差旅平臺帶來的財務(wù)管理提升的思考

陳燕莉

摘要：由于國有企業(yè)的特殊身份，商務(wù)差旅受到社會關(guān)注。2012年，中央政治局“八項規(guī)定”精神及各級黨委政府的實施細則相繼出臺，旨在進一步規(guī)范公務(wù)差旅制度。2013年國資委指出，央企保增長的目標就是向管理要效益，要求在央企范圍內(nèi)大力開展集中采購，差旅服務(wù)被納入集采范圍。既要滿足“八項規(guī)定”相關(guān)精神，又要滿足國資委對集中采購的要求，在這種背景下，差旅平臺的建設(shè)成為集團公司差旅管理研究的重要課題。2016年集團公司與中國航信簽署戰(zhàn)協(xié)議，攜手搭建航空工業(yè)差旅平臺，充分發(fā)揮各自資源優(yōu)勢，共同打造面向大型企業(yè)和集團用戶的差旅平臺。當前，會計行業(yè)正處于財務(wù)會計向管理會計轉(zhuǎn)型的發(fā)展時期，現(xiàn)代信息技術(shù)與企業(yè)管控、財務(wù)管理深度融合發(fā)展，國務(wù)院《關(guān)于推進“互聯(lián)網(wǎng)+”行動的指導意見》的發(fā)布也明確了“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來。本文以差旅平臺為研究對象，分析其運行現(xiàn)狀、平臺系統(tǒng)優(yōu)勢、存在的問題及不足，并以財務(wù)人的視角提出進一步改進完善的建議，強化財務(wù)信息化建設(shè)，在提升員工體驗滿意度的前提下，拓展平臺服務(wù)內(nèi)容、落地成本中心、實現(xiàn)系統(tǒng)信息對接，最終提升企業(yè)財務(wù)管理水平。

關(guān)鍵詞：集中采購;差旅平臺;財務(wù)信息化;財務(wù)管理提升

2018年集團公司以強化管理提升，降本增效為目標，向所屬單位全范圍推行差旅平臺系統(tǒng)。差旅系統(tǒng)聯(lián)合攜程、中航服、空港嘉華和陽光之旅四家供應(yīng)商，基于大數(shù)據(jù)和云計算，采用 “互聯(lián)網(wǎng)+差旅”、“平臺+服務(wù)”方式構(gòu)建。員口恿過手機APP即可實現(xiàn)出差審批、訂票、退改、報銷審批等差旅業(yè)務(wù)，全流程在線、全自動操作，出行更力！嗜心，服務(wù)更有保障。

一、差旅平臺工作現(xiàn)狀

（1）差旅平臺的職責分工

為使差旅平臺有效運行，各單位均制定了管理辦法，規(guī)范相關(guān)流程和管理工作。綜合管理部是差旅平臺上線工作的管理機構(gòu)，負責協(xié)議簽訂，平臺運行保障工作;差旅專員負責與供應(yīng)商核對賬單，并提交比劊交財務(wù)部。計劃財務(wù)部負責機票的報銷及對賬結(jié)算，梳理相關(guān)財務(wù)流程;人力資源部的人力專員負責提供人員的增減變更信息;紀檢審計部負責差旅平臺的建設(shè)、協(xié)議簽訂、訂票報銷期間的全過程監(jiān)管。

（2）差旅平臺的工作流程

員工出差通過手機APP訂購機票，差旅結(jié)束后憑機票確認函到計劃財務(wù)部報銷，財務(wù)專員對機票確認函進行掃碼，標記報銷信息;供應(yīng)商按月形成月度機票清單。企業(yè)差旅專員（綜合管理部）將機票清單分發(fā)給各部門差旅專員，經(jīng)確認無誤后，企業(yè)差旅專員通知供應(yīng)商開具發(fā)票。財務(wù)專員依據(jù)發(fā)票及對外支付審批單，辦理機票結(jié)算。

二、差旅平臺的優(yōu)勢

（1）高效便捷的用戶體驗

個人用戶體驗方便快捷。員工通過手機客戶端（APP）辦理查詢、預(yù)訂、出票，省去中間環(huán)節(jié)，享受免溝通、零墊資、省時間的新體驗，形成“服務(wù)規(guī)范化、流程標準化、應(yīng)用自動化”的差旅保障新模式。

