我院醫(yī)用耗材采購(gòu)精細(xì)化管理探討

畢占?xì)q

山東省威海市中心醫(yī)院 招投標(biāo)管理辦公室，山東 威海 264400

引言

隨著國(guó)家各項(xiàng)政策的相繼頒布，醫(yī)用耗材的采購(gòu)管理在醫(yī)院管理中的重要性越來(lái)越高[1]。但是，醫(yī)用耗材的種類繁多、使用量較大、流動(dòng)性強(qiáng)，自采購(gòu)至出庫(kù)，涉及的科室與管理人員繁多，醫(yī)用耗材的采購(gòu)管理一直是醫(yī)院面臨的難題[2-4]。醫(yī)用耗材可以粗略地分為常規(guī)醫(yī)用耗材與高值醫(yī)用耗材，高值醫(yī)用耗材一般指對(duì)安全至關(guān)重要、生產(chǎn)使用必須嚴(yán)格控制、限于某些?？剖褂们覂r(jià)格相對(duì)較高的消耗性醫(yī)療器械，醫(yī)院在對(duì)高值耗材管理時(shí)，通常采用手工管理，該方法容易造成賬目不清、賬物不符、資源閑置的情況[5-6]。同時(shí)，有些高值耗材未經(jīng)準(zhǔn)入程序，直接進(jìn)入臨床科室，醫(yī)院只能被動(dòng)付款，而在追溯責(zé)任時(shí)，卻無(wú)據(jù)可查。以上這些情況，使耗材管理人員的工作量大大增加，工作效率下降，為了擺脫這一困境，我院耗材主管部門(mén)（物流管理中心）人員根據(jù)我院的實(shí)際情況，自2017年7月起，對(duì)我院醫(yī)用耗材采購(gòu)進(jìn)行了精細(xì)化管理，統(tǒng)計(jì)分析2017年7月至2018年6月的相關(guān)數(shù)據(jù)，與2017年7月之前相比，取得一定的成效。本文將以高值耗材采購(gòu)為例，進(jìn)行說(shuō)明。

1 醫(yī)用耗材采購(gòu)精細(xì)化管理的實(shí)現(xiàn)

為了適應(yīng)信息化管理的大形勢(shì)，我院設(shè)計(jì)了一套醫(yī)用耗材管理程序，該程序的管理流程，見(jiàn)圖1。但是該程序中的采購(gòu)流程只能簡(jiǎn)單記錄查看醫(yī)用耗材數(shù)據(jù)，當(dāng)耗材數(shù)量變化、價(jià)格調(diào)整時(shí)，需要進(jìn)行手動(dòng)更改。同時(shí)，在醫(yī)用耗材的全流程管理中，涉及的科室較多，包括使用科室、耗材主管科室、招投標(biāo)管理辦公室、供應(yīng)商、財(cái)務(wù)科等，耗材管理人員的溝通成本很高。為了應(yīng)對(duì)這一局面，我們優(yōu)化了整個(gè)耗材采購(gòu)流程新的管理流程規(guī)范了耗材采購(gòu)程序與耗材流轉(zhuǎn)過(guò)程，并實(shí)現(xiàn)了高值耗材全流程跟蹤追溯，信息自動(dòng)錄入，過(guò)期提醒等，真正實(shí)現(xiàn)了醫(yī)用耗材采購(gòu)的精細(xì)化管理。下面將以高值耗材采購(gòu)流程的精細(xì)化管理為例進(jìn)行說(shuō)明。

高值醫(yī)用耗材的采購(gòu)在整個(gè)醫(yī)用耗材的管理中占有重要地位，制度化的采購(gòu)流程是必不可少的[7-8]。我院實(shí)行精細(xì)化管理以前的采購(gòu)流程圖，見(jiàn)圖1。在進(jìn)行高值耗材采購(gòu)時(shí)，首先由臨床科室提出申請(qǐng)，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批以后，由耗材主管科室專人負(fù)責(zé)采購(gòu)，這時(shí)耗材管理人員需要查看已經(jīng)中標(biāo)的供貨商信息，還要進(jìn)行多方比較，耗費(fèi)時(shí)間較長(zhǎng)[9-11]。而在采購(gòu)后，采購(gòu)人員與庫(kù)房管理人員進(jìn)行耗材的驗(yàn)收以后，對(duì)于驗(yàn)收合格的醫(yī)用耗材，還需要進(jìn)行手動(dòng)錄入耗材編號(hào)，在這一過(guò)程中，為了避免出錯(cuò)，需要2～3名相關(guān)人員進(jìn)行反復(fù)核對(duì)，大大增加了工作量，在這一情況下，仍不能完全避免編碼輸入錯(cuò)誤的情況。同時(shí)，對(duì)于那些不合格的產(chǎn)品，還需與供貨商進(jìn)行溝通，進(jìn)行退換貨。在此情況下，耗材主管科室采購(gòu)人員與臨床科室人員的均對(duì)此程序提出不滿。

