創(chuàng)新人事檔案管理制度與模式的探索

孫杏林

摘 要：在事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中，人力資源管理工作是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，加強(qiáng)事業(yè)單位人力資源管理，對(duì)于提高事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展能力、推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展都具有重要的意義。人事檔案管理是每個(gè)事業(yè)單位都應(yīng)當(dāng)重視和加強(qiáng)的基礎(chǔ)工作項(xiàng)目，加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理，為事業(yè)單位人力資源開(kāi)發(fā)、提升檔案信息資源深度利用水平都具有重要的影響。當(dāng)前事業(yè)單位在人事檔案管理方面還存在一些問(wèn)題，尤其是在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)還面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。本文對(duì)創(chuàng)新人事檔案管理制度與模式進(jìn)行了簡(jiǎn)要分析。

關(guān)鍵詞：創(chuàng)新；人事檔案；管理制度；模式

1 人才交流服務(wù)中心檔案管理工作的作用

人才交流服務(wù)中心的本職工作就是服務(wù)人才，不斷強(qiáng)化人才與市場(chǎng)之間，人才與對(duì)口企業(yè)之前的聯(lián)系，達(dá)到人才交流服務(wù)中心的最終目的。因此，人才交流服務(wù)中心對(duì)社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展具有重要的意義。首先，每個(gè)行業(yè)要想持久穩(wěn)定的運(yùn)轉(zhuǎn)下去，必須具有充足的人才，企業(yè)要想在經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)中占有一席之地，就必須招聘各種人才，人才要想發(fā)揮其個(gè)人價(jià)值就必須尋找合適的崗位和企業(yè)，人才交流服務(wù)中心在這兩者中起著橋梁與媒介的作用。其次，我國(guó)人口數(shù)量眾多，對(duì)于企業(yè)資料與人才資料的管理十分重要，人才交流服務(wù)中心其實(shí)是人才與企業(yè)交流的共享平臺(tái)，可以有效的管理人才資料，更好的為人才服務(wù)。檔案管理工作是人才交流服務(wù)中心最主要的本職工作，人才檔案管理工作是社會(huì)與時(shí)代發(fā)展的結(jié)果。檔案管理工作不斷完善人才市場(chǎng)，對(duì)人才市場(chǎng)的發(fā)展具有非常重要的意義。一方面，檔案管理工作對(duì)企業(yè)選拔優(yōu)秀人才具有指導(dǎo)作用，檔案是每個(gè)人學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷與生活經(jīng)歷等的書面說(shuō)明，企業(yè)對(duì)于人才的初步了解就依靠其檔案。企業(yè)在選拔人才的時(shí)候，為了避免不必要的麻煩，需要選擇對(duì)口專業(yè)的人才，因此，通過(guò)人才交流服務(wù)中心的人才檔案，就可以選擇適合企業(yè)的人才，可以用最少的成本選擇最合適的人才。

2 事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問(wèn)題

2.1 被棄檔案管理難度加大

隨著我國(guó)就業(yè)流動(dòng)率的增大，人才中心的檔案管理工作帶來(lái)一定壓力。一是大部分學(xué)生畢業(yè)時(shí)檔案被轉(zhuǎn)到生源所在地人社局，而很多學(xué)生并沒(méi)有加到原籍報(bào)到，造成檔案的棄置現(xiàn)象。二是雖然有的學(xué)生畢業(yè)后將檔案寄放在人才中心，但是沒(méi)有找到工作之前或有的工作單位不接收個(gè)人檔案的情況下，對(duì)個(gè)人檔案不再過(guò)問(wèn)。久而久之，這些大量被遺棄、長(zhǎng)期無(wú)人問(wèn)津的檔案，給管理人員工作的開(kāi)展造成一定的難度。

2.2 檔案管理服務(wù)創(chuàng)新意識(shí)有待加強(qiáng)

盡管人才交流中心有嚴(yán)格的管理制度，但是在實(shí)際工作中，由于人員崗位配備不足，在一定程度上影響了服務(wù)水平的提升。特別是隨著畢業(yè)生人數(shù)的增加，檔案管理人員的工作內(nèi)容相對(duì)繁重，在辦理相關(guān)手續(xù)及轉(zhuǎn)接過(guò)程中存在不規(guī)范現(xiàn)象，影響了辦事效率。

2.3 檔案管理人員整體業(yè)務(wù)素質(zhì)相對(duì)較低

作為一項(xiàng)政策性較強(qiáng)的工作，人事檔案管理工作需要相關(guān)工作人員在個(gè)人業(yè)務(wù)素養(yǎng)方面過(guò)硬，更需要其具備熟練的計(jì)算機(jī)操作水平。但是，因?yàn)槲覈?guó)事業(yè)單位檔案管理人員近年來(lái)流動(dòng)性相對(duì)較大，很多檔案管理人員在崗位調(diào)整和職務(wù)升遷過(guò)程中被不斷更新，導(dǎo)致了檔案管理工作人員隊(duì)伍“常換常新”，練手的新人多、干活的熟人少這一局面極為普遍，這就導(dǎo)致檔案管理工作多是流于形式。遇到繁重的任務(wù)時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)突擊應(yīng)付、趕夜車等問(wèn)題，嚴(yán)重阻礙了人事檔案管理工作的信息化和現(xiàn)代化水平提高。