企業(yè)客戶體驗管理效率提升。機票結(jié)算變分散結(jié)算方式為集中統(tǒng)一結(jié)算方式，按月與供應(yīng)商進行結(jié)算。零墊資使資金占用壓力明顯降低，大幅節(jié)省了運營成本。預(yù)定、審批、行程狀態(tài)等信息自然留痕可追溯，并實時更新。企業(yè)通過手機客戶端或電腦端，可以實現(xiàn)多維度的查詢及統(tǒng)計，企業(yè)可及時掌握出行、報銷及結(jié)算情況，為后續(xù)差旅分析奠定了數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

（2）差旅平臺實現(xiàn)“采”與“購”的分離，“事”與“錢”的分離

差旅平臺采用多供應(yīng)商模式，集團公司招標引進優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商資源，將供應(yīng)商的選擇權(quán)交給員工（或企業(yè)）。員工出行只需關(guān)注機票的時間、航班、價格等相關(guān)信息，無需考慮供應(yīng)商的規(guī)范性，真正實現(xiàn)“采”與“購”分離。乘機人不管錢，管錢人不乘機，真正實現(xiàn)“事”與“錢”分離，做到 “陽光采購、集中管理”，使企業(yè)內(nèi)控機制有效發(fā)揮。

（3）規(guī)模效應(yīng)擴大優(yōu)惠幅度

平臺上線前，集團公司所屬員工出行均采用分散采購、分散報銷形式，總量雖大卻不具備議價能力，難以從航空公司獲得更多優(yōu)惠。隨著上線用戶的增加，規(guī)模效應(yīng)和降本效果逐步顯現(xiàn)。差旅平臺整合優(yōu)勢資源，使航空公司的大客戶優(yōu)惠政策進一步擴大，國航、南航、東航、海航、川航等大客戶協(xié)議在全集團范圍內(nèi)落地，同時，大客戶可以享受到的優(yōu)惠政策可以惠及員工因私出行，增強了員工的歸屬感。

（4）差旅平臺實現(xiàn)差旅費用整體管控

差旅平臺可以根據(jù)企業(yè)自身管理需求將管理制度嵌入流程，讓“八項規(guī)定”落到實處。平臺自2015年5月上線試運行至今，上線人數(shù)已超過10萬人。以集團公司總部試用階段采集的對比數(shù)據(jù)為依據(jù)，平臺累計實現(xiàn)節(jié)省金額3000余萬元，整體管控的降本效果顯著。

（5）采購管理工作極大提升

差旅制度流程規(guī)范、差旅信息透明起到了事中控制的作用;建立競爭機制，對供應(yīng)商集中管理，降低了企業(yè)的管理難度;杜絕管理漏洞，避免假票、虛票、偽報，減少了企業(yè)的經(jīng)營風險。

差旅服務(wù)集中管控是集團公司踐行國資委采購管理對標工作的具體應(yīng)用，是采購管理實現(xiàn)降本增效、反腐倡廉目標的重要抓手。2017年集團公司將各單位使用差旅平臺采購情況納入“采購管理提升”考核評價體系，并折算計入各單位經(jīng)營業(yè)績考核分數(shù)。差旅平臺的上線推廣使集團公司采購管理工作得到極大提升。

三、差旅平臺體驗中暴露出的問題與不足

差旅平臺極大方便了員工的差旅出行，借款需求下降，資金占用減少，創(chuàng)新差旅報銷理念。在極大的滿足采購管理提升的同時，也暴露出財務(wù)信息化建設(shè)的不足，財務(wù)團隊的成本核算、對賬、結(jié)算的工作量有所增加，一定程度上加大了財務(wù)工作成本。現(xiàn)階段，差旅平臺的運行模式尚有探討、功能改進和進一步完善的空間。問題歸類如下：

（1）對賬問題

差旅平臺設(shè)置有軟件客戶端和手機客戶端（APP），其中手機客戶端側(cè)重滿足員工個人體驗，軟件客戶端側(cè)重滿足企業(yè)的報銷管理、賬表管理體驗。在報銷管理模塊中，系統(tǒng)提供了多維度的查詢方式，比如按時間段查詢、按報銷狀態(tài)查詢，包括已報銷、未報銷;按機票狀態(tài)查詢，包括正票、改簽、退票;按乘機人查詢、按機票號查詢。但不論通過什么方式查詢，都只能查詢到機票的明細，而不能針對查詢結(jié)果進行求和，如果需要數(shù)據(jù)匯總，必須將查詢結(jié)果導出后才能獲得。在賬單管理模塊中，可以查詢到機票明細的合計數(shù)，但只能按月進行查詢，即生成完整的月度賬表后才能查詢到合計數(shù)據(jù)。這兩種模塊中均不能滿足隨時核對財務(wù)賬目的需求。

