人才流動對人事檔案管理的影響

邸玉英

摘 要：本文對人才流動對企業(yè)人事檔案管理帶來的影響進行分析，并且提出人事檔案管理方法，旨在建立起一套完整、嚴密、高效而且適合時代發(fā)展的企業(yè)人事檔案管理體系，發(fā)揮人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用。

關鍵詞：企業(yè)發(fā)展 人事檔案 人才流動 影響 問題 對策

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2019）07-00-02

引言

對于企業(yè)來講，合理配置人力資源可以促進企業(yè)發(fā)展，推動市場經(jīng)濟發(fā)展，合理的人才流動也有利于人力資源結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，并且讓每一個人員都發(fā)揮出其最大的價值。人事檔案管理作為企業(yè)管理中的重要組成部分，受到人才流動的影響很大，因為人才流動過于頻繁，很容易導致人事檔案資源過于繁雜，不利于企業(yè)管理人員對人力資源進行開發(fā)。在傳統(tǒng)的管理體制下，人事檔案管理已經(jīng)形成了一種固有的思維模式，管理理念、管理制度、管理模式都已經(jīng)不適用于當前的企業(yè)發(fā)展要求，對人才流動體制下的人事檔案管理產(chǎn)生了很大限制，使人事檔案管理面臨了更大的挑戰(zhàn)，不利于國企選拔更合適的人才，而且還會對企業(yè)的人才戰(zhàn)略造成影響。所以，在人事檔案管理過程中必須要認識到人才流動所帶來的影響，并且要對人才流動帶來的消極影響進行消除，構(gòu)建更加合理的人事檔案管理制度體系，促進企業(yè)發(fā)展。

一、企業(yè)人事檔案管理概述

1.企業(yè)人事檔案管理內(nèi)涵

企業(yè)人事檔案指的是在人事管理過程中所形成的關于企業(yè)員工的學習、工作經(jīng)歷等方面的數(shù)據(jù)和信息，并且以一個單位為整體集中起來的，具有一定保存價值和利用價值的原始記錄。結(jié)合每個企業(yè)的實際情況，人事檔案材料主要包括以下信息：第一，人員的工作履歷材料；第二，人員業(yè)務考核以及組織考察材料；第三，企業(yè)員工的學歷學位材料、職稱（職務）晉升材料以及進修培訓材料；第四，員工的出國出境等政審材料，入黨材料；第五，員工的獎懲材料、錄用材料、各類工資審批表等。

2.企業(yè)人事檔案管理對象

長期以來，企業(yè)的人事檔案管理工作不夠全面，尤其是在一些國有企業(yè)內(nèi)部，人事檔案的保管對象僅僅局限于一些干部身份的人員，針對在編員工。但是隨著國企改革工作的持續(xù)推進，聘用非在編合同制人員成為企業(yè)發(fā)展的趨勢，而且這一措施可以有效解決企業(yè)的人才瓶頸問題，對于這些人才的人事檔案材料的管理，就成為企業(yè)人力資源管理中的重要組成部分。正是由于市場經(jīng)濟環(huán)境的發(fā)展，企業(yè)的人才流動越來越明顯，人事檔案資源越來越多，出現(xiàn)了一些“棄檔”現(xiàn)象，這對于傳統(tǒng)的人事檔案管理工作造成了強烈的沖擊，不能放棄企業(yè)人事檔案中的“死檔”“棄檔”，必須要對各類檔案信息都進行全面整理、歸納、利用。

二、人才流動對人事檔案管理帶來的影響

人才流動是企業(yè)發(fā)展過程中的一個正?，F(xiàn)象，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)對不同崗位上的人才需求也不相同，有的時候會新增一些崗位，要招聘新的人才，有的時候會合并甚至去除某個崗位，或者在崗位之間需要進行人員的調(diào)動，這就產(chǎn)生了人才流動。在人才流動過程中，人事檔案管理也面臨了較大的挑戰(zhàn)，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.重建檔案現(xiàn)象增多

