信息化環(huán)境下事業(yè)單位會計(jì)檔案管理策略

張偉純

摘 要：現(xiàn)階段，科學(xué)技術(shù)得到了迅猛發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用越來越廣泛，社會已經(jīng)步入信息化時(shí)代。在信息化時(shí)代下，檔案管理所承受的壓力逐漸增大，在需求的不斷增長下，傳統(tǒng)的檔案管理模式的缺陷越來越突出，所以事業(yè)單位會計(jì)信息化成為了今后發(fā)展的大勢所趨。在現(xiàn)階段的檔案管理工作中，電子檔案的越來越普及，會計(jì)檔案信息化也成為會計(jì)的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，但是現(xiàn)階段的諸多事業(yè)單位在會計(jì)信息化檔案的建設(shè)和管理中仍有諸多問題存在，對此，本文主要對信息化環(huán)境下事業(yè)單位會計(jì)檔案管理策略進(jìn)行了探討，以供參考。

關(guān)鍵詞：信息化環(huán)境；事業(yè)單位；會計(jì)檔案管理

在我國事業(yè)單位工作中檔案管理占據(jù)著極為重要的位置，因?yàn)闄n案管理工作對事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展情況進(jìn)行了記錄，同時(shí)將各種社會事物的發(fā)展過程直接反映了出來，所以只有確保檔案管理工作運(yùn)行的高效性，才可以為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。事業(yè)單位會計(jì)檔案工作是對事業(yè)單位財(cái)務(wù)工作進(jìn)行了記錄，其可以將事業(yè)單位的建設(shè)和發(fā)展歷程直接反應(yīng)出來，也為今后事業(yè)單位的良好發(fā)展提供了有效數(shù)據(jù)?，F(xiàn)階段，信息技術(shù)得到了迅猛發(fā)展，使得傳統(tǒng)的信息流通和交易方式發(fā)生了改變，所以在事業(yè)單位會計(jì)檔案管理中，實(shí)現(xiàn)檔案管理工的信息化意義極為重大。

1 會計(jì)檔案管理信息化的必要性

1.1 促進(jìn)管理質(zhì)量提高

在信息化背景下，企事業(yè)應(yīng)和市場發(fā)展需求相結(jié)合，在會計(jì)檔案管理體系中引入現(xiàn)代化信息技術(shù)，從而改變會計(jì)檔案管理模式和發(fā)展方向，促進(jìn)管理和服務(wù)質(zhì)量的有效提高。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)或數(shù)據(jù)庫中存入各種各樣的會計(jì)檔案信息，不僅可以方便各部門更好地對檔案信息進(jìn)行查找，避免會計(jì)檔案資料丟失或失竊；同時(shí)有利于復(fù)制和傳遞會計(jì)檔案資料等，在海量的會計(jì)檔案資料中，只利用傳統(tǒng)手工記錄和保存的方式已不能使事業(yè)單位的實(shí)際需求得到滿足，這就需要利用計(jì)算機(jī)管理檔案，促進(jìn)事業(yè)單位會計(jì)檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量的提高。

1.2 確保會計(jì)檔案管理工作更加安全

為順利開展會計(jì)檔案管理工作，需要事業(yè)單位和自身實(shí)際情況結(jié)合，構(gòu)建一套現(xiàn)代化、科學(xué)化的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，其主要是為了實(shí)現(xiàn)管理工作效率的提高，確保管理工作更為科學(xué)和規(guī)范、安全。這是信息化環(huán)境下，事業(yè)單位促進(jìn)內(nèi)部管理質(zhì)量提高，增強(qiáng)自身競爭力的關(guān)鍵，同時(shí)也能使會計(jì)檔案信息管理需求得到滿足[1]。

2 信息化環(huán)境下事業(yè)單位會計(jì)檔案管理策略

現(xiàn)階段，我們已處于信息化時(shí)代，在此形勢下，諸多事業(yè)單位在開展會計(jì)檔案管理工作的時(shí)候仍有很多問題存在，這些問題將會對我國會計(jì)信息檔案的有序開展造成極大的影響。所以，需要運(yùn)用有效的應(yīng)對手段，加強(qiáng)信息化背景下會計(jì)檔案信息的創(chuàng)新，積極促進(jìn)事業(yè)單位信息化會計(jì)檔案管理水平的提高，這樣才可以確保信息儲存更加規(guī)范、安全，逐漸實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案管理工作的現(xiàn)代化和信息化。

2.1 提高認(rèn)識，完善頂層設(shè)計(jì)

革新和發(fā)展事業(yè)單位會計(jì)檔案管理工作，需要單位領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和大力支持。在信息化背景下，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)班子要充分發(fā)揮出自身的榜樣作用，借助調(diào)研和具有遠(yuǎn)見的理論研究，帶領(lǐng)事業(yè)單位會計(jì)檔案管理工作朝著正確的方向創(chuàng)新發(fā)展，同時(shí)針對會計(jì)檔案管理工作，加大投入力度，把更多高素質(zhì)人才引進(jìn)，并加大培養(yǎng)力度，從資金和人力上大力支持會計(jì)檔案管理工作。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)班子還要將自身的主觀能動性充分發(fā)揮出來，帶領(lǐng)相關(guān)部門科學(xué)展開單位會計(jì)檔案管理工作，對頂層設(shè)計(jì)予以創(chuàng)新發(fā)展，構(gòu)建事業(yè)單位會計(jì)檔案網(wǎng)絡(luò)平臺，對會計(jì)檔案管理資源配置進(jìn)行優(yōu)化，要求各部門展開密切配合，有序開展會計(jì)檔案管理工作，事業(yè)單位會計(jì)檔案管理部門則要立足于行業(yè)技術(shù)發(fā)展標(biāo)準(zhǔn)、單位性質(zhì)，對會計(jì)檔案要求、格式和標(biāo)準(zhǔn)予以明確，把虛擬的分布式檔案館構(gòu)建起來，制定合理有效的會計(jì)檔案管理工作計(jì)劃，將自身的檔案資源共享服務(wù)能力增強(qiáng)，促進(jìn)事業(yè)單位會計(jì)管理良好發(fā)展。

