如何做好企業(yè)檔案保密與利用工作研究

李蓉

摘 要：企業(yè)的重要信息資源就是企業(yè)的檔案，企業(yè)進行保密工作的重點之一也是企業(yè)的檔案。但是我們在進行檔案的收集、整理和利用時，容易發(fā)生泄密情況，這就要引起我們的重視。由于檔案工作的專業(yè)性，檔案保密工作和文件、資料的保密相比有著特別地方，因此開展企業(yè)檔案保密工作就需要注意到這些，制定相應(yīng)的工作標準，讓檔案保密工作做到制度化和規(guī)范化。因此本文就對檔案保密與開發(fā)利用的關(guān)系進行分析，提出了如何做好企業(yè)檔案保密工作的建議。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案保密；利用工作研究

1 引言

隨著社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展，市場的競爭日益激烈，各個行業(yè)對保密工作有了更新的要求，檔案管理工作也不例外，尤其企業(yè)檔案的保密和開發(fā)利用正是當前企業(yè)檔案管理工作中十分突出的問題，我們新時期所面臨的問題直接影響到黨和國家的安全和利益，保守國家機密是我們每一個人應(yīng)盡的義務(wù)，因此我們要做好保密工作，切實完善檔案管理工作的技能，讓檔案資源可以更好的為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)。

2 檔案利用在檔案工作中的地位和作用

檔案工作服務(wù)于企業(yè)的直接方式就是提供所保管的檔案資料的利用，是兼承檔案工作內(nèi)外關(guān)系的重要環(huán)節(jié)。檔案法中的第一章第一條就提出了：“為了加強對檔案的管理和收集，整理工作，有效的保護利用檔案，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)進行服務(wù)，制定本法”。因此檔案利用在檔案中占有重要地位，制定檔案法的目的其中之一就是為了有效的保護檔案，因此我們進行檔案保護就包括了維護檔案的實體安全和保護檔案的信息安全，防止檔案的失密泄密。

身為檔案管理人，其職責就是要維護檔案的完整和安全，并且在確保檔案的完整和安全前提下，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營所需提供利用檔案，這是進行檔案保管工作的基本任務(wù)，也是開展檔案保管工作的目的。

3 做好檔案利用中的監(jiān)督工作

檔案的監(jiān)督和檔案的利用是做好檔案保密過程中一項重要的措施，是對檔案管理過程中的不利行為進行及時的糾正，防止在利用過程中出現(xiàn)檔案的丟失與損毀，讓我們不僅可以有效的利用檔案，又能保證檔案的完整性。因此，我們從以下幾個方面進行：

3.1 制度建設(shè)

檔案利用規(guī)章制度包括了閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度，根據(jù)實際的情況對不同的人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，讓提供利用檔案的工作有章可循，在我們大力開展檔案利用工作中，確保不泄密、不失密和文件的完好無損，各項檔案的規(guī)章制度就要嚴密簡明，方便執(zhí)行，在實踐中總結(jié)，進行完善和充實。

3.2 隊伍建設(shè)

檔案管理的工作人員是利用制度的貫徹者和執(zhí)行者，他們對檔案的安全要肩負責任，所以對我們自身的素質(zhì)提出了高要求，一是政治素質(zhì)，要具備保密意識和高度的政治責任心，有全心為人民服務(wù)的責任心，熱愛自己的檔案管理事業(yè)；二是要有業(yè)務(wù)素質(zhì)，要有專業(yè)的知識素養(yǎng)，對檔案保管利用工作要十分熟悉，對檔案的法規(guī)要牢記于心，特別是保密法更要牢記于心，能夠利用已有的檔案管理知識引導(dǎo)指導(dǎo)檔案利用者，以免造成檔案的缺失或損毀；三是要有文化素質(zhì)，要有文化知識素養(yǎng)，能進行總結(jié)和分析利用工作的經(jīng)驗和問題，掌握工作規(guī)律。此外還要有敏銳的觀察力，善做利用者的工作，并且有獨立的處理問題的能力。

