淺談照片檔案的收集與管理

葉靜華

摘 要：照片檔案是一種特殊的檔案形式，其本身非常逼真，可以傳達比紙質照片更多的信息，其特點是可以真實地再現(xiàn)當時的社會活動，讓后人可以親眼目睹歷史的發(fā)展和時代的變化。在整個檔案管理工作中，照片檔案管理是其中非常重要的部分，所以在工作中我們應該對其中存在的問題進行改善，讓檔案管理工作可以更好地為我們服務。

關鍵詞：照片檔案；收集；管理

照片檔案收集整理工作中存在著很多困難，當前可以從重視程度以及人員素質等方面進行改善，但是就目前看來，對檔案管理的方式以及相關制度的落實都應該以照片檔案自身存在的特點作為主要依據(jù)。雖然在所有檔案中，文書檔案的數(shù)量遠遠多于照片檔案，但對于照片檔案的重要性我們也不能否認。當前我國很多檔案館都已經(jīng)開展照片檔案收集工作，但是其收集和管理中的難度一直給工作帶來很大的困擾。

1 當前在照片檔案整理工作中普遍存在的問題

1.1 對照片檔案管理不重視

1）很多檔案管理工作者對于檔案的認識比價片面，僅僅認為檔案是文字材料，僅僅把每年的文件進行歸檔，認為這樣就算完成了自己的本職工作。這一方面說明當前檔案部門沒有對檔案管理工作有一個清晰的認識，對于照片檔案管理工作存在著嚴重的宣傳不足，基層檔案部門在理解方面存在著嚴重的偏差。另一方面很多來自基層的工作人員對于檔案管理工作也沒有引起足夠的重視。

2）很多照片檔案的拍攝者認為照片檔案是通過自己工作得到的，不愿意將其上交，而有人認為將照片檔案上交之后會造成自己的不便，還有人對于版權問題存在錯誤的認識。這些檔案保存在個人手中很容易造成檔案的遺失，給照片檔案的后續(xù)使用帶來很多不利影響。

3）很多人對于照片檔案都沒有一個正確的認識，在拍攝完畢之后就算完成工作，不清楚其后續(xù)的歸檔保存工作。這是因為很多人都并不了解檔案法規(guī)，對于照片檔案認識不足，這也會給照片檔案的收集管理工作帶來很大的阻礙。

1.2 檔案管理工作缺乏規(guī)范性

1）當前普遍存在著照片檔案和底片檔案互相分離的情況，很多照片的底片甚至都已經(jīng)遺失了，而在進行檔案整理的時候也經(jīng)常由于粗心馬虎，照片和底片存在著不對應的情況。這就要求我們克服懶散的習慣，在拍攝完畢之后及時進行歸檔工作。

2）歸檔工作中的文字說明工作也非常重要，很多工作人員由于其工作內容繁重，沒有按部就班地給照片附加相應的文字說明。由于照片檔案往往要一直留存下去，經(jīng)過一段時間以后即便是當事人和攝影人員也難以完全回憶出照片內的內容，這會妨礙到照片檔案作用的發(fā)揮。

3）歸檔工作中也存在著很多歸檔不明確的問題，在進行檔案整理的時候，存在著大量分類不明確的情況，照片檔案往往缺乏條理性，這樣一來，照片分類混亂異常，難以進行組卷工作。

2 當前檔案照片檔案整理工作中可行的對策分析

2.1 加強宣傳力度

1）對于這項措施來說，我們應該爭取來自于宣傳部門的支持，發(fā)動群眾來共同關注照片檔案的收集工作，舉例來說，可以在一些重大時間之后立即動員宣傳部門來向社會進行征稿活動，一方面可以提高公眾對于照片檔案收集的認可程度，另一方面也可以在全社會范圍內形成較好的檔案收集氛圍，給檔案收集工作的實施打下堅實的基礎。

2）充分利用當前傳媒技術和信息技術的發(fā)展成果，例如可以通過互聯(lián)網(wǎng)等平臺來宣傳照片檔案收集工作的重要性。

3）想干檔案部門可以出版一系列畫冊，通過這些具有宣傳性質的畫冊來宣傳照片檔案收集工作，號召人們積極投身其中。

4）可以對相關單位積極召開檔案工作方面的會議或者培訓等形式，來進行照片檔案收集的宣傳工作，這種形式比較適用于對于特定單位或企業(yè)進行的檔案收集工作。

2.2 制定有效的管理制度，把照片檔案的收集、整理工作納入各歸檔單位的工作日程

1）依據(jù)《中華人民共和國檔案法》，以國家標準的《照片檔案管理規(guī)范》為指導，圍繞著檔案法的貫徹落實，結合本單位的具體情況，制定照片檔案管理規(guī)定，規(guī)定照片檔案的歸檔范圍、照片檔案的移交以及照片檔案的利用等等；

2）針對照片檔案收集、整理工作中出現(xiàn)的問題，制定照片檔案整理規(guī)范，明確指出照片檔案由底片、照片和文字說明三部分組成，規(guī)定具體的整理方法。

3）把照片檔案工作納入單位立卷歸檔工作的評比范圍，使照片檔案的收集、整理工作得以順利開展。

2.3 深入基層，對照片檔案收集、整理工作進行有針對性的指導，并在人力、物力上盡可能地對基層單位提供幫助

1）針對有的部門產生大量照片檔案而歸檔時分類交叉不清、數(shù)字化照片與傳統(tǒng)照片并用的特點，本著既兼顧當前照片檔案管理現(xiàn)狀，又考慮將來照片檔案電子文件現(xiàn)代化管理的思想，派專人去基層部門進行專門指導，盡可能地幫助他們解決實際困難。

2）對工作進行總結、歸納，總結出好的方法，以指導基層工作人員的照片歸檔工作。例如，我們根據(jù)原國家教委辦公廳頒發(fā)的《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規(guī)范》，結合國家標準的《照片檔案管理規(guī)范》及我校工作實際情況，編制了我校聲像載體檔案（照片類）分類表，供基層工作人員歸檔時參考使用。這樣，他們在給照片整理、分類時不再感到困難，不再為照片類別的交叉而“撓頭”，為照片檔案的收集、整理工作打下了良好的基礎。

2.4 加強學習，提高綜合素質，以適應現(xiàn)代信息社會的需要

1）加強學習黨和國家有關檔案工作方面的政策、法規(guī)和制度，領會上級領導機關的工作精神。在社會經(jīng)濟發(fā)生深刻變化的時期，結合有關的法律、規(guī)章和多年的工作實踐認真進行研究和探索，強化法制觀念和社會檔案意識，加強包括照片檔案工作在內的檔案工作的監(jiān)督指導，推動檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

2）加強檔案專業(yè)理論知識的學習并且不斷地進行知識的更新，同時還要擴大學習的知識面，學習外語、互聯(lián)網(wǎng)、計算機應用等相關知識和技能，成為一專多能的復合型人才，以適應檔案工作現(xiàn)代化發(fā)展的需要。

3）在日常工作中還要加強檔案工作實踐方面的學習，以期學習先進的工作技術和工作方法，少走彎路，更快地跟上時代的步伐。

3 結語

結合上文所談，照片檔案管理工作已經(jīng)越來越重要了，所以我們應該對工作中存在的問題進行認真分析，這樣才能有針對性地采取相關的對策，這樣才能確保我國檔案事業(yè)健康平穩(wěn)地發(fā)展，對于檔案管理人員來說更應該以身作則，思考改善當前工作的可行方案。在遇到問題的時候首先對問題進行分析，然后將其解決，完善照片檔案管理工作，給整個檔案管理工作提供助力。

參考文獻

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