淺析新時(shí)代檔案管理信息化建設(shè)

葉佐林

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)全球化和文化多元化發(fā)展，各行各業(yè)都在不斷謀求轉(zhuǎn)型和發(fā)展，檔案信息管理備受關(guān)注。在信息化時(shí)代背景下，檔案信息管理對(duì)于大數(shù)據(jù)分析至關(guān)重要，發(fā)展策略等科學(xué)決策都離不開(kāi)嚴(yán)謹(jǐn)精密的數(shù)據(jù)支持。本文通過(guò)闡述如今事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程中的不足之處，分別從機(jī)構(gòu)建設(shè)、人員技能、體系完善、服務(wù)理念等多個(gè)維度出發(fā)，提出有利于新時(shí)代檔案管理建設(shè)發(fā)展的合理性策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；策略；新時(shí)代

1 概述

隨著時(shí)代進(jìn)步和科技發(fā)展，信息化程度日益顯著。傳統(tǒng)的人工形式存檔管理模式已經(jīng)不適應(yīng)如今的市場(chǎng)形勢(shì)，各行各業(yè)開(kāi)始借用互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代優(yōu)勢(shì)開(kāi)展大數(shù)據(jù)分析，不僅有利于進(jìn)行科學(xué)的分析和評(píng)價(jià)，還可以更加便利的進(jìn)行人員變動(dòng)等登記成冊(cè)，更有助于進(jìn)行存檔保存，提高檔案信息的安全性。如今信息化建設(shè)作為檔案建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，在當(dāng)今社會(huì)發(fā)展進(jìn)程承擔(dān)著舉足輕重的作用。鑒于我國(guó)信息化建設(shè)工作處于發(fā)展的初級(jí)階段，各大事業(yè)單位都已經(jīng)意識(shí)到檔案管理的重要性，開(kāi)始信息時(shí)代存檔工作，但仍然有很多發(fā)展瓶頸。

2 事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)存問(wèn)題分析

開(kāi)展檔案管理工作，是針對(duì)組織單位而言的，通過(guò)信息存檔和整理分類(lèi)，保障檔案信息的完備性，獲取即時(shí)性等特性；構(gòu)建運(yùn)行一套完備的檔案管理模式，可以將人員管理井井有條，為人事變動(dòng)和招聘等工作提供后期數(shù)據(jù)支持和信息保障，對(duì)于未來(lái)發(fā)展而言至關(guān)重要。如今事業(yè)單位開(kāi)始逐漸實(shí)施全方位的檔案管理信息化建設(shè)工作，是針對(duì)我國(guó)如今高數(shù)量人口、高數(shù)量信息庫(kù)的一種全新的檔案管理模式。

2.1 不重視檔案管理工作

由于事業(yè)單位內(nèi)部從業(yè)人員大多工作年限較長(zhǎng)，學(xué)習(xí)能力和對(duì)于新鮮事物思想的接受能力受到限制，很多中高層管理者的思想觀念較為落后，對(duì)于檔案信息化管理模式持一種觀望態(tài)度，覺(jué)得信息化建設(shè)較為繁瑣。一方面，不論從資金支持還是政府政策法律條文方面，都沒(méi)有提供充分支持，導(dǎo)致檔案管理工作漏洞百出，另一方面，人員認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為檔案管理工作就是日常事務(wù)性工作，忽略了管理的作用，因此檔案管理工作從業(yè)人員并沒(méi)有很好地專(zhuān)業(yè)管理素質(zhì)和信息化操作基礎(chǔ)，檔案信息化管理系統(tǒng)構(gòu)建進(jìn)度緩慢。

