中學(xué)檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問(wèn)題分析與研究

李瑩

摘 要：檔案管理工作會(huì)對(duì)中學(xué)教學(xué)工作和行政工作的開(kāi)展造成直接的影響，需要受到中學(xué)管理人員的重視?；诖耍疚膹闹袑W(xué)檔案管理創(chuàng)新入手，對(duì)創(chuàng)新改革的內(nèi)容進(jìn)行分析，進(jìn)一步探究創(chuàng)新改革背景下的中學(xué)檔案管理數(shù)字化建設(shè)，給出促進(jìn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的相關(guān)建議，以期提升中學(xué)檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：中學(xué)檔案管理；數(shù)字化；硬件設(shè)施

黨的十九大報(bào)告再次強(qiáng)調(diào)了教育現(xiàn)代化的重要性，而數(shù)字化檔案管理工作是教育現(xiàn)代化的重要組成部分，需要中學(xué)管理人員投入更多人力資源和財(cái)力資源開(kāi)展數(shù)字化檔案管理工作。但是就目前的中學(xué)檔案管理工作而言，存在硬件設(shè)施不完善、檔案管理人員素養(yǎng)偏低及檔案管理手段落后等問(wèn)題，不利于檔案管理工作的創(chuàng)新及數(shù)字化建設(shè)。因此，對(duì)于中學(xué)檔案管理創(chuàng)新及數(shù)字化問(wèn)題的分析是很有必要的。

1 中學(xué)檔案管理創(chuàng)新分析

在信息技術(shù)和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的推廣普及背景下，檔案管理技術(shù)有了很大的改進(jìn)，中學(xué)檔案管理人員需要注重檔案管理工作的創(chuàng)新，從理念、技術(shù)和模式等角度入手，從整體提升中學(xué)檔案管理的水平，為中學(xué)教學(xué)工作和行政工作的開(kāi)展提供可靠全面的資料。具體而言，中學(xué)檔案管理創(chuàng)新的內(nèi)容如下：

第一，檔案管理理念的創(chuàng)新，管理理念是開(kāi)展管理工作的基礎(chǔ)，直接影響管理工作行為和模式。因此，在開(kāi)展中學(xué)檔案管理的創(chuàng)新改革時(shí)，中學(xué)管理人員首先要進(jìn)行管理理念的創(chuàng)新，加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)先進(jìn)檔案管理理論的學(xué)習(xí)，打破傳統(tǒng)檔案管理理念的局限，引導(dǎo)檔案管理人員樹(shù)立全新的檔案管理理念，為檔案管理工作的創(chuàng)新奠定良好的基礎(chǔ)。具體而言，中學(xué)管理人員需要培養(yǎng)檔案管理人員的信息理念，引導(dǎo)其應(yīng)用信息技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作，并構(gòu)建電子檔案，提升中學(xué)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化水平。

第二，檔案管理方法的創(chuàng)新，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，大都通過(guò)人工方式進(jìn)行檔案資料的歸檔和提取處理，工作效率和檔案管理的安全性偏低。因此，在創(chuàng)新檔案管理理念的基礎(chǔ)上，檔案管理人員需要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理方法，提升檔案管理效率和質(zhì)量，為檔案管理的開(kāi)發(fā)利用奠定良好的基礎(chǔ)。以中學(xué)畢業(yè)生檔案管理為例，中學(xué)每年畢業(yè)的學(xué)生檔案相對(duì)較多，檔案的存檔和提取難度相對(duì)較大，為了提升檔案應(yīng)用的便捷性，某中學(xué)的檔案管理人員借鑒物品打碼的方法，在中學(xué)畢業(yè)生的畢業(yè)證中繪制相應(yīng)的二維碼，掃描該二維碼可以展示該名學(xué)生的相關(guān)檔案信息，在很大程度保障了學(xué)生檔案的準(zhǔn)確性和檔案存檔提取的便捷性。

第三，檔案管理模式的創(chuàng)新，從整體角度看來(lái)，中學(xué)管理人員不僅要注重檔案管理工作方法的創(chuàng)新，還需要進(jìn)行檔案管理模式的創(chuàng)新，從整體上保障數(shù)字化檔案管理工作的開(kāi)展。具體而言，中學(xué)管理人員需要制定專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案管理工作，檔案管理工作人員需要在信息化理念支持下，創(chuàng)新檔案管理技術(shù)，保障檔案管理的有效性。比如，中學(xué)管理人員可以在檔案管理工作中引進(jìn)電子檔案，由檔案管理人員和信息技術(shù)人員共同進(jìn)行檔案管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建，并在檔案管理信息系統(tǒng)中開(kāi)設(shè)用戶模塊，教師或者學(xué)生用戶可以根據(jù)自身的實(shí)際狀況進(jìn)行電子檔案的及時(shí)更新和完善，再由檔案管理人員進(jìn)行審核，不僅可以降低檔案管理工作人員的工作強(qiáng)度，還可以提升檔案資料的準(zhǔn)確性及全面性，有助于檔案管理工作質(zhì)量的提升[1]。

2 中學(xué)檔案管理數(shù)字化問(wèn)題分析

通過(guò)上述分析可知，中學(xué)檔案管理工作需要注重?cái)?shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)理念、方法和模式的創(chuàng)新，但是在實(shí)際的中學(xué)檔案管理數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，大部分中學(xué)都存在管理制度難以落實(shí)、硬件和軟件設(shè)施建設(shè)水平偏低及檔案管理人員素養(yǎng)偏低等問(wèn)題，難以有效推進(jìn)數(shù)字化檔案管理工作，對(duì)中學(xué)檔案資料的開(kāi)發(fā)利用造成不利影響。因此，中學(xué)管理人員需要制定完善的檔案管理制度，加強(qiáng)硬件及軟件設(shè)施建設(shè)，注重檔案管理人員的培訓(xùn)，保障中學(xué)檔案管理創(chuàng)新及數(shù)字化工作的有效開(kāi)展。

