淺談高職學(xué)生檔案管理工作的開(kāi)展與創(chuàng)新

王建剛

[摘?????????? 要]? 習(xí)近平總書(shū)記深刻指出：“當(dāng)今世界的綜合國(guó)力競(jìng)爭(zhēng)，說(shuō)到底是人才競(jìng)爭(zhēng)，人才越來(lái)越成為推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的戰(zhàn)略性資源，教育的基礎(chǔ)性、先導(dǎo)性、全局性地位和作用更加凸顯。”具體在高職教育工作者，作為培養(yǎng)人才的重要方面，學(xué)生檔案管理工作甚為重要。站在淺談高職學(xué)生檔案管理工作的開(kāi)展與創(chuàng)新的基礎(chǔ)上，試圖為廣大職業(yè)教育工作者揭示出一條高職學(xué)生檔案管理工作的有效創(chuàng)新路徑，并希望藉此進(jìn)一步促進(jìn)高職教育事業(yè)的統(tǒng)籌發(fā)展。

[關(guān)??? 鍵?? 詞]? 高職;檔案管理;學(xué)生;人力資源

[中圖分類號(hào)]? G717??????????? ?? ??????? [文獻(xiàn)標(biāo)志碼]? A???????? ????????????? [文章編號(hào)]? 2096-0603（2019）08-0178-02

“黨的十九大報(bào)告吹響全面建設(shè)社會(huì)主義現(xiàn)代化國(guó)家的新號(hào)角，在從2020年到本世紀(jì)中葉的兩個(gè)階段的時(shí)間表中，還要繼續(xù)優(yōu)先部署教育現(xiàn)代化重大方略，為全面建設(shè)富強(qiáng)、民主、文明、和諧、美麗的社會(huì)主義現(xiàn)代化強(qiáng)國(guó)，增強(qiáng)全民族素質(zhì)、夯實(shí)人力資源基礎(chǔ)。”具體在夯實(shí)人力資源基礎(chǔ)的過(guò)程中，我校充分利用高職學(xué)生檔案管理的開(kāi)展與創(chuàng)新，探索出了一條夯實(shí)人力資源基礎(chǔ)的有效路徑，以下根據(jù)具體的檔案管理方面，進(jìn)行詳細(xì)介紹。

一、加強(qiáng)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理與更新工作

職業(yè)院校學(xué)生的紙質(zhì)檔案，是他們?cè)谌松械牡谝环輽n案，也將伴隨他們?cè)诮窈笠簧纳钆c發(fā)展過(guò)程中的重要人力資源資料。為了在新時(shí)代構(gòu)架“人才強(qiáng)國(guó)”的背景下提升高職院校檔案管理工作效率，高職院校的檔案管理工作者要對(duì)學(xué)生紙質(zhì)檔案的管理與更新工作提起高度重視。

在當(dāng)今的信息化社會(huì)背景下，雖然很多用人單位已經(jīng)利用數(shù)字化檔案為單位人員建檔，但是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的作用仍然不容忽視。我們?cè)诟呗氃盒５膫鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作中，本著“求嚴(yán)”“求實(shí)”“求真”的原則，對(duì)高職學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)記錄、獎(jiǎng)懲記錄、入黨申請(qǐng)書(shū)、實(shí)習(xí)手冊(cè)、畢業(yè)論文等資源進(jìn)行了有效建檔，并不斷完善學(xué)生紙質(zhì)檔案的管理與更新工作。

具體來(lái)說(shuō)，我們?cè)趯?duì)高職學(xué)生檔案管理工作中的“成績(jī)記錄”紙質(zhì)檔案錄入方面，從全校學(xué)生入學(xué)開(kāi)始到每一名學(xué)生的畢業(yè)，有效統(tǒng)計(jì)每一名學(xué)生的期中、期末考試成績(jī)，并在不同時(shí)間內(nèi)分批次錄入紙質(zhì)檔案，從而使學(xué)生的紙質(zhì)檔案能夠有效顯示全體學(xué)生的不同學(xué)習(xí)狀況，保證了檔案資料數(shù)據(jù)的真實(shí)性。

