探析信息化條件下的檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新

朱丹

摘 要：?jiǎn)挝坏臋n案管理工作是單位管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，它影響著單位的整體工作進(jìn)度與單位的整體發(fā)展。發(fā)現(xiàn)并解決當(dāng)前檔案管理制度中的不足，健全檔案管理制度規(guī)范、提高管理人員信息化設(shè)備操作水準(zhǔn)、合理更新信息化設(shè)備、充分使用信息化管理設(shè)備都是使檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新工作的必要步驟，檔案管理才能高效有效地發(fā)展，全面提高檔案管理工作的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：信息化條件；檔案管理；服務(wù)創(chuàng)新

1 檔案信息化建設(shè)的重要性

1.1 信息化建設(shè)有效促進(jìn)檔案工作精確性的提高

我國(guó)傳統(tǒng)的檔案工作主要是采用人力方式進(jìn)行處理，由于檔案工作繁雜，導(dǎo)致檔案管理水平一直比較低。雖然人力處理能夠及時(shí)解決檔案管理工作中存在的各種機(jī)制性問題，但是無法精確處理每一個(gè)環(huán)節(jié)的工作，最終因?yàn)楣ぷ髁康脑黾佣档土藱n案管理的水平。檔案信息化建設(shè)可以將繁雜的檔案工作化繁為簡(jiǎn)，同時(shí)計(jì)算機(jī)工作的精確性對(duì)檔案管理工作具有非常大的作用。檔案信息化建設(shè)對(duì)我國(guó)檔案管理工作精確性的提高有非常重要的意義，其所具有的信息檢索功能，可以及時(shí)查找檔案管理庫中所有的信息，大大減小了工作量。

1.2 滿足信息化時(shí)代的發(fā)展需要

21世紀(jì)是現(xiàn)代信息世紀(jì)，是大數(shù)據(jù)時(shí)代，知識(shí)以及信息對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有非常重要的意義，在國(guó)民經(jīng)濟(jì)中發(fā)揮著重大的作用。近兩年我國(guó)計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有了長(zhǎng)足的進(jìn)步，這對(duì)我國(guó)檔案信息化建設(shè)發(fā)揮著重要的推動(dòng)作用。檔案工作是一個(gè)國(guó)家信息業(yè)的重要組成部分，在信息化時(shí)代，我國(guó)檔案管理工作面臨著重大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。檔案信息化建設(shè)是我國(guó)信息化時(shí)代的發(fā)展要求，是充分發(fā)揮信息技術(shù)作用的重要表現(xiàn)。采用各種信息化手段處理檔案能夠不斷提高我國(guó)檔案管理水平，比如計(jì)算機(jī)云計(jì)算、移動(dòng)存儲(chǔ)以及人工智能的應(yīng)用，這對(duì)檔案管理具有非常重大的意義，也是滿足我國(guó)信息化時(shí)代發(fā)展的重要措施。

1.3 應(yīng)對(duì)電子文件的必要措施

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，大量的電子文件逐漸出現(xiàn)。許多社會(huì)活動(dòng)以及科技生產(chǎn)活動(dòng)等都要借助電子文件進(jìn)行記錄，傳統(tǒng)的人力管理模式逐漸被代替，這對(duì)我國(guó)檔案管理提出了較高的要求。電子文件的大量出現(xiàn)，傳統(tǒng)人力處理模式已無法滿足我國(guó)檔案管理工作的需要，它對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)模式的管理原則以及管理模式帶來了很大的挑戰(zhàn)，為了適應(yīng)電子文件大量出現(xiàn)的現(xiàn)狀，檔案信息化建設(shè)在所難免。

2 信息化時(shí)代下檔案管理工作中存在的問題

2.1 管理方法過時(shí)

目前，檔案管理工作依舊采用半傳統(tǒng)方法進(jìn)行管理，檔案信息主要依靠紙質(zhì)文件記錄，但在這個(gè)數(shù)據(jù)快速增長(zhǎng)的時(shí)代，需要處理的數(shù)據(jù)信息越來越多，主要依靠紙質(zhì)文件記錄檔案，很容易丟失或缺頁，檔案數(shù)據(jù)不完整，單位的長(zhǎng)久發(fā)展會(huì)受到影響。同時(shí)，信息化手段管理也僅僅處于錄入信息，只進(jìn)行了簡(jiǎn)單的分類整理，不方便今后資料的查閱與調(diào)用，導(dǎo)致出現(xiàn)形式化、單一化的錄入數(shù)據(jù)方式。

2.2 檔案管理不受重視

大多數(shù)人認(rèn)為檔案管理只需將信息錄入，不需要整合，甚至某些單位的檔案管理員還擔(dān)任了公司里其他職位，不能一心做檔案管理工作。同時(shí)，多數(shù)單位領(lǐng)導(dǎo)也認(rèn)為檔案工作不重要，不能給公司帶來實(shí)際經(jīng)濟(jì)效益，沒有發(fā)展的必要。但檔案管理往往是公司進(jìn)行工作中最重要的一環(huán)，缺了檔案管理工作就難以進(jìn)行。如，若數(shù)據(jù)管理人員長(zhǎng)期忽視他自己的工作，單位員工的資料可能會(huì)丟失，長(zhǎng)期合作伙伴的資料也可能被泄露，單位今后發(fā)展需要某些數(shù)據(jù)進(jìn)行工作時(shí)卻發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)遺落，無法正常工作。長(zhǎng)期下來，單位可能會(huì)進(jìn)入衰敗期，甚至走向滅亡。

