淺談民政專業(yè)檔案的特點

秦好奎

民政專業(yè)檔案是指民政部門在從事專項民政業(yè)務(wù)活動中直接形成的，具有保存價值并經(jīng)整理立卷、歸檔的各種專項業(yè)務(wù)檔案的總稱，是民政部門進(jìn)行專項業(yè)務(wù)活動的真實記錄。民政專業(yè)檔案屬于國家專門檔案的范疇，除具有檔案的共性特點外，還有它自己的特殊性，即個性特點。

1 專業(yè)性強(qiáng)

民政專業(yè)檔案是民政部門（特定的部門）在各專項民政業(yè)務(wù)活動（特定的活動）中形成的，無論是業(yè)務(wù)受理、登記調(diào)查、審核審批、公文制作，還是文件材料歸檔范圍、歸檔時間和歸檔質(zhì)量，以及檔案保管期限的確定、整理方法和保管條件的設(shè)計都有其特定的程序和要求，是民政部門所獨有的。因此，民政專業(yè)檔案具有很強(qiáng)的專業(yè)性。

2 專業(yè)檔案種類多

民政工作的多元性決定了民政業(yè)務(wù)涉及的專業(yè)面比較廣、類型比較多，因此，形成的民政專業(yè)檔案種類也就相對比較多。國家檔案局確定的100種國家基本專業(yè)檔案中，涉及民政的有9種，即：城鄉(xiāng)居民最低生活保障檔案、傷殘撫恤人員檔案、殯葬服務(wù)單位業(yè)務(wù)檔案、婚姻登記檔案、社會組織登記檔案、地名檔案、行政區(qū)域界限檔案、農(nóng)村五保供養(yǎng)檔案、慈善捐贈檔案，是專業(yè)檔案種類最多的部門。隨著民政業(yè)務(wù)工作的深入開展，民政專業(yè)檔案的種類還會增加。

3 檔案內(nèi)容的專指性和形成的多樣性

每一種民政專業(yè)檔案反映著特定的某項專業(yè)活動。因此，從內(nèi)容看每種專業(yè)檔案都具有專指性，如地名檔案反映著地名管理方面的情況，社會組織登記檔案反映著社會組織登記情況，農(nóng)村五保供養(yǎng)檔案反映著農(nóng)村五保供養(yǎng)對象供養(yǎng)方面的情況等。而形式的多樣性則體現(xiàn)在3個方面。一是載體多，既有紙質(zhì)檔案，又有照片、錄音、錄像、電子等特殊載體檔案；二是記錄方式多，既有以文字、圖表、聲頻、視頻為記錄手段的檔案，又有以光盤、磁帶、磁盤為記錄手段的數(shù)字檔案；三是文件材料名稱種類多，民政專業(yè)檔案涵蓋了各個專業(yè)特定名稱種類的文件材料，且數(shù)量眾多，規(guī)格不同。

4 涉及民生檔案多

民政工作具有社會性、群眾性特點，保障基本民生是民政工作的重要內(nèi)容。因此，在民政專項業(yè)務(wù)工作中形成了內(nèi)容豐富、數(shù)量龐大、涉及千家萬戶的民生檔案，如：婚姻登記檔案、傷殘撫恤人員檔案、殯葬服務(wù)檔案、收養(yǎng)登記檔案、農(nóng)村五保供養(yǎng)檔案、流浪乞討人員救助檔案等。這些檔案與公眾利益密切相關(guān)，是維護(hù)廣大群眾合法權(quán)益的原始憑據(jù)，是人民群眾最關(guān)心、最直接、最現(xiàn)實利益問題在民政專業(yè)檔案中的集中體現(xiàn)。

5 檔案管理方法的特殊性

民政專業(yè)檔案是在專項業(yè)務(wù)活動中直接形成的，每種專業(yè)檔案即是該項專業(yè)活動形成的副產(chǎn)品，其文件材料有著穩(wěn)定、規(guī)范的名稱和結(jié)構(gòu)形式，而且絕大多數(shù)都是格式文件、彈性表格等。民政專業(yè)檔案的特殊性決定了每種專業(yè)檔案的形成、積累、整理、歸檔規(guī)律和管理方法、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)各不相同，為了規(guī)范化管理專業(yè)檔案，應(yīng)當(dāng)為每種專業(yè)檔案制定一個專門管理辦法。為此，近年來，民政部、國家檔案局相繼制定了《地名檔案管理辦法》《收養(yǎng)登記檔案管理辦法》《婚姻登記檔案管理辦法》《關(guān)于加強(qiáng)最低生活保障檔案管理的通知》《傷殘撫恤人員檔案管理辦法》《社會組織登記檔案管理辦法》《殯葬服務(wù)單位業(yè)務(wù)檔案管理辦法》《行政區(qū)域界線檔案管理辦法》《農(nóng)村五保供養(yǎng)檔案管理辦法》《生活無著的流浪乞討人員救助檔案管理辦法》等。這些專門檔案管理辦法的出臺，使各種民政專業(yè)檔案管理有章可循，有效地保障了檔案的齊全完整、系統(tǒng)規(guī)范、安全保管和有效利用。