地質(zhì)檔案信息化管理中存在的問題及優(yōu)化措施

劉鴻敏

中圖分類號(hào)：F272 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2019）2-113-02

摘 要 文章通過筆者的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，就地質(zhì)檔案信息化管理中存在的問題進(jìn)行了總結(jié)與分析，并提出了地質(zhì)檔案信息化管理的優(yōu)化措施，為今后地質(zhì)檔案管理工作的開展提供參考。

關(guān)鍵詞 地質(zhì)檔案管理 信息化 管理制度 信息網(wǎng)絡(luò)安全

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展和科技的不斷發(fā)展，信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域中得到了廣泛的應(yīng)用。在新形勢(shì)下，檔案管理工作要與時(shí)俱進(jìn)，引入信息化管理模式。由于地質(zhì)行業(yè)信息的形成與檔案管理的水平和質(zhì)量有關(guān)，因此我們有必要加強(qiáng)地質(zhì)檔案信息化管理，提升地質(zhì)行業(yè)工作效率，為地質(zhì)工作提供相應(yīng)的信息資源。本文從地質(zhì)檔案信息化管理問題著手，提出了地質(zhì)檔案信息化管理的優(yōu)化策略，旨在為了充分發(fā)揮地質(zhì)檔案在社會(huì)上的服務(wù)功能，促進(jìn)地質(zhì)行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

一、地質(zhì)檔案信息化管理中存在的問題分析

（一）缺乏信息化檔案管理思想

當(dāng)前，部分地質(zhì)勘測(cè)企業(yè)由于過于追求自身的經(jīng)濟(jì)收益，而忽視地質(zhì)檔案管理工作，并不重視地質(zhì)檔案信息化管理與建設(shè)。這主要體現(xiàn)在管理者不能全面認(rèn)識(shí)到信息時(shí)代的檔案管理工作的重要性和高效性，在地質(zhì)檔案管理過程中，仍然采用傳統(tǒng)的管理模式，未能實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案信息的全面整合，導(dǎo)致在地質(zhì)檔案管理中時(shí)常存在偏差，難以發(fā)揮檔案資源的服務(wù)作用，未能滿足使用者及時(shí)獲取信息需求，從而阻礙了地質(zhì)行業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

（二）檔案信息化管理機(jī)制不完善

在地質(zhì)檔案管理工作中，想要為地質(zhì)事業(yè)提供全面的信息資源和管理支持，需要建立完善的信息化管理機(jī)制。然而，當(dāng)前在地質(zhì)檔案管理過程中，部分地質(zhì)勘查單位仍然缺乏健全的管理規(guī)章機(jī)制，使檔案管理工作顯得不夠嚴(yán)謹(jǐn)。而在信息技術(shù)發(fā)展的影響下，需要建立完善的信息化管理機(jī)制，提高管理工作的規(guī)范性，以提升檔案管理的水平和質(zhì)量，發(fā)揮檔案資源的服務(wù)作用。

另外，如果地質(zhì)檔案工作缺乏完善的信息管理制度，將會(huì)阻礙地質(zhì)檔案的開發(fā)與利用。目前來說，在地質(zhì)檔案管理工作當(dāng)中，雖然引入信息化管理模式，但如果缺乏完善與信息化管理制度，將會(huì)導(dǎo)致檔案信息化管理工作出現(xiàn)不到位、管理混亂的現(xiàn)象。在地質(zhì)檔案開發(fā)與利用過程中，仍存在著檔案查閱方面的問題。此外，由于管理單位不重視檔案信息化領(lǐng)域的資金、人力投入，從而導(dǎo)致檔案管理資源難以得到合理配置。

（三）地質(zhì)檔案管理手續(xù)復(fù)雜，效率不高

雖然新形勢(shì)下的檔案管理具有明顯的信息優(yōu)勢(shì)，但部分管理單位仍采用傳統(tǒng)的管理模式。如在地質(zhì)檔案管理過程中，仍以紙質(zhì)化的管理方式為主，這完全違背了現(xiàn)代化地質(zhì)檔案的需求，對(duì)檔案管理效果帶來一定的影響。此外，在地質(zhì)檔案管理中，雖然部分管理機(jī)構(gòu)引入了信息化設(shè)備，制定了信息管理模式，但仍采用手動(dòng)操作的查閱方式，使得檔案管理手續(xù)顯得復(fù)雜化，且降低了檔案管理及利用效率。

（四）未能發(fā)揮地質(zhì)檔案數(shù)字化優(yōu)勢(shì)

隨著我國(guó)信息技術(shù)的不斷深入，在檔案管理工作中，管理單位引入計(jì)算機(jī)管理模式。但是，部分單位在檔案管理工作采用手工方式進(jìn)行檔案收集與處理，未能全面應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，這難以體現(xiàn)數(shù)字化時(shí)代下檔案管理的要求。在現(xiàn)代化檔案管理中應(yīng)用傳統(tǒng)的管理模式，將會(huì)導(dǎo)致大量的資源浪費(fèi)，并給地質(zhì)檔案管理信息化建設(shè)帶來了阻礙，不利于檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)進(jìn)程的加快。

