企業(yè)財務(wù)共享信息系統(tǒng)實(shí)施路徑探析

陳襯蘭

摘要：財務(wù)共享是近年來出現(xiàn)并流行起來的現(xiàn)代財務(wù)管理方式，大型企業(yè)通過運(yùn)用財務(wù)共享，可明顯降低運(yùn)營成本，提高企業(yè)效益。財務(wù)共享的核心在于信息系統(tǒng)建設(shè)，本文在分析企業(yè)實(shí)施財務(wù)共享信息系統(tǒng)的重要性基礎(chǔ)上，深入探討了企業(yè)財務(wù)共享信息系統(tǒng)實(shí)施的環(huán)境條件，分析了企業(yè)財務(wù)共享信息系統(tǒng)實(shí)施的具體路徑，并指出了企業(yè)財務(wù)共享信息系統(tǒng)的應(yīng)用要點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：財務(wù)共享;信息系統(tǒng);財務(wù)管理

一、引言

經(jīng)濟(jì)全球化的不斷發(fā)展催生了共享服務(wù)。早在上世紀(jì)80年代，美國汽車業(yè)巨頭福特公司就建立了世界上第一家財務(wù)共享服務(wù)中心，截至目前世界500強(qiáng)企業(yè)絕大多數(shù)都開展了財務(wù)共享業(yè)務(wù)。在我國企業(yè)中較早開展財務(wù)共享業(yè)務(wù)的有中興通訊，在2005年建立起財務(wù)共享服務(wù)中心，隨后包括中國移動、中國電信、海爾集團(tuán)等很多企業(yè)紛紛開展了財務(wù)共享業(yè)務(wù)。所謂財務(wù)共享就是指依托信息技術(shù)，通過將不同企業(yè)、不同地點(diǎn)的財務(wù)業(yè)務(wù)進(jìn)行有效整合和集約，將其中部分紛繁、瑣碎、重復(fù)的財務(wù)業(yè)務(wù)剝離出來，進(jìn)行集中操作和統(tǒng)一處理，實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量、標(biāo)準(zhǔn)化會計信息的輸出。

作為財務(wù)共享的核心系統(tǒng)，財務(wù)共享信息系統(tǒng)肩負(fù)著將分散、同質(zhì)和重復(fù)性的業(yè)務(wù)集成并進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化和流程化處理的重任。對企業(yè)而言，該系統(tǒng)的有效應(yīng)用成效顯著，包括在企業(yè)工作流程統(tǒng)一、財務(wù)授權(quán)管理、主數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)控制、會計憑證規(guī)范、資金支付安全等方面都有明顯促進(jìn)和提引作用。

財務(wù)共享信息系統(tǒng)主要在以下三個方面有效提升企業(yè)的整體效益：

（1）降低財務(wù)風(fēng)險。財務(wù)共享信息系統(tǒng)可以快速提供專業(yè)、標(biāo)準(zhǔn)的財務(wù)管理服務(wù)，企業(yè)內(nèi)部財務(wù)流程更加規(guī)范，財務(wù)信息更透明，便于管理人員準(zhǔn)確而及時地把握財務(wù)動態(tài)，有效降低了財務(wù)風(fēng)險并能積極促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

（2）降低管理成本。財務(wù)共享信息系統(tǒng)對企業(yè)內(nèi)部的分散、重復(fù)的業(yè)務(wù)進(jìn)行集約處理，通過執(zhí)行集中核算、集中支付等方式減少了費(fèi)用支出，提升了財務(wù)管理水平，大大節(jié)約了企業(yè)資源，有效降低了企業(yè)成本。

（3）提高管理效率。財務(wù)共享信息系統(tǒng)采用統(tǒng)一的流程和標(biāo)準(zhǔn)，可實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域的數(shù)據(jù)整合，并實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的實(shí)時匯總并能提供及時有效的分析數(shù)據(jù);將財務(wù)專業(yè)人員集中起來為企業(yè)提供標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)，有利于企業(yè)人力成本節(jié)約和發(fā)展;系統(tǒng)應(yīng)用之后，規(guī)?；б嫱癸@，單據(jù)等財務(wù)業(yè)務(wù)處理的效率明顯提升。

財務(wù)共享信息系統(tǒng)的應(yīng)用，整體上對企業(yè)的管理效率提升大有裨益。如何建立有效的財務(wù)共享信息系統(tǒng)成為企業(yè)效益提升的重大挑戰(zhàn)。

二、企業(yè)財務(wù)共享信息系統(tǒng)實(shí)施的環(huán)境條件

企業(yè)財務(wù)信息共享系統(tǒng)的建立有不同方式，既可以由企業(yè)自行組織開發(fā)，也可以考慮購買或是引進(jìn)成熟軟件系統(tǒng)，這樣通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對管理過程的財務(wù)信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行集成、整合，使得企業(yè)財務(wù)管理工作得以高效、規(guī)范完成。