我們?cè)趯?duì)高職學(xué)生的“獎(jiǎng)懲記錄”的紙質(zhì)檔案錄入工作過(guò)程中本著“求實(shí)”的精神，在認(rèn)真統(tǒng)計(jì)全體學(xué)生的“獎(jiǎng)懲記錄”基礎(chǔ)上，對(duì)“獎(jiǎng)懲記錄”進(jìn)行辨別，對(duì)學(xué)生的獎(jiǎng)勵(lì)記錄錄入工作進(jìn)行全面的錄入;而為了防止學(xué)生由于受到“輕微處罰”的處罰記錄被錄入紙質(zhì)檔案中，從而影響學(xué)生一生的發(fā)展，我們對(duì)學(xué)生的處罰記錄錄入工作，本著求實(shí)的態(tài)度加以辨別，從而能夠使高職學(xué)生紙質(zhì)檔案真實(shí)地反應(yīng)學(xué)生在校表現(xiàn)情況。

我們?cè)趯?duì)于高職學(xué)生的“入黨申請(qǐng)書(shū)”的紙質(zhì)檔案檔案錄入工作過(guò)程中，本著“求嚴(yán)”的角度，認(rèn)真審核學(xué)生所遞交的入黨申請(qǐng)書(shū)，對(duì)在全校學(xué)生的入黨申請(qǐng)書(shū)，都進(jìn)行有效地掃描影印，將學(xué)生的入黨申請(qǐng)書(shū)原件由所在黨支部保管，將學(xué)生的入黨申請(qǐng)書(shū)影印件，封入學(xué)生紙質(zhì)檔案，從而使學(xué)生紙質(zhì)檔案，能夠真實(shí)記錄學(xué)生在校期間的重要政治活動(dòng)。

我們?cè)趯?duì)高職學(xué)生畢業(yè)論文的紙質(zhì)檔案檔案錄入工作過(guò)程中，本著嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，利用數(shù)字化掃描的方式，將全校每一名學(xué)生的畢業(yè)論文進(jìn)行影印掃描，由各系負(fù)責(zé)保管學(xué)生的畢業(yè)論文影印件，將學(xué)生的畢業(yè)論文原件封入學(xué)生紙質(zhì)檔案之中。這樣做能夠有效確保學(xué)生在今后接觸各種企事業(yè)用人單位的過(guò)程中，讓用人單位真實(shí)了解學(xué)生在職業(yè)學(xué)習(xí)過(guò)程中的最后學(xué)習(xí)水平，從而讓學(xué)生能夠在今后的工作發(fā)展中，獲得更為符合自身職業(yè)能力特點(diǎn)的發(fā)展機(jī)遇。

二、認(rèn)真搜集學(xué)生的重要資料，對(duì)入檔案部分進(jìn)行慎重篩選

我們?cè)趯?duì)學(xué)生進(jìn)行紙質(zhì)檔案的建檔管理過(guò)程中，對(duì)學(xué)生的資料搜集，本著認(rèn)真、負(fù)責(zé)、全面的態(tài)度，密切聯(lián)系各班級(jí)輔導(dǎo)員，時(shí)刻獲取學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活、思想動(dòng)態(tài)，從而搜集到真實(shí)可用的學(xué)生信息。我們?cè)谒鸭椒从硨W(xué)生學(xué)習(xí)、生活、思想動(dòng)態(tài)的檔案信息之后，對(duì)全部信息加以慎重篩選，從而讓學(xué)生的紙質(zhì)檔案能夠反映出高職學(xué)生最真實(shí)的思想心理與職業(yè)技能、職業(yè)道德的動(dòng)態(tài)。這樣的檔案資料搜集、篩選工作，使紙質(zhì)檔案在具備學(xué)生全面信息的同時(shí)，避免將一些不利于學(xué)生發(fā)展的不必要信息收入檔案之中，從而使學(xué)生紙質(zhì)檔案質(zhì)量更高。

