電子檔案和條形碼技術(shù)在社保檔案管理中的應(yīng)用

王長偉

摘 要：本文在分析電子檔案與條形碼技術(shù)現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，總結(jié)電子檔案與條形碼技術(shù)在社保檔案管理中的具體應(yīng)用，并且針對電子檔案與條形碼技術(shù)運行的問題提出針對性的解決措施，達到促進社保檔案管理快速發(fā)展目標。

關(guān)鍵詞：條形碼；電子檔案；社保檔案管理

電子檔案和條形碼技術(shù)應(yīng)用于社保檔案管理，可以提高社保檔案的運行效率，可以解決傳統(tǒng)社保檔案管理的現(xiàn)實問題，達到促進社保管理體系快速發(fā)展目標。

1 電子檔案和條形碼技術(shù)用于社保檔案可行性

1）電子檔案的可行性。建立完善的電子檔案管理機制，可以提高社保檔案管理工作的效率，有效的節(jié)省社保檔案管理工作的時間。隨著電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子檔案的應(yīng)用價值越來越廣泛，電了檔案已經(jīng)成為社保檔案數(shù)字化建設(shè)的重要條件，尤其是在成熟的互聯(lián)網(wǎng)與移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持下，社保檔案管理電子化可以為個人參保、單位查詢等提供必要條件，從而滿足社保檔案的長期保存和高效率使用需要。當前我國各行政職能部門與基于企事業(yè)單位普遍的已經(jīng)進入信息時代現(xiàn)實，社保檔案管理電子化已經(jīng)具備了基本的條件，而且數(shù)字信息技術(shù)的快速發(fā)展為社保電子檔案的管理提供必要載體，計算機掃描技術(shù)、智能化的軟件管理系統(tǒng)，以及海量的分布式云存儲模式更可以有效的滿足電子社保檔案的存儲需要，利用數(shù)字化的平臺還可以實現(xiàn)電子社保檔案的高度共享。可以說電子化已經(jīng)成為社保檔案管理的重要手段，對于促進社保檔案管理發(fā)展有重要價值。而且，近年來社保業(yè)務(wù)的操作人員已經(jīng)基本熟悉了信息化的工作環(huán)境，這為社保檔案的電子化管理提供了必要的條件。

2）條形碼技術(shù)可行性。應(yīng)用條形碼技術(shù)可以提高電子社保檔案管理的質(zhì)量，可以滿足新時代電子社保檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與移動互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的傳遞需要，以條件形碼技術(shù)為代表的電子社保檔案管理機制可以通過編碼連接，從而實現(xiàn)對電子社保檔案的快速查詢。首先，條形碼技術(shù)已經(jīng)在社保管理運轉(zhuǎn)體系中廣泛的發(fā)展，利用條件碼技術(shù)可以快速的生成數(shù)字文檔，專業(yè)技術(shù)操作人員可以借助條形碼快速的查詢社保信息，滿足參保人員與相關(guān)業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)辦理需要。其次，通過條形碼可以方便參保人員后期查詢，有助于消除繁瑣的電腦操作帶來的不便。通過掃碼就可以得到相關(guān)的數(shù)據(jù)信息和各種保險資料。第三，隨著二維碼技術(shù)的快速普及發(fā)展，電子社保檔案的條形碼技術(shù)主要在PC端發(fā)揮作用，在向著移動互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的時代，電子社保檔案管理將由條形碼與二維碼共同發(fā)揮作用。

2 電子檔案和條形碼技術(shù)用于社保檔案的價值

1）用于社保檔案管理定位。電子檔案與條形碼技術(shù)可以用于社保檔案的定位，各管理部門與管理人員可以按照相關(guān)的制度措施進行專門社保檔案管理，可以結(jié)合相關(guān)管理制度與管理標準實現(xiàn)社保檔案數(shù)據(jù)信息的有效采集，并且采用電子檔案與條形碼的方式對社保檔案進行編制，這樣更有助于社保檔案信息的規(guī)范化管理，當需要辦理某項業(yè)務(wù)而調(diào)取社保檔案時可以運用條形碼進行檔案的直接調(diào)取。電子社保檔案與條形碼技術(shù)可以共同服務(wù)于停繳社保、補繳社保、社保審核等工作，可以針對客戶數(shù)據(jù)資料的變更進行提供針對性的數(shù)據(jù)資料查閱。電子社保檔案還可以優(yōu)化傳統(tǒng)的社保辦理流程，從而實現(xiàn)對社保檔案的規(guī)范化處理，達到滿足后期整理與查詢需要的目標。社保檔案管理工作還應(yīng)當創(chuàng)新社保檔案的管理理念，注重優(yōu)化社保檔案的標簽格式，從而保證發(fā)揮條形碼的現(xiàn)實作用，工作人員在調(diào)取社保信息時，還可以用索引或者掃描的方式將相關(guān)的數(shù)據(jù)信息取出，并且達到用條形碼進行唯一標識，以及保證信息精準性。

