檔案管理和公文處理銜接問題分析與對策

摘 要：檔案管理和公文處理都是辦公室處理文件的主要工作內(nèi)容，它們之間也存在著因果關(guān)系。檔案是公文的主要載體，來自于公文，公文的優(yōu)劣影響著檔案的質(zhì)量。要做好檔案管理，首先就要提高公文的質(zhì)量。而用好檔案不僅有利于資源開發(fā)，還有助于檔案管理工作的有效開展。因此，做好檔案管理和公文處理的銜接工作，是管理工作亟需解決的問題。

關(guān)鍵詞：檔案管理；公文處理；銜接

公文處理是各個級單位一項重要的工作，也是一項不可或缺的文件管理行為，還是各個單位之間進行聯(lián)系的紐帶。而檔案又是公文的重要載體，也是重要的信息來源。利用好檔案管理，對單位工作職能轉(zhuǎn)變有著直接的影響。檔案是信息的重要載體，加強檔案管理工作，可更好地開發(fā)資源，銜接公文處理與檔案管理之間的公文處理工作，提升檔案管理能力。本文就檔案管理和公文處理銜接這一課題進行研究，希望能夠為相關(guān)單位提供理論參考。

1 公文處理及檔案管理銜接的重要意義

公文是一種公務(wù)文書，具有一定的法定力以及規(guī)范體式，主要在單位的行政管理體系中形成[1]。不僅可實現(xiàn)對黨和國家方針政策的傳達貫徹，同時也作為一個重要工具始終存在于經(jīng)驗交流以情況報告工作中。公文管理是各個單位管理工作的重要組成部分，各個單位直接利用公文進行工作聯(lián)系。所以說公文處理也是一項重要工程，具有一定的復(fù)雜性。公文作為重要來源始終存在于檔案資料中，也就是說公文是檔案資源的重要組成部分。實現(xiàn)對信息載體最有效利用，對單位職能的轉(zhuǎn)變以及單位工作效率有直接影響，同時可在一定程度上實現(xiàn)對工作水平的有效提升。在公文管理中，檔案通常是公文在一定條件下的轉(zhuǎn)化形態(tài)。在檔案管理及公文處理的接續(xù)環(huán)節(jié)，不僅是進行“來料加工”即可，還需要借助公文處理，加強檔案管理及公文處理間的銜接，以有效提升檔案管理的水平，為單位工作提供便利，讓檔案更好地服務(wù)于實際工作，最終促進政府職能的轉(zhuǎn)變，提高單位各項工作效率與管理水平。

2 公文處理和檔案管理銜接中存在的問題

在實際的公文處理與檔案管理的銜接工作中，從公文生成制到歸檔是個系統(tǒng)的管理過程，應(yīng)當(dāng)輔助以有效、科學(xué)的管理制度監(jiān)督其整個過程。但由于部分單位工作人員的公文和檔案的處理和管理意識不強，使得公文處理與檔案管理的銜接工作中存在著如下問題：

2.1 公文處理和檔案管理缺乏規(guī)范

一些公文處理和檔案管理工作者沒有管理公文和檔案的科學(xué)意識，使得公文處理和檔案管理缺乏規(guī)范。因為未意識到公文處理和檔案管理缺乏規(guī)范的重要性，所以可能造成某些重要公文未能有效歸結(jié)成檔案，為日后的檔案查詢和使用工作帶來困擾。在公文處理和檔案管理工作中必須重視其管理的規(guī)范化和標準化。

2.2 格式未達到相關(guān)法規(guī)的規(guī)定要求

有些單位的公文處理與檔案管理的銜接中沒有依照檔案法以及公文處理的相關(guān)規(guī)定進行公文與檔案格式的規(guī)范操作，使得一些公文在歸檔中發(fā)生一些操作錯誤：用紙和裝訂不合要求。我國相關(guān)法律法規(guī)和文件對于公文用紙的紙張定量、型號、裝訂要求都有明確規(guī)定，但一些單位卻未能按照要求，私自使用不合規(guī)的紙張、裝訂也不規(guī)范造成一些公文在保存過程發(fā)生漏頁、破損或發(fā)黃，嚴重影響了檔案的嚴肅和美觀；版記和附件不規(guī)范，版記作為文書部門與檔案部門的銜接標識，在日常工作中常被忽視，造成公文無法規(guī)范立卷和歸檔；原稿不齊全，有時，原文很規(guī)范，但實歸檔時卻缺原稿或管理視野修改稿；書寫字跡處理不恰當(dāng)，在案卷中，使用易褪色的筆種、墨水和紙張，影響公文質(zhì)量，使得公文無法立卷歸檔。

2.3 公文處理及檔案管理的銜接質(zhì)量有待加強

有的單位仍然保持“文山會?！钡墓ぷ髯黠L(fēng)，使得公文數(shù)量較多，加大了檔案管理及公文處理人員的工作負擔(dān)。工作人員很難在有限時間內(nèi)有效保證公文處理質(zhì)量，使得公文與檔案質(zhì)量較低，影響了單位服務(wù)的效能。而且有些單位僅重視檔案的數(shù)量，不重視檔案的質(zhì)量，檔案信息的應(yīng)用效率并不高，對單位工作的效率、服務(wù)管理能力及政府職能的轉(zhuǎn)變等均有影響。

