基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題和對策探討

盧虹瑾

摘 要：當(dāng)前在我國網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅猛崛起的大背景下，基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理也開始加大力度進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，從而有效的提升檔案管理的質(zhì)量，使機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作不再受時(shí)間以及空間的限制。雖然我國的基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位當(dāng)前檔案數(shù)字化管理工作發(fā)展勢頭良好，但其中仍然存在一些問題，亟待解決。因此，本文就圍繞基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)中可能存在的一些問題以及有效的解決措施兩方面內(nèi)容進(jìn)行著重的分析，以此為我國基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位未來檔案數(shù)字化管理的長效發(fā)展提供一些可行性的參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位；檔案數(shù)字化建設(shè)；優(yōu)化調(diào)整

近年來，隨著我國網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，我國社會現(xiàn)已進(jìn)入到網(wǎng)絡(luò)智能時(shí)代。企事業(yè)機(jī)關(guān)單位的各項(xiàng)工作也開始為適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢不斷的進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新，尤其在檔案管理工作上，管理者開始加大力度進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)工作，以此為社會各界提供更加便捷、高效的服務(wù)。但是畢竟我國基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案數(shù)字化建設(shè)工作現(xiàn)在仍處于開展的初級階段，其中存在一些不足之處，亟待部門進(jìn)行解決?；诖?，下文針對問題以及對策兩部分來進(jìn)行細(xì)致的分析。

1 當(dāng)前基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題

1.1 檔案數(shù)字化基礎(chǔ)性工作標(biāo)準(zhǔn)度不高

近年來，在我國社會發(fā)展的新態(tài)勢下，基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案建設(shè)與管理工作為充分的迎合時(shí)代的發(fā)展特色，為檔案管理與建設(shè)工作注入新的色彩[1]。雖然數(shù)字化建設(shè)工作經(jīng)過了漫長的發(fā)展，現(xiàn)已取得了長效的進(jìn)步，但其中仍然存在一些不足之處，其中最具有代表性的就是檔案數(shù)字化基礎(chǔ)性工作標(biāo)準(zhǔn)度不夠。主要表現(xiàn)為，基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案管理方面做出的工作不夠扎實(shí)，政府部門對待此項(xiàng)工作的重視度不足，在數(shù)字檔案的建設(shè)過程中存在明顯的前期投入與后期結(jié)果不成正比等問題。（這塊是不是結(jié)合紙媒檔案保存和查閱的局限性所以要加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)，增強(qiáng)檔案保管年限和查閱的方便性，但就會因此產(chǎn)生安全問題，因?yàn)槿耸聶n案的保密性，如何在建立電子檔案時(shí)保證它的安全性？政府也在考慮這塊，再一個(gè)就是前期投入成本很高，很多地方政府目前沒有意識到這塊的必要性，不想投入，投入之后再有后期的維護(hù)費(fèi)用和操作上的問題）此外，在此過程中明顯存在的問題還有，基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位在軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上存在軟硬件不配套的問題，進(jìn)而造成我國基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化基礎(chǔ)性工作不夠標(biāo)準(zhǔn)的問題出現(xiàn)。

1.2 檔案數(shù)字化安全性工作有待進(jìn)一步加強(qiáng)

我國基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位當(dāng)前檔案數(shù)字化管理與建設(shè)工作存在的突出問題還有，檔案數(shù)字化安全性的問題[2]。眾所周知，檔案數(shù)字化管理是要依靠網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)得以實(shí)現(xiàn)的。數(shù)字化設(shè)備的存在、生成與傳遞都離不開計(jì)算機(jī)以及相關(guān)軟硬件的識別。因此，網(wǎng)絡(luò)信息安全問題是影響基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)與管理工作能夠順利開展的關(guān)鍵因素。但是，現(xiàn)階段我國互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境并不安全，病毒以及黑客的攻擊廣泛的存在，這在一定程度為檔案數(shù)字化管理工作帶來安全隱患。此外，由于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)瞬息萬變，技術(shù)更新速度較快。會為檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展帶來一定的滯后性。因此，我國基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案數(shù)字化安全性工作需要進(jìn)一步加強(qiáng)。

1.3 檔案數(shù)字化技術(shù)水平缺乏先進(jìn)性

此外，檔案數(shù)字化技術(shù)水平缺乏一定先進(jìn)性也是影響我國基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理與建設(shè)工作發(fā)展的因素之一[3]。檔案數(shù)字化建設(shè)之所以稱之為數(shù)字化，主要是因?yàn)闄n案數(shù)字化是由網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、電子技術(shù)等眾多新興技術(shù)發(fā)展并支撐起來的產(chǎn)物，其中在數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程中存在的兼容性、時(shí)效性等因素對于檔案數(shù)字化建設(shè)的影響也不容小覷?，F(xiàn)階段，我國大部分的基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作相關(guān)數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)尚未達(dá)到國家既定的標(biāo)準(zhǔn)，對于檔案信息的整理往往沒有規(guī)章制度可言，導(dǎo)致后期檢索較為單一，無法滿足社會人民群眾對于檔案信息的多元化需求。