第一，完善檔案管理制度的制定，為了促進(jìn)中學(xué)檔案管理理念、方法和模式的創(chuàng)新，中學(xué)管理人員制定完善的檔案管理制度，規(guī)范檔案管理人員的工作行為，為檔案管理工作的創(chuàng)新提供可靠的制度支持。首先，中學(xué)管理人員需要明確數(shù)字化檔案管理工作的內(nèi)容和技術(shù)要點(diǎn)，結(jié)合檔案管理相關(guān)政策法規(guī)，制定完善的檔案管理制度；然后，中學(xué)管理人員需要加強(qiáng)檔案管理制度的宣傳，通過(guò)宣傳欄、學(xué)校網(wǎng)站、微信和交流會(huì)等宣傳途徑，確保檔案管理人員可以明確檔案管理制度的內(nèi)容，并結(jié)合考核獎(jiǎng)懲制度，調(diào)動(dòng)檔案管理工作人員的積極性， 為數(shù)字化檔案管理工作的推進(jìn)提供動(dòng)力。以某中學(xué)為例，中學(xué)管理人員通過(guò)薪酬制度的改進(jìn)，將檔案管理工作人員的薪酬和工作績(jī)效聯(lián)系在一起，對(duì)于規(guī)范完成工作任務(wù)的職工，給予相應(yīng)的獎(jiǎng)金激勵(lì)；對(duì)于延遲歸檔或者檔案整合內(nèi)容不完善的職工，給予扣除獎(jiǎng)金等處罰，有效提升了中學(xué)檔案管理工作的水平。

第二，加強(qiáng)硬件及軟件設(shè)施建設(shè)，在開(kāi)展檔案管理數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中，中學(xué)管理人員需要加強(qiáng)硬件及軟件設(shè)施建設(shè)，為檔案管理工作的開(kāi)展提供可靠的硬件支持，為檔案管理人員開(kāi)展數(shù)字化管理工作提供設(shè)備和技術(shù)保障。首先，檔案管理人員需要在建設(shè)專門檔案管理部門的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)檔案室的建設(shè)，為檔案室配備先進(jìn)的空調(diào)設(shè)備、消防設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，保障檔案室的通風(fēng)、防火和防潮，避免紙質(zhì)檔案受到破壞，并為電子檔案的構(gòu)建提供穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)支持；然后，中學(xué)管理人員需要與軟件設(shè)計(jì)企業(yè)進(jìn)行合作，與檔案管理人員共同開(kāi)展電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，確保電子檔案管理系統(tǒng)具備檔案信息錄入、歸檔、修改等功能，為檔案管理工作人員開(kāi)展檔案管理工作提供便利，促進(jìn)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。

第三，定期開(kāi)展檔案管理人員的培訓(xùn)，檔案管理人員的信息素養(yǎng)會(huì)對(duì)檔案管理數(shù)字化建設(shè)產(chǎn)生直接的影響，中學(xué)管理人員需要定期開(kāi)展檔案管理人員的培訓(xùn)活動(dòng)，提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，為檔案管理的數(shù)字化建設(shè)提供可靠的人力支持。具體而言，檔案管理人員的培訓(xùn)需要涵蓋檔案管理工作的理論知識(shí)和實(shí)踐技能這兩方面，其中理論知識(shí)包括檔案管理的相關(guān)規(guī)范、檔案歸檔要求、檔案分類標(biāo)準(zhǔn)等；實(shí)踐技能包括紙質(zhì)檔案的數(shù)字化技術(shù)、多媒體檔案歸檔技術(shù)等。同時(shí)，中學(xué)管理人員可以定期舉辦檔案管理知識(shí)競(jìng)賽，引導(dǎo)檔案管理人員進(jìn)行自主學(xué)習(xí)，不斷完善自我。以某中學(xué)為例，為了激發(fā)檔案管理工作人員的熱情，中學(xué)校長(zhǎng)在校內(nèi)舉辦了檔案知識(shí)競(jìng)賽和數(shù)字化檔案管理技術(shù)大比拼等活動(dòng)，在活動(dòng)中表現(xiàn)優(yōu)秀的檔案管理人員可以獲得通報(bào)表?yè)P(yáng)和五百塊獎(jiǎng)金，在檔案管理部門形成了你追我趕的良好學(xué)習(xí)氛圍，有效提升了檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)[2]。

3 結(jié)論

綜上所述，中學(xué)檔案管理創(chuàng)新的內(nèi)容相對(duì)較多，對(duì)中學(xué)要求較高，需要中學(xué)管理人員投入更多的資源。通過(guò)本文的分析可知，中學(xué)管理人員需要制定完善的檔案管理制度，加強(qiáng)硬件及軟件設(shè)施建設(shè)，并定期開(kāi)展檔案管理人員的培訓(xùn)活動(dòng)，從理念、技術(shù)和人員角度促進(jìn)檔案管理的創(chuàng)新及數(shù)字化建設(shè)，為檔案資料的開(kāi)發(fā)利用提供保障。

參考文獻(xiàn)

[1]盧旭.試論中學(xué)檔案管理工作有效為學(xué)校發(fā)展服務(wù)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（01）：98-99.

[2]許媚.中學(xué)檔案管理重要地位及加強(qiáng)檔案管理的途徑[J].蘭臺(tái)世界，2018（S2）：208-209.