具體來(lái)說(shuō)，對(duì)全面搜集學(xué)生重要資料的過(guò)程，需要高職檔案管理工作者密切聯(lián)系各班級(jí)輔導(dǎo)員，從檔案基本信息表格的填寫(xiě)、搜集、入檔著手，盡量做到把學(xué)生的紙質(zhì)檔案做成切實(shí)反映學(xué)生具體情況的高質(zhì)量檔案。對(duì)學(xué)生在高職學(xué)習(xí)過(guò)程中的成績(jī)搜集，需要檔案管理工作者與各班級(jí)輔導(dǎo)員做好認(rèn)真的統(tǒng)計(jì)、核對(duì)工作，使學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)信息能夠反映學(xué)生在高職院校中的真實(shí)學(xué)習(xí)情況。而對(duì)因曠課過(guò)多而禁止考試的學(xué)生的考試成績(jī)的錄入，需要特別標(biāo)注，并將學(xué)生的補(bǔ)考成績(jī)錄入其中。之后，如上文所說(shuō)的對(duì)于學(xué)生在高職學(xué)校學(xué)習(xí)期間的所獲得的獎(jiǎng)懲記錄，檔案管理工作者也應(yīng)該進(jìn)行慎重篩選，對(duì)獎(jiǎng)勵(lì)方面可以全部錄入學(xué)生紙質(zhì)檔案，但是對(duì)學(xué)生的處罰記錄，檔案管理工作者在建檔錄入環(huán)節(jié)，要慎之又慎。這樣做的初衷在于，避免學(xué)生因小的錯(cuò)誤而影響終身發(fā)展。但是對(duì)如聚眾斗毆、擾亂課堂教學(xué)秩序、考試作弊、酒后鬧事等重要處罰信息，檔案管理工作者要在核實(shí)的基礎(chǔ)上，進(jìn)行有選擇地錄入檔案，對(duì)個(gè)體學(xué)生為主要責(zé)任人的處罰記錄，一定要真實(shí)地錄入該學(xué)生的紙質(zhì)檔案之中，從而有效確保檔案管理工作的真實(shí)性。

三、利用檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換建設(shè)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

在當(dāng)今信息化社會(huì)的背景下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理需要緊密依托計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工。在紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工過(guò)程中，一項(xiàng)要點(diǎn)就是紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工過(guò)程，而另一項(xiàng)要點(diǎn)就是數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建。

首先，在紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的過(guò)程中，檔案管理人員要對(duì)重要信息進(jìn)行計(jì)算機(jī)打字錄入，從而使數(shù)字化檔案的查閱更為方便。而對(duì)不重要的信息，則可利用掃描儀進(jìn)行影印，將影印圖片存儲(chǔ)于專門(mén)的“影印圖片文件”專區(qū)保存，也能夠提升檔案查閱的效率。

其次，在紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工過(guò)程中，檔案管理工作者應(yīng)該將一些重要的數(shù)據(jù)，建成Excel表格的形式進(jìn)行保存。通過(guò)將高職學(xué)生的數(shù)據(jù)信息建立成為Excel表格，能夠提升檔案查詢的快捷性，從而使查詢學(xué)生檔案的人員，能夠更加方便地開(kāi)展工作。

最后，對(duì)于高職院校學(xué)生數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，需要學(xué)校重點(diǎn)建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)計(jì)算機(jī)機(jī)房，并指派專門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)管理和維護(hù)人員對(duì)此負(fù)責(zé)。高職學(xué)生數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，也需要學(xué)校購(gòu)置高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫(kù)專用機(jī)，并確保數(shù)據(jù)庫(kù)電力、網(wǎng)絡(luò)365天24小時(shí)不中斷。這就要求我們?cè)诟呗殭n案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)過(guò)程中，擁有更先進(jìn)的計(jì)算機(jī)維護(hù)工作能力。而對(duì)檔案管理工作者來(lái)說(shuō)，將通過(guò)數(shù)字化加工而獲取的數(shù)據(jù)化學(xué)生檔案資料錄入于學(xué)校數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，也需要進(jìn)一步提升計(jì)算機(jī)知識(shí)，特別是數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)知識(shí)，才能不斷提升高職院校數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的管理與維護(hù)水平。

