關于檔案信息資源整合與建設的思考

楊琳

摘 要：當今社會正處在數(shù)字化、智能化、網(wǎng)絡化時代，信息技術日漸融入人們的日常生活，生產(chǎn)力又經(jīng)歷了一次質(zhì)的革新。檔案是國家檔案事業(yè)的重要組成部分。傳統(tǒng)信息資源的封閉性、分散性以及社會對信息資源需求的便捷性和綜合性的矛盾日益突顯，使得信息資源整合等概念逐漸被社會需要。當前，檔案信息作為一種具有歷史價值的信息資源，正在推進社會經(jīng)濟的發(fā)展，已逐漸變成社會發(fā)展的戰(zhàn)略性生產(chǎn)要素。檔案信息資源整合是當前檔案信息化建設的重要內(nèi)容，大數(shù)據(jù)時代賦予檔案信息資源整合新的形式，也為其創(chuàng)設了更優(yōu)質(zhì)的共享平臺。

關鍵詞：檔案信息；資源整合；建設

1 檔案信息資源整合與建設的必然性

1.1 檔案信息資源日益豐富，為檔案資源的整合提供了可能

隨著我國社會分工越來越細，新領域、新專業(yè)、新機構的不斷出現(xiàn)，形成了大量不同類型、不同內(nèi)容、不同載體的檔案資料，檔案信息資源不斷增加，不斷擴展。從檔案實體內(nèi)容上講，現(xiàn)代檔案信息資源由過去以政府行政機關政務文件、政務信息為主要內(nèi)容向?qū)I(yè)檔案、專門檔案不斷擴展；從檔案類型和載體上講，由過去以紙質(zhì)儲存為主向磁性化、電子化、數(shù)字化不斷發(fā)展，智能型、智慧型、數(shù)字型檔案信息不斷形成。數(shù)量巨大和種類多樣的檔案信息資源，為我們提供了檔案資源整合的可能。

1.2 檔案法律法規(guī)逐步完善，為檔案資源整合提供了保障

以《中華人民共和國檔案法》的頒布實施為標志，為適應檔案事業(yè)發(fā)展的需求，近年來國家檔案部門加大檔案法制化進程，出臺了一系列檔案法律法規(guī)和部門規(guī)范性文件，各地區(qū)、各專業(yè)部門也從實際出發(fā)制定了相應的檔案工作規(guī)定，對檔案的收集、整理歸檔、移交接收、保管保護、開發(fā)與利用等幾個方面作出了規(guī)定。不斷完善的檔案法律法規(guī)，為檔案信息資源的整合提供了法律保障。

1.3 信息處理技術不斷成熟，為檔案資源整合提供了手段

近年來，各地檔案部門利用信息技術發(fā)展的契機，不斷加快檔案信息化建設步伐，不同程度地推進了檔案數(shù)字化、信息化建設，建立了各具特色的檔案信息網(wǎng)站，開發(fā)了一批較為先進的檔案管理軟件。部分地區(qū)如北京、上海等地結(jié)合本地實際，根據(jù)電子檔案管理的要求，不同程度地開展了網(wǎng)絡環(huán)境下電子檔案接收試點工作。先進、專業(yè)、日漸成熟的檔案信息化技術為檔案信息資源的整合創(chuàng)造了良好的技術條件。

1.4 公眾利用需求日趨增加，檔案資源整合勢在必行

隨著黨政機關、企事業(yè)單位、社會團體與公眾對檔案信息的需求日趨增加，現(xiàn)存的檔案信息資源狀態(tài)越來越難以滿足利用者的需要。檔案信息資源開發(fā)顯得尤為迫切。社會需求是激活檔案信息資源整合與開發(fā)的要素，社會公眾信息意識的覺醒為檔案信息資源的整合營造了良好的社會環(huán)境與氛圍。因此，檔案信息資源整合成為檔案部門發(fā)展的必然趨勢。

2 大數(shù)據(jù)背景下檔案信息資源整合優(yōu)化策略

2.1 創(chuàng)新理念，開放思維

在十八大中，習近平就提出了“科技創(chuàng)新是提高社會生產(chǎn)力和綜合國力的戰(zhàn)略支撐，必須擺在國家發(fā)展全局的核心位置”，強調(diào)要堅持走中國特色自主創(chuàng)新道路、實施創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展戰(zhàn)略。黨的十九大報告中再次提出，要貫徹新發(fā)展理念，建設現(xiàn)代化經(jīng)濟體系，推動互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能和實體經(jīng)濟深度融合，這些發(fā)展理念是檔案事業(yè)發(fā)展的工作方向及行動指南。對于檔案信息化建設來說，在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，需要樹立開放的觀念。檔案資源整合可以通過現(xiàn)代信息技術對檔案信息資源進行深層的開發(fā)利用，同時要樹立共享理念，建設檔案信息資源的共享平臺，將檔案數(shù)字一體化、網(wǎng)絡化，以共享為目標，依法依標建設數(shù)字檔案館，通過多部門協(xié)作，建立起覆蓋全國乃至國際的數(shù)字檔案信息資源庫，真正實現(xiàn)檔案資源整合與資源共享，充分利用檔案資源的價值。

