檔案資料在醫(yī)院等級評審工作中的重要作用探究

徐婭蘭

摘 要：本文對醫(yī)院檔案資料在醫(yī)院等級評審工作中的作用和地位進行了分析，并對當前醫(yī)院檔案資料管理工作中存在的一些不足進行了討論，對如何提高醫(yī)院等級評審工作中檔案資料管理工作的質(zhì)量和效率提出了幾點對策和建議，希望能夠為醫(yī)院的等級評審工作和檔案管理工作的開展提供一些參考。

關鍵詞：檔案管理；醫(yī)院；等級評審

醫(yī)院等級評審工作是推動醫(yī)院提高醫(yī)療水平，實現(xiàn)規(guī)范化管理的一項重要舉措。在醫(yī)院等級評審工作中，檔案資料的運行有著非常重要的意義，能夠為評審工作提供有效的參考依據(jù)。因此，良好的醫(yī)院檔案管理工作就成為了醫(yī)院申報登記評審的一個必要條件。

1 醫(yī)院檔案資料的重要地位

根據(jù)《醫(yī)療機構管理條例》、《三級綜合醫(yī)院評審標準實施細則》等一系列相關文件和標準中的要求，在醫(yī)院等級評審工作的主要目的是為了保證醫(yī)院的公益性，保證醫(yī)院的醫(yī)療服務水平、醫(yī)療質(zhì)量安全管理、護理質(zhì)量管理等方面的提高和改進，因此就需要醫(yī)院對近三年的各種檔案和資料進行整理。檔案資料內(nèi)容涉及到醫(yī)院依法執(zhí)業(yè)、誠信執(zhí)業(yè)、醫(yī)療安全、行風建設、綜合管理、技術水平、患者安全等多方面的內(nèi)容，包括3類共400余項指標，涵蓋了醫(yī)院在醫(yī)療保健、科研教學、疾病預防等所有工作環(huán)節(jié)；在檔案形式上則包括了醫(yī)療機構許可證、會議記錄、活動記錄、科室設置、業(yè)務報表、人員配置、課題、病歷以及規(guī)章制度等。醫(yī)院在等級評審工作中需要由專門的人員對著這些檔案資料進行收集、匯總、整理、編排、管理、利用等工作，并根據(jù)評審工作要求對檔案資料進行詳細的梳理，直到等級評審工作結(jié)束后將這些資料送至檔案室進行歸檔保存。通過對醫(yī)院檔案資料在醫(yī)院等級評審工作中的應用過程進行分析，可以發(fā)現(xiàn)通過規(guī)范、有序的檔案管理可以使醫(yī)院等級評審準備工作的效率大大提高，同時評審結(jié)果的可信性和客觀性也會大大增加。此外，在整理收集相關檔案資料的同時還能夠?qū)︶t(yī)院運行過程中醫(yī)療、設施、管理等方面存在的一些問題進行反映并及時進行解決，對醫(yī)院的建設發(fā)展和現(xiàn)代化管理的實現(xiàn)有著重要的作用，

2 醫(yī)院等級評審中檔案資料存在的不足

2.1 檔案編研力度有待加強

在醫(yī)院等級評審工作的開展過程中，對于相關指標的檢查通常要求提供三年或三年以上的檔案資料，因此就需要醫(yī)院加強對檔案的編研力度，保證檔案資料具有良好的完整性和連續(xù)性。然而在以往傳統(tǒng)的檔案編研工作中，對于醫(yī)院年度報表、人事檔案、財務票據(jù)等方面的編研較為重視，但對于醫(yī)療與安全質(zhì)量、婦幼保健指導、?？漆t(yī)師培訓等方面的資料的整理和缺乏相應的規(guī)范，對于各種原始資料、基礎性資料、證明性資料的收集工作不到位，資料歸檔不及時，從而使等級評審工作受到了一定的影響。

2.2 檔案歸檔范圍需要調(diào)整

醫(yī)院等級評審工作中部分指標需要醫(yī)院提供日常工作的相關資料，但部分醫(yī)院由于沒有將這些日常工作資料列入歸檔范圍，因此在檔案資料的收集上非常容易出現(xiàn)遺漏的問題。例如在醫(yī)院領導層的工作日常安排、醫(yī)院“三基”考試資料、健康教育課程課件資料以及一些聲像資料等沒有列入到檔案歸檔范圍，缺乏對檔案的后期補充和完善，或者沒有完全按照等級評審工作要求的歸檔范圍執(zhí)行，從而使得醫(yī)院等級評審工作的開展面臨著一些困難。