（2）財政零余額項目的核算問題及結(jié)算問題

財政專項撥款的科研項目必須按項目通過專戶進行對外支付，每個項目對應(yīng)一個財政授權(quán)賬戶，發(fā)生的機票款必須按月向供應(yīng)商進行結(jié)算。對于尚未報銷的機票款，因難以知曉費用的科研項目歸屬，也就難以確定對外支付的財政授權(quán)賬戶。對于財政科研項目多、機票使用量比較大的企業(yè)，在結(jié)算前確認每個項目的支付渠道無疑會增加各部門的工作量，給機票支付帶來效率的降低。

（3）成本中心不能充分發(fā)揮核算作用

目前差旅費報銷流程與差旅平臺上線前沒有本質(zhì)區(qū)別，唯一不同的是：乘機人報銷時將“機票行程單”替換為“機票確認函”。財務(wù)團隊進行賬務(wù)處理時增加“其他應(yīng)付款-應(yīng)付差旅平臺-x x供應(yīng)商”過渡科目，會計分錄繁瑣，賬務(wù)處理時間增加。差旅平臺的上線對差旅費的成本核算沒有帶來本質(zhì)的改變，成本中心尚未發(fā)揮成本費用歸集作用。

（4）差旅平臺不能與企業(yè)財務(wù)信息系統(tǒng)對接

軍工企業(yè)集團在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、財務(wù)管理和保密安全方面有其特殊要求，受制于這種特殊性，差旅平臺系統(tǒng)與很多企業(yè)的財務(wù)信息系統(tǒng)（包括網(wǎng)報系統(tǒng)、賬務(wù)系統(tǒng)）不能實現(xiàn)集成，形成各自的“信息孤島”，財務(wù)信息系統(tǒng)無法直接從差旅平臺系統(tǒng)獲取數(shù)據(jù)，加大了財務(wù)工作成本，阻礙了管理效率的提升。

（5）差旅平臺提供的服務(wù)單一

差旅平臺各功能模塊還處于修改完善階段，服務(wù)項目也比較單一，只能提供國內(nèi)機票訂購服務(wù)。目前火車票、國際機票、酒店、公務(wù)用車等服務(wù)呈現(xiàn)出多樣性、靈活性的市場需求，但平臺尚不能滿足差旅出行的更多需求。

四、差旅平臺系統(tǒng)帶來的財務(wù)管理提升的思考

（1）對賬問題的解決方案

差旅平臺作為商旅供應(yīng)商和企業(yè)之間的橋梁，不僅要考慮乘機人體驗的滿意度，更要考慮到相關(guān)部門，如計劃財務(wù)部、綜合管理部的管理需求。機票對賬、結(jié)算工作處于差旅服務(wù)的后端，建議平臺系統(tǒng)在報銷管理模塊下，對查詢結(jié)果提供合計數(shù)據(jù)，便于與企業(yè)賬目的核對，企業(yè)對賬工作的及時準確才能保證機票款項在規(guī)定時間內(nèi)支付給供應(yīng)商。系統(tǒng)交互性的友好程度越高，相關(guān)部門的工作效率越高。

另外建議，給財務(wù)專員增設(shè)提醒權(quán)限，對于不及時報銷的員工予以善意提醒;或者由系統(tǒng)自行判定，乘機后超過一定時間未進行差旅費報銷的員工系統(tǒng)將進行自動提醒，催促其盡快報銷。這一功能在年底結(jié)賬前很有必要。

（2）財政零余額項目賬務(wù)處理及結(jié)算的解決方案

針對財政零余額科研項目問題，目前我們采用了一種變通的辦法，即每月結(jié)算機票款時不區(qū)分普通項目及財政撥款的零余額項目，一律由基本戶進行支付。也就是說財政撥款的零余額項目發(fā)生的機票款由基本戶先行墊付，年度終了時再匯總由財政專戶還給基本戶。這樣操作的理由很簡單，我們不希望任何一種管理創(chuàng)新以增加營運成本為代價。

報銷機票款時的賬務(wù)處理，借記“管理費用”、“其他經(jīng)營成本”及“科研成本”等科目，其中科研成本按項目進行輔助核算（給年底償還先行墊支的機票款提供依據(jù)），貸記 “其他應(yīng)付款一應(yīng)付差旅平臺一x x供應(yīng)商”。實際結(jié)算時，借記“其他應(yīng)付款一應(yīng)付差旅平臺一x X供應(yīng)商”，貸記“銀行存款-基本戶”。年底歸還先行墊付的財政零余額項目機票款時，根據(jù)輔助核算匯總的項目合i{數(shù)據(jù)，借記“銀行存款一基本戶”，貸記“財政零余額賬戶”。這種辦法適用于財政零余額項目較多的企業(yè)，解決了尚未報銷的財政零余額項目不能確定支付渠道的問題。