隨著企業(yè)不斷發(fā)展，企業(yè)規(guī)模越來越大，需要的優(yōu)質(zhì)人才也越來越多，而且人力資源對企業(yè)的發(fā)展具有至關重要的作用，但由于人才流動的問題，加上人才流動不規(guī)范，導致企業(yè)的重建檔案較多。此外，在人事檔案管理過程中，檔案隨著人員遷移是一項十分重要的制度，但是由于當前市場經(jīng)濟不斷發(fā)展，極大地影響了這一制度的實施。比如企業(yè)為了更大力度地吸引人才，打開綠色通道允許人才提供個人證明材料進行檔案重建，這就導致整個人才流動過程不規(guī)范，增加了檔案重建現(xiàn)象，制約市場經(jīng)濟的發(fā)展。

2.出現(xiàn)棄檔、死檔、人檔分離等現(xiàn)象

隨著全球經(jīng)濟一體化發(fā)展，市場經(jīng)濟格局發(fā)生了很大改變，企業(yè)也創(chuàng)新了用人機制，很多人員的擇業(yè)觀念發(fā)生改變，這位人才的發(fā)展提供了更好的契機。但是，由于企業(yè)缺乏科學合理的選人用人標準，在檔案管理過程中也不夠規(guī)范，所以出現(xiàn)了比較嚴重的棄檔現(xiàn)象。例如在招聘人員的過程中，一般是讓求職者提供自己的個人簡歷、學歷學位證書、職業(yè)資格證書等文件，然后由企業(yè)的人力資源部門對該求職者的發(fā)展?jié)摿M行評估，最終確定是否要錄用，整個過程中忽視了“人到檔到”這一原則。這種模式雖然可以為人才的發(fā)展提供較多機會，但實際上人才的流動十分頻繁，跳槽現(xiàn)象越來越多，繼而出現(xiàn)的的要求被忽視；再比如，事業(yè)單位與國有企業(yè)，在檔案方面上的要求也不夠重視，只要看中人才即可。以上措施雖然為人才發(fā)展提供了較多的機會，但實際上導致跳槽現(xiàn)象越來越明顯，繼而出現(xiàn)的棄檔、死檔也越來越多，人檔分離嚴重。

3.檔案相關材料缺失嚴重

企業(yè)的人事檔案一般是由人力資源部門保管的，但是人才流動逐漸增多，在人事檔案管理過程中還沒有形成規(guī)范化的檔案材料移交制度，加上人事檔案本身就是一個比較復雜的過程，所以檔案的移交不夠完整，出現(xiàn)檔案缺失現(xiàn)象。如果人事檔案中的證明材料丟失，對于人才的調(diào)用也十分不利。

三、人才流動背景下人事檔案管理對策

1.創(chuàng)新人事檔案工作理念

在傳統(tǒng)的人事檔案過程中，管理人員對檔案工作的認識不到位，認為檔案管理僅僅是對人員的基本信息和資料進行收集與整理，新時期，人事檔案管理的意義不僅在于收集企業(yè)員工的信息資料，而在于為企業(yè)的人力資源管理服務。在當前時代背景下，人才是企業(yè)發(fā)展的核心競爭力，這一理念必須貫穿到人事檔案管理過程中，檔案管理人員應該要基于“為企業(yè)的發(fā)展服務、為企業(yè)的人力資源工作服務”這一原則開展人事檔案管理，才能有效提高人事檔案管理水平。面對人才流動這一現(xiàn)象，如果人才離開原企業(yè)之后，其人事檔案還留在原來的單位，這會使得檔案失去其價值，所以，人才流動的過程中，人才的檔案也應該要流動起來，只有這樣，才能真正發(fā)揮出檔案的作用。企業(yè)必須要充分結(jié)合市場經(jīng)濟社會下人才流動現(xiàn)狀，對人事檔案管理理念進行創(chuàng)新，即人事檔案管理不僅要為人事管理服務，還要為人的全面發(fā)展服務。檔案管理人員要充分意識到，人事檔案管理要拓寬其服務范圍，不再僅僅是為本單位的人事管理和單位內(nèi)部人員的發(fā)展服務，更重要的是為其相關部門的人事管理以及相關人員的發(fā)展提供更好的服務，即人事檔案是要配合人才流動的。因為人才流動是一種十分正常的社會現(xiàn)象，那么服務于人事管理的人事檔案管理就應該要具備更加寬闊的社會視野，立足于社會來開展人事檔案管理工作。