3 公文處理和檔案管理銜接中的有效對策

3.1 公文處理規(guī)范化

公文是具有規(guī)范格式的文書，在日常工作中，要樹立公文規(guī)范化、標準化和科學(xué)化的指導(dǎo)思想，維護公文的權(quán)威，確保公文的嚴肅性，這樣才能達到檔案管理科學(xué)化、標準化和規(guī)范化。要達到這個目標，就要從公文用紙、裝訂等細節(jié)開始，嚴格按照國家規(guī)范的行文規(guī)則、行文關(guān)系、公文種類及格式標準執(zhí)行。公文的標準格式內(nèi)容主要有：公文版頭排列及字體、字號，文號，標題排布的注意事項，正文具體格式及一些稱謂表述方式，落款及印章的使用，主題詞的用法，抄報、報送要注意的問題等，在版記、附件上也要嚴格按照規(guī)定進行，這不僅能夠端正文秘工作人員的工作態(tài)度，也能夠避免重復(fù)勞動，給檔案管理工作帶來便利。在公文文種的選擇上也要按照相關(guān)文件的要求擬題，避免出現(xiàn)一些文種混用的現(xiàn)象，給公文處理和檔案管理帶來不便[2]。

對于原件的保護，要從檔案管理的工作實質(zhì)上考慮，設(shè)立這個環(huán)節(jié)，就是為了以后在人事變動方面能夠有跡可循、有證可查，所以對于公文處理，應(yīng)將原件、改正稿和定稿都要保存好，讓這些作為歷史見證。當(dāng)然為了保護這些資料，就要從紙張、筆跡這些細節(jié)出發(fā)，不能因一時之便誤了大事。

3.2 及時立卷歸檔，為公文和檔案的轉(zhuǎn)化做好銜接

公文是檔案的重要基礎(chǔ)，公文制發(fā)完畢后，應(yīng)該由專人及時整理、歸檔。文件制發(fā)人員在平時的工作環(huán)節(jié)中就要注重收集，倡導(dǎo)“馬上辦”的工作作風(fēng)，強調(diào)“及時”二字，及時收集，及時分類，及時歸檔，切忌積壓。各部門辦理完畢的文件材料，根據(jù)立卷的原則和方法，應(yīng)統(tǒng)一集中由文秘人員保管，并在檔案工作人員的指導(dǎo)和幫助下，對文件按照類別分類，進行排序、編號、歸檔。公文的立卷、歸檔是文秘工作的末端環(huán)節(jié)，而對檔案工作卻只是開始環(huán)節(jié)，并成為兩項工作真正意義上的銜接點。文秘人員平時有計劃地收集整理文件，進行分門別類地管理，既方便平時查閱，又利于年終立卷。

3.3 加強公文處理及檔案管理銜接的質(zhì)量意識，提升公文及檔案質(zhì)量

為了有效提升公文及檔案的質(zhì)量，有必要提升公文及檔案處理人員的銜接意識，轉(zhuǎn)變相關(guān)人員的工作作風(fēng)，有效落實文風(fēng)改進的精神要求，縮減公文數(shù)量，減輕相關(guān)人員工作的壓力，確保人員的工作時間，督促其對公文的規(guī)范、格式及標點等細節(jié)均進行認真處理，以提升公文及檔案管理的質(zhì)量；還應(yīng)對兩個工作環(huán)節(jié)進行標準化管理，加強管理制度的規(guī)范化，精于求精，做好公文工作及檔案管理間的銜接工作，以提升單位的服務(wù)管理能力。

4 結(jié)束語

在公文管理工作中，公文及檔案的管理工作是緊密相連、相互依存的銜接工作，兩者間實施一體化模式已成為發(fā)展趨勢，加強兩者間的銜接工作，可有效提升公文處理的效率，提升檔案管理能力，從而促進單位服務(wù)管理水平的提高。積極促進公文與檔案管理銜接，優(yōu)化工作效能，應(yīng)當(dāng)著手完善相關(guān)制度，強化一體化的管理意識，注重公文和檔案工作的精細化管理，不斷優(yōu)化公文處理與檔案管理的銜接機制。相信在檔案管理人員和其他工作人員的努力下，單位辦公文件整體管理水平和服務(wù)水平都會有顯著的提升。

參考文獻

[1]黃巖.簡述檔案管理和公文處理銜接問題[J].民營科技，2017（06）：86.

[2]徐微微.談公文處理和檔案管理銜接問題[J].蘭臺內(nèi)外，2016（01）：69.

作者簡介

韓強（1969-），男，山東省菏澤市牡丹區(qū)人，中專，畢業(yè)于山東省人口學(xué)校，檔案管理助理。