（五）缺乏專業(yè)的信息化人才

在信息化背景下，信息人才是確保地質(zhì)檔案信息管理質(zhì)量和效益的關(guān)鍵。然而，在現(xiàn)代化地質(zhì)檔案管理工作中，仍然缺乏專業(yè)的信息化檔案管理人才，導(dǎo)致整個(gè)檔案信息化建設(shè)難以正常開展。與此同時(shí)，部分檔案管理機(jī)構(gòu)的員工整體水平普遍較低，綜合素質(zhì)和技能參差不齊，未能及時(shí)引進(jìn)技術(shù)型人才。加上整個(gè)檔案信息化管理系統(tǒng)十分龐大，如果不重視專業(yè)人才的引進(jìn)，不重視人才的培訓(xùn)教育，將難以提升地質(zhì)檔案管理水平。

二、地質(zhì)檔案信息化管理的優(yōu)化措施

隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作朝著信息化方面發(fā)展，在地質(zhì)檔案管理過程中，需要引入先進(jìn)的管理設(shè)備，不斷提升管理人員的素質(zhì)與能力，在地質(zhì)檔案管理中要注重現(xiàn)代化發(fā)展趨勢(shì)，充分認(rèn)識(shí)到信息化在地質(zhì)檔案管理領(lǐng)域的功能與應(yīng)用的重要性，以促進(jìn)地質(zhì)待業(yè)的迅速發(fā)展。根據(jù)以上的問題分析，應(yīng)從以下幾個(gè)方面采取相應(yīng)的優(yōu)化措施。

（一）建立信息化的地質(zhì)檔案管理思想

地質(zhì)檔案作為地質(zhì)工作中不可缺少的基礎(chǔ)性資料，將會(huì)涉及到諸多方面的信息，包括文字、圖像、圖表等，且對(duì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展起到一定的支持作用。隨著我國(guó)社會(huì)科技的不斷進(jìn)步，在地質(zhì)行業(yè)發(fā)展中，各個(gè)企業(yè)更加注重信息的獲取及應(yīng)用，通過多元化的信息資源的利用，促進(jìn)企業(yè)更好、更快的發(fā)展。在這一背景下，地質(zhì)檔案管理工作需要引入現(xiàn)代信息化的管理思想，并結(jié)合信息化發(fā)展特征，加強(qiáng)新技術(shù)的應(yīng)用，強(qiáng)化地質(zhì)檔案管理的數(shù)字化，以實(shí)現(xiàn)管理高效化目標(biāo)。同時(shí)，在地質(zhì)檔案管理的全過程，應(yīng)注重管理工作的保密措施，充分地發(fā)揮信息時(shí)代下地質(zhì)檔案信息資源價(jià)值，全面提升信息資源的效益。

（二）構(gòu)建完善的信息化檔案管理機(jī)制

要確保地質(zhì)檔案管理工作的高效性，需要建立完善的信息化管理制度。因此，在地質(zhì)檔案管理工作當(dāng)中，管理人員要與時(shí)俱進(jìn)，勇于創(chuàng)新，以積極態(tài)度去掌握好創(chuàng)新的管理模式，加強(qiáng)地質(zhì)檔案資源管理力度。同時(shí)，要加強(qiáng)地質(zhì)檔案在歸檔和保存方面的投入，引入高標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理人員。由于地質(zhì)檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，需要合理、高效的管理機(jī)制作為支撐，確保檔案管理的規(guī)范性，以實(shí)現(xiàn)檔案的開發(fā)與利用價(jià)值。在檔案管理機(jī)制建立的過程中，管理單位要本著實(shí)事求是的態(tài)度，結(jié)合自身的發(fā)展現(xiàn)狀，確保規(guī)章制度的可靠性，并確保制度及時(shí)得到落實(shí)。總的來說，在管理工作中，單位要保證員工責(zé)任明確，合理地分配管理任務(wù)，在整個(gè)日常領(lǐng)域中積極引入管理工作。另外，還要全面制定檔案資源的獲取、錄入、歸檔以及保密等方面的工作制度，以方便檔案資源的科學(xué)管理和合理使用。

（三）建立科學(xué)的檔案信息服務(wù)體系

隨著信息化領(lǐng)域的發(fā)展，各個(gè)行業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈，企業(yè)要想確保長(zhǎng)期發(fā)展，需要加強(qiáng)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)，建立信息化服務(wù)體系，實(shí)現(xiàn)信息向數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換，以提升檔案信息的收集與整理效率。同時(shí)企業(yè)還可以建立電子化的檔案資源，使更加，方便員工信息查詢與使用，為地質(zhì)工作實(shí)踐提供更好的服務(wù)，滿足新時(shí)期檔案管理需標(biāo)。另外，在地質(zhì)檔案信息化管理過程中，通過引入先進(jìn)管理模式，采用開放式的服務(wù)形式，能夠有效提升地質(zhì)檔案資源的合理利用，充分發(fā)揮地質(zhì)檔案在社會(huì)發(fā)展中的作用和價(jià)值。