3.3 監(jiān)督措施

我們要根據(jù)使用對象的不同進行不同的監(jiān)管，掌握使用者的心理動機，進行監(jiān)護，有條件的檔案室還可以安裝監(jiān)視器，防止進行偷撕或者涂改檔案，防止把檔案原件偷帶拿出檔案借閱室，做好利用監(jiān)督。另外我們還要勤于向人們宣傳檔案的制度和規(guī)定，多和使用者進行交流，掌握利用目的和動機，二是眼勤，勤觀察，三是手勤腦勤對使用者的情況和效果進行分析，勤檢查被利用的案件，督促利用登記制度的落實，在利用者歸還檔案辦理歸還手續(xù)之時，仔細的檢查被借閱之文件，是否有損毀等現(xiàn)象，一旦有損毀要及時的查處，并且在登記簿上說明，對損毀嚴重的，要及時報告，并且及時的查處，挽回損失。

3.4 保密宣傳

我們的檔案法治宣傳工作需要進一步加強，這是我們檔案管理工作中需要高度重視的一個問題。加強保密工作的宣傳，是我們加強檔案保密建設(shè)的要求，能讓廣大檔案利用者受到教育，知道檔案有關(guān)的法規(guī)，明確相關(guān)法律責任和義務(wù)，減少犯法，不犯法，檔案法已經(jīng)頒布多年，就目前的實際情況看，但是這個法律在實際工作中產(chǎn)生的影響力十分有限，產(chǎn)生這種現(xiàn)象的原因之一是我們的宣傳不夠，其次是我們的執(zhí)行的力度不夠。

4 正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系

保守國家機密是我們每一個公民應(yīng)盡的義務(wù)，也是檔案管理工作人員的責任，在日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案的保管，工作十分認真，但是由于在傳統(tǒng)觀念的影響下，檔案工作存在各種問題，有利用不足的現(xiàn)象，因此存在一定的弊端，導(dǎo)致了檔案的利用不充分，一些有價值的檔案長期放置在庫房中，無法有效利用而變成了廢紙，造成了檔案資源的浪費，因此就會導(dǎo)致企業(yè)發(fā)展生產(chǎn)中沒有好好利用檔案資源，我們檔案管理工作人員的管理價值也就難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)。所以就要求檔案管理部門改變以往的觀念，不僅要對工作職能進行完善，還要對領(lǐng)導(dǎo)決策進行服務(wù)。對有密級的檔案要保管好，保密的同時也要切實完善工作職能，但保密的目的之一是為了利用，利用要有時間、地點、范圍，只是保密而不利用就會失去價值，當然，利用要在保密的基礎(chǔ)上進行，不能無限制的利用，這樣會給國家和企業(yè)的安全和利益帶來危害。所以，對檔案工作來說，保密和利用都是十分重要。

5 總結(jié)

檔案利用和保密的關(guān)系，在利用工作中表現(xiàn)得最為突出，所以我們要解決好，保存檔案的目的是為了提供檔案給本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)，在開展利用工作時，要堅持保密的原則，在實際的工作中，要明確保密范圍，保密期限的長短要根據(jù)具體問題進行分析，還要加強對檔案法治的深入學(xué)習和輿論宣傳，充分的發(fā)揮檔案的價值。總之，開發(fā)利用檔案信息資源，為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，是市場經(jīng)濟條件下檔案工作的重要內(nèi)容。檔案工作者的職責是維護檔案信息資源秘密的安全，保護知識產(chǎn)權(quán)。檔案的利用體現(xiàn)出檔案的價值，檔案價值的實現(xiàn)依靠有效的保密措施。我們檔案工作者要在做好檔案開發(fā)利用工作的同時做好保密工作，為國家為單位貢獻自己的一份力。

參考文獻

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