2.3 檔案收集意識有待提高

在醫(yī)院檔案資料的收集整理過程中，由于部分科室、部門的檔案收集意識較差，在檔案管理方面存在著較多的問題和缺陷。例如：部分醫(yī)院檔案原始數(shù)據(jù)和資料記錄、臺賬不完整，出現(xiàn)源頭性的資料缺失；對于檔案的收集和管理沒有建立相應的檔案管理制度、長效機制和獎懲措施，導致檔案管理工作的質(zhì)量較差，檔案完整性受到影響；隨著辦公自動化的普及，電子檔案的收集以及界定還存在著一些問題，儲存方式受到限制，也對醫(yī)院檔案的收集歸檔工作造成了一定的困難。

2.4 檔案管理人員業(yè)務水平不高

在醫(yī)院部分科室、部門的檔案管理工作中，存在著檔案管理人員安排不合理、人員業(yè)務水平參差不齊的情況。例如部分科室中的檔案管理工作是由科室人員輪流兼職進行管理，由于檔案管理人員沒有接受過相關的管理培訓、在工作上難以全身心的投入以及管理工作交接存在缺陷等問題的存在，從而導致科室檔案管理工作的效率和質(zhì)量不高，檔案的系統(tǒng)性和完整性較差，檔案管理工作難以滿足醫(yī)院等級評審工作的需要，對于檔案資料在評審工作以及醫(yī)院發(fā)展中的作用和價值也無法進行充分的開發(fā)和利用。

3 加強檔案資料管理的措施

3.1 加強對醫(yī)院檔案資料的收集、整理

在醫(yī)院檔案資料的收集過程中，檔案管理人員要嚴格遵循完整性與時效性的原則，在實時跟蹤醫(yī)院發(fā)展現(xiàn)狀和動態(tài)的基礎上對醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量管理工作、運行經(jīng)營、黨群工作、宣傳工作等方面的原始資料、文檔、聲像資料、報道等進行有效的收集，并通過與各科室、部門進行良好的溝通合作，共同保證檔案收集工作的順利完成。在檔案資料收集結(jié)束后，對于檔案資料的整理工作要嚴格遵守等級評審工作中的相關標準和規(guī)范，檔案管理人員通過認真學習醫(yī)院等級評審工作的相關文件，明確檔案整理工作任務和標準，合理分配檔案人員的職責，從而保證醫(yī)院檔案資料整理工作高質(zhì)量的完成。

3.2 重視檔案資料的規(guī)范性和記錄的完整性

在醫(yī)院等級評審的檔案資料管理工作中，我們經(jīng)?？梢园l(fā)現(xiàn)由于日常工作中沒有及時、全面的對部分工作進行記錄，從而導致了檔案資料出現(xiàn)了記錄不全、材料分散等問題，檔案資料在評審工作中的有效性大打折扣。因此，在醫(yī)院檔案資料的管理上必須要對檔案資勞的規(guī)范性和記錄的完整性進行重視，一方面要加強對原始資料的收集和規(guī)范管理，并從醫(yī)院領導層面加強對檔案管理工作的制度和政策支持。另一方面則要加強對檔案管理工作的投入力度，加快檔案工作的現(xiàn)代化、信息化建設，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的優(yōu)化和完善。

3.3 加強檔案管理隊伍建設

由于醫(yī)院檔案管理工作具有較強的專業(yè)性與實踐性，因此檔案員的專業(yè)素質(zhì)很大程度上決定了檔案管理工作能否高質(zhì)量的開展。因此，醫(yī)院就必須要加強對檔案管理工作隊伍的建設。在醫(yī)院等級評審工作中，通過組織高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理人員成立檔案管理辦公室，并以此為中心開展等級評審檔案資料的收集、整理和管理工作。對于各科室的檔案人員則要通過加強宣傳培訓，提高其檔案管理意識和管理能力，通過將檔案管理工作納入科室年度考核中，推動檔案管理人員加強對新知識、新方法的學習，并有效增強對醫(yī)院檔案資料的開發(fā)和利用。

4 結(jié)語

醫(yī)院檔案資料是對醫(yī)院整體運行情況的一個重要反映，這些資料通過真實全面地記錄醫(yī)院運行、發(fā)展和管理中的各項工作內(nèi)容和工作成果，能夠準確、完整、客觀、系統(tǒng)地為醫(yī)院等級評審工作的開展提供重要的參考依據(jù)。因此，醫(yī)院必須要加強對檔案管理工作的重視程度，并通過采取各種措施提高檔案管理工作質(zhì)量，保障醫(yī)院等級評審工作的順利進行。

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