新形勢(shì)下如何有效推進(jìn)部隊(duì)院校數(shù)字化檔案建設(shè)工作的探究

崔辰

摘 要：在新形勢(shì)下，部隊(duì)院校作為培養(yǎng)高級(jí)軍事人才的專業(yè)場(chǎng)所，推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)工作意義重大。檔案工作關(guān)系到每個(gè)學(xué)員的未來(lái)發(fā)展，牽涉到其他多個(gè)軍事部門(mén)之間的工作。因而部隊(duì)院校要重視檔案數(shù)字化建設(shè)工作，給予檔案數(shù)字化建設(shè)工作以必要的支持，依托大數(shù)據(jù)技術(shù)不斷提高檔案的數(shù)字化水平。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；部隊(duì)院校；檔案數(shù)字化建設(shè)；工作方式

對(duì)于部隊(duì)院校的檔案工作來(lái)說(shuō)，其主要職能是紀(jì)律學(xué)員在校期間的表現(xiàn)、獲獎(jiǎng)或違紀(jì)情況、特長(zhǎng)能力等多個(gè)方面的信息，以便于將來(lái)學(xué)員畢業(yè)時(shí)，各軍事單位能夠依據(jù)檔案信息，挑選合適的學(xué)員。從這個(gè)角度來(lái)說(shuō)，檔案信息關(guān)系到每個(gè)學(xué)員的切身利益，影響著學(xué)員的工作、晉升、調(diào)任等多個(gè)方面。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，部隊(duì)院校的檔案管理處于紙質(zhì)狀態(tài)，這種保管檔案的方式較為落后，且很容易發(fā)生丟失、泄露等現(xiàn)象，保密性較差。因而為了適應(yīng)新形勢(shì)下軍隊(duì)現(xiàn)代化建設(shè)的步伐，需要部隊(duì)院校改革檔案管理工作，提高其數(shù)字化水平。

1 部隊(duì)院校檔案數(shù)字化的概念

自2010年開(kāi)始，我軍便開(kāi)始了檔案數(shù)字化的工作，歷經(jīng)多年的建設(shè)，目前我軍已經(jīng)在數(shù)字化檔案建設(shè)方面取得了斐然成績(jī)。作為培養(yǎng)軍事人才的部隊(duì)院校，在新形勢(shì)下承擔(dān)著新的歷史使命，為了能夠和軍隊(duì)的檔案工作建立起良好的合作關(guān)系，應(yīng)不斷推動(dòng)檔案數(shù)字化進(jìn)程，建設(shè)數(shù)字化檔案平臺(tái)，進(jìn)行數(shù)字化檔案工作管理，以提升部隊(duì)院校的檔案管理工作效率，同時(shí)也是為了能夠推動(dòng)我軍現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程。在部隊(duì)院校檔案數(shù)字化建設(shè)上，主要是使用信息化技術(shù)和計(jì)算機(jī)設(shè)備等，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案錄入成數(shù)字化的數(shù)據(jù)，存儲(chǔ)在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)庫(kù)，并按照學(xué)員的級(jí)別、專業(yè)、部隊(duì)番號(hào)等信息進(jìn)行分類。在數(shù)字化檔案的信息安全工作上，采用了數(shù)據(jù)加密和分級(jí)技術(shù)，對(duì)于不同級(jí)別的檔案采取不同安全等級(jí)，能夠有效的保障檔案信息安全，防止檔案信息的泄露現(xiàn)象發(fā)生。從部隊(duì)院校的數(shù)字化檔案建設(shè)來(lái)看，其主要包含兩個(gè)方面的建設(shè)內(nèi)容：一是數(shù)字化檔案的硬件建設(shè)。包含有部隊(duì)院校的檔案管理部門(mén)的辦公場(chǎng)所，檔案存放場(chǎng)所，以及數(shù)字化檔案所需要的各種辦公設(shè)備、數(shù)字化設(shè)備，如掃描設(shè)備、錄入設(shè)備、OCR識(shí)別設(shè)備等。二是數(shù)字化檔案的軟件系統(tǒng)，主要是數(shù)字化檔案的管理系統(tǒng)，具備檔案檢索、自動(dòng)整理和分類的功能，能夠根據(jù)部隊(duì)院校的需要，對(duì)檔案進(jìn)行快速整理與傳輸，為部隊(duì)選拔人才提供信息支持。便于部隊(duì)院校與其他院校、軍事單位之間的檔案信息交互，以及軍事人才方面的流通管理。

2 推進(jìn)部隊(duì)院校數(shù)字化檔案建設(shè)的措施

2.1 推進(jìn)數(shù)字化檔案的硬件建設(shè)

