淺談提高婚前醫(yī)學(xué)檢查檔案管理科學(xué)化水平的思路

王桂榮

【摘要】婚前醫(yī)學(xué)檢查是對準備結(jié)婚的男女雙方可能患影響結(jié)婚和生育的疾病進行醫(yī)學(xué)檢查，目的是保障母親和嬰兒健康，提高出生人口素質(zhì)。文章以正鑲白旗婦幼保健計劃生育服務(wù)中心為例，梳理出了婚前醫(yī)學(xué)檢查證明檔案的歸檔范圍、基本文件材料和其他文件材料;并且詳細論述了婚前醫(yī)學(xué)檢查證明檔案的整理原則和整理婚前醫(yī)學(xué)檢查證明檔案時應(yīng)當(dāng)遵循的10個步驟。

【關(guān)鍵詞】婚前醫(yī)學(xué)檢查 證明檔案 歸檔范圍 整理方法

在婚前醫(yī)學(xué)檢查工作中，檔案管理不僅是一個重要的構(gòu)成部分，同時也是做好其整體管理工作必不可少的一個環(huán)節(jié)。

一、婚前醫(yī)學(xué)檢查證明檔案的歸檔范圍

就正鑲白旗婦幼保健計劃生育服務(wù)中心而言，婚前醫(yī)學(xué)檢查證明檔案的歸檔范圍主要包括兩個方面：一是基本文件材料，包括相關(guān)機構(gòu)頒發(fā)的《婚前醫(yī)學(xué)檢查證明》存根、《婚前醫(yī)學(xué)檢查證明》申領(lǐng)表;二是其他文件材料，包括未按時申領(lǐng)《婚前醫(yī)學(xué)檢查證明》情況說明、民政局出具的證明、派出所出具的證明材料，以及其他應(yīng)當(dāng)保存的相關(guān)文件材料及《婚前醫(yī)學(xué)檢查證明》簽發(fā)登記本。具體來說，婚前醫(yī)學(xué)檢查證明文件材料又分為首次簽發(fā)、換發(fā)、補發(fā)三種情況。首次簽發(fā)的應(yīng)有《婚前醫(yī)學(xué)檢查證明》存根、《婚前醫(yī)學(xué)檢查證明》申領(lǐng)表;換領(lǐng)的應(yīng)有《婚前醫(yī)學(xué)檢查證明》存根、《婚前醫(yī)學(xué)檢查證明》申領(lǐng)表及原《婚前醫(yī)學(xué)檢查證明》等相關(guān)材料;補領(lǐng)的應(yīng)有《婚前醫(yī)學(xué)檢查證明》存根、《婚前醫(yī)學(xué)檢查證明》申領(lǐng)表、補領(lǐng)《婚前醫(yī)學(xué)檢查證明》書面情況說明等相關(guān)材料。

二、婚前醫(yī)學(xué)檢查證明檔案的整理方法

（一）婚前醫(yī)學(xué)檢查證明檔案的整理原則？

就正鑲白旗婦幼保健計劃生育服務(wù)中心而言，我們在整理婚前醫(yī)學(xué)檢查證明檔案時遵循以下三大原則：一是以各簽發(fā)《婚前醫(yī)學(xué)檢查證明》相關(guān)機構(gòu)（即各級醫(yī)院、衛(wèi)生院）為檔案的獨立的立檔、立卷單位原則;二是以一對準夫妻為對象作為一件進行整理原則;三是按照《婚前醫(yī)學(xué)檢查證明》編號順序排列文件原則。

（二）婚前醫(yī)學(xué)檢查證明檔案的整理步驟

就正鑲白旗婦幼保健計劃生育服務(wù)中心而言，我們在整理婚前醫(yī)學(xué)檢查證明檔案時遵循以下10個步驟：

（1）組卷。一般按照100個編號（100個新婚對象）的文件材料組成一卷。按照《婚前醫(yī)學(xué)檢查證明》編號順序排列文件。

（2）編制案卷頁碼。對排列好的卷內(nèi)文件材料用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫頁號。

（3）編制卷內(nèi)文件目錄。以一個新生兒為對象作為一件進行編制卷內(nèi)目錄的一個條目，《婚前醫(yī)學(xué)檢查證明》申領(lǐng)表為正面，把《婚前醫(yī)學(xué)檢查證明》存根、有效身份證件復(fù)印件粘貼于《婚前醫(yī)學(xué)檢查證明》申領(lǐng)表正面的指定區(qū)域處或反面，其他材料附于后面;填寫卷內(nèi)文件目錄，卷內(nèi)文件目錄要置于卷內(nèi)文件首頁之前。①序號：填寫卷內(nèi)文件材料排列的順序編號;②婚前醫(yī)學(xué)檢查證明編號：填寫婚前醫(yī)學(xué)檢查證明存根編號;③責(zé)任者：填寫立檔單位名稱;④新婚夫婦：填寫新婚人姓名;⑤妻子：填寫新婚女性姓名;⑥丈夫：填寫新婚男性姓名;⑦婚檢日期：填寫婚前檢查日期，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，如2018年5月7日標(biāo)注為“20180507”;⑧發(fā)證日期：填寫婚前醫(yī)學(xué)檢查證明發(fā)放日期，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日;⑨頁號：填寫每件文件首頁所對應(yīng)的頁號，最后一件文件填寫該件起止頁號;⑩備注：對需要說明情況的文件材料在備注欄內(nèi)標(biāo)注，換、補發(fā)婚前醫(yī)學(xué)檢查證明的情況在備注欄內(nèi)注明“換發(fā)”或“補發(fā)”，廢證在備注欄內(nèi)注明何時作廢。

