大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理模式的變革和優(yōu)化

薛秋娟

摘 要：大數(shù)據(jù)就是指數(shù)據(jù)大規(guī)模、大量增加的年代，由于計算機(jī)一級互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展以及應(yīng)用，大數(shù)據(jù)時代便應(yīng)運(yùn)而生，在大數(shù)據(jù)快速發(fā)展下，其作用影響了許多部門，其中就包含檔案管理部門。檔案管理部門不僅負(fù)責(zé)檔案基本的管理工作，還要負(fù)責(zé)為社會人員就業(yè)、科研等工作提供信息服務(wù)。大數(shù)據(jù)的應(yīng)用在檔案管理產(chǎn)生了重要作用。本文立足于對大數(shù)據(jù)背景下檔案管理變革的分析，提出優(yōu)化檔案管理的幾點措施。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù) 檔案管理 變革 優(yōu)化

中圖分類號：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2019）07-00-01

網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展改變了人們的生活，使人們的生活充滿著便捷。無論是哪個行業(yè)都會以數(shù)據(jù)的模式存在，時代在改變下迎來了大數(shù)據(jù)時代。由于目前檔案管理的數(shù)據(jù)信息數(shù)量非常多，類型多樣，傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理方式滿足不了時代所要求的高效率。因此這對檔案管理而言不但是機(jī)會也是挑戰(zhàn)，也就意味著檔案管理部門要改變傳統(tǒng)的管理模式，機(jī)會便是完善檔案管理方式，提高工作效率，為人們提供高水準(zhǔn)的服務(wù)。本文以河南省舞陽縣人社局的檔案管理為研究對象。

一、大數(shù)據(jù)時代下檔案管理方式的變革

1.轉(zhuǎn)變觀念

檔案管理方式的改變首先要從檔案的儲存模式開始改變。在計算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)不發(fā)達(dá)的時代下，檔案的儲存一般采取紙質(zhì)化的儲存方式，這種儲存方式耗費(fèi)大量的人力物力[1]。在當(dāng)今的大數(shù)據(jù)時代下，對檔案的儲存可通過計算機(jī)技術(shù)電子化處理檔案數(shù)據(jù)，更加方便人們對檔案的查閱，提高數(shù)據(jù)使用率，提升工作效率。還可以讓檔案管理相關(guān)的工作人員慢慢的接受并適應(yīng)大數(shù)據(jù)的檔案管理方式，同時制定檔案數(shù)據(jù)的大型化、查閱速度華的管理制度。

2.檔案大數(shù)據(jù)的收集以及處理

一方面可在原有的數(shù)據(jù)上重新進(jìn)行資源的有效整合，可按照相關(guān)部門對數(shù)據(jù)進(jìn)行互聯(lián)網(wǎng)建檔或以數(shù)據(jù)的來源為依據(jù)，進(jìn)行數(shù)據(jù)的重新歸類并建立對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，并將數(shù)據(jù)結(jié)果匯報至相關(guān)上級部門。另一方面對存儲的檔案信息進(jìn)行校對刪除，通過校對刪除已過儲存時間的檔案信息，規(guī)范數(shù)據(jù)的檔案管理方式，確保檔案信息的可靠性、時效性以及準(zhǔn)確性。與此同時，要充分使用安全性較高、性能較好的科研軟件對檔案進(jìn)行管理，避免造成數(shù)據(jù)丟失等風(fēng)險。

3.制度檔案大數(shù)據(jù)策略

對各項數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案管理是提升競爭力的方法之一，龐大的數(shù)據(jù)庫可為決策以及發(fā)展提供數(shù)據(jù)上的支持。所以，要對檔案管理進(jìn)行高度重視，需要制定檔案管理策略。通過我國目前的科學(xué)技術(shù)水準(zhǔn)、大量優(yōu)秀人才的培養(yǎng)、多種的數(shù)據(jù)信息來制定檔案管理策略性布局。以此實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源龐大、查閱速度、及時交流的互動性較強(qiáng)的數(shù)據(jù)管理策略。

4.數(shù)據(jù)儲存注重其類別與年限

要使用目前先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行對應(yīng)的設(shè)計。對檔案在進(jìn)行入庫儲存室要進(jìn)行一致的時間并標(biāo)明存儲的時間期限，以此來確保檔案數(shù)據(jù)的時效性。要制定檔案數(shù)據(jù)的分類明細(xì)，并以此為依據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)的分類，提高查閱數(shù)據(jù)的速度以及準(zhǔn)確性。檔案管理的科學(xué)化可優(yōu)化工作效率、提供高水準(zhǔn)的服務(wù)。

5.統(tǒng)籌合作

人社局檔案數(shù)據(jù)來自人社局的各個職能類工作部門。因此，對于不同類型的工作部門要有差別的進(jìn)行數(shù)據(jù)管理。在為人社局的決策提供信息時，各工作部門要進(jìn)行相互協(xié)調(diào)、配合，統(tǒng)籌兼具。最大程度實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的有效配置、流通，各部門之間進(jìn)行合作，確保數(shù)據(jù)信息及時進(jìn)行共享。