2.4 人事檔案管理信息化水平過(guò)低

近年來(lái)，在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展的形勢(shì)下，檔案工作信息化建設(shè)水平得到了大幅的提高，檔案信息化共享服務(wù)正在成為趨勢(shì)，人們可以借助微信公眾號(hào)、手機(jī)APP來(lái)對(duì)信息進(jìn)行實(shí)時(shí)化、遠(yuǎn)程化的調(diào)閱和使用。但我們也要清醒的認(rèn)識(shí)到，當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位在檔案管理方面，距離數(shù)字化、自動(dòng)化、遠(yuǎn)程化、網(wǎng)絡(luò)化的目標(biāo)差距還很大。事業(yè)單位檔案管理工作中有的事業(yè)單位甚至還沒(méi)有配備信息化管理軟件，人事信息缺乏相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)的支撐，電子檔案建立工作更是進(jìn)展緩慢。

3 創(chuàng)新人事檔案管理的措施

3.1 強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

在新形勢(shì)下，人才交流服務(wù)中心檔案管理工作高效開(kāi)展離不開(kāi)高水平的檔案管理人才。人才交流服務(wù)中心要注重檔案管理人員培訓(xùn)，以現(xiàn)代化檔案管理要求為基點(diǎn)，以檔案管理人員的綜合素質(zhì)為媒介，分階段、分層次開(kāi)展系統(tǒng)化的檔案培訓(xùn)工作，在理論、實(shí)踐兩方面培訓(xùn)的結(jié)合下，引導(dǎo)檔案管理人員進(jìn)行再教育學(xué)習(xí)，在學(xué)習(xí)檔案管理新知識(shí)、法律法規(guī)、信息技術(shù)知識(shí)中提升檔案管理知識(shí)層次。人才交流服務(wù)中心要利用形式多樣化的實(shí)踐培訓(xùn)，引導(dǎo)檔案管理人員規(guī)范操作檔案管理系統(tǒng)以及配套硬軟件設(shè)施，科學(xué)處理檔案信息化管理問(wèn)題，提升檔案信息化管理能力、實(shí)踐操作能力等。人才交流服務(wù)中心要借助具體化培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案管理人員主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，及時(shí)為檔案使用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，滿足他們?cè)跈n案查詢、使用等方面的需求，促使檔案信息資源得到高層次利用，確保檔案管理人員在層層實(shí)踐過(guò)程中提高自身綜合素質(zhì)，成為當(dāng)下我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展中的高素質(zhì)人才。人才交流服務(wù)中心也要注重先進(jìn)檔案人才引進(jìn)，深化檔案人才結(jié)構(gòu)中發(fā)展壯大檔案人才隊(duì)伍。

3.2 創(chuàng)新檔案管理服務(wù)工作的手段

加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理，結(jié)合本地人才交流中心的實(shí)際，制定出適宜自身管理的相關(guān)制度。比如：積極應(yīng)用現(xiàn)代科技管理手段，通過(guò)開(kāi)設(shè)一站式服務(wù)等方式提高工作效率，為畢業(yè)生檔案信息的流轉(zhuǎn)程序提供更加便捷的服務(wù)途徑。同時(shí)，應(yīng)不定期對(duì)檔案室的案卷進(jìn)行梳理，及時(shí)完善檔案內(nèi)容，特別是對(duì)一些長(zhǎng)期無(wú)人問(wèn)津的檔案，要盡可能提供更新服務(wù)，要強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，主動(dòng)與檔案代理人取得聯(lián)系，補(bǔ)齊相關(guān)的資料，方便日后調(diào)檔和歸檔。

3.3 嚴(yán)格人事檔案管理，確保信息數(shù)據(jù)準(zhǔn)確

在人事制度改革不斷邁向深入的今天，選拔、考核、考察、培訓(xùn)干部人選需要調(diào)閱大量的歸檔材料，這就進(jìn)一步提高了檔案材料收集的要求，事業(yè)單位人事檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案內(nèi)容相關(guān)的材料及時(shí)認(rèn)真收集，做好歸檔整理，還要高度重視資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，嚴(yán)格杜絕不合理的材料。實(shí)現(xiàn)檔案資料的完備健全、可靠可信，實(shí)現(xiàn)檔案資料的準(zhǔn)確性、權(quán)威性與真實(shí)性，使檔案資料能夠更好地對(duì)人事檔案價(jià)值進(jìn)行展現(xiàn)。

3.4 建立檔案管理制度

制定符合本單位所屬地區(qū)特點(diǎn)的各項(xiàng)管理制度。例如，山東省東阿縣人才交流服務(wù)中心把工作和責(zé)任落實(shí)到每個(gè)部門及每個(gè)人身上，把檔案分類管理，專人接收，專人管理，所有檔案的進(jìn)出都要根據(jù)規(guī)章制度進(jìn)行辦理。也對(duì)檔案進(jìn)行分級(jí)分類，比如按區(qū)域進(jìn)行分類的檔案可以再按院校、專業(yè)、學(xué)歷等分，然后登記編號(hào)，查找管理起來(lái)方便快捷，被棄檔案也是如此，專人負(fù)責(zé)管理，及時(shí)清理分類。科學(xué)化、制度化、系統(tǒng)化地管理好每一份檔案，才能證明所制定的各項(xiàng)規(guī)章制度是否實(shí)用。

4 結(jié)束語(yǔ)

事業(yè)單位作為國(guó)家機(jī)構(gòu)的重要分支，在發(fā)展的過(guò)程中，管理工作是其重點(diǎn)工作內(nèi)容，其中人事檔案管理工作是事業(yè)單位的重要環(huán)節(jié)，影響著單位員工的升遷和人才的應(yīng)用，可是現(xiàn)在的事業(yè)單位人事檔案管理工作效率和質(zhì)量都比較低，嚴(yán)重影響事業(yè)單位的發(fā)展。所以在新時(shí)期，一定要加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理工作的創(chuàng)新，提高人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

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