2.2 操作流程不規(guī)范

如今社會(huì)沒(méi)有形成制式的法律條文，對(duì)于檔案信息化管理的具體流程沒(méi)有進(jìn)行規(guī)范，信息化建設(shè)較為混亂，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)環(huán)境比較嘈雜，更不利于信息化建設(shè)工作正常落實(shí)。在事業(yè)單位也是如此，對(duì)于檔案信息沒(méi)有確切的分類(lèi)和實(shí)時(shí)更新，由于沒(méi)有進(jìn)行云端處理和信息統(tǒng)計(jì)，因此信息存檔工作出現(xiàn)斷檔和后期補(bǔ)充補(bǔ)齊得現(xiàn)象，導(dǎo)致很多信息查詢(xún)困難，信息失真。

2.3 技術(shù)環(huán)節(jié)較為薄弱

檔案信息化建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期的持續(xù)的過(guò)程，需要結(jié)合各行各業(yè)的實(shí)際情況，在保障整體模式的前提下，進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)研究，但是如今市場(chǎng)中嚴(yán)重缺乏先進(jìn)的信息技術(shù)和軟件研發(fā)能力。檔案信息化建設(shè)如今由于缺乏資金支持和政策支持，導(dǎo)致信息技術(shù)較為落后，網(wǎng)站維護(hù)較為薄弱，出現(xiàn)信息被盜不安全等情況；機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)團(tuán)隊(duì)，人崗不匹配，技術(shù)虧空。

2.4 缺乏專(zhuān)業(yè)的技術(shù)團(tuán)隊(duì)

大多信息管理團(tuán)隊(duì)是事業(yè)單位中臨近退休人員，由于年齡和精力原因，大多認(rèn)為檔案管理是一個(gè)閑職，沒(méi)有了學(xué)習(xí)和更新管理模式的激情和熱忱。事業(yè)單位內(nèi)檔案管理人員信息化管理水平低，不足以應(yīng)對(duì)復(fù)雜多變的市場(chǎng)環(huán)境，不利于現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程。導(dǎo)致出現(xiàn)一些新的政策和制度，沒(méi)有一定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膱?zhí)行力，也會(huì)出現(xiàn)一些愛(ài)與人情面子，賞罰不明的情況出現(xiàn)。

3 事業(yè)單位檔案管理體系建設(shè)完善措施

3.1 管理者高度重視

首先領(lǐng)導(dǎo)者們應(yīng)該意識(shí)到當(dāng)今社會(huì)檔案管理信息化的必要性，學(xué)會(huì)借助大數(shù)據(jù)時(shí)代特色進(jìn)行檔案管理工作，行政管理部門(mén)意識(shí)到信息化管理的重要性，成立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部，且檔案部門(mén)明確自身定位，懂得爭(zhēng)取足夠的經(jīng)費(fèi)和技術(shù)投入；以中高層管理者為代表，呼吁大家共同掌握檔案管理的實(shí)質(zhì)內(nèi)涵，將事務(wù)性工作與管理實(shí)踐充分結(jié)合，突破傳統(tǒng)登記壁壘，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理模式和思想理念，利用信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)科技提高檔案管理的信息化程度。定期組織人員外出培訓(xùn)，能夠去檔案管理信息化比較健全的單位進(jìn)行學(xué)習(xí)和經(jīng)驗(yàn)交流，高薪優(yōu)待聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)管理人才，能夠提高企事業(yè)等機(jī)關(guān)單位的檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程。

3.2 實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理

國(guó)家政府出臺(tái)有關(guān)政策，鼓勵(lì)檔案管理信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化?！稒n案管理法》等規(guī)定建檔工作的前期準(zhǔn)備、中期錄入和后期分析存儲(chǔ)工作等。從整體層面上形成一種規(guī)范化管理模式，響應(yīng)政策要求，一方面學(xué)習(xí)國(guó)外優(yōu)秀的管理模式，另一方面，結(jié)合機(jī)關(guān)單位自身發(fā)展情況，制定針對(duì)性有特色的信息化存檔章程。

