關(guān)于提升企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的思考

趙艷芳

摘 要 近年來，企業(yè)檔案越來越受到企業(yè)各層管理者的重視，管理好企業(yè)檔案對(duì)提高企業(yè)的服務(wù)效率、經(jīng)濟(jì)效益、競(jìng)爭(zhēng)力、社會(huì)地位等大有益處。在企業(yè)檔案實(shí)際工作中，存在很多問題，企業(yè)檔案工作開展難度大、進(jìn)展緩慢、效率低下。針對(duì)這些問題，筆者認(rèn)為，企業(yè)檔案管理應(yīng)遵守一定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，并納入企業(yè)管理的整體標(biāo)準(zhǔn)體系中，與其他標(biāo)準(zhǔn)體系相互協(xié)調(diào)配合，共同為企業(yè)服務(wù)。

關(guān)鍵詞 企業(yè) 檔案管理 作用 對(duì)策

企業(yè)的發(fā)展需要檔案管理做基礎(chǔ)，檔案對(duì)于一個(gè)企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要。但是，目前還有很多企業(yè)沒有認(rèn)識(shí)到其中的重要性，對(duì)于檔案管理一直是忽視的，所以導(dǎo)致我國(guó)很多部門的檔案管理工作出現(xiàn)滯后等現(xiàn)象。不僅表現(xiàn)在相關(guān)工作人員知識(shí)的匱乏上，還體現(xiàn)在歸檔效率低，管理缺乏規(guī)范化、科學(xué)化等問題上。檔案主要記錄的是一個(gè)企業(yè)的發(fā)展歷程，包括它所獲得的一切先進(jìn)成果。檔案為本企業(yè)的現(xiàn)狀分析以及未來的發(fā)展趨勢(shì)提供了有力的憑證和依據(jù)。我國(guó)正處于高速發(fā)展時(shí)期，做好檔案管理工作尤為重要，因?yàn)樗粌H記錄了一個(gè)企業(yè)的發(fā)展歷程，同時(shí)也體現(xiàn)了一個(gè)企業(yè)的先進(jìn)理念。所以，關(guān)于檔案管理工作我們應(yīng)該勇于創(chuàng)新、敢于探索，這對(duì)于企業(yè)的發(fā)展具有重要意義。做好檔案管理的相關(guān)工作不僅會(huì)影響一個(gè)企業(yè)工作的發(fā)展，對(duì)于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的全面發(fā)展以及提升競(jìng)爭(zhēng)力都具有重要意義。檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化已經(jīng)勢(shì)在必行，唯獨(dú)堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的原則，廣泛接納和吸收先進(jìn)的檔案管理的研究成果，才能夠提升自身的檔案管理水平。做好檔案管理工作，不僅是適應(yīng)新形勢(shì)的必要選擇，也是實(shí)現(xiàn)檔案管理部門的自身價(jià)值的重要體現(xiàn)，同時(shí)也是檔案管理人員實(shí)現(xiàn)歷史責(zé)任及人生價(jià)值的重要途徑。

一、提升企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的重要性

（一）企業(yè)檔案管理質(zhì)量體系有助于提高檔案管理水平

企業(yè)檔案管理質(zhì)量體系是對(duì)文件從形成、歸檔、整理、保管、利用、銷毀或永久保存的全過程進(jìn)行嚴(yán)格質(zhì)量控制，使檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)都有章可循、有規(guī)可依，從而彌補(bǔ)了以往檔案工作中的薄弱環(huán)節(jié)，保證檔案工作的有效性和連續(xù)性。企業(yè)檔案管理質(zhì)量體系的建設(shè)要求領(lǐng)導(dǎo)重視，全員參與，這樣可使每一位檔案工作人員樹立起檔案質(zhì)量意識(shí)?？赏ㄟ^多項(xiàng)措施如講座、培訓(xùn)、繼續(xù)教育等方式來提高工作人員素質(zhì)?；跇?biāo)準(zhǔn)的檔案質(zhì)量管理體系注重檔案人員業(yè)務(wù)能力、創(chuàng)新能力、服務(wù)水平的培養(yǎng)和提高。

（二）企業(yè)檔案管理質(zhì)量體系是企業(yè)發(fā)展的要求

隨著人們對(duì)檔案信息資源的依賴性日益增強(qiáng)，對(duì)檔案質(zhì)量的要求也越來越高。因此，提高檔案質(zhì)量及檔案管理質(zhì)量成了當(dāng)務(wù)之急。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)讓檔案工作滲透到企業(yè)業(yè)務(wù)工作中，健全了檔案管理制度，擴(kuò)大了檔案管理的隊(duì)伍，確保了業(yè)務(wù)檔案的完整及準(zhǔn)確。建立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，不僅對(duì)搞好企業(yè)檔案管理，開發(fā)檔案信息資源有積極的作用，同時(shí)對(duì)全面加強(qiáng)企業(yè)綜合管理，推進(jìn)企業(yè)建設(shè)，促使科研成果轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力產(chǎn)生積極的影響。因此，企業(yè)為了保證工作效率，應(yīng)該建立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系。