因此，在高職學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理工作中，需要檔案管理工作者不斷提升自身業(yè)務(wù)能力與計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)運(yùn)用技巧，將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，建設(shè)成為“精品工程”。

四、利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)高職學(xué)生檔案的在線查閱

為具備有功能完善、運(yùn)行穩(wěn)定、資料齊全的高職數(shù)字化學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)做準(zhǔn)備，我們高職院校檔案管理工作者，需要積極學(xué)習(xí)掌握相關(guān)專業(yè)知識(shí)技能;有效利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將高職數(shù)字化學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)與互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行對(duì)接，從而能夠使高職學(xué)生的檔案查閱人員，利用在線查閱的方式查詢學(xué)生檔案記錄。

在此過(guò)程中，需要涉及的技術(shù)主要是動(dòng)態(tài)網(wǎng)站架設(shè)技術(shù)，而利用動(dòng)態(tài)網(wǎng)站接入數(shù)據(jù)庫(kù)獲取真實(shí)檔案信息，是這種網(wǎng)站的主要架設(shè)目的。這就要求我們高職檔案管理工作者，積極學(xué)習(xí)動(dòng)態(tài)網(wǎng)站的管理能力，雖然動(dòng)態(tài)網(wǎng)站的開(kāi)發(fā)架設(shè)可以由學(xué)校的專業(yè)工作人員建設(shè)完成，但是我們高職檔案管理工作者要學(xué)好動(dòng)態(tài)網(wǎng)站的維護(hù)技術(shù)，從而使我們的高職數(shù)字化檔案網(wǎng)站能夠持續(xù)、平穩(wěn)、高效地運(yùn)行。

此外，我們的高職數(shù)字化檔案查詢網(wǎng)站，對(duì)注冊(cè)的用戶信息應(yīng)當(dāng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，對(duì)國(guó)家正規(guī)企事業(yè)單位、政府部門(mén)、公安系統(tǒng)、民政部門(mén)，應(yīng)該由我們?yōu)樗麄兲峁?shù)字化檔案查閱賬號(hào)，從而使他們能夠更加快捷地查詢高職學(xué)生數(shù)字化檔案。而對(duì)一些不具備檔案接收資質(zhì)的小型私營(yíng)企業(yè)、社會(huì)團(tuán)體、以及個(gè)人，我們要在高職數(shù)字檔案動(dòng)態(tài)網(wǎng)站中將他們嚴(yán)格屏蔽，從而使高職學(xué)生數(shù)字化檔案確保了機(jī)密性。

最后，為了更好地開(kāi)展、維護(hù)、運(yùn)行高職學(xué)生數(shù)字化檔案網(wǎng)站，后期需要專門(mén)開(kāi)設(shè)400免費(fèi)服務(wù)電話，利用組織專人答疑解惑的辦法，使高職學(xué)生數(shù)字化檔案網(wǎng)站的服務(wù)功能更加完善，讓檔案查詢?nèi)藛T在遇到問(wèn)題的過(guò)程中能夠獲得及時(shí)幫助。這樣的服務(wù)型檔案管理模式會(huì)大大提升高職檔案管理工作的開(kāi)放性、服務(wù)性以及功能性，從而使高職數(shù)字化檔案網(wǎng)站，能夠更好地發(fā)揮工作效能。

總而言之，在新時(shí)代的高職院校學(xué)生檔案管理工作中，我們要秉承“知行合一”的工作理念，將我們?cè)盒５膶W(xué)生紙質(zhì)檔案，利用求嚴(yán)、求實(shí)、求真的工作原則進(jìn)行有效的建檔、管理與維護(hù)。在此同時(shí)，我們應(yīng)由計(jì)算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，通過(guò)數(shù)字化加工的方法，有效建設(shè)學(xué)生檔案電子數(shù)據(jù)庫(kù)。在有效建設(shè)學(xué)生檔案電子數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上，將動(dòng)態(tài)網(wǎng)站連通數(shù)據(jù)庫(kù)，從而構(gòu)建高職院校學(xué)生檔案資源查詢網(wǎng)站，最終使用人單位能夠更加便捷地查閱高職學(xué)生檔案。

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