淺析事業(yè)單位檔案管理工作中的人性化管理

周穎

摘? 要：人性化管理與服務(wù)在現(xiàn)如今的社會中非常適用，將人性化管理觀念和方法引入到事業(yè)單位檔案管理中，對事業(yè)單位的發(fā)展乃至和諧社會的建設(shè)都有著一定的幫助性作用。本文將基于事業(yè)單位檔案工作人性化管理的實(shí)際意義，簡單分析如何在事業(yè)單位檔案管理中實(shí)現(xiàn)人性化管理，為事業(yè)單位檔案管理工作的完善提供幫助。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;人性化管理;管理措施

事業(yè)單位的檔案管理工作對事業(yè)單位的發(fā)展有著重要的作用，其不僅記錄了事業(yè)單位的發(fā)展歷史，同時(shí)也能夠?yàn)楹罄m(xù)的發(fā)展提供數(shù)據(jù)參考。隨著外部環(huán)境的變化，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不再適用，需要站在人性化的角度來展開檔案管理工作。因此，如何在事業(yè)單位檔案管理中融入人性化管理觀念和內(nèi)容，是當(dāng)前事業(yè)單位重點(diǎn)研究的課題之一。

一、事業(yè)單位檔案工作中人性化管理的實(shí)際意義

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，通常采用“物本管理”的方式，相關(guān)工作人員的工作重點(diǎn)通常包括檔案的整理、保管以及利用等方面，這樣的方式雖然能夠滿足事業(yè)單位發(fā)展得基本需求，但是其形式與內(nèi)容都與當(dāng)今和諧社會的建設(shè)和發(fā)展之間存在一定的差距。在這樣的基礎(chǔ)上，人性化服務(wù)和管理理念被提上發(fā)展日程。人性化服務(wù)和管理工作是以尊重以及關(guān)懷使用者為宗旨，注重與使用者之間建立平等、互利以及包容的關(guān)系，創(chuàng)建更加和諧且溫馨的事業(yè)單位文化氛圍。此外，事業(yè)單位是一個(gè)有機(jī)整體，部門之間相互合作才能夠保證事業(yè)單位的正常運(yùn)作，而檔案管理工作中的人性化管理能夠在不同部門之間起到“潤滑”的作用，讓事業(yè)單位各個(gè)部門之間有機(jī)合作，共同發(fā)揮更高的效用。

檔案管理工作的人性化發(fā)展，促進(jìn)了管理工作從硬性管理到柔性管理的轉(zhuǎn)變。柔性管理是以領(lǐng)導(dǎo)者的魅力和號召力為基礎(chǔ)，更多地依賴員工的心理過程、主動性、內(nèi)心潛力、創(chuàng)造精神，這種內(nèi)在的驅(qū)動力要相較于傳統(tǒng)意義上的外在驅(qū)動力更具有驅(qū)動能量，更能夠體現(xiàn)管理工作中的人性化特征，達(dá)到事半功倍的效果。

二、事業(yè)單位檔案管理工作中的人性化管理措施

根據(jù)上述內(nèi)容可知，事業(yè)單位檔案管理工作中的人性化管理是較為重要的，因此，需要采取適當(dāng)?shù)拇胧﹣砑訌?qiáng)檔案管理工作中的人性化管理。筆者總結(jié)出以下幾點(diǎn)建議：

（一）改變管理理念

在原始的檔案管理工作中通常體現(xiàn)不出檔案管理的價(jià)值，人們對檔案的關(guān)注程度不高，直接影響到檔案管理的效率。因此，為了體現(xiàn)出人性化管理的特征，應(yīng)當(dāng)要改變管理觀念，將管理的重心朝著“人”的方向進(jìn)行適當(dāng)轉(zhuǎn)移，以服務(wù)為導(dǎo)向，要求檔案管理人員將實(shí)際需求作為管理的重點(diǎn)，不斷挖掘服務(wù)對象的需求，并憑借自身的專業(yè)知識來幫助服務(wù)對象達(dá)到實(shí)際需求。比如：在事業(yè)單位中，檔案管理人員將不同部門的檔案分開保管，并將上下級之間的人事檔案放在一起，不斷建立以不同項(xiàng)目類型為標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息資料，以便能夠及時(shí)提供信息查詢服務(wù)，為事業(yè)單位的運(yùn)作奠定基礎(chǔ)。