2.完善人事檔案管理制度

人事檔案管理制度不完善，對人事檔案管理工作影響較大，從而導致很多棄檔、死檔出現(xiàn)。人才流動不斷加快，傳統(tǒng)的人事檔案管理制度已經(jīng)不適用于當前的檔案管理工作要求，用人單位很可能面臨檔案信息缺失的問題，不能繼續(xù)開展原有的人事管理工作。所以，必須要做出改革，完善人事檔案管理制度，通過制度創(chuàng)新，明確人事檔案管理部門對外提供人事檔案信息的責任，即要加強不同單位之間的溝通和聯(lián)系，將人員的檔案以不同的形式轉(zhuǎn)移到流出人員目前所在的單位，為人事檔案的移交提供便捷。這樣不僅滿足了人事管理對檔案信息的需要，同時也可以為人才發(fā)揮作用和人才發(fā)展提供檔案信息保障。另外，要對人事代理人員的檔案實施動態(tài)管理，由于用人機制的改革，使得人事檔案管理難度越來越大，需要處理的人事檔案信息越來越多，整個過程中也需要更加靈活、專業(yè)的檔案管理人員，在這種情況下，企業(yè)可能會選擇人事代理機構(gòu)幫助管理檔案信息，對于需要人事代理的檔案進行存檔的時候，應該要讓用人單位和代理機構(gòu)之間進行充分溝通，本著實事求是的原則，建立良好的溝通機制，進一步深化合作。用人單位要本著對單元員工負責的態(tài)度，積極收集員工的檔案信息，經(jīng)過系統(tǒng)化整理之后將其交給代理機構(gòu)保管，并且對人事檔案代理機構(gòu)的工作進行監(jiān)督，確保人事檔案的完整性、真實性，保證檔案內(nèi)容是連續(xù)的，任何個人不能違法查閱檔案。

3.規(guī)范建檔，實行依法管檔

規(guī)范建檔是確保人事檔案信息真實有效的一個重要過程，由于人事檔案管理不夠規(guī)范，所以導致很多檔案信息缺失。在檔案管理過程中要嚴格按照《檔案法》和人事檔案管理的相關要求，規(guī)范化建檔、存檔，確保檔案信息真實、安全。對于企業(yè)內(nèi)部的人事檔案信息，必須要由責任部門和相關人員統(tǒng)一標準和要求，進行規(guī)范化管理，按照“人檔對應”的基本原則，在重建檔案之前要對以前的檔案進行處理，確保檔案信息完整，并且要做到“一人一檔”，一個人不能重復出現(xiàn)多個檔案文件。對于企業(yè)外部形成的人事檔案，必須要嚴格審查，尤其是關系到個人職業(yè)發(fā)展以及社會保障等切身利益的檔案材料，比如人事關系、學歷學位、身份證明、工作經(jīng)歷、職稱晉升、工資待遇、科研成果等方面的信息，通過多方面問詢與核實，必須要確保材料的真實性。檔案管理人員必須要具備高度的責任意識和較高的政治素養(yǎng)，嚴格遵守職業(yè)道德規(guī)范，根據(jù)工作屬性，做好檔案資源的調(diào)查和管理，對于為了個人利益頻繁變動工作的人，應該要依法規(guī)范其就業(yè)行為。與此同時，企業(yè)應該要給檔案管理人員提供必要的幫助，一起規(guī)范建檔制度。

4.建立流動人才人事檔案信息網(wǎng)絡

信息化時代背景下，計算機信息技術和網(wǎng)絡技術的應用越來越頻繁，檔案管理和檔案信息管理相互分離，這也對人事檔案管理帶來了一定的難度，而且傳統(tǒng)的人事檔案管理理念和方法都比較陳舊，不滿足信息化時代的發(fā)展要求，當前的時代對人事檔案管理提出了更高的要求，在紙質(zhì)檔案管理的基礎上，要充分利用現(xiàn)代化信息技術，開展人事檔案管理創(chuàng)新，構(gòu)建獨立的、廣泛分布于全國范圍內(nèi)的人事檔案信息網(wǎng)絡。從原則上講，人事檔案信息網(wǎng)絡必須要保持嚴密性，不能隨意對外開放，并且要設置一定的權限，只能開放給本單位或者授權單位具有一定權限的人員。落實到具體的工作中，要從以下幾個方面著手：