雖然部隊(duì)院校的數(shù)字化檔案建設(shè)起步較早，并取得了不錯(cuò)的成績(jī)，實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案數(shù)字化的進(jìn)程。但是從部隊(duì)院校的數(shù)字化檔案實(shí)際情況來(lái)看，存在著數(shù)字化檔案利用效率不高的情況。尤其是進(jìn)入新時(shí)期以來(lái)，部隊(duì)的現(xiàn)代化改革步伐加快，對(duì)數(shù)字化檔案的要求增高。而部隊(duì)院校的數(shù)字化檔案已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)部隊(duì)的實(shí)際需要，尤其是一些數(shù)字化的設(shè)備型號(hào)老舊，不能很好的開(kāi)展數(shù)字化工作檢索。因而在推進(jìn)部隊(duì)院校的數(shù)字化檔案建設(shè)進(jìn)程中，應(yīng)先從改善部隊(duì)院校的數(shù)字化檔案設(shè)備開(kāi)始。部隊(duì)院校不同于其他高校，對(duì)于檔案的信息安全性要求較高。首先在數(shù)字化檔案的場(chǎng)地上，要設(shè)置有專門(mén)的檔案室，這是開(kāi)展檔案管理工作的具體場(chǎng)所。檔案室的設(shè)置要合理，具有防火、防盜的功能，可以使用智能化的建筑設(shè)備，為檔案室添加門(mén)禁裝置，出入檔案室的人員必須要刷卡或指紋驗(yàn)證，驗(yàn)證通過(guò)以后才能夠進(jìn)入檔案室。其次要對(duì)現(xiàn)有的數(shù)字化檔案設(shè)備更新?lián)Q代，采用具備AI智能技術(shù)的數(shù)字化設(shè)備，如OCR掃描設(shè)備、高清像素掃描儀、錄入筆等設(shè)備，為數(shù)字化檔案的管理系統(tǒng)建設(shè)，奠定良好的硬件基礎(chǔ)。

2.2 構(gòu)建數(shù)字化檔案管理平臺(tái)

數(shù)字化檔案管理平臺(tái)是數(shù)字化檔案的管理系統(tǒng)，負(fù)責(zé)整個(gè)部隊(duì)院校數(shù)字化檔案管理工作。為了能夠滿足部隊(duì)院校數(shù)字化檔案各項(xiàng)工作的需要，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案信息的錄入、存儲(chǔ)、加密、傳輸?shù)裙δ埽軌蛟谕瓿蓹n案信息的收集以后，輸入到數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中，并完成加密保存。其次數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案信息的管理功能，對(duì)錄入和保存到數(shù)據(jù)庫(kù)的檔案信息進(jìn)行管理。數(shù)字化檔案管理的要義并不是檔案的保存，而是對(duì)檔案信息的高效利用。除了具備檔案的借閱、檢索、調(diào)用等功能之外，數(shù)字化檔案管理工作還能夠根據(jù)部隊(duì)院校的工作要求、軍事單位的需要，從數(shù)字化檔案信息庫(kù)中選擇合適的檔案。此外數(shù)字化檔案還要將檔案管理工作與其他部門(mén)的工作聯(lián)系起來(lái)，使數(shù)字化檔案管理工作能夠?yàn)槠渌筷?duì)的工作需要提供相應(yīng)的信息資源。如根據(jù)數(shù)字化檔案庫(kù)的信息制作統(tǒng)計(jì)報(bào)表，能夠很直觀的了解部隊(duì)院校軍事人才培養(yǎng)目標(biāo)是否達(dá)成。此外在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中，要加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的安全性，主要是做好用戶驗(yàn)證機(jī)制、檔案信息監(jiān)控方面的工作，對(duì)于數(shù)字化檔案管理工作的登錄系統(tǒng)，要采用賬號(hào)與密碼的驗(yàn)證機(jī)制，尤其是檔案管理人員的驗(yàn)證密碼要復(fù)雜，而不能為了工作方便，而使用簡(jiǎn)單的密碼。在檔案的調(diào)動(dòng)上，每份檔案都要進(jìn)行加密，并隨機(jī)分配密匙，必須使用密匙才能打開(kāi)檔案。

2.3 培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才

在部隊(duì)院校的檔案管理工作上，數(shù)字化檔案的建設(shè)需要高素質(zhì)的檔案管理人才來(lái)支撐。因而部隊(duì)院校要能夠?qū)?shù)字化檔案管理工作，在人事安排上給予傾斜，向數(shù)字化檔案管理部門(mén)配置高素質(zhì)的檔案管理人才。此外數(shù)字化檔案管理工作需要管理人員具備專業(yè)的檔案管理意識(shí)，高水平的計(jì)算機(jī)操作能力，并能夠熟練的操作數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，完成數(shù)字化檔案信息的收集、整理、分類等多項(xiàng)工作。考慮到數(shù)字化檔案管理人員普遍缺乏專業(yè)化的計(jì)算機(jī)操作意識(shí)的實(shí)際情況，要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行技能培訓(xùn)與業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，提高數(shù)字化檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作能力，重點(diǎn)是能夠熟悉數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，不僅使用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)完成各項(xiàng)管理工作，還能夠?qū)?shù)字化檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，保證數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。為了能夠有效激勵(lì)檔案管理人員的工作，要建立相應(yīng)的績(jī)效管理機(jī)制，將數(shù)字化檔案管理工作納入到管理人員的晉升、績(jī)效、考核等多項(xiàng)工作之中，使檔案管理人員能夠重視數(shù)字化檔案管理工作。

3 結(jié)語(yǔ)

在當(dāng)前的部隊(duì)院校數(shù)字化檔案管理建設(shè)上，部隊(duì)院校應(yīng)依托現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)，將其應(yīng)用到數(shù)字化檔案的管理工作與建設(shè)之上，使部隊(duì)院校的數(shù)字化檔案管理工作水平不斷提高，推動(dòng)數(shù)字化檔案建設(shè)工作向著更好的方向發(fā)展。

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