新時(shí)期高校人事檔案管理信息化建設(shè)探析

邵銘宇

摘 要：在信息化時(shí)代下，高校人事檔案管理中也逐步應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)，這是提高檔案管理工作質(zhì)量與效率的有效途徑。但是從當(dāng)前高校人事檔案管理工作來(lái)看，由于領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理者思想上的忽視，不僅信息化應(yīng)用水平不高，也對(duì)檔案管理信息化建設(shè)缺乏足夠重視，導(dǎo)致人事檔案難以得到妥善保存與高效利用。因此高校應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)的作用，確保在人事檔案管理中有效應(yīng)用，才能真正發(fā)揮出檔案資料的作用，為高校人事工作的順利開展打牢基礎(chǔ)。本文通過(guò)分析高校人事檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題，提出了切實(shí)可行的應(yīng)對(duì)策略。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；高校人事檔案管理；信息化建設(shè)

長(zhǎng)期以來(lái)，高校人事檔案管理中以紙質(zhì)管理模式為主，這樣不僅工作量極大，管理程序也非常復(fù)雜，對(duì)人員素質(zhì)與能力上要求極高，容易出現(xiàn)問(wèn)題與紕漏。人事檔案管理作為高校管理工作中的重要一環(huán)，包括了全體教職工的個(gè)人信息，且隨著教師從業(yè)者數(shù)量的增加，極大增加了檔案管理工作難度與任務(wù)，加快信息化建設(shè)已經(jīng)勢(shì)在必行。高校通過(guò)提升人事檔案信息化管理水平，能夠減少繁瑣、重復(fù)的人工活動(dòng)，促使人事檔案管理工作更加高校開展，在計(jì)算機(jī)支持下可以快速對(duì)人事檔案作出分類，也有利于讓檔案收集、整理、存儲(chǔ)、查詢和利用等快速進(jìn)行，尤其是一些珍貴檔案資料能夠長(zhǎng)久保存，防止出現(xiàn)遺失的問(wèn)題。對(duì)此高校要在人事檔案管理信息化建設(shè)中加大投入力度，真正發(fā)揮出人事檔案促進(jìn)高校發(fā)展的重要作用。

1 高校人事檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

1）檔案管理思想落后。在現(xiàn)如今時(shí)代下管理中所出現(xiàn)的問(wèn)題最突出的便是思想跟不上信息技術(shù)的發(fā)展，對(duì)信息技術(shù)認(rèn)識(shí)不到位，忽略信息技術(shù)。檔案管理意識(shí)薄弱，管理員老舊的思想，沒(méi)有足夠的能力對(duì)信息資源加以利用，缺乏創(chuàng)新能力，在一些技術(shù)性問(wèn)題上難以處理。對(duì)此在信息資源的運(yùn)用上也不完善，造成了資源上的浪費(fèi)。對(duì)數(shù)據(jù)化平臺(tái)建設(shè)建立認(rèn)識(shí)不全面，阻礙了高校人事檔案管理工作的提升。

2）檔案管理手段單調(diào)。全世界信息化技術(shù)的普及，國(guó)家倡導(dǎo)無(wú)紙化辦公，但在我國(guó)當(dāng)前的背景下無(wú)紙化辦公沒(méi)有得到廣泛應(yīng)用。當(dāng)前在高校人事檔案管理時(shí)，具有很大的挑戰(zhàn)性，“齊堆式”的人事檔案管理方法在高校中仍然存在，與此同時(shí)，電子計(jì)算機(jī)在高校的管理中沒(méi)有廣泛應(yīng)用，使得高校的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施和電腦配置不符合，十分落后[1]。與此同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)后臺(tái)維護(hù)不及時(shí)，軟件沒(méi)有進(jìn)行開發(fā)研究，最后就導(dǎo)致檔案管理信息化質(zhì)量低下，無(wú)紙化辦公跟不上，多方面問(wèn)題的存在，檔案管理信息沒(méi)有達(dá)到要求，行政干部人事制度也就無(wú)法更好管理。

