網(wǎng)絡背景下的學校檔案數(shù)字化管理探討

馮明哲

【摘要】高校檔案是高校在教學培養(yǎng)，建設管理中形成的重要信息資料，為學校的學術研究及質量評估提供了真實可靠的依據(jù)，高校檔案資源以往紙質檔案資源占比較大，隨著信息化時代的發(fā)展，檔案管理機構應重新審視檔案工作，建立順應學校發(fā)展的數(shù)字化檔案管理模式。

【關鍵詞】網(wǎng)絡背景;檔案管理;數(shù)字化

高校檔案對廣大師生及學校有重要的保存價值，檔案工作是高校開展教學培養(yǎng)，管理服務等工作的基礎。檔案管理涉及到機構組織領導，管理內容等眾多方面。目前高雄啊教學，科研等方面投入較大，在檔案管理中參差不齊，存在檔案管理模式不清晰，管理手段落后等情況，大量數(shù)字資源未得到安全有效的保管，網(wǎng)絡背景下，需創(chuàng)新高校檔案管理模式，保證數(shù)字信息實時保存，發(fā)揮檔案信息的最大價值。

一、高校檔案管理模式研究

合理的高校檔案管理模式可充分發(fā)揮檔案工作效益，促進檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案的本質屬性是原始記錄性，高校檔案形成的目的是為各項工作開展提供保障，檔案管理理念應以用戶為中心，高校檔案管理理念能反映歷史檔案的管理效果，需設立相應的管理機構，制定各項規(guī)章制度，優(yōu)化檔案管理質量。

高校傳統(tǒng)檔案管理模式主要有集中管理模式，分散管理模式。高校檔案集中管理模式是通過檔案管理機構，對建設，教學科研等各類檔案進行集中統(tǒng)一管理，實行集中式檔案管理模式的高校通常辦學規(guī)模較大，參與學校管理程度較高。

采用檔案集中管理模式受到高校規(guī)模的制約，對檔案管理水平要求較高。集中管理檔案資源對檔案機構軟硬件要求較高，易造成檔案管理機構不斷增加管理人員，集中管理模式對檔案安全防護工作要求較高，檔案管理要做好應急預案措施，集中管理模式不方便各檔案形成部門利用檔案，各部門在查閱本部門檔案時申請程序繁瑣。

檔案分散管理模式是高校根據(jù)各部門的檔案分別保存，各門類的檔案分別保存在各相關業(yè)務管理部門。檔案管理機構隸屬于學校某個部門，此類檔案管理機構在檔案管理工作建設方面參與程度較低，部分領導缺乏系統(tǒng)的檔案管理工作知識，分散式管理模式多配置檔案兼職人員，專業(yè)技能方面相對較弱，檔案形成部門對本部門的檔案有較高的管理權，由此導致部門問檔案管理辦法不統(tǒng)一。

檔案集中管理與分散式管理各有利弊，一些高校建立集中分散結合式的檔案管理模式，各檔案形成部門將本部門歸檔資源進行分類統(tǒng)計，檔案形成部門與檔案管理機構進行目錄交流，大大促進了各部門利用檔案，此模式對高校的綜合管理實力要求較高，高校檔案管理機構應對全校檔案資源進行宏觀管理，不能過度集中，實施難度較大。

二、高校檔案數(shù)字化管理模式

（一）數(shù)字化檔案管理模式簡介

數(shù)字化校園建設將學校管理中形成的各方面信息資源進行數(shù)字化建設，實現(xiàn)所有資源的整合集中。數(shù)字化校園分為網(wǎng)絡基礎層，網(wǎng)絡基本服務層，應用支撐系統(tǒng)層，信息服務系統(tǒng)層。

數(shù)字化校園通過技術手段將學校資源進行整合集成，檔案工作為各項活動決策提供憑據(jù)，數(shù)字化校園建設離不開檔案工作支持。電子文件與紙質檔案保管特點不同，傳統(tǒng)管理模式難以滿足數(shù)字化校園建設需求。需改變傳統(tǒng)的思維方式，更好的促進檔案事業(yè)發(fā)展。

在網(wǎng)絡化背景下，檔案管理模式應堅持科學性，開放的管理理念，使檔案工作環(huán)境與數(shù)字化環(huán)境合理結合，協(xié)調處理好檔案管理系統(tǒng)與學校其他部門管理信息系統(tǒng)的對接。使檔案管理系統(tǒng)的各方面與其他應用系統(tǒng)相融合，建立開放式的服務平臺，方便人們的檢索利用。最大化實現(xiàn)檔案的價值。

（二）數(shù)字化檔案管理模式的實現(xiàn)

數(shù)字化背景下，檔案管理模式建設應堅持對電子文件統(tǒng)一管理的原則，電子文件具有同樣的記錄價值，檔案機構應重視電子文檔的保管工作。學校檔案管理機構處于初級建設階段，建議學校采用聯(lián)合管理模式，檔案館對電子文件保管進行指導幫助。

文件生成機構歸檔電子文件包括元數(shù)據(jù)，電子文件可在通訊設備上傳輸，電子文檔歸檔中要保存其所處背景信息元數(shù)據(jù)。生成結構將有保存價值的電子文件直接保存于檔案數(shù)據(jù)庫中，檔案館數(shù)據(jù)庫存儲所有檔案資源，電子文件進入檔案數(shù)據(jù)庫后不能對其進行任何修改操作。

學校檔案館對歸檔電子文件主要的控制體現(xiàn)在權限管理方面，檔案館對檔案信息資源有絕對控制權，使歸檔的電子文件更加真實有效，文件生成機構對電子文件有歸檔利用的權利。文件生成機構將需歸檔電子文件錄入信息庫后則無權控制，普通用戶僅有查閱利用權利。有利于文件實時歸檔，大大縮減了歸檔時間，增加了電子文件的權威性，歸檔文件可信度較高，促進各項工作有序開展。

三、結語

本文分析了檔案管理模式的定義及特征，論述了高校檔案管理模式的內涵，詳細分析了各類管理模式的優(yōu)缺點，隨著網(wǎng)絡信息化普及，數(shù)字化校園建設，高校檔案管理機構建立數(shù)字化檔案管理模式。提升檔案管理水平。