企業(yè)內(nèi)部信息系統(tǒng)的統(tǒng)一是實(shí)施財務(wù)共享服務(wù)的基礎(chǔ)。實(shí)際上財務(wù)共享信息系統(tǒng)一直在隨著管理理念和技術(shù)革新不斷演變，從一套ERP系統(tǒng)到目前的財務(wù)機(jī)器人、大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈、人工智能等新技術(shù)綜合運(yùn)用，財務(wù)共享智能化時代悄然來臨。目前企業(yè)采用多個系統(tǒng)結(jié)合，形成網(wǎng)絡(luò)型系統(tǒng)的情況較為普遍。財務(wù)共享的信息系統(tǒng)主要有ERP系統(tǒng)、財務(wù)審批系統(tǒng)、各類管理應(yīng)用系統(tǒng)，這三者之間緊密聯(lián)系、數(shù)據(jù)互聯(lián)、不可分割。

（1）ERP系統(tǒng)

ERP系統(tǒng)是強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)一般需要根據(jù)具體企業(yè)的需求進(jìn)行開發(fā)，通過系統(tǒng)內(nèi)多個功能模塊將合同采購、工程結(jié)算、固定資產(chǎn)、員工薪酬、差旅報銷、投融資等數(shù)據(jù)匯總整理，再通過總賬系統(tǒng)反映出來，形成財務(wù)數(shù)據(jù)，并可生成財務(wù)報表。ERP系統(tǒng)在財務(wù)共享整個網(wǎng)絡(luò)型系統(tǒng)中起到核心作用。

（2）財務(wù)審批系統(tǒng)

財務(wù)審批系統(tǒng)為ERP系統(tǒng)提供符合內(nèi)控要求的數(shù)據(jù)來源，是確保財務(wù)信息真實(shí)性的管理系統(tǒng)。財務(wù)審批系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)接口可有效提升業(yè)務(wù)處理效率，保證業(yè)務(wù)經(jīng)合規(guī)的授權(quán)審批后生成財務(wù)數(shù)據(jù)。財務(wù)審批系統(tǒng)不但可以完成業(yè)務(wù)審批功能，還可以將審批需要的各個業(yè)務(wù)平臺作為財務(wù)審批系統(tǒng)的輔助系統(tǒng)，形成財務(wù)審批的多個系統(tǒng)結(jié)合。財務(wù)審批系統(tǒng)通常包括由業(yè)務(wù)申請系統(tǒng)、費(fèi)用報銷系統(tǒng)、銀企直聯(lián)系統(tǒng)等有機(jī)結(jié)合而形成一個完整系統(tǒng)。

1.業(yè)務(wù)申請系統(tǒng)，主要是為企業(yè)控制成本費(fèi)用，比如差旅申請系統(tǒng)、預(yù)算控制系統(tǒng)等等。

2.費(fèi)用報銷系統(tǒng)，是指將需報銷的發(fā)票及支持性材料通過網(wǎng)絡(luò)傳給相關(guān)人員進(jìn)行審批，提高業(yè)務(wù)辦理的及時性和安全性;

3.銀企直聯(lián)系統(tǒng)，是指企業(yè)與金融機(jī)構(gòu)如銀行等按照事先簽訂的協(xié)議，相關(guān)金融機(jī)構(gòu)向企業(yè)提供特定的業(yè)務(wù)操作接口，開啟網(wǎng)絡(luò)銀行賬戶，通過將兩者數(shù)據(jù)對接來實(shí)現(xiàn)安全便利地完成財務(wù)支付。一般而言，銀企直聯(lián)系統(tǒng)的主要運(yùn)作流程包括：審核后的數(shù)據(jù)通過企業(yè)財務(wù)系統(tǒng)中向銀行發(fā)送申請報文;銀企適配器接到報文后，經(jīng)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、加密保護(hù)后傳輸給銀行客戶端;銀行客戶端處理后，再將執(zhí)行結(jié)果返給企業(yè)的財務(wù)系統(tǒng)。該系統(tǒng)的應(yīng)用使得企業(yè)財務(wù)系統(tǒng)通過接口實(shí)現(xiàn)了對企業(yè)銀行賬戶的直接掌控。

（3）管理應(yīng)用系統(tǒng)