3）檔案管理體制不完善。很多高校沒(méi)有完整的人事檔案管理體系，管理的方法老舊，對(duì)人事檔案管理疏于重視。監(jiān)管的人事檔案也不完善和透明，例如在人事檔案材料中出現(xiàn)不真實(shí)的材料，使人事檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確性讓人懷疑，人事檔案的安全完善性缺少必要的保護(hù)措施。人事檔案管理是人事工作的后盾，保密性和安全準(zhǔn)確性尤為重要，對(duì)此這種不完善的人事檔案體系是需要改善的，亟需進(jìn)行改革。

4）檔案管理人員素質(zhì)偏低。由于很多人事檔案管理人員的素質(zhì)和學(xué)習(xí)水平的不同，很多人事檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，素質(zhì)業(yè)務(wù)能力不足。當(dāng)前對(duì)檔案管理人員來(lái)說(shuō)，不僅要掌握信息化知識(shí)，還應(yīng)該有較為專業(yè)的檔案管理知識(shí)。高校對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)不到位，認(rèn)為檔案管理只是對(duì)人事的管理，沒(méi)有引起重視，所教學(xué)的內(nèi)容也沒(méi)有及時(shí)得到更新，不能跟上社會(huì)發(fā)展的腳步。

2 高校人事檔案管理信息化建設(shè)的策略

1）轉(zhuǎn)變信息化檔案管理理念。出現(xiàn)因思想而造成的問(wèn)題，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者和檔案管理人員需要改變?nèi)耸聶n案管理的思想。第一、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者要正確認(rèn)識(shí)信息化管理的必要，對(duì)信息化資源的投入，讓檔案管理人員定期進(jìn)行學(xué)習(xí)[2]。第二、管理人員需要改變思想道路和自身的意識(shí)，積極參與信息化管理技術(shù)的學(xué)習(xí)，提高自身的服務(wù)思想，把自己放在正確的位置上。對(duì)此，在對(duì)新技術(shù)應(yīng)用的時(shí)候，可以發(fā)揮自己的思想，將信息化技術(shù)融入，建設(shè)新的管理方法和模式。

2）加大信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入。首先，人事檔案管理工作應(yīng)該高度重視，將它作為高校相關(guān)管理工作的根本，將人事檔案管理工作加入到學(xué)校的預(yù)算中。其次，我國(guó)高校適當(dāng)?shù)母淖內(nèi)耸聶n案管理的費(fèi)用投入，筆者以為，在以前經(jīng)費(fèi)的基礎(chǔ)上可以適時(shí)的增加經(jīng)費(fèi)。與此同時(shí)，學(xué)校還應(yīng)該適當(dāng)?shù)脑黾与娔X等硬件設(shè)備，在電腦設(shè)備完善的情況下建立健全檔案計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)，引入云系統(tǒng)到電腦的共享平臺(tái)上，就可以保證檔案信息的準(zhǔn)確性，讓檔案的現(xiàn)代化和信息化建設(shè)快速發(fā)展。

3）人事檔案管理的數(shù)據(jù)化。把計(jì)算機(jī)管理人事檔案利用起來(lái)，建立健全完善的數(shù)據(jù)，前期做好信息的匯總和錄入工作，再到后期的分門類別和維護(hù)，需要都實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一、規(guī)范、自動(dòng)化。不再需要紙質(zhì)的資料，所有的檔案人事工作者主要通過(guò)電子郵件和社交網(wǎng)站來(lái)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化辦公?，F(xiàn)代化設(shè)備例如掃描儀，將人事資料掃描錄入到電腦上，避免在錄入時(shí)出錯(cuò)[3]。由于運(yùn)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備，對(duì)人事檔案前期的資料錄入會(huì)比較嚴(yán)格，在前期錄入時(shí)要嚴(yán)格監(jiān)管和重復(fù)檢查，需要有專門的檔案管理人員及時(shí)的對(duì)電腦數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行查看和維護(hù)。運(yùn)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備就能將人力從繁雜的信息資料中解救出來(lái)，創(chuàng)造良好的管理服務(wù)。在高校內(nèi)要建立健全人事檔案資料，預(yù)防因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)原因?qū)е聰?shù)據(jù)的丟失。