首先，要加強對計算機信息技術的應用，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案，并且對人事檔案進行分類、編目、統(tǒng)計、檢索、分析等過程中，也要引入信息化技術，建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，當需要查詢某一個人的檔案信息時，輸入其基本信息，就能得出相關的其他檔案信息，利用信息化技術縮短檔案的查詢、分析時間，提高企業(yè)人事檔案管理水平，提高人事檔案管理工作效率，為企業(yè)管理者的決策提供更加及時、準確的參考依據(jù)。

其次，要對企業(yè)的人事檔案進行動態(tài)化管理，由于企業(yè)的人才變動比較頻繁，人才流出之后也會有新的人才會流入，所以，要根據(jù)人才流動情況和個人自身變化情況，對人事檔案材料進行補充、完善，比如員工的業(yè)務范圍、獲獎成果、職稱晉升等材料，都可以及時補充進去，完善資料內(nèi)容。對于每一個員工，都具有一定的權限可以登入人事檔案系統(tǒng)，但僅能查詢自己的個人信息，如果自己對查閱到的信息有異議，則可以提出申請和復核，并且在提供相關證明材料的前提下對人事檔案內(nèi)容進行修正和完善，確保每一份人事檔案材料的真實性與完整性。

第三，要加強人事檔案數(shù)據(jù)庫的管理。隨著人才流動，人事檔案數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容越來越多，對檔案數(shù)據(jù)庫進行管理和維護也是確保檔案安全的重要措施。企業(yè)內(nèi)部的人事檔案管理必須要遵守檔案管理的規(guī)范和要求，檔案管理人員要具備安全意識，在建立數(shù)據(jù)庫的時候注意防止信息泄露。日常管理過程中要隨時對檔案信息系統(tǒng)進行安全檢查，對殺毒軟件、防火墻等進行更新，防止木馬病毒對系統(tǒng)的侵害，減少信息泄露和被篡改的可能性。

5.加強檔案管理隊伍的培訓教育

加強檔案管理隊伍的培訓教育是提高人事檔案管理水平的重要措施，目前企業(yè)缺乏一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍，無論是業(yè)務技能水平上還是職業(yè)道德素養(yǎng)方面，都還有一定欠缺。為了改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，更好地應對人才流動帶來的影響，企業(yè)必須要組建一支高素質(zhì)、專業(yè)化、復合型檔案管理隊伍。一方面，可以招聘更多新的檔案管理人才，充實企業(yè)檔案管理隊伍，企業(yè)可以加強和高校的合作，招聘檔案管理專業(yè)的人才，也可以通過社會招聘渠道，吸引更多專業(yè)檔案管理人才，為企業(yè)檔案管理工作做出貢獻。另一方面，要積極加強對檔案管理人員的培訓教育，加強檔案管理法律法規(guī)宣傳教育，利用專業(yè)講座、宣傳欄、宣傳手冊、企業(yè)網(wǎng)站、各種新媒體普及《檔案法》以及人事檔案管理的相關知識，強化企業(yè)檔案管理人員的法律意識，不斷提高其自覺維護檔案真實性和完整性的能力。此外，還要加強業(yè)務技能培訓，建立長效培訓機制，定期開展業(yè)務技能培養(yǎng)，檔案管理人員應該要具備檔案管理的基礎能力，加強對檔案管理理論知識的學習，熟悉人事檔案管理流程和相關規(guī)定，同時要結(jié)合信息時代背景下檔案管理的發(fā)展方向，加強信息技術的學習，對檔案管理信息系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)庫、檔案管理軟件等進行學習，并且應用到人事檔案管理過程中，漸漸改變傳統(tǒng)的人事檔案管理方法，提升人事檔案管理服務水平。

結(jié)語

綜上所述，隨著市場經(jīng)濟不斷發(fā)展，企業(yè)對人才的需求越來越大，人才流動頻率很高，由于不同企業(yè)之間的人才流動，增加了人事檔案管理的難度，導致一些沒有價值的人事檔案出現(xiàn)，不利于人力資源管理。對此，必須要正確認識到人才流動的現(xiàn)狀，并且分析人才流動對人事檔案管理的影響，從企業(yè)的實際情況出發(fā)，組建專業(yè)化檔案管理隊伍，制定相應措施和方案，完善檔案管理制度，加強信息技術的應用，促進人事檔案管理水平不斷提升，促進企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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