圖1 實(shí)行精細(xì)化管理前我院高值耗材的采購(gòu)流程

在了解這一情況以后，通過(guò)與醫(yī)院信息科進(jìn)行協(xié)商，優(yōu)化了醫(yī)用耗材采購(gòu)流程，并在醫(yī)院HIS系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，新增了醫(yī)院高值耗材監(jiān)控系統(tǒng)，對(duì)我院高值耗材的采購(gòu)實(shí)行精細(xì)化管理，該采購(gòu)流程，見(jiàn)圖2。我院開(kāi)發(fā)的高值耗材監(jiān)控系統(tǒng)中已經(jīng)導(dǎo)入中標(biāo)耗材廠家與供應(yīng)商的信息，以及現(xiàn)有高值耗材的數(shù)量。使用該系統(tǒng)以后，耗材主管科室只需委派兩人定期查看高值耗材監(jiān)控系統(tǒng)，根據(jù)醫(yī)院以往的使用量數(shù)據(jù)，為每類高值耗材的預(yù)庫(kù)存數(shù)設(shè)定最低量，當(dāng)耗材數(shù)量低于該設(shè)定值時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成一份采購(gòu)計(jì)劃，并提醒管理人員查看采購(gòu)計(jì)劃，當(dāng)管理人員進(jìn)行查看時(shí)，系統(tǒng)彈出對(duì)話框，詢問(wèn)是否通知供貨商配送耗材，當(dāng)操作人員點(diǎn)擊“是”時(shí)，可選擇供貨商（這些供貨商均已經(jīng)過(guò)資質(zhì)審核，并被系統(tǒng)記錄了合同到期時(shí)間），被選中的供貨商信息會(huì)彈出，操作人員可自由選擇通知方式。

除此之外，該系統(tǒng)具有條碼識(shí)別功能，當(dāng)供貨商將時(shí)所需高值耗材送達(dá)后，經(jīng)過(guò)檢驗(yàn)合格的產(chǎn)品，只需使用掃碼槍掃描條碼，系統(tǒng)自動(dòng)生成新的編碼（該編碼具有唯一性），并自動(dòng)記錄耗材信息，在后續(xù)的預(yù)出庫(kù)、耗材領(lǐng)用等程序中，只需掃碼編號(hào)條即可，這節(jié)約了大量的人力，并節(jié)約了時(shí)間，同時(shí)，出錯(cuò)率也大大降低。

而對(duì)于臨床科室來(lái)說(shuō)，當(dāng)他們需要高值耗材時(shí)，只需登錄醫(yī)院高值耗材監(jiān)控系統(tǒng)，即可查看高值耗材的預(yù)庫(kù)存數(shù)量，并可在線提交高值耗材領(lǐng)用表，然后辦理預(yù)出庫(kù)手續(xù)[12]。除運(yùn)用信息化手段之外，在高值耗材的采購(gòu)中，我們還采用了先使用后付款的模式，減少了醫(yī)院資金的占用。

圖2 實(shí)行精細(xì)化管理后我院高值耗材的采購(gòu)流程

2 管理成效

2.1 精細(xì)化管理流程對(duì)設(shè)備科的影響

對(duì)我院醫(yī)用耗材采購(gòu)采用精細(xì)化管理以后，明顯規(guī)范了耗材采購(gòu)的流程，節(jié)約人力，實(shí)現(xiàn)了工作流程化操作，減少了耗材主管科室人員的工作量，通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查的方法，發(fā)現(xiàn)耗材主管科室人員對(duì)該醫(yī)用耗材采購(gòu)管理系統(tǒng)的滿意度較高，采用精細(xì)化管理前后耗材主管科室各項(xiàng)變化，見(jiàn)表1。