（四）不斷完善檔案信息化管理設(shè)施，加強(qiáng)信息網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)

由于地質(zhì)檔案規(guī)模較大，需要完善的配套設(shè)施作為支持。因此，我們需要不斷完善地質(zhì)檔案管理設(shè)施，保障地質(zhì)檔案的作用得到充分發(fā)揮。在管理設(shè)備使用時(shí)，應(yīng)由專業(yè)人員進(jìn)行操作，通過先進(jìn)設(shè)備的引用，為地質(zhì)檔案的歸檔、借閱等服務(wù)提供技術(shù)支持。在檔案信息化管理過程中，還要加強(qiáng)檔案安全管理，嚴(yán)格按照檔案安全操作規(guī)程和使用制度進(jìn)行管理，確保檔案資源在使用中得到有效監(jiān)管。另外，檔案管理機(jī)構(gòu)還要積極開展網(wǎng)絡(luò)安全工作，以減少網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊，盡可以避免網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)出現(xiàn)漏洞而引發(fā)的檔案信息安全隱患。同時(shí)在地質(zhì)檔案管理工作中，還要引入多樣化的防護(hù)措施，加強(qiáng)防火墻的設(shè)置，定期檢查系統(tǒng)的安全漏洞，以便能夠及時(shí)消除管理系統(tǒng)的安全隱患，維護(hù)檔案管理中信息網(wǎng)絡(luò)安全。

（五）采用地質(zhì)檔案資源智能化建設(shè)策略

隨著我國(guó)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)在各個(gè)領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用，同時(shí)也成為地質(zhì)行業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)的重要手段。當(dāng)前，在地質(zhì)檔案管理工作中，需要現(xiàn)代數(shù)字化與信息化作為支持，以不斷提升地質(zhì)檔案管理智能化水平，促使檔案管理順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)。因此，在新時(shí)期檔案管理工作，應(yīng)從多個(gè)角度出發(fā)，確保電子文檔與紙質(zhì)檔案的一致性，避免檔案信息出現(xiàn)混亂，減少檢索中出現(xiàn)誤差。其次，在智能化檔案管理工作中，應(yīng)加強(qiáng)目錄編排、自動(dòng)檢索方面的管理，確保檔案保密性和安全性。另外，地質(zhì)檔案管理工作在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下，實(shí)現(xiàn)了地質(zhì)檔案資源的準(zhǔn)確快速查找，節(jié)省用戶的時(shí)間，實(shí)現(xiàn)檔案資料的合理配置。

（六）加強(qiáng)地質(zhì)檔案信息管理人才培養(yǎng)，建立專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)

在信息化時(shí)代，地質(zhì)檔案管理工作的核心是人才。因此，我們需要積極開展管理人員在檔案管理理論知識(shí)方面的培訓(xùn)，以提升管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能，以順利開展檔案信息管理工作。同時(shí)，要加強(qiáng)數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與管理知識(shí)的融合，全面提升管理人員的綜合應(yīng)用能力，并對(duì)現(xiàn)代管理技術(shù)的整合，以滿足網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理需求。

另外，在現(xiàn)代化地質(zhì)檔案管理過程中，需要建立專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)，引入高素質(zhì)專業(yè)管理人員。營(yíng)造優(yōu)質(zhì)的發(fā)展環(huán)境，建立合理科學(xué)的管理制度和獎(jiǎng)懲機(jī)制，確保檔案管理工作正常開展。且要積極組織管理人員培訓(xùn)工作，轉(zhuǎn)變檔案管理思想，積極掌握好現(xiàn)代化檔案管理的信息設(shè)備，提升檔案管理的服務(wù)水平，充分發(fā)揮地質(zhì)檔案管理信息化建設(shè)的作用。

三、結(jié)語

隨著我國(guó)信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅速發(fā)展，從而給地質(zhì)檔案管理工作帶來了更多的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，人們對(duì)地質(zhì)檔案管理質(zhì)量和水平提出了更高的要求。在地質(zhì)檔案管理過程中，我們要充分了解地質(zhì)檔案信息化管理工作中存在的問題，并深入分析其產(chǎn)生的原因，然后從建立信息化檔案管理思想，構(gòu)建完善的檔案信息化管理機(jī)制和體系，充分利用信息技術(shù)來加快地質(zhì)檔案管理信息化管理與建設(shè)，以不斷提升檔案管理水平，發(fā)揮地質(zhì)檔案管理在社會(huì)中的服務(wù)作用，促進(jìn)地質(zhì)行業(yè)更好、更快、更穩(wěn)定地發(fā)展。

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