（三）企業(yè)檔案管理質(zhì)量體系是全面質(zhì)量管理的內(nèi)涵之義

全面質(zhì)量管理是指以質(zhì)量為中心，以全員參與為基礎(chǔ)，目的是通過讓顧客滿意和本組織所有成員及社會(huì)受益而達(dá)到長(zhǎng)期成功的一種管理途徑。檔案管理是企業(yè)管理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，按照企業(yè)全面質(zhì)量管理的思想，以及質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)的要求，企業(yè)的檔案管理應(yīng)當(dāng)也必然要納入企業(yè)的質(zhì)量管理體系當(dāng)中。

二、提升企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量面臨的一些問題

（一）企業(yè)檔案管理觀念薄弱

立足企業(yè)管理實(shí)踐，管理者對(duì)檔案資源的認(rèn)知度不高，忽視檔案管理的重要性，檔案管理不到位，整體發(fā)展現(xiàn)狀不樂觀。檔案管理工作，需要投入大量成本，如資金、設(shè)備、人力等，同時(shí)管理流程復(fù)雜，環(huán)節(jié)較多，檔案管理工作更顯系統(tǒng)性與復(fù)雜性，管理難度較大。另外，在企業(yè)內(nèi)部，普遍存在“重效益、輕管理”的現(xiàn)象，尤其是檔案管理，將其視為與經(jīng)濟(jì)效益關(guān)系不大的環(huán)節(jié)。在這種思想的影響下，企業(yè)檔案管理缺少優(yōu)質(zhì)的發(fā)展環(huán)境，很難推動(dòng)檔案工作的有序開展。

（二）企業(yè)檔案管理功能不完善

立足企業(yè)，很多資料都需要以文檔形式進(jìn)行存儲(chǔ)與管理，尤其是對(duì)于一些重大事件、重要決策以及大型活動(dòng)，需要以檔案管理要求為基礎(chǔ)，結(jié)合需要，進(jìn)行資料的統(tǒng)籌與落實(shí)。但在實(shí)際操作中，檔案管理不完善的問題時(shí)有發(fā)生，不利于檔案質(zhì)量的查閱與使用，很難有效發(fā)揮檔案資源的價(jià)值。因此，檔案管理功能不容忽視，一旦出現(xiàn)資料不完整的情況，隱患隨之發(fā)生，直接影響資源的共享與應(yīng)用。

（三）企業(yè)檔案信息化建設(shè)滯后

企業(yè)檔案管理工作的開展離不開相關(guān)技術(shù)的支持，尤其是隨著信息技術(shù)的推廣與應(yīng)用，信息化應(yīng)用水平成為制約企業(yè)檔案管理工作的重要因素。但立足當(dāng)前企業(yè)，由于對(duì)檔案管理重視程度不夠，其在信息化建設(shè)方面的工作不到位，相關(guān)投入嚴(yán)重不足，很難保證信息化管理與企業(yè)發(fā)展的同步性，從根本上拉低了檔案管理的整體水平。

（四）檔案管理模式過于單一，缺少針對(duì)性和綜合性

很多企業(yè)的檔案管理方法十分陳舊和傳統(tǒng)，基本是按照單一的檔案管理模式進(jìn)行的，在檔案體制管理上采用的還是高度集中的統(tǒng)一化管理方法，這樣企業(yè)的檔案管理工作就被上了枷鎖，無法在現(xiàn)代企業(yè)制度中站穩(wěn)腳跟，單一化的檔案管理模式已經(jīng)不能很好地適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要。企業(yè)的類型有很多，經(jīng)常會(huì)有跨越地區(qū)和跨越所有制的大型企業(yè)出現(xiàn)，這些集團(tuán)檔案若是要采用傳統(tǒng)的集中統(tǒng)一方式管理根本無法實(shí)現(xiàn)。另外，國(guó)家的事業(yè)單位也進(jìn)行了整頓，一些專業(yè)主管機(jī)構(gòu)開始出現(xiàn)撤銷合并現(xiàn)象，因此，企業(yè)無法按照統(tǒng)一的分類大綱進(jìn)行集中全面的檔案管理。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)若想擁有良好的體制管理還需要做好多元化的工作分析，在符合國(guó)家規(guī)定和法律規(guī)定的前提下進(jìn)行企業(yè)自主行為的管控，做好檔案管理工作。從目前實(shí)際情況可以看到傳統(tǒng)檔案管理體制過于煩瑣，檔案保存依靠人工方式，并且保存時(shí)間較長(zhǎng)，這已經(jīng)不符合企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展需要。