工會(huì)檔案信息化管理的有效途徑分析

王娜

摘 要：信息技術(shù)在社會(huì)中的作用越來(lái)越重要，在工會(huì)檔案管理過(guò)程中，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足社會(huì)發(fā)展的需要，引進(jìn)檔案管理信息化系統(tǒng)是工會(huì)檔案管理的必然趨勢(shì)。通過(guò)檔案管理信息化系統(tǒng)的應(yīng)用，可以有效提升檔案管理的快捷性和高效性，實(shí)現(xiàn)工會(huì)檔案信息資源的有效開(kāi)發(fā)利用，大幅度提高工會(huì)的服務(wù)效率。

關(guān)鍵詞：檔案信息；工會(huì)檔案管理；檔案信息化

工會(huì)檔案是工會(huì)組織工作的原始記錄，工會(huì)檔案管理是工會(huì)管理的重要組成部分，在工會(huì)相關(guān)社會(huì)活動(dòng)中發(fā)揮著重要的作用。信息技術(shù)逐漸滲透到社會(huì)的各行各業(yè)中，工會(huì)要改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，面對(duì)信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，就要積極引進(jìn)信息化管理技術(shù)，組建檔案管理信息化系統(tǒng)，從而滿足檔案管理的需要，為人民群眾提供更加高效的服務(wù)。

一、工會(huì)檔案管理中的問(wèn)題

（一）沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到工會(huì)檔案管理的重要性

部分工會(huì)干部對(duì)工會(huì)組建、維權(quán)活動(dòng)等各項(xiàng)工作非常重視，但是對(duì)工會(huì)檔案管理缺乏重視，沒(méi)有意識(shí)到檔案管理對(duì)工會(huì)的重要作用[1]。工會(huì)檔案管理工作要求偏低，檔案管理工作相對(duì)滯后，影響了工會(huì)工作和職工為群眾服務(wù)的水平。

（二）檔案管理建設(shè)相對(duì)落后

由于對(duì)工會(huì)檔案管理缺乏重視，部分工會(huì)組織甚至沒(méi)有正式的檔案庫(kù)房，部分工會(huì)的檔案庫(kù)房簡(jiǎn)陋潮濕，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案資料長(zhǎng)期受潮發(fā)霉，甚至受到蟲(chóng)蛀、鼠咬等等問(wèn)題，紙張發(fā)黃，字跡模糊，檔案資料殘缺不全，無(wú)法發(fā)揮應(yīng)有的作用。

（三）工會(huì)檔案專職人員配備不齊

工會(huì)組織缺乏專職檔案管理人員，檔案管理工作往往由辦公室人員兼職辦理，部分工會(huì)配備了專職人員，也往往配備不齊。檔案管理工作人員力量薄弱，檔案收集、整理、歸檔等等工作都不專業(yè)，檔案分類不清，歸檔文件漏收，給后續(xù)的檔案管理和收集工作帶來(lái)了許多問(wèn)題[2]。工會(huì)檔案向信息化管理模式的升級(jí)，離不開(kāi)專業(yè)的信息化管理人才的支持，工會(huì)檔案信息化管理人才缺失，檔案管理人員信息化水平不足，無(wú)法將信息化管理融入到日常檔案管理中去，部分工會(huì)在安排檔案管理工作時(shí)過(guò)于隨意，相關(guān)人員沒(méi)有得到充分的信息化管理培訓(xùn)，業(yè)務(wù)不熟練，非常容易出現(xiàn)差錯(cuò)。

（四）工會(huì)組織檔案信息化管理意識(shí)薄弱

工會(huì)組織的檔案管理長(zhǎng)期以來(lái)存在著重保管輕利用的思想，在檔案的開(kāi)發(fā)利用工作上，仍然沿用傳統(tǒng)的管理方法，缺乏信息化管理的基礎(chǔ)。

（五）工作程序不規(guī)范

檔案管理工作人員在工作過(guò)程中對(duì)信息化操作流程不熟悉，也沒(méi)有充分貫徹信息化管理的相關(guān)規(guī)章制度，導(dǎo)致工作流程不規(guī)范，影響了檔案管理的質(zhì)量，檔案收集管理滯后，用戶資料缺損，文件錄入不規(guī)范，導(dǎo)致用戶無(wú)法準(zhǔn)確查詢相關(guān)信息，檔案收集工作不夠主動(dòng)，會(huì)對(duì)檔案信息化管理的發(fā)展產(chǎn)生負(fù)面影響，也不利于工會(huì)檔案管理信息化的落實(shí)執(zhí)行。