（4）填寫卷內(nèi)備考表。卷內(nèi)備考表表中項目具體填寫要求是：①本卷情況說明：填寫卷內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況;立卷后發(fā)生上述情況的，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)填寫說明并簽名、標(biāo)注時間;②立卷人：由本案卷的整理者簽名;③檢查人：由本案卷質(zhì)量審核者簽名;④立卷時間：填寫本案卷的立卷完成日期。卷內(nèi)備考表置于卷末。

（5）案卷裝訂。案卷按照“案卷封面——卷內(nèi)目錄——文件材料——卷內(nèi)備考表——封底”的順序裝訂，裝訂卷時要先去掉文件材料上的金屬物，然后裝訂成卷。

（6）填寫案卷封面和案卷號。案卷封面表中項目具體填寫要求是：①全宗名稱：填寫立檔單位的全稱或者通用簡稱，全宗名稱可以直接印在封面上;②填寫該案卷婚前醫(yī)學(xué)檢查證明起止編號;③廢證編號：填寫該案卷中各廢證編號;④起止日期：填寫該案卷婚前醫(yī)學(xué)檢查證明發(fā)放的起止日期，中間以“～”連接;⑤件數(shù)、頁數(shù)：填寫該案卷立卷完成時卷內(nèi)文件的總件數(shù)和總頁數(shù)，立卷后發(fā)生變化的在“卷內(nèi)備考表”中說明;⑥廢證頁碼：填寫該案卷中廢證頁碼;⑦全宗號：填寫國家綜合檔案館給立檔單位編制的代碼;⑧類別號：填寫婚前醫(yī)學(xué)檢查證明檔案類別標(biāo)識及婚前醫(yī)學(xué)檢查證明檔案所屬年度;⑨案卷號：填寫案卷的順序編號，案卷排列從每年1月1日開始，按照婚前醫(yī)學(xué)檢查證明編號每100個編號的文件材料組成一卷，案卷號從1卷開始，依次排卷。

（7）編制案卷目錄。編制婚前醫(yī)學(xué)檢查證明檔案案卷目錄，婚前醫(yī)學(xué)檢查證明檔案案卷目錄，表中項目按照整理完畢的案卷相應(yīng)項目填寫。

（8）裝訂案卷目錄。按照把一年的案卷目錄排在前面，把每年的卷內(nèi)目錄按照婚前醫(yī)學(xué)檢查證明編號順序依次排在后面。

（9）編制檔號。婚前醫(yī)學(xué)檢查證明檔案檔號的編制方法如下：①檔號的結(jié)構(gòu)為“全宗號一類別號一案卷號一婚前醫(yī)學(xué)檢查證明編號”;②全宗號為立檔單位標(biāo)識，由檔案館確立;③類別號由婚前醫(yī)學(xué)檢查證明檔案的類別標(biāo)識、婚前醫(yī)學(xué)檢查證明檔案所屬年度構(gòu)成，并列成分之間用“？”分開;④案卷號為同一全宗、類別的婚前醫(yī)學(xué)檢查證明檔案的案卷流水號，從1開始編制;⑤婚前醫(yī)學(xué)檢查證明編號既作為文件自身內(nèi)容和屬性的體現(xiàn)，在檔號中也代替文件順序號形式存在。

（10）裝盒。把裝訂好成卷的檔案按檔號順序?qū)⑵溲b入檔案盒，并準確填寫檔案盒正面和盒脊各個項目。裝盒時要根據(jù)案卷厚度也可將若干連續(xù)的案卷裝入同一檔案盒進行保管。

檔案盒正面，表中項目具體填寫要求是：“全宗名稱”填寫立檔單位的全稱或者通用簡稱，也可以直接印在封面上。

檔案盒盒脊，表中項目具體填寫要求是：①全宗號：填寫國家綜合檔案館給立檔單位編制的代碼;②類別號：填寫婚前醫(yī)學(xué)檢查證明檔案類別標(biāo)識及婚前醫(yī)學(xué)檢查證明檔案所屬年度;③案卷號：填寫本盒內(nèi)的婚前醫(yī)學(xué)檢查證明檔案起止案卷;④起止編號：填寫本盒內(nèi)婚前醫(yī)學(xué)檢查證明的起止編號。

總之，婚前醫(yī)學(xué)檢查檔案管理為婚檢對象提供溫馨的就診支持，一對一服務(wù)，注意保護就診者的隱私，消除不必要的顧慮。檔案管理人員要加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷提高業(yè)務(wù)水平，保證檔案管理質(zhì)量，因此具有重要的意義。