2）用于社保檔案備份復(fù)制。發(fā)揮電子社保檔案的應(yīng)用價值，還要發(fā)揮電子社保檔案與條形碼技術(shù)的備份與復(fù)制方面的作用。隨著電子社保檔案規(guī)模與使用頻率的不斷增加，我國電子社保檔案的應(yīng)用率不斷提高，可以基于電子社保檔案與條形碼的編碼主要采用流水編碼的方式滿足備份與復(fù)制操作的需要。首先，電子社保檔案與條形碼技術(shù)可以與流水號相結(jié)合，從而在社保業(yè)務(wù)辦理完成后在憑證單上附上一個條形碼，這樣就可以有效的防止信息遺失的問題。其次，借助條形碼技術(shù)還可以提高社保檔案管理的可靠性，有助于滿足對電子社保檔案的復(fù)雜需要，可以有效的減少紙質(zhì)檔案調(diào)閱的問題，達到消除社保檔案遺失問題的目標。通過電子社保檔案可以滿足優(yōu)化快速傳遞信息的需要，可以提高社保檔案管理的質(zhì)量，解決傳統(tǒng)社保檔案管理中的問題。第三，基于條形碼與電子社保檔案管理方式，可以提高社保檔案數(shù)據(jù)信息的準確性，滿足電子社保檔案的共享使用需要，基于條形碼與社保檔案的唯一連接性，還有助于建立一個準確的信息查詢平臺，從而對所有的數(shù)據(jù)信息進行轉(zhuǎn)換。

3）提高社保檔案應(yīng)用效率。通過電子檔案和條形碼技術(shù)可以提高社保檔案管理的質(zhì)量，滿足社保檔案的充分應(yīng)用需要，降低了社保檔案運行的成本。例如，通過條形碼技術(shù)與電子社保檔案管理的模式可以縮短社保檔案的入庫時間，可以加快社保檔案的制作效率，有效的減少社保數(shù)據(jù)信息的遺漏與錯誤現(xiàn)象，可以防止紙質(zhì)社保檔案存在的毀壞、丟失、以及數(shù)據(jù)信息記錄不全的問題?；陔娮由绫n案的管理模式還可以降低社保檔案管理工作的成本，滿足新型社保業(yè)務(wù)的發(fā)展形式工，為基于移動互聯(lián)網(wǎng)開展電子社保檔案管理提供必要的條件。在當前的電子社保業(yè)務(wù)中普遍的推行了條形碼技術(shù)，通過掃碼識別可以列好的提高電子檔案應(yīng)用的可靠性，可以建立一個完善的掃碼運行機制，從而極大的節(jié)省管理成本。

3 電子檔案和條形碼技術(shù)用于社保檔案的問題

1）提高工作人員素質(zhì)。提高電子檔案和條形碼技術(shù)的應(yīng)用效果，還要提高我國社保檔案管理人員的素質(zhì)。由于我國電子社保檔案的運轉(zhuǎn)時間不長，條形碼技術(shù)還處在完善當中，因此還需要電子社保檔案管理與社保業(yè)務(wù)操作人員熟悉電子社保檔案管理的流程，豐富電子社保檔案管理的方法，掌握信息化環(huán)境下的電子檔案與條形碼技術(shù)的運行模式。首先，應(yīng)當加強對電子檔社保案與條形碼技術(shù)的普及，促進電子社保檔案管理人員掌握豐富的條形碼技術(shù)知識與電子社保檔案的操作技能。提高電子社保檔案管理人員的信息化水平，能夠科學的利用現(xiàn)有的電子社保檔案管理的信息系統(tǒng)，掌握各模塊功能的使用方法。其次，加強專業(yè)的崗位技術(shù)培訓工作，提高專業(yè)技術(shù)崗位人員素質(zhì)，社保檔案管理人員還要掌握豐富的社保檔案管理方法，提高社保檔案的運轉(zhuǎn)效率，解決社保檔案的現(xiàn)實問題。

2）加強網(wǎng)絡(luò)安全措施。提高社保檔案的電子化操作水平，發(fā)揮條形碼技術(shù)在當前及今后一個時期的管理價值，還要加強網(wǎng)絡(luò)安全措施建設(shè)，全面提高電子社保檔案運行環(huán)境的可靠性。首先，開發(fā)防偽識別機制，保證條形碼與電子社保檔案在安全的環(huán)境下運行，注重在防偽的基礎(chǔ)上保證數(shù)據(jù)信息調(diào)取工作的有序進行。其次，加強電子社保檔案的運行環(huán)境的管理工作，開發(fā)專業(yè)的電子社保檔案的共享體系，在專業(yè)信息系統(tǒng)的輔助相促進電子社保檔案的有序運行。第三，還要基于條形碼技術(shù)進行社保檔案的全面管理，形成科學的防盜措施，避免社保檔案出現(xiàn)遺失的情況，在保證錄入檔案準確的基礎(chǔ)上，全面加強社保檔案數(shù)據(jù)信息的識別存儲工作。

3）完善相關(guān)制度法規(guī)。提高電子社保檔案管理的有效性，還要完善電子社保檔案管理工作的相關(guān)制度，明確電子社保檔案管理的方法，在制度化、法制化與科學化的管理機制下加強電子社保檔案的管理工作。首先，形成科學的電子社保檔案與條形碼制作標準。其次，倡導(dǎo)建立必要的電子社保檔案的評估與質(zhì)量審核機制，保證電子社保檔案符合國家的相關(guān)要求與規(guī)范。第三，加強監(jiān)督體系的建設(shè)，完善日常監(jiān)督的方法，采用績效考評的方式保證相關(guān)法規(guī)的落實，發(fā)揮電子社保檔案與條件形技術(shù)的價值。

4 結(jié)論

電子社保檔案的制作與條形碼技術(shù)的推廣，可以提高社保檔案管理的效率，解決社保檔案運轉(zhuǎn)中的問題，形成科學化的社保檔案管理機制。當前還要提高專業(yè)技術(shù)人員素質(zhì)，形成科學與法制性的運轉(zhuǎn)機制，滿足電子社保檔案的應(yīng)用需要。

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