4）加強(qiáng)人事檔案管理安全監(jiān)管。人事檔案管理是人事工作不可缺少的重要環(huán)節(jié)，資料的泄露和丟失一定會(huì)給其他工作帶來(lái)無(wú)法挽回的影響。人事檔案管理的核心便是安全性保密性，加強(qiáng)人事檔案管理的思想和方法勢(shì)在必行，需要建立健全人事檔案管理體系，讓之前的制度得到完善，讓管理人員在規(guī)則制度下認(rèn)真工作，依法辦事，避免不必要的問(wèn)題發(fā)生?；诖耍芾砣藛T需要增加自身的法律知識(shí)，積極學(xué)習(xí)法律。所以加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的安全保密性監(jiān)督工作非常重要。需要從制度體系和專業(yè)知識(shí)方面來(lái)拒絕檔案資料的泄露。第一、需要設(shè)立完善的管理體系，設(shè)置懲罰制度，讓有這種思想的人知難而退。從制度上拒絕泄露資料和數(shù)據(jù)缺失的可能性。第二、需要安排專門的人員對(duì)電腦數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行維護(hù)和查看，備份數(shù)據(jù)，在技術(shù)上對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)加固安全性。

5）提升檔案管理者綜合素質(zhì)。檔案管理人員是最先接觸檔案的，在此基礎(chǔ)上就對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)有很高的要求。開始，需要檔案管理者基礎(chǔ)的專業(yè)檔案管理知識(shí)和自身的素養(yǎng)要求。高校在選擇檔案管理人員時(shí)考核目標(biāo)要嚴(yán)格，檔案管理人員是兼職人員的這種情況一定不能選擇，然后，檔案管理人員應(yīng)該對(duì)現(xiàn)代化信息技術(shù)基本了解，需要有熟悉運(yùn)用設(shè)備的能力[4]。檔案管理人員在學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)之外，還應(yīng)該跟上社會(huì)的腳步，讓自己的技術(shù)能力提升，高校也應(yīng)該對(duì)檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的技術(shù)知識(shí)培訓(xùn)。需要轉(zhuǎn)變檔案管理人員是文科生的這種思想。當(dāng)前高校維護(hù)和運(yùn)行先進(jìn)技術(shù)設(shè)備的相關(guān)人才缺乏。通過(guò)整改措施，以達(dá)到提高整體團(tuán)隊(duì)的綜合素質(zhì)，培養(yǎng)有正確的政治方向，專業(yè)的素養(yǎng)以及基礎(chǔ)知識(shí)扎實(shí)的科學(xué)能力全方面發(fā)展的人事檔案管理人才團(tuán)隊(duì)。

3 結(jié)語(yǔ)

總之，人事檔案管理對(duì)高校的發(fā)展與建設(shè)意義重大， 對(duì)檔案管理人員來(lái)說(shuō)，需要形成良好的職業(yè)道德，掌握豐富的檔案管理知識(shí)，能夠熟練操作各種現(xiàn)代化設(shè)備與技術(shù)。同時(shí)高校還要結(jié)合人事檔案信息化管理的要求，盡快建立起完善的檔案管理制度，確保這項(xiàng)工作有章可循、有據(jù)可依，真正滿足實(shí)際要求。這樣才能進(jìn)一步提升高校人事檔案管理工作效率，確保各種人事檔案資料得到有效利用，為高校的教學(xué)、科研和管理等工作的順利開展提供可靠依據(jù)。

參考文獻(xiàn)

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