二、工會(huì)檔案信息化管理的重要性

（一）工會(huì)自身發(fā)展的需要

實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是工會(huì)自身發(fā)展的需要，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，公會(huì)的服務(wù)對(duì)象和重點(diǎn)以及工作方式方法都隨著社會(huì)組織的變化發(fā)生了很大的改變，工會(huì)組織在檔案信息的管理和開(kāi)發(fā)利用上面臨著新的挑戰(zhàn)，檔案管理的信息化可以幫助工會(huì)對(duì)檔案進(jìn)行有效的歸檔管理和利用，從而使工會(huì)組織更好地為社會(huì)服務(wù)[3]。

（二）工會(huì)組織社會(huì)化的需要

工會(huì)組織服務(wù)的對(duì)象一直是廣大的人民群眾，本身具有廣泛的群眾性，在工會(huì)的運(yùn)行過(guò)程中，必然會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料，要實(shí)現(xiàn)對(duì)大量信息的高效處理，就要積極引進(jìn)信息化管理系統(tǒng)，在收集到資料后，進(jìn)行下一步的開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)工會(huì)檔案信息資源共享，使工會(huì)的工作方式更加開(kāi)放透明，促進(jìn)工會(huì)朝著社會(huì)化方向發(fā)展。

（三）社會(huì)信息技術(shù)發(fā)展的必然趨勢(shì)

信息技術(shù)已經(jīng)滲透到社會(huì)的各行各業(yè)，要實(shí)現(xiàn)人們的信息獲取需求，工會(huì)檔案管理就要及時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案信息的開(kāi)發(fā)利用，引進(jìn)信息化管理技術(shù)和系統(tǒng)，推動(dòng)工會(huì)工作在社會(huì)中的深入發(fā)展，提升檔案管理效率，也擴(kuò)大了工會(huì)在社會(huì)上的影響力。

三、工會(huì)檔案信息化管理的途徑

（一）提高工會(huì)檔案管理人員的專業(yè)技能

要實(shí)現(xiàn)工會(huì)檔案管理的信息化，就要首先培養(yǎng)一批具備信息化管理理念和技術(shù)的檔案管理人員，加強(qiáng)信息化管理技能培訓(xùn)，使得管理人員可以在大量的信息中進(jìn)行有效的收集、整理、管理和利用，保證檔案管理信息化系統(tǒng)的有效運(yùn)用[4]。工會(huì)檔案管理具有服務(wù)功能，工會(huì)檔案管理人員必須具有較高的職業(yè)素質(zhì)和綜合素養(yǎng)，管理人員要樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)進(jìn)行文件檔案信息管理，豐富檔案信息資源，擴(kuò)充服務(wù)內(nèi)容，創(chuàng)新工作形式，提高檔案信息管理質(zhì)量，從而充分發(fā)揮檔案管理的服務(wù)功能，為廣大人民群眾服務(wù)。檔案管理人員的綜合素養(yǎng)和專業(yè)技術(shù)能力是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的關(guān)鍵，管理人員不僅要具有信息化管理的思維素養(yǎng)，也要具有電子文件和電子歸檔操作流程的專業(yè)技術(shù)素養(yǎng)，還需要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施，全面保證檔案信息管理數(shù)據(jù)庫(kù)的完整和安全，同時(shí)不斷加強(qiáng)自我培訓(xùn)，積極參與到信息化技術(shù)的相關(guān)培訓(xùn)中去，不斷更新理念和知識(shí)體系，適應(yīng)檔案管理信息化的發(fā)展，檔案部門(mén)也要加強(qiáng)專業(yè)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，為管理人員創(chuàng)造培訓(xùn)的機(jī)會(huì)。

（二）注重信息化管理相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

信息化管理軟硬件設(shè)施是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的物質(zhì)基礎(chǔ)。在工會(huì)檔案信息化管理過(guò)程中，計(jì)算機(jī)以及速度快、精確度高、存儲(chǔ)量大等優(yōu)勢(shì)，可以實(shí)現(xiàn)快速的資料整理、歸檔和檢索。在工會(huì)檔案管理的日常工作中，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化規(guī)劃，建立局域網(wǎng)，避免紙質(zhì)文檔的劣勢(shì)，逐步實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，優(yōu)化檔案管理過(guò)程，提高檔案信息管理質(zhì)量，節(jié)省人力資源，加快工會(huì)檔案的信息化建設(shè)，推動(dòng)工會(huì)檔案管理的信息化進(jìn)程。