1.4 檔案數(shù)字化法律法規(guī)制度不夠健全

檔案數(shù)字化法律法規(guī)制度不夠健全同樣也是影響我國基層機(jī)關(guān)單位檔案管理與建設(shè)工作的因素之一[4]。眾所周知，檔案數(shù)字化建設(shè)工作中，常常會涉及到一些檔案信息的隱私權(quán)、知識產(chǎn)權(quán)等問題，這些問題很可能會導(dǎo)致糾紛以及相關(guān)一系列的連鎖反應(yīng)出現(xiàn)，為檔案數(shù)字化建設(shè)與管理工作帶來不便。而當(dāng)前我國基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位現(xiàn)有的檔案數(shù)字化管理工作進(jìn)程中，法律法規(guī)制度缺乏一定的完善度，會此項(xiàng)工作面對相關(guān)產(chǎn)權(quán)糾紛事件出現(xiàn)的防御能力不足。因此，檔案數(shù)字化法律法規(guī)制度不夠健全是基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位當(dāng)前發(fā)展過程中重點(diǎn)要進(jìn)行關(guān)注的問題。

2 推動我國基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)深入發(fā)展的優(yōu)化措施

2.1 加大力度重視基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化基礎(chǔ)工作建設(shè)

加大力度重視我國基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化基礎(chǔ)工作建設(shè)，首要的舉措就是要加強(qiáng)宣傳工作，借助多種媒介提升機(jī)關(guān)單位內(nèi)部工作人員以及廣大人民群眾對于檔案數(shù)字化工作重要性以及緊迫性的認(rèn)知。其次，還要在機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部建立健全檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)化體系，提升軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的配套完善，從根本上改善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后的局面，為我國基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位的建設(shè)提供不竭的動力支持。

2.2 保障當(dāng)前數(shù)字檔案的安全

對于保障當(dāng)前基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字檔案安全工作。首先，應(yīng)注重檔案數(shù)字化的規(guī)范性以及制度性的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格政治機(jī)關(guān)單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，控制電子文件的收集與歸檔，并建立存檔，方便保存重要的原始依據(jù)。其次，利用好網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)庫平臺，加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)安全的防范，提升機(jī)關(guān)單位內(nèi)部檔案管理人員的保密意識，構(gòu)建信息安全保障系統(tǒng)預(yù)防外來的惡意破壞以及篡改現(xiàn)象，從根本上保障數(shù)字檔案信息的安全性。

2.3 積極引進(jìn)國內(nèi)外先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)

積極引進(jìn)國內(nèi)外先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)。主要表現(xiàn)為，首先，基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)利用好計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)資源信息的有利共享，推動檔案管理工作真正的朝著信息化、數(shù)字化的方向發(fā)展。目前，我國國內(nèi)對于檔案數(shù)字化建設(shè)的理論依據(jù)與實(shí)踐性研究較少，為了加快我國基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，不光要改變現(xiàn)有觀念，還要大膽的進(jìn)行實(shí)踐，多借鑒國內(nèi)外先進(jìn)的技術(shù)與經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程的長效發(fā)展。

2.4 建立健全完善的數(shù)字化法律制度，切實(shí)進(jìn)行監(jiān)管

此外，對于我國基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理過程中存在的法律法規(guī)制度的缺失問題，有效的措施就是建立健全完善的數(shù)字化法律制度，切實(shí)進(jìn)行監(jiān)管?；鶎訖C(jī)關(guān)事業(yè)單位各個(gè)部門要強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)督指導(dǎo)工作，加強(qiáng)檔案法制宣傳，可以在機(jī)關(guān)單位內(nèi)部建立目標(biāo)考核制度，不定期的開展抽查工作，做好日常業(yè)務(wù)執(zhí)法的執(zhí)行與檢查，加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)工作，組織基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作者定期進(jìn)行檔案管理方面的理論培訓(xùn)是實(shí)踐監(jiān)督，并建立健全獎懲機(jī)制對工作者的工作情況進(jìn)行制約，在根本上切實(shí)進(jìn)行監(jiān)管，保障基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的依法治檔。

3 結(jié)論

綜上所述，當(dāng)前在我國網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案數(shù)字化建設(shè)工作責(zé)任重大，肩負(fù)著為人民服務(wù)的光榮使命。因此，這就要求我國基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位要把握住時(shí)代發(fā)展的脈搏，既要有勇往直前的動力，又要有與時(shí)俱進(jìn)開拓創(chuàng)新的精神。各部門之間協(xié)調(diào)配合，共同推動基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。因此，本文主要從當(dāng)前基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題以及推動我國基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)深入發(fā)展的優(yōu)化措施兩部分內(nèi)容進(jìn)行細(xì)致的分析。望此次本文研究的內(nèi)容與結(jié)果能夠?yàn)樘嵘覈鶎訖C(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程貢獻(xiàn)綿薄之力。

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