù)據(jù)按照上述4種工資發(fā)放模式進(jìn)行組合，分別將每個(gè)員工當(dāng)月的月度工資、保險(xiǎn)、年金及福利組合成一條數(shù)據(jù)，再以月度工資的發(fā)放模式按照與財(cái)務(wù)系統(tǒng)約定好的工資推送機(jī)制定時(shí)推送工資數(shù)據(jù)。當(dāng)月的季（月）度考核績效、全年考核績效、菜籃子則直接按照推送機(jī)制定時(shí)推送，從而實(shí)現(xiàn)工資數(shù)據(jù)推送和被退回后的數(shù)據(jù)重傳。

待辦集成：OA辦公系統(tǒng)、陽光微訊是日照港集團(tuán)日常辦公、員工溝通交流的主要系統(tǒng)。在以人力資源系統(tǒng)為依托實(shí)現(xiàn)員工調(diào)動(dòng)、工資變動(dòng)、保險(xiǎn)變動(dòng)以及年金變動(dòng)線上審批的基礎(chǔ)上，將待辦任務(wù)實(shí)時(shí)推送到OA辦公系統(tǒng)等軟件，使員工以更多的渠道掌握需要處理的待辦信息，從而使流程的執(zhí)行效率顯著提高。

在集團(tuán)管理部門發(fā)起待辦任務(wù)后，各單位業(yè)務(wù)人員會(huì)在OA辦公系統(tǒng)和陽光微訊中接收到即時(shí)消息提醒，通過消息提醒中提供的鏈接，可以直接打開待辦審批單處理待辦任務(wù)，不需要再反復(fù)登錄人力資源系統(tǒng)查看是否有未處理的待辦任務(wù)。

隨著人力資源管理系統(tǒng)的上線運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)了集團(tuán)范圍內(nèi)人事異動(dòng)、薪資、保險(xiǎn)、培訓(xùn)等核心業(yè)務(wù)的全面線上管理，促成了公積金、福利等業(yè)務(wù)由財(cái)務(wù)向人力的轉(zhuǎn)移，使得人力資源管理體系更加完善、業(yè)務(wù)管理流程更加順暢。系統(tǒng)靈活的功能配置和報(bào)表設(shè)計(jì)功能為各二級(jí)單位個(gè)性化需求的滿足提供了有利保障，也為集團(tuán)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)系統(tǒng)融合、數(shù)據(jù)共享的戰(zhàn)略方針提供了有利支持，有效保障了日照港集團(tuán)戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型的實(shí)施和落地。