（3）成本中心的解決方案

建議采用分步走的策略，對于非密企業(yè)先行開通成本中心;對于涉密項目較少的企業(yè)，剔除涉密項目后，進入成本中心;對于涉密科研項目較多的企業(yè)暫不開放成本中心。這在一定程度上解決了成本費用歸集的問題，完成成本費用歸集的機票款月底生成賬單，財務(wù)人員依據(jù)賬單及支付審批表直接進行賬務(wù)處理，并在客戶端成批進行報銷標記，無需再對機票確認函進行碼掃，乘機人無需再對機票費用提交報銷流程（需要說明的是，乘機人發(fā)生的除機票以外的差旅費用的報銷流程不變），這樣機票款的核算由分散變?yōu)榧?，財?wù)團隊的工作效率會明顯提升。

（4）差旅平臺與財務(wù)信息系統(tǒng)對接的解決方案

差旅平臺具有較強的安全性，出行數(shù)據(jù)達到國家“三級”保護水平，完善的信息管理體系，確保既不影響員工出行，又能保證敏感信息安全。在這個前提下，建議完成將差旅平臺與企業(yè)的網(wǎng)報流程、財務(wù)系統(tǒng)（用友、浪潮）的對接，差旅平臺按月生成《機票結(jié)算賬單》，用于機票款的結(jié)算;成本中心完成機票款的部門、成本費用項目歸集，形成《成本費用歸集表》，賬務(wù)處理系統(tǒng)依據(jù)《成本費用歸集表》生成付款憑證，分別借記“科研成本”、“其他業(yè)務(wù)成本”、“管理費用”等科目，貸記“銀行存款一基本戶”科目，無需再通過“其他應(yīng)付款-差旅平臺-x x供應(yīng)商”科目進行過渡。

目前，集團公司下屬A企業(yè)已經(jīng)實現(xiàn)了差旅平臺系統(tǒng)與財務(wù)信息系統(tǒng)的對接。平臺系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，按照對應(yīng)的組織結(jié)構(gòu)和成本中心，在賬單確認后自動導入財務(wù)信息系統(tǒng)，實現(xiàn)了精準、高效的差旅費核算。該企業(yè)的IT部門與財務(wù)團隊根據(jù)自身的業(yè)務(wù)特點及管理需求，與平臺的建設(shè)團隊溝通協(xié)作，充分利用信息化手段，實現(xiàn)了系統(tǒng)的對接;在平臺固定分析模版基礎(chǔ)上，又開發(fā)了差旅分析報告;同時對機票價格的選擇設(shè)置控制條件，讓差旅成本真正得到有效控制。該企業(yè)的財務(wù)信息化建設(shè)走在了集團公司的前列。

（5）差旅平臺提供服務(wù)過于單一的解決方案

隨著差旅平臺上線員工的增加，機票業(yè)務(wù)越發(fā)成熟，差旅需求會逐步提升，僅滿足國內(nèi)機票服務(wù)是遠遠不夠的，逐步擴大商旅服務(wù)范圍是大勢所趨，建議逐步增加國際機票、火車票、酒店、企業(yè)用車等商旅服務(wù)，以滿足集團公司差旅出行的更多需求。

五、結(jié)語

集團公司差旅平臺的推出源于國資委集中采購管理要求，指定供應(yīng)商，以降低采購成本為目標。前端的“采”與“購”環(huán)節(jié)，充分考慮了集中優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商資源、充分考慮了員工出行滿意度。負責后端核算、對賬、結(jié)算工作的財務(wù)團隊，在積極配合差旅平臺運行的前提下，需要站在在財務(wù)管理的視角上提出需求，充分發(fā)揮成本中心作用，加速實現(xiàn)平臺系統(tǒng)與網(wǎng)報系統(tǒng)、財務(wù)信息系統(tǒng)的集成。差旅平臺是一個采購業(yè)務(wù)的平臺，更是一個財務(wù)管理提升的平臺，財務(wù)信息化是助推財務(wù)管理提升的工具及手段，支持配備財務(wù)信息化資源，財務(wù)管理提升才能落地，集團公司著力推進的新時代計劃財務(wù)管理創(chuàng)新升級才能真正實現(xiàn)。

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