教育局多舉措加強(qiáng)檔案管理工作的思考

化君麗

目前，教育局檔案管理工作開(kāi)展的要求越來(lái)越高，工作越來(lái)越繁雜，這使得相關(guān)工作的開(kāi)展質(zhì)量受到了很大的影響。在這種情況下，深入探討加強(qiáng)檔案管理工作的多項(xiàng)措施具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義，本文就對(duì)此展開(kāi)探討。

教育局作為重要的教育管理機(jī)構(gòu)，其在日常管理工作中需要管理多所學(xué)校的檔案資料和信息，管理工作量較大，內(nèi)容繁多且較為繁瑣，而在日常工作中，由于缺乏對(duì)于檔案的重視，使得相關(guān)工作的開(kāi)展缺乏科學(xué)合理的規(guī)劃，讓工作質(zhì)量得不到有效提升。隨著檔案應(yīng)用頻率的不斷提升，檔案管理工作也變得日益重要。在當(dāng)前形勢(shì)下，深入探討教育局的檔案管理舉措是必然的。基于此，本文就對(duì)此展開(kāi)深入分析。本次研究認(rèn)為，教育局多舉措加強(qiáng)檔案管理工作需要從以下幾個(gè)方面加以思考。

1 強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)

為了提升檔案管理工作開(kāi)展的質(zhì)量，教育局需要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，一方面要有效確定專業(yè)檔案管理人員，強(qiáng)化管理的針對(duì)性，要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)指導(dǎo)，提升其檔案管理的專業(yè)技能，要求檔案管理人員具備必須的業(yè)務(wù)培訓(xùn)能力并取得相應(yīng)的證書(shū)，持證上崗，同時(shí)，教育局還要積極聘請(qǐng)或者邀請(qǐng)專業(yè)的人員做系統(tǒng)的檢查指導(dǎo)，從而讓教育局的檔案管理更加規(guī)范化。

2 強(qiáng)化檔案管理工作的資金突入，完善相應(yīng)的硬件建設(shè)

在新的發(fā)展背景，教育局需要強(qiáng)化檔案管理工作投入，充分保障資金應(yīng)用的有效性，要完善工作人員的配備，合理購(gòu)置設(shè)備裝置，有效保證檔案管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)及其安全性。同時(shí)，還要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理的硬件建設(shè)，統(tǒng)一集中管理，立足于教育局的客觀需求和未來(lái)發(fā)展要求，不斷強(qiáng)化檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)，相應(yīng)的配備防護(hù)設(shè)施，充分保障檔案的安全性，設(shè)置相應(yīng)的查閱記事本，記錄外界的查閱、復(fù)印相關(guān)檔案的時(shí)間、檔案號(hào)、單位名稱和查閱人等信息。另外，在信息化時(shí)代不斷發(fā)展的背景下，教育局還要努力強(qiáng)化檔案管理的信息化水平，深入完善檔案管理的電子信息系統(tǒng)，讓管理更加規(guī)范化和信息化。

3 增強(qiáng)檔案工作意識(shí)，完善檔案管理制度

在當(dāng)前發(fā)展背景下，教育局及工作人員需要進(jìn)一步增強(qiáng)檔案的工作意識(shí)，進(jìn)一步完善檔案管理制度，要結(jié)合自身工作的客觀情況，設(shè)定相應(yīng)的檔案管理制度、歸檔制度、檔案借閱制度、檔案資料保密制度等，同時(shí)，要強(qiáng)化對(duì)檔案文件的收集工作，對(duì)于鑒定銷毀工作，要做到有效監(jiān)督和檢查，強(qiáng)化管理工作，從而讓檔案管理更為科學(xué)、合理，在日常管理中，要做到防火、防盜、防蛀、防潮、防光、防高溫，從而有效保障檔案的安全。不僅如此，還要進(jìn)一步健全制度，有效規(guī)范相應(yīng)的管理程序。在充分保障客觀需求以及上級(jí)安排的情況下，不斷優(yōu)化并健全檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度，無(wú)論是檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)，還是檔案的借閱、利用、安全、保密等，都需要進(jìn)一步做好規(guī)范工作，努力保證檔案收集工作開(kāi)展的質(zhì)量，強(qiáng)化對(duì)各個(gè)學(xué)校及其他檔案的收集和整理，讓保管更為精確、高效。與此同時(shí)，還要進(jìn)一步規(guī)范教育局的文書(shū)檔案管理，進(jìn)一步明確規(guī)定檔案工作的責(zé)任和任務(wù)，結(jié)合實(shí)際工作需要合理界定歸檔的范圍及整理的要求，要深入完善目錄索引工作，并做到統(tǒng)一裝訂格式，從而更為有效地保障檔案歸檔的質(zhì)量。

4 優(yōu)化文件歸檔入庫(kù)和分類整理工作

教育局檔案的數(shù)量和種類都非常多，因此，想要提升管理的質(zhì)量，就需要進(jìn)一步優(yōu)化文件歸檔入庫(kù)和分類整理工作。特別是在當(dāng)前情況下，教育局要嚴(yán)格根據(jù)檔案工作的法律法規(guī)強(qiáng)化管理工作，檔案要對(duì)應(yīng)歸檔，收集要更為系統(tǒng)，并嚴(yán)格做好針對(duì)性的鑒定、銷毀、歸檔工作。對(duì)于年度檔案，要做好系統(tǒng)的分類整理工作，并合理完成年度立卷裝盒工作。與此同時(shí)，在工作中存在的人事檔案和業(yè)務(wù)檔案，要做好分管工作，并強(qiáng)化人事檔案的保密工作。并立足客觀需要，深入完善電子歸檔制度，對(duì)文件管理做好系統(tǒng)記錄，并要嚴(yán)格落實(shí)保管制度，不但要在技術(shù)上強(qiáng)化管控，也要提升管理的效率，從而讓檔案管理工作更為有效。

5 強(qiáng)化檔案工作的監(jiān)督管理

教育局要強(qiáng)化檔案工作的監(jiān)督管理，強(qiáng)化檔案借閱程序管理。在檔案管理以及保密法的具體要求下，在教育局內(nèi)部做好檔案管理以及保密工作的自查，讓相應(yīng)的管理工作能夠嚴(yán)格按照程序要求進(jìn)行，并針對(duì)性地做好查閱登記工作，如果存在檔案交接的情況，一定要做好記錄，并做好清點(diǎn)手續(xù)，同時(shí)也要積極做好登記造冊(cè)，從而有效保障教育局檔案的安全性。

結(jié)語(yǔ)：教育局想要強(qiáng)化檔案管理工作的質(zhì)量，就需要從多個(gè)角度全面進(jìn)行管控和建設(shè)，讓檔案管理工作更加系統(tǒng)、高效，要強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)以及檔案管理工作的資金突入，并且完善相應(yīng)的硬件建設(shè)，增強(qiáng)檔案工作意識(shí)，完善檔案管理制度，同時(shí)還要持續(xù)優(yōu)化文件歸檔入庫(kù)和分類整理工作。另外，還要努力強(qiáng)化監(jiān)督管理工作，提升檔案管理的質(zhì)量。

（作者單位：河南省商水縣教體局）