2.3 檔案管理信息更新不及時(shí)

信息化時(shí)代背景下，單位需要將檔案管理置于重要地位。因?yàn)閿?shù)據(jù)增長(zhǎng)速度過快，檔案管理部門需要不斷更新工作技術(shù)以及升級(jí)設(shè)備。一旦檔案管理部門工作效率得不到提高，很容易影響整個(gè)公司工作進(jìn)程，造成延誤各項(xiàng)工作進(jìn)程的現(xiàn)狀。多數(shù)公司都配備了信息化的檔案管理設(shè)備，但相應(yīng)管理人員專業(yè)知識(shí)缺乏，認(rèn)知良莠不齊，不能很好地加以利用，造成了資源的浪費(fèi)。信息更新不及時(shí)，設(shè)備利用率低，導(dǎo)致了工作效率低這一局面。

3 信息化條件下檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新的策略

3.1 革新檔案管理與服務(wù)觀念

觀念是行動(dòng)的先導(dǎo)。在信息化條件下，無論從事檔案管理工作還是檔案服務(wù)工作，都應(yīng)該結(jié)合信息化這一時(shí)代背景，重新審視工作的內(nèi)容、方式等各個(gè)方面，除舊立新，改變傳統(tǒng)觀念。在檔案管理方面，要改變對(duì)“檔案”的認(rèn)識(shí)，在檔案的收集、整理、存儲(chǔ)等方面，需要革新工作思路，認(rèn)識(shí)到如今的檔案管理工作正在逐漸向無紙化辦公轉(zhuǎn)變。以往的檔案絕大部分都是紙質(zhì)形式，現(xiàn)在的檔案則越來越多是電子形式，除了文字內(nèi)容的檔案，圖片、視頻等形式的檔案也越來越多。如今，檔案從收集到梳理到歸類到存儲(chǔ)，大多都需要通過計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)來操作，可以說，檔案管理方式已經(jīng)發(fā)生了顛覆性的變化。在檔案服務(wù)方面，觀念也需要改變。為相關(guān)工作人員、公眾提供檔案服務(wù)，是檔案工作的重要內(nèi)容。但由于以往檔案收集、整理、查閱等方面存在較大難度，檔案服務(wù)的實(shí)效不明顯。在信息化時(shí)代，檔案的收集和查閱更加便捷，公眾對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)也發(fā)生了很大變化，檔案查詢需求普遍提高。在這種情況下，檔案工作人員應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變觀念，改變以往被動(dòng)甚至惰性化的服務(wù)觀念，積極主動(dòng)地做好檔案整理、分類、提供等工作，滿足人們的相關(guān)需求，提高檔案服務(wù)實(shí)效。

3.2 創(chuàng)新檔案管理與服務(wù)技術(shù)

在信息化條件下，檔案管理與服務(wù)方面的技術(shù)，受到了最直接的影響和改變。信息和通訊技術(shù)的變革，使檔案信息的收集、整理和存儲(chǔ)都發(fā)生了根本性變化。在檔案管理方面，以往紙質(zhì)化的檔案收集、存儲(chǔ)形式，將逐漸被信息化形式所代替，這就需要檔案管理部門積極更新檔案管理工作的軟、硬件設(shè)備，創(chuàng)新檔案管理技術(shù)，降低人力物力的消耗，提高檔案管理工作效率。

在檔案服務(wù)方面，信息技術(shù)的應(yīng)用，將使檔案服務(wù)工作效率大大提高，加之人們對(duì)檔案信息在認(rèn)識(shí)和需求方面的改變，必然會(huì)對(duì)檔案服務(wù)提出更高的要求，需要?jiǎng)?chuàng)新檔案服務(wù)手段，滿足社會(huì)需求。例如，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，通過收集和分析用戶查詢檔案的特點(diǎn)和偏好，改善服務(wù)系統(tǒng)，在檔案歸類、存檔等方面，依據(jù)用戶的偏好，做出相應(yīng)修改，以便于用戶查詢、提取檔案信息，提高服務(wù)效果。

3.3 健全檔案管理與服務(wù)隊(duì)伍

雖然，信息技術(shù)的應(yīng)用深深改變了檔案工作的內(nèi)容和形式，但無論是過去還是現(xiàn)在，以及可預(yù)見的未來，“人”始終是檔案工作中不可或缺的重要因素。因此，培養(yǎng)適應(yīng)信息化時(shí)代的工作人員，建立健全檔案工作隊(duì)伍，是創(chuàng)新檔案管理與服務(wù)工作中不可忽視的重要內(nèi)容。例如，完善原有檔案工作人員的職業(yè)培訓(xùn)制度，使他們充分認(rèn)識(shí)信息化條件下，檔案工作面臨的變化，提高他們的信息技術(shù)素養(yǎng)，以適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理和服務(wù)工作；健全檔案工作隊(duì)伍，配備具有較高信息技術(shù)水平的工作人員，為檔案工作中軟、硬件設(shè)備的更新，以及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息安全等工作，提供必要的人才支持。

4 結(jié)束語

隨著信息化時(shí)代的到來，以計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、云存儲(chǔ)、云計(jì)算等為代表的現(xiàn)代化信息技術(shù)，廣泛應(yīng)用于人類生活的各個(gè)領(lǐng)域，改變著人類傳統(tǒng)的信息處理方式，也深刻影響著人類的生活、工作，乃至思想、思維和觀念。在這種時(shí)代背景下，檔案工作的各個(gè)方面自然也受到影響。

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