（三）建立完善的工會(huì)檔案信息化管理制度

在工會(huì)檔案信息化管理建設(shè)過(guò)程中，必須要加強(qiáng)制度化建設(shè)，保證工會(huì)檔案管理信息化建設(shè)向著規(guī)范化、透明化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。建立完善的檔案信息化管理制度，保證檔案管理人員都可以按照規(guī)章制度落實(shí)執(zhí)行。深化工會(huì)檔案信息化管理意識(shí)，加強(qiáng)信息化管理制度建設(shè)，只有實(shí)現(xiàn)信息化管理的制度化，才能深化工會(huì)檔案管理工作，完善檔案資料歸檔、保存和利用制度，促使檔案資料管理工作規(guī)范化，落實(shí)責(zé)任制度，明確崗位人員的相關(guān)職責(zé)，通過(guò)獎(jiǎng)懲來(lái)督促相關(guān)管理人員投入到檔案管理中，建立信息收集和核對(duì)制度，保證信息的完整性和精確性，制定標(biāo)準(zhǔn)化的信息化管理操作流程，實(shí)現(xiàn)檔案管理的統(tǒng)一化和標(biāo)準(zhǔn)化，并嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的操作流程，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范操作，減少管理漏洞。對(duì)于相關(guān)的信息化軟硬件管理設(shè)施也要做好管理和整合，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的高效和準(zhǔn)確，以信息化檔案管理制度為指引，促使工會(huì)相關(guān)工作的精細(xì)化，減少不同部門(mén)之間的責(zé)任糾紛，實(shí)現(xiàn)工會(huì)整體的質(zhì)量和效率的提升[5]。

（四）樹(shù)立檔案管理信息化意識(shí)

要適應(yīng)工會(huì)檔案管理信息化建設(shè)，相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)人員和檔案管理人員就要首先樹(shù)立起檔案管理信息化意識(shí)，有效推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)。樹(shù)立正確的檔案管理信息化意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的必要性和重要性，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程加快。

（五）規(guī)范工會(huì)檔案信息化管理機(jī)制

工會(huì)檔案信息在錄入數(shù)字化管理系統(tǒng)后，就會(huì)組成計(jì)算機(jī)檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，要保證整個(gè)檔案管理信息數(shù)據(jù)庫(kù)的完整和安全，就要建立規(guī)范的管理機(jī)制和統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案信息網(wǎng)絡(luò)暢通和資源共享[6]。以現(xiàn)代信息技術(shù)理論為指導(dǎo)，根據(jù)工會(huì)檔案管理工作的客觀性和檔案的特點(diǎn)，進(jìn)行合理的組織計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的科學(xué)化和全方位的綜合管理，提高檔案管理信息化的效果，在檔案機(jī)構(gòu)組織內(nèi)做到人盡其才，物盡其用。

（六）加大信息化管理資金投入

信息化管理軟硬件設(shè)施是檔案管理信息化的基礎(chǔ)，要加強(qiáng)軟硬件設(shè)施和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，工會(huì)組織就必然要加大資金投入。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員要充分重視檔案管理信息化建設(shè)，加大資金投入，更新基礎(chǔ)設(shè)施，利用數(shù)據(jù)庫(kù)和服務(wù)器等，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的工會(huì)檔案信息化管理平臺(tái)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)資源共享，保證檔案資源管理的便捷性[7]。對(duì)于信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)更新，將信息化技術(shù)管理與檔案管理的需求相融合，保證檔案管理信息化平臺(tái)與工會(huì)其他辦公系統(tǒng)的兼容性，實(shí)現(xiàn)信息的快速無(wú)損傳遞。建立工會(huì)組織內(nèi)部局域網(wǎng)，加強(qiáng)各部門(mén)之間協(xié)作，實(shí)現(xiàn)整體的檔案信息管理體系。

（七）加強(qiáng)檔案管理信息安全防范工作

在工會(huì)檔案信息化管理進(jìn)程中，要重視檔案信息安全防范工作，保證網(wǎng)絡(luò)信息的安全性，做到定期備份檔案數(shù)據(jù)，以免突發(fā)事件對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)造成的破壞，保證檔案信息數(shù)據(jù)的安全性和完整性。加強(qiáng)檔案信息資源監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)異常要及時(shí)進(jìn)行有效的跟蹤處理，避免外部非法攻擊。建立完善的電子身份證制度，對(duì)于無(wú)法完成認(rèn)證的非法來(lái)訪者要進(jìn)行嚴(yán)格的登錄控制，堅(jiān)決不授予其信息訪問(wèn)權(quán)限。

四、結(jié)語(yǔ)

工會(huì)檔案信息化管理的最終目的是提高工會(huì)檔案管理的效率，保證工會(huì)檔案信息資源的安全和開(kāi)發(fā)利用。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法應(yīng)對(duì)社會(huì)的改變，信息化技術(shù)與工會(huì)檔案管理之間的結(jié)合，可以有效提升檔案管理效率，推動(dòng)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)資源共享，從為廣大人民群眾提供更好的社會(huì)化服務(wù)。要實(shí)現(xiàn)工會(huì)檔案信息化管理，就要在信息化技術(shù)軟硬件和基礎(chǔ)設(shè)施等物質(zhì)基礎(chǔ)上，完善檔案管理信息化制度，保證管理人員的信息化技術(shù)水平，提高工會(huì)檔案管理效率。

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