菏澤市120急救指揮中心檔案信息管理體系的健全與完善

摘 要：要加強對急救中心的科學(xué)管理，提升醫(yī)療急救服務(wù)水平，提高醫(yī)療救援能力，就必須做好急救中心的檔案管理工作。本文根據(jù)菏澤市120急救指揮中心檔案管理現(xiàn)狀，就檔案信息管理體系的建立與完善深入研究，提出系統(tǒng)表述。

關(guān)鍵詞：急救中心；信息管理；檔案管理

1 急救中心檔案管理工作的重要性

1）從當(dāng)前國內(nèi)急救中心的檔案信息資源形成情況來看，其均是急救中心在履行自身工作職責(zé)之中所形成的具有保存價值的各類檔案信息資源，這些檔案信息資源的載體形式多種多樣，既有傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息資源，也有電子信息資源以及聲像檔案信息資源等。對于急救中心而言，檔案信息資源是其各項日常工作的記錄，不但包括了上級部門的工作部署，還有自身的工作規(guī)章、制度，以及大量的業(yè)務(wù)工作記錄等。通過對前述檔案信息資源的存儲與保管，能夠?qū)崿F(xiàn)對急救中心整體工作開展情況的真實記錄，同時，還能夠為急救中心的領(lǐng)導(dǎo)層、業(yè)務(wù)部門和后勤工作人員開展各項日常工作、總結(jié)自身在以往工作中所取得的經(jīng)驗、教訓(xùn)和不足提供翔實的依據(jù)。還有就是，借助對檔案信息資源管理工作的重視和投入，將為制定具體的工作方略、領(lǐng)會黨中央同國務(wù)院的各項工作指示、工作人員的績效表現(xiàn)情況等方面提供科學(xué)的依據(jù)，進而幫助急救中心實現(xiàn)工作效率與醫(yī)護服務(wù)質(zhì)量的提升。

2）具有一定的法律效應(yīng)。急救中心檔案主要是記錄有關(guān)病人健康情況的文件材料，包括醫(yī)務(wù)人員對病人的客觀檢查結(jié)果及對病情的分析、診療過程和轉(zhuǎn)歸情況的記錄，是具有法律效力的材料，是法定的醫(yī)學(xué)文件，是各項法律訴訟中的書證，其在很多涉及法律的領(lǐng)域內(nèi)，都起著關(guān)鍵作用。可見，做好檔案管理工作，能夠在發(fā)生醫(yī)療糾紛的時候，為急救中心提供法律依據(jù)。

2 檔案信息資源收集范圍的界定

檔案資料的收集是檔案管理的主要業(yè)務(wù)。隨著時代的發(fā)展，社會與個人的信息利用需求日益強烈。這就給急救中心有用信息的獲取和收集管理提出了更高的要求。急救過程中，急救中心客觀地記錄有病人急救全程實時全方位錄像錄音以及紙質(zhì)數(shù)據(jù)信息，不僅是醫(yī)患糾紛處理的法律依據(jù)，還是醫(yī)院應(yīng)急能力及?？铺亻L的實際體現(xiàn)，是考核評價急救人員績效的客觀依據(jù)。檔案部門必須將其無一遺漏地盡收囊中。

1）急救中心歷史沿革資料。急救中心從無到有、從小到大、從分支到獨立，整個發(fā)展歷程全貌的信息資料是重要的檔案信息資源。中心檔案中必須如實記錄反映。諸如中心的場地、設(shè)施、設(shè)備、規(guī)劃、設(shè)計、建設(shè)等原始影像、視頻、圖紙資料，以及組織機構(gòu)的變遷；印模式樣的啟用更改；文化、科技、制度、管理經(jīng)驗等傳承資料都在收集之列。

2）院前急救全程信息資料。院前急救全程檔案所記載的內(nèi)容不同于醫(yī)院門診與住院部門。急救全程檔案必須從急救中心受理報警、調(diào)度員派車開始，到現(xiàn)場搶救，送達(dá)醫(yī)院全部過程的信息資料無一遺漏地記錄在案。大到病名病因、責(zé)任大夫護士、救治用藥措施，小到出車車型、車速、行車公里數(shù)，細(xì)到調(diào)度員接警的對話語態(tài)、派車指令的錄音資料，都要收集在案。病人姓名、地址、起止時間以及各項收費等信息資料也自然照收不誤了。這些檔案信息資料收集后，還應(yīng)按照病種、發(fā)病年齡與地域、發(fā)病原因及時進行分類、整理、編目、歸檔。并通過計算機系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案統(tǒng)計、保存、檢索及應(yīng)用的系統(tǒng)而科學(xué)的管理。不僅方便衛(wèi)生主管部門及科研工作人員的快速查詢，而且在發(fā)病規(guī)律研究、搶救經(jīng)驗總結(jié)及預(yù)防方法的探索方面發(fā)揮著應(yīng)有的作用。

3）中心行政活動資料。在院前急救全程信息資料收集的同時，急救中心還要拓寬檔案信息資源，進行全方位、多層次的收集開發(fā)工作。一是上級機關(guān)下達(dá)的決定、制度、通知等指導(dǎo)性文件；二是本中心上報的總結(jié)匯報材料、請示報告及相關(guān)批件；三是大型會議紀(jì)要、重大事件、學(xué)術(shù)研討、醫(yī)療保健、人才培訓(xùn)，及其黨辦、工會、團委活動及各科室日常例行活動情況等材料的完整收集，以充實檔案信息，實現(xiàn)資源共享。