提高檔案管理和存儲(chǔ)的規(guī)范化，各個(gè)事業(yè)單位部門(mén)都應(yīng)該建立自己檔案，通過(guò)對(duì)于檔案進(jìn)行重要層次分級(jí)設(shè)置，按照人物、會(huì)議、規(guī)范等依次進(jìn)行存檔，對(duì)于政策類(lèi)型文件進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，有助于形成事業(yè)單位自身特有的文化瑰寶和技術(shù)特色，進(jìn)而在如今日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)有效的位置。

3.3 提高檔案管理信息化建設(shè)程度

一方面，加大資金投入力度，完善設(shè)備的武裝和武裝保障，國(guó)家和政府也提供一定的貸款政策支持，全力支持檔案管理信息化建設(shè)工作的開(kāi)展，提供財(cái)力支持；另一方面，提高信息技術(shù)技能提高，凈化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，提高信息的安全性；綜合考慮檔案信息的保密性和安全性，需要提高軟件的防盜功能，避免系統(tǒng)漏洞，引進(jìn)先進(jìn)的數(shù)據(jù)分析軟件和登記軟件，提高存儲(chǔ)機(jī)構(gòu)的信息保密度。提高信息分析能力，進(jìn)行合理篩選和評(píng)估，幫助中高層管理者進(jìn)行合理預(yù)測(cè)，為事業(yè)單位有關(guān)機(jī)構(gòu)冗員和缺員現(xiàn)象做出合理性建議，使得檔案信息管理成為中高層管理者科學(xué)合理決策的關(guān)鍵保障。

3.4 加強(qiáng)人才梯隊(duì)建設(shè)強(qiáng)度

提高組織內(nèi)檔案管理信息化建設(shè)的人才梯隊(duì)建設(shè)程度，可以通過(guò)針對(duì)學(xué)歷、經(jīng)歷、表?yè)P(yáng)素養(yǎng)、年齡等多項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行選拔，提高入職門(mén)檻，進(jìn)而檔案管理人員的綜合素質(zhì)；進(jìn)行相互交流，組織開(kāi)展培訓(xùn)等管理技能提升模式，提高在職人員的現(xiàn)有技能和素養(yǎng)；設(shè)定科學(xué)的考核指標(biāo)，采取360績(jī)效考核的方式，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)內(nèi)人員進(jìn)行合理競(jìng)爭(zhēng)，帶動(dòng)全員的工作積極性；作為事業(yè)單位的每一位成員，應(yīng)該不斷提升自身素質(zhì)，以為人們服務(wù)為宗旨，提高服務(wù)意識(shí)。

4 結(jié)束語(yǔ)

在當(dāng)今社會(huì)，信息化時(shí)代懂得如何借助網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，開(kāi)展科學(xué)合理的建設(shè)檔案管理，對(duì)于單位的未來(lái)發(fā)展而言是至關(guān)重要的。尤其對(duì)于政府事業(yè)駕管部門(mén)而言，是能夠應(yīng)付復(fù)雜多變的市場(chǎng)環(huán)境，實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定發(fā)展的重要保證，本文通過(guò)從人才隊(duì)伍建設(shè)、國(guó)家政策支持、檔案信息管理技術(shù)提升、服務(wù)理念等角度出發(fā)，整體提高事業(yè)單位檔案整體的信息化建設(shè)程度，使得有效的信息得以更好的存儲(chǔ)和應(yīng)用。

參考文獻(xiàn)

[1]陳燕女.現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案管理的影響和對(duì)策[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊：科技經(jīng)濟(jì)信息化，2018，26（10）：21.

[2]張華.企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題與發(fā)展對(duì)策探析[J]信息技術(shù)：西安復(fù)合航天材料研究所，2017（04）：221.

[3]張曉華.電力企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].管理研究，2018（12）：18-19.

[4]宋剛.檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題與對(duì)策研究[J].群文論壇，勞動(dòng)就業(yè)管理2018（02）：49.

[5]戴彥.檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與對(duì)策[J].信息化建設(shè)，2017.1（2）：25-26.