2.2 制定管理規(guī)范和技術標準

法律的規(guī)范是大數(shù)據(jù)時代檔案信息資源整合的重要依據(jù)與保障。國家和教育部門要加快完善有關數(shù)字檔案館的管理規(guī)范和技術標準，并引導各級各類檔案館運用現(xiàn)代信息技術對數(shù)字檔案信息進行采集、存儲、管理，通過各種網(wǎng)絡平臺提供公共檔案信息服務。通過已頒布的《電子文件管理暫行辦法》《數(shù)字檔案館建設指南》等文件，對數(shù)字檔案作出明文規(guī)定，并完善相關法規(guī)制度。檔案信息資源整合中必然會面對知識產(chǎn)權問題，相關的法律法規(guī)可以為電子檔案產(chǎn)品提供保障，也可以規(guī)范用戶的下載行為。因此，檔案信息資源整合過程中，應該在管理規(guī)范的要求下合理分類，對于社會共有信息和個人著作信息等，建立不同種類的數(shù)據(jù)庫，對信息資源進行保護。大數(shù)據(jù)背景下，工作人員應該樹立“大檔案”意識，國家檔案部門應該基于一定的技術標準，完善原有的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術規(guī)范》《檔案信息系統(tǒng)運行維護規(guī)范》《電子檔案管理基本術語》等有關電子檔案存儲標準，為檔案信息資源提供標準保障；進行整體性技術監(jiān)督，統(tǒng)一開發(fā)和利用，進一步研究技術難點，整合先進信息技術，加大研發(fā)力度，對數(shù)據(jù)存儲、分類、索引等內(nèi)容進行規(guī)范；加強對系統(tǒng)集成技術的應用，將分散的服務結(jié)構統(tǒng)一標準，使軟件與硬件實現(xiàn)無縫銜接。

2.3 加強信息系統(tǒng)保障

檔案資源整合前提是要做好信息安全的保障。大數(shù)據(jù)時代，網(wǎng)絡資源整合是在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，而互聯(lián)網(wǎng)是開放性的，這就要求加強信息系統(tǒng)保障。目前，國內(nèi)的防火墻、認證加密等技術不能有效防止所有病毒的入侵，技術依賴芯片進口。因此，檔案部門需要加大信息技術經(jīng)費的投入，加強技術人員團隊建設，提升信息平臺的安全性，采購正版的檔案系統(tǒng)，加強自主研發(fā)，生產(chǎn)不依賴于第三方公司的核心硬件及軟件，對身份識別、密鑰加密、安全評測、信息泄露等技術建立保障體系，對系統(tǒng)進行定時備份，挑選適合的信息載體，并對保存年限及保密程度進行科學分類。要立法保護信息安全，約束網(wǎng)絡中的信息行為。通過校企合作的方式，培養(yǎng)信息技術人才，組建素質(zhì)較高、知識結(jié)構完善的研發(fā)人才隊伍，并對整合后的信息資源進行有效管理。

2.4 提高資源配置水平

關注檔案館檔案信息資源的結(jié)構問題，要認真研究資源結(jié)構、資源配置和有效利用之間的相互關系檔案資源整合也需要相關信息管理理論的指導，資源整合的內(nèi)容、渠道、消費者、檔案館品牌形象、檔案信息成果、甚至營銷推廣都非常重要。特別是要加強特色檔案資源的整合和建設。首先每個檔案館的館藏是一定地區(qū)政治、經(jīng)濟、文化等方面情況的綜合記錄，在歷史、文化和地域上都有自己的特色。要完善檔案館檔案信息資源建設的制度設計，特別是檔案信息資源的評價體系的建立，不同檔案館館藏結(jié)構規(guī)范和標準的確定。檔案館資源整合的內(nèi)容和范圍是首先應該確定的，目前不同類型和級別的檔案館在檔案資源的結(jié)構和范圍上是有制度規(guī)定的，包括《檔案法》其他相關規(guī)定，但是有些規(guī)定是相當寬泛和模糊的。對很多新的情況并沒有及時進行規(guī)范和調(diào)整，目前專業(yè)檔案館和專門檔案館的設立還是一種增長的趨勢，包括對企業(yè)檔案的管理流向問題的規(guī)范，都應該充分保證綜合檔案館的主體地位。

3 結(jié)束語

檔案信息資源整合，是依據(jù)一定的需要，對各個相對獨立的信息系統(tǒng)中的檔案信息資源、功能結(jié)構及其互動關系進行融合、類聚甚至重組，使其形成一個新的有機整體，從而提供一個效能更好、效率更高的利用環(huán)境。當前，不少縣級國家綜合檔案館檔案資源“結(jié)構不合理，內(nèi)容成分、載體形式單一”，無法滿足人民群眾日益增長的檔案利用需求，檔案信息資源整合已成為當今一大課題。

參考文獻

[1]滕霞.檔案信息資源整合對策探尋[D].黑龍江：黑龍江大學，2008.

[2]葉繁.新舊版檔案館收集檔案范圍比較[J].中國檔案，2012（3）：54-56.