2.2 提高檔案管理人員素質(zhì)水平

提高會計(jì)檔案管理工作人員的素質(zhì)，對事業(yè)單位中的財(cái)務(wù)部門而言，要優(yōu)先錄取高素質(zhì)、專業(yè)性的財(cái)會人員，以豐富現(xiàn)階段會計(jì)檔案管理隊(duì)伍人才結(jié)構(gòu)。同時(shí)還要在檔案管理方式、信息技術(shù)、設(shè)備等方面，加強(qiáng)當(dāng)前事業(yè)單位中會計(jì)檔案管理人員的繼續(xù)教育工作，并立足于檔案管理工作的需要借助分層次、分階段的方式有效培訓(xùn)檔案管理人員，以促進(jìn)檔案管理人員運(yùn)用信息技術(shù)能力的提高。除此之外，在考核評定人員方面，要立足于檔案管理人員的具體工作內(nèi)容展開，并給予給人員鼓勵(lì)，讓其學(xué)習(xí)和應(yīng)用當(dāng)前的新技術(shù)[2]。針對事業(yè)單位會計(jì)檔案工作內(nèi)容囊括的檔案和財(cái)會等方面的專業(yè)技能和知識，要積極培訓(xùn)計(jì)算機(jī)技術(shù)專業(yè)人員，使其對會計(jì)檔案管理工作有充分的了解，并借助發(fā)揮自身的計(jì)算機(jī)專業(yè)能力，更好地服務(wù)于事業(yè)單位的會計(jì)檔案管理工作，以實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升。

2.3 完善會計(jì)檔案信息化管理制度建設(shè)

在信息化環(huán)境中，要想對事業(yè)單位會計(jì)檔案管理工作予以完善，就要建立健全會計(jì)檔案管理制度，以制度約束檔案管理人員，保證其可以嚴(yán)格遵循相關(guān)制度把自身應(yīng)承擔(dān)的工作職責(zé)落到位，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作水平的不斷提高。第一，事業(yè)單位應(yīng)和我國相關(guān)檔案管理規(guī)范和制度相結(jié)合，把和自身實(shí)際情況相符的會計(jì)檔案管理?xiàng)l例制定出來，并對信息化會計(jì)檔案管理類型予以明確，充分了解會計(jì)檔案收集、歸檔、保管和查閱內(nèi)容。第二，要將完善的內(nèi)控制度構(gòu)建起來，確保有效監(jiān)督事業(yè)單位的會計(jì)檔案管理工作，有效防止各種違規(guī)操作的情況發(fā)生，唯有如此，才可以使會計(jì)檔案管理工作更加安全、規(guī)

范[3]。

2.4 加強(qiáng)信息化會計(jì)檔案安全建設(shè)

安全、真實(shí)、準(zhǔn)確是會計(jì)檔案的第一標(biāo)準(zhǔn)，這也是對會計(jì)工作提出的重要要求[4]。因?yàn)闀?jì)檔案主要記錄和描述了財(cái)務(wù)收支情況，是對單位經(jīng)濟(jì)活動質(zhì)變的反映，所以對資料的準(zhǔn)確度提出了很高的要求。單位應(yīng)進(jìn)一步加大會計(jì)檔案管理工作的力度，建立健全會計(jì)檔案的收集、整理、利用、保管和鑒定銷毀等管理制度，運(yùn)用有效的安全防護(hù)技術(shù)和措施，確保會計(jì)檔案的安全性、可用性、完整性和真實(shí)性。信息化會計(jì)檔案管理離不開網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和信息系統(tǒng)，單位在建設(shè)電子會計(jì)檔案系統(tǒng)的過程中，應(yīng)確保檔案管理過程和系統(tǒng)運(yùn)行的安全性，以促進(jìn)會計(jì)信息安全性和保密性的增強(qiáng)。應(yīng)運(yùn)用有效手段，避免一些不法分子非法篡改電子會計(jì)檔案。此外，構(gòu)建電子會計(jì)檔案備份制度，可以使人為破壞、意外事故和自然災(zāi)害的影響得到有效防范。

3 結(jié)語

總而言之，在社會的不斷發(fā)展和進(jìn)步下，對事業(yè)單位會計(jì)檔案管理工作展開信息化管理的意義十分重大。事業(yè)單位應(yīng)對會計(jì)檔案管理工作的相關(guān)制度予以完善，促進(jìn)管理人員工作效率的提高。在信息化背景下對會計(jì)檔案進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)了資源共享，使檔案的真實(shí)性得到了保障。會計(jì)檔案信息化管理也方便了事業(yè)單位的后勤、管理、科研和行政等部門工作的良好開展。在我國國民經(jīng)濟(jì)中事業(yè)單位占據(jù)著極為重要的位置，順利有改善事業(yè)單位會計(jì)檔案管理工作，對社會的進(jìn)步以及國家的發(fā)展極為有利。

參考文獻(xiàn)

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