（二）更新管理方法

在事業(yè)單位內(nèi)部，檔案信息的類型和種類較為繁多，而管理工作存在的實(shí)際意義就是將這些繁雜的信息和種類進(jìn)行統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化、簡單化的管理、記錄、保存，以供后續(xù)的查詢和使用。而為了更多地實(shí)現(xiàn)人性化管理，事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)當(dāng)要及時(shí)更新管理方法，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，特別是對檔案管理軟件、平臺等載體的使用，如：易初檔案管理軟件、東方飛揚(yáng)檔案管理軟件、清華紫光、東軟軟件等。管理人員可以采用“線上+線下”結(jié)合的方式來進(jìn)行檔案管理，提高管理和使用的效率。如：在收集人事檔案信息的時(shí)候，通過線上方式以及線下方式來進(jìn)行全面收集，并建立個(gè)人檔案，消除檔案的神秘感，發(fā)揮檔案的真正作用，這樣對后續(xù)的管理和使用都起到良好作用。

（三）優(yōu)化管理環(huán)境

檔案管理環(huán)境對人性化的檔案管理工作有著直接的影響，良好的環(huán)境能夠讓工作人員更加舒適，工作效率也會隨之變得更高。在管理環(huán)境的優(yōu)化方面，可以從不同的角度來展開相關(guān)工作，即：從內(nèi)部環(huán)境以及外部環(huán)境的角度出發(fā)。第一，內(nèi)部環(huán)境的優(yōu)化主要是指精神層面的優(yōu)化，在精神層面、心理層面等融入更多人性化的內(nèi)容，讓檔案管理工作更具個(gè)性化特點(diǎn)。比如：在事業(yè)單位內(nèi)部營造良好的工作氛圍，使工作人員處在更加愉悅和諧的氛圍之中，這樣其身心都會處在良好的狀態(tài)，對后續(xù)的檔案管理工作也有著更好的促進(jìn)性作用。第二，外部環(huán)境的優(yōu)化主要是指工作環(huán)境的改善，除了營造人性化的氛圍之外，還要加入一些較為人性化的設(shè)施，為檔案管理人員的日常工作和生活提供方便，進(jìn)而提高檔案管理人員的工作效率。如：檔案室合理布局，保持環(huán)境優(yōu)美，并張貼醒目的標(biāo)識，使其具有個(gè)性化特點(diǎn)的同時(shí)也能夠?yàn)闄n案工作人員提供良好的工作環(huán)境，提高工作效率和質(zhì)量。

（四）完善人性化制度

在事業(yè)單位發(fā)展得過程中，已經(jīng)形成了具備一定完善性的歸檔制度、借閱制度以及相應(yīng)的保密制度，但是這些制度是否足夠人性化需要進(jìn)行重新的審視。在傳統(tǒng)的檔案管理制度中，一些條例的設(shè)定是較為生硬的，并沒有足夠尊重人、關(guān)心人。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)要制定更加人性化的制度，在原有制度條款的基礎(chǔ)上增加更多人性化的內(nèi)容，在借閱、查閱等環(huán)節(jié)進(jìn)行改善，讓員工身心愉悅，從而獲得更多的管理新觀點(diǎn)和新思路，為檔案管理效率的提升奠定基礎(chǔ)。此外，還應(yīng)當(dāng)要制定更加完善的“學(xué)習(xí)制度”、“獎懲制度”等，讓員工能夠自主學(xué)習(xí)、自主進(jìn)步，提升自身的管理綜合能力，以便提升自身的現(xiàn)代化服務(wù)能力。與此同時(shí)，在人性化的獎懲制度下，員工的自主提升意識和能力會更加完善，內(nèi)部環(huán)境也會更加良好、和諧，對檔案管理工作的人性化發(fā)展有著重要的促進(jìn)作用。

總而言之，從長遠(yuǎn)的角度來看，事業(yè)單位的發(fā)展必然離不開人性化管理方式，而檔案管理工作作為事業(yè)單位的重要組成部分，其人性化發(fā)展勢在必行。事業(yè)單位需要從管理觀念、管理方法、管理環(huán)境以及管理制度等方面進(jìn)行改革和創(chuàng)新，融入更多人性化內(nèi)容，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的人性化發(fā)展，為事業(yè)單位的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

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