二、大數(shù)據(jù)時代優(yōu)化檔案管理模式的措施

1.建立現(xiàn)代化的檔案管理理念

目前各行業(yè)都在使用智能設(shè)施、自動化設(shè)備等科學(xué)技術(shù)，推進(jìn)自身的發(fā)展壯大，由于這種狀況的大規(guī)模出現(xiàn)推動了現(xiàn)代化變革的產(chǎn)生。檔案管理要緊跟時代的變化，努力研究全新的檔案管理方式，轉(zhuǎn)變管理理念。一方面檔案管理人員不要抗拒新理念的產(chǎn)生，要適應(yīng)時代的發(fā)展進(jìn)步，積極接受新理念，接受網(wǎng)絡(luò)、計算機(jī)的發(fā)展對檔案管理產(chǎn)生的作用以及變革。另一方面要由傳統(tǒng)的檔案儲存模式改變至為所處人社局的發(fā)展提供所需要的信息以及數(shù)據(jù)參考。

2.加快檔案管理信息化建設(shè)

在當(dāng)今信息化的背景下，各行業(yè)都要以信息化為目標(biāo)進(jìn)行改革。為提高人社局檔案管理，一方面需要對基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行不斷的更新?lián)Q代，進(jìn)行完善，相關(guān)部門要加大資金資源的投入力度以此確?；A(chǔ)設(shè)施的更換。另一方面要加強(qiáng)對數(shù)據(jù)的數(shù)字化建設(shè)，加強(qiáng)檔案管理的自動化?？赏ㄟ^專業(yè)人員的維護(hù)以及投入資金來提高建設(shè)的質(zhì)量。還需要加大相關(guān)設(shè)施的使用率，加強(qiáng)舒心二次使用的精準(zhǔn)性。

3.加快檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

在現(xiàn)代化的背景下，檔案管理要達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化以及信息化。標(biāo)準(zhǔn)化管理的意思為要有目標(biāo)、針對性、有條理的進(jìn)行檔案管理的規(guī)范以及指導(dǎo)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。通過這種手段，可使管理工作有條不紊的開展，使數(shù)據(jù)信息能夠準(zhǔn)確的歸檔并有效的查閱?？赏ㄟ^先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)對檔案信息進(jìn)行處理，使用在線閱讀或掃描為電子光盤的形式制作電子化模式，做到在檔案數(shù)據(jù)信息在建檔使就可實現(xiàn)現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式。

4.建立完善檔案管理的安全保障系統(tǒng)

檔案管理的重中之重的工作便是對于檔案信息的保護(hù)。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，要定期的進(jìn)行防火、防潮等保護(hù)手段。但在今天電子書信息化的時代背景下，檔案全部是以電子數(shù)據(jù)的方式存放在計算機(jī)中。因此檔案管理會面臨著新的困難，要不斷加強(qiáng)對電子檔案數(shù)據(jù)的保護(hù)，提高網(wǎng)絡(luò)安全意識，加強(qiáng)建設(shè)網(wǎng)絡(luò)安全體系。一方面可使用專業(yè)的計算機(jī)技術(shù)方面的人才進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全隱患的排查、定期維護(hù)檔案管理系統(tǒng)，不斷完善網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)。另一方面要樹立法律意識，購買正版的網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，嚴(yán)格遵守國家的法律法規(guī)。

5.注重對檔案管理人才的培養(yǎng)與建設(shè)

在大數(shù)據(jù)的背景下，全新的檔案管理模式依賴于計算機(jī)技術(shù)，目前面對的難題一致是沒有相關(guān)工作人員能夠很好的勝任現(xiàn)代化的檔案管理模式，對工作人員的能力提出來新的要求。傳統(tǒng)的檔案管理方式不適合全新的時代背景，需要不斷的學(xué)習(xí)新的知識。為使大數(shù)據(jù)時代的檔案管理迷失能夠順利的開展建設(shè)，需要重新聘請部分具有信息技術(shù)以及專業(yè)性較強(qiáng)的工作人員。但也要對原有的工作人員以檔案管理信息標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)進(jìn)行能力培訓(xùn)，不斷完善其信息化理論體系，增加技術(shù)實踐能力。要對人員進(jìn)行“一員多用”的能力培訓(xùn)，對工作進(jìn)行細(xì)化，提高工作效率，加強(qiáng)人員處理突發(fā)事件的能力。要加強(qiáng)工作人員經(jīng)驗的溝通，與其他人社局進(jìn)行合作交流，共同發(fā)展進(jìn)步，克服大數(shù)據(jù)檔案管理模式面臨的困難。

結(jié)語

大數(shù)據(jù)的社會背景下，要求檔案管理跟緊時代的進(jìn)步步伐，與時俱進(jìn)。以檔案管理實際的工作情況為依據(jù)，制定相關(guān)措施預(yù)計策略來促進(jìn)檔案管理模式的改革發(fā)展，加強(qiáng)建設(shè)檔案管理的信息化以及標(biāo)準(zhǔn)化。同時檔案管理工作人員要順應(yīng)時代的要求，形成全新的檔案管理理念，構(gòu)建服務(wù)型的檔案管理模式。

參考文獻(xiàn)

[1]李小晨.大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理探討[J].信息化建設(shè)，2016（5）：48-50.