智能化在高中檔案管理中的應用

劉志良

摘 要：現(xiàn)如今的社會是一個信息化快速發(fā)展的社會，隨著人們生活水平的提高，信息化也廣泛運用于人民群眾當中，給人們帶來了很大的方便。對于一些高校來說，檔案管理是一件很重要的事情，老師和同學都應該重視檔案的管理，對于高中的檔案管理也要有智能化的東西去發(fā)展和推進。智能化不僅是加強高中檔案管理的內(nèi)在要求，還是對高中管理制度的外在工作要求。因此如何正確的運用智能化來發(fā)展高中檔案管理成為了一個很重要的項目和任務(wù)。

關(guān)鍵詞：智能化;高中;檔案管理

引言：

進入21世紀，信息技術(shù)已經(jīng)成為了人們必不可少的重要組成部分，人們用信息技術(shù)來開展工作，發(fā)展經(jīng)濟，而智能化的管理也已經(jīng)成為了商務(wù)，學校等場合的重要武器了。對于高中學生來說，他們的檔案管理是非常重要的，關(guān)乎著他們以后的工作和發(fā)展，它具有很高的保密性，不過同時還有著一定的復雜性，信息化在不斷的發(fā)展和進步，而學校一些電子辦公信息等工作量也會大大增加，因此會有著些許的問題和麻煩，必須要做好防范工作，加大措施。因此在高中學校中，對于學生們的檔案管理必須要有科學有效的方法，保護好同學們的檔案。因此我就上述一些問題進行了以下的分析和探討，具體有這幾點內(nèi)容：

一、高中檔案管理傳統(tǒng)模式中的弊端

（一）檔案管理的工作任務(wù)比較繁重，效率不高。

對于高中的學校來說，每年都會有很多同學進入高中，不僅有應屆生還有往屆生，因此學校需要管理的信息也是非常多的，采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，不僅費力，而且萬一出現(xiàn)差錯，也絕對是很嚴重的事情，加上一些年齡較大的教職工，出現(xiàn)差錯也是避免不了的，對于信息的查找和整理來說，傳統(tǒng)的檔案管理更是困難，即浪費時間又浪費腦力和勞動力，因此工作效率也會非常低下。

（二）傳統(tǒng)檔案管理安全性不高。

對于傳統(tǒng)的檔案管理模式來說，所有的信息都是由工作人員手動錄入的，因此所要耗費的時間也比較長，而且信息的安全性和保密性也比較低下。即便是有著計算機的幫助，由于很多工作人員對計算機的掌握度不高，理論性知識不強，操作性比較少，因此也會出現(xiàn)很多差錯，在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，安全保障機制也不是很完善，加上人員的復雜繁多，很有可能會將同學們的重要信息給泄露出去，這不僅會給同學們造成很大的麻煩，還會給老師以及學校造成困難，安全隱患過高。

（三）傳統(tǒng)的檔案管理模式查找信息困難，程序比較繁瑣。

對于傳統(tǒng)的高中檔案管理模式來說，因為沒有引進智能化的設(shè)備等，所以操作起來會非常的繁瑣，對于同學們信息的查找也會更加困難，由于高中的檔案中信息量非常之多，因此這么大的信息量超出了人工工作的極限，工作人員必須手動去查找，不僅耗費時間又浪費精力，如果在緊急情況下去查找一些資料的話，會給工作人員造成很大的麻煩?？赡芄ぷ魅藛T根本就不可能在短時間內(nèi)找出所需要的信息和資料。

二、智能化檔案管理的優(yōu)點

相對于上述的傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端，智能化的檔案管理模式就可以解決上述的很多問題，不僅省時還很省力，工作人員也無需耗費精力去手動查找信息和資料。智能化檔案管理他有著以下的優(yōu)點：

（一）智能化檔案管理省時又省力。

智能化檔案管理不像傳統(tǒng)的檔案管理模式，數(shù)據(jù)只要錄入一次就可以進行重復利用，無需多次錄入，就可以實現(xiàn)共享，這也大大的提高了工作的效率。而且智能化還可以自動打印報表等，使用起來非常方便快捷，智能化還可以對學生們的檔案進行自動統(tǒng)計和處理，提高了效率的同時節(jié)省了大量的時間。

（二）智能化檔案查詢更加方便快捷。

智能化的檔案管理會提供很多的查詢手段，工作人員可以根據(jù)自己的需求從其中選擇適合的查詢方式進行查詢，然后提取出重要信息。檔案管理人員還可以利用網(wǎng)絡(luò)進行查詢，不僅減輕了勞動力，還減輕了老師們的負擔。

（三）智能化檔案對于查詢和借閱方面更加方便。

傳統(tǒng)的檔案查詢只能自己手動去翻閱，不僅浪費時間和精力，工作效率也不是很高，不過智能化的檔案查詢很好的解決了這一問題，不僅操作起來更加方便快捷，還提高了工作效率，對于借閱過去及時不還的人員也可以進行有效的催促?？傮w來說智能化檔案管理對學校和同學們有著很大的幫助。

三、智能化在高中學校檔案管理中的應用建議

現(xiàn)如今智能化工作在不斷的發(fā)展和進步，各種信息化的東西也已經(jīng)滲透了我們的生活當中，因此對于高中學校的智能化檔案管理來說，各位工作人員還必須要有一定的理論知識，掌握智能化的優(yōu)點和操作技術(shù)，只有提升自己的知識能力，才可以更好的進行智能化的檔案管理。

結(jié)束語：

高中的檔案管理作為一個重要的任務(wù)，已經(jīng)得到了相關(guān)部門的重視，因此我們要不斷提高智能化的檔案管理模式，拋棄傳統(tǒng)的檔案管理思想，在傳統(tǒng)的思想上進行改造和創(chuàng)新，這就要求每個教職工以及工作人員都要有一定的對于智能化的知識和操作性，還要提升自己的經(jīng)驗，充分的利用好智能化的方式去管理檔案，提高檔案的安全性和保密性的同時，也提高自己的工作效率，減少勞動力。

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