3 收集方式的創(chuàng)新

豐富的檔案信息資源是做好檔案服務(wù)工作的基礎(chǔ)。新穎的信息資源收集方式，往往可以收到事半功倍的收集效果。因此，很有必要打破按部就班的收集習(xí)慣，多管齊下，迅速及時地獲取完整齊全的檔案信息。

1）主動出擊收集法。急救中心檔案工作人員采取積極采集方式，真正走出辦公室，加強與各科室相關(guān)人員的聯(lián)系和協(xié)調(diào)，確保檔案信息能及時收集，了無遺漏。檔案工作人員還可以自己動手，親自進行中心召開的大型會議的拍攝，或參與重大事件與活動的拍攝，直接獲得齊全完整的第一手照片與鏡頭資料。并收集轄區(qū)范圍內(nèi)醫(yī)院的地理位置、急救設(shè)施、專家優(yōu)勢、血量存儲，以及聯(lián)系電話等相關(guān)信息，以便在緊急情況下迅速確立處置預(yù)案，為病人贏得更多搶救時間。

2）檔案組織網(wǎng)絡(luò)收集法。急救中心可以成立自上而下的檔案組織管理網(wǎng)絡(luò)機構(gòu)，在各科室設(shè)立兼職檔案員，正式行文明確要求其負(fù)責(zé)本科室檔案收集與報送，并對收集時間、歸檔內(nèi)容及其目錄編排做出具體規(guī)定。檔案部門針對所收集報送的信息資料，在鑒別分類的基礎(chǔ)上，整理歸檔，統(tǒng)一進行分卷編號，列出目錄明細(xì)，以備檢索查詢。

3）“非常規(guī)資料”的追蹤催交收集法?！胺浅Ｒ?guī)資料”是一些臨時性工作形成的文件資料。諸如赴外地參會的會議文件資料；同合作單位業(yè)務(wù)洽談形成的合同或協(xié)議等契約資料；機關(guān)工作人員調(diào)離退休變動時需要移交的文件材料；上級部門授予的榮譽證書；以及一些專項活動的文字、聲像、圖片等。這些資料如不及時收集，極易散落在部門或個人手中，檔案工作人員要主動提醒，及時追蹤收集催交。

4）電子文檔網(wǎng)絡(luò)上傳收集法。隨著辦公自動化和檔案信息系統(tǒng)計算機管理的普及，急救中心各部門對檔案信息資源實現(xiàn)了聯(lián)網(wǎng)互通。檔案部門要充分利用網(wǎng)絡(luò)功能，通過上傳方式進行文件和圖片資料的收集，形成電子文檔，方便查詢與共享。

4 檔案管理制度的完善

1）提高檔案管理工作認(rèn)識。急救中心檔案信息資源管理部門必須注重增強自身的檔案管理與服務(wù)意識，充分認(rèn)識到檔案信息資源管理工作的有序進行是確保急救中心日常工作穩(wěn)定運行的關(guān)鍵。各地急救中心應(yīng)當(dāng)給予檔案信息資源管理工作以足夠的重視和投入，避免將此項工作視為一項可有可無的工作，而是將之作為一項重要的工作內(nèi)容常抓不懈，以便通過檔案信息資源管理工作的開展，提升急救中心整體的醫(yī)療服務(wù)水平。為達(dá)成這一目的，急救中心應(yīng)當(dāng)通過召開專題研討會、主題學(xué)習(xí)等方式，引領(lǐng)急救中心全體員工實現(xiàn)對檔案信息資源管理工作的重視。

2）完善檔案管理工作制度。對于檔案管理工作而言一個完善的、系統(tǒng)的管理制度是至關(guān)重要的保障性條件。為此，急救中心在做好檔案管理工作的過程中，必須完善檔案管理的工作制度。比如，制定更為合理的歸檔范圍，嚴(yán)格要求相關(guān)部門按照規(guī)定，進行歸檔交接工作；制定《檔案安全保密制度》等，嚴(yán)格要求檔案工作人員遵循保密制度；要制定檔案管理的具體實施細(xì)則，使各個環(huán)節(jié)滴水不漏，并不斷地細(xì)化和完善實施細(xì)則，保障檔案管理工作制度的完善。

3）加強檔案的信息化建設(shè)。檔案資源信息化建設(shè)已然成為社會共識，急救中心檔案管理部門必須注重對自身檔案信息資源管理觀念的更新，積極摸索新辦法、探索新途徑，以便能夠積極推動急救中心檔案信息資源工作向現(xiàn)代化管理模式的轉(zhuǎn)變，從而能夠依托檔案信息資源現(xiàn)代化管理模式的建設(shè)，更好地服務(wù)中心的發(fā)展建設(shè)。

參考文獻

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[2]董建峰.轉(zhuǎn)變和更新觀念，強化檔案信息化管理建設(shè)[J].信息記錄材料，2018（4）.

作者簡介

邢國亮（1977-），男，漢，山東東明人，漢語言文學(xué)專業(yè)，菏澤市120急救指揮中心。