表1 設(shè)備科人員工作效率與滿意度調(diào)查結(jié)果

從表1可以看出，新的采購(gòu)流程實(shí)施以后，采購(gòu)平均用時(shí)由原來(lái)的10 d以上下降為現(xiàn)在的5 d左右，時(shí)間節(jié)省了50%。除此之外，在2017年7月以前，我院負(fù)責(zé)采購(gòu)的人員數(shù)較多，專職負(fù)責(zé)采購(gòu)的人員就有5人，還有醫(yī)院成立的耗材采購(gòu)立項(xiàng)小組，小組人員眾多，在每次采購(gòu)前往往有較大的意見(jiàn)的分歧，而新的采購(gòu)流程實(shí)施以后，高值耗材的采購(gòu)，只需2人就可輕松完成。同時(shí)，采購(gòu)人員的滿意度也大幅度提升，科室人員的工作積極性明顯提高。

2.2 精細(xì)化管理流程對(duì)臨床科室的影響

臨床科室是高值耗材的使用者，經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，臨床科室對(duì)于該高值耗材采購(gòu)系統(tǒng)與采購(gòu)流程給予高度評(píng)價(jià)。節(jié)約了其反復(fù)溝通的成本，同時(shí)，在系統(tǒng)上報(bào)的方式，降低了人工信息傳遞的差錯(cuò)率。由于在系統(tǒng)中可以直接查詢所需耗材的剩余量，故急需耗材短缺的發(fā)生頻率降為0，臨床科室人員的滿意度大大提升。新的采購(gòu)流程實(shí)施前后，臨床科室的變化情況，見(jiàn)表2。

表2 新的采購(gòu)流程實(shí)施前后臨床科室的變化情況

從表2中可以看出，采用新系統(tǒng)以后，2017年7月至2018年6月，我院急需耗材短缺的發(fā)生次數(shù)與采購(gòu)型號(hào)差錯(cuò)次數(shù)均為0，臨床科室人員的滿意度達(dá)到99%以上。

2.3 精細(xì)化管理流程對(duì)我院的影響

在醫(yī)院層面上來(lái)說(shuō)，該管理流程的影響主要體現(xiàn)在耗材占用費(fèi)用方面。該采購(gòu)管理流程實(shí)施以后，高值耗材的庫(kù)存占用資金大幅度降低，同時(shí)，該系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)耗材信息的全流程追溯，臨床科室人員對(duì)每種高值耗材的申請(qǐng)與使用，均被記錄在系統(tǒng)中，一旦有意外情況發(fā)生，清賬與追責(zé)過(guò)程變得簡(jiǎn)單易行。高值耗材庫(kù)存資金占用情況與流程追溯情況，見(jiàn)表3。

表3 高值耗材庫(kù)存資金占用情況與流程追溯情況

由表3可以看出，在使用最新的采購(gòu)管理流程之前，我院高值耗材庫(kù)存占用資金數(shù)量達(dá)到三四十萬(wàn)元，而該用還采購(gòu)流程以后，高值耗材庫(kù)存占用資金量只有兩萬(wàn)多元，這兩萬(wàn)多元也是有些特殊廠家的特殊耗材所占用，在數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)時(shí)間段內(nèi)，有個(gè)別月份，我院高值耗材庫(kù)存占用資金數(shù)一度達(dá)到0元。除此之外，在使用該耗材采購(gòu)流程以后，被記錄的耗材動(dòng)態(tài)信息達(dá)到18000多條，足以說(shuō)明，該管理系統(tǒng)能詳細(xì)記錄高值耗材在我院的動(dòng)態(tài)過(guò)程，實(shí)現(xiàn)了高值耗材的全流程追蹤。

3 總結(jié)與討論

本研究?jī)?yōu)化升級(jí)了我院醫(yī)用耗材管理程序，優(yōu)化我院醫(yī)用耗材采購(gòu)流程，新的采購(gòu)流程簡(jiǎn)化了耗材主管部門(mén)采購(gòu)人員的工作流程，減少了采購(gòu)人員的工作量[13-14]。同時(shí)，該采購(gòu)流程降低了我院醫(yī)用耗材庫(kù)存占用資金，為醫(yī)院節(jié)約了大量流動(dòng)資金，該管理流程的使用實(shí)現(xiàn)了醫(yī)用耗材的實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，可以為每一種醫(yī)用耗材自動(dòng)生成動(dòng)態(tài)流程信息，做到全流程追溯[15-16]。耗材主管科室人員、科室使用人員以及醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)給予優(yōu)化后的醫(yī)用耗材采購(gòu)流程高度評(píng)價(jià)，人員滿意度達(dá)到90%以上。同時(shí)，該精細(xì)化的管理流程，能夠自動(dòng)提醒，幫助醫(yī)院規(guī)避采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，值得推廣。