管理應(yīng)用系統(tǒng)是輔助企業(yè)管理決策人進(jìn)行業(yè)務(wù)匯總和財務(wù)分析，提供決策依據(jù)的管理系統(tǒng)集合。通過財務(wù)審批系統(tǒng)及ERP系統(tǒng)生成的各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、財務(wù)數(shù)據(jù)、績效數(shù)據(jù)，可按不同行政機(jī)關(guān)、管理層的要求匯總形成各類管理報表、指標(biāo)盤數(shù)據(jù)，目前更多的是各類大數(shù)據(jù)的應(yīng)用。一般包括人力、時間、資本、信息安全以及績效考核評價等方面的管理系統(tǒng)，這些信息系統(tǒng)為企業(yè)決策提供了有效的支持。

根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，上述這些系統(tǒng)都需要及時升級技術(shù)以及更新軟件，以確保數(shù)據(jù)和系統(tǒng)安全、網(wǎng)絡(luò)接口順暢以及數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)的及時高效。

三、企業(yè)財務(wù)共享信息系統(tǒng)實(shí)施的具體路徑

支持財務(wù)共享的各個信息系統(tǒng)相互關(guān)聯(lián)和通訊，所有數(shù)據(jù)依據(jù)規(guī)則實(shí)現(xiàn)有效交換。功能強(qiáng)大的系統(tǒng)工具與人的智慧相結(jié)合，可以有效提升企業(yè)的管理水平。通過信息系統(tǒng)有效實(shí)現(xiàn)了企業(yè)的集約式管理，而財務(wù)管理信息系統(tǒng)作為核心構(gòu)成，有效推進(jìn)了企業(yè)財務(wù)管理的信息化水平，通過信息化財務(wù)工作進(jìn)程的推進(jìn)，實(shí)現(xiàn)了大型企業(yè)財務(wù)的信息化、整體化規(guī)劃化。

（1）做好系統(tǒng)可行性研究及規(guī)劃

財務(wù)共享雖然具有明顯的優(yōu)勢，但也并非適用于所有的企業(yè)。一般來說，業(yè)態(tài)相近、同質(zhì)性強(qiáng)的連鎖企業(yè)、銷售企業(yè)等通過財務(wù)共享可有效提升效率;業(yè)態(tài)分散的多元化企業(yè)或者規(guī)模較小、信息化程度較低的企業(yè)，則不一定適合進(jìn)行財務(wù)共享。在項(xiàng)目的規(guī)劃時期，必須結(jié)合具體企業(yè)的自身情況，對系統(tǒng)運(yùn)用可以產(chǎn)生的效益與系統(tǒng)建設(shè)費(fèi)用進(jìn)行分析和比較，在充分論證的基礎(chǔ)上再來評判系統(tǒng)建設(shè)的可行性。

（2）統(tǒng)籌系統(tǒng)開發(fā)

一旦確定要進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)，則必須考慮如何結(jié)合企業(yè)業(yè)務(wù)來量身定制合適的共享模式，通常按照先易后難、循序漸進(jìn)的原則推進(jìn)系統(tǒng)建設(shè)。系統(tǒng)開發(fā)須必由一個組織進(jìn)行統(tǒng)籌管理，包括以項(xiàng)目組形式或獨(dú)立的組織機(jī)構(gòu)等各種形式來推進(jìn)，開發(fā)的需求必須由相關(guān)各方反復(fù)討論、提出，需求決定系統(tǒng)開發(fā)的方向甚至決定系統(tǒng)是否具有生命力，需要高度重視。接下來在方案設(shè)計、系統(tǒng)架構(gòu)時就必須高度統(tǒng)一、集中推進(jìn)，包括后續(xù)系統(tǒng)應(yīng)用時要統(tǒng)籌進(jìn)行應(yīng)用推廣，這樣才能有效防止系統(tǒng)開發(fā)后的不適用或重復(fù)開發(fā)。

（3）統(tǒng)籌主數(shù)據(jù)管理

財務(wù)共享信息系統(tǒng)必須注意主數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，一般通過相同的規(guī)則來制定和規(guī)范統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系。

在所有數(shù)據(jù)的收集、整理、存儲、維護(hù)、檢索、交換、使用等過程中，都必須遵循共同的規(guī)則和流程，明確信息提供者、使用者和管理者的責(zé)任、權(quán)利和義務(wù)，實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)的全面統(tǒng)籌和管控，確保通過信息資源的有效運(yùn)用來提升企業(yè)效益。

（4）規(guī)范審批流程

大企業(yè)業(yè)務(wù)紛繁復(fù)雜，如何保證企業(yè)管理流程的統(tǒng)一也一直存在較大難度。流程管理的主要要求對信息流、資金流進(jìn)行集中處理。原有依據(jù)企業(yè)內(nèi)部管理制度進(jìn)行業(yè)務(wù)審批，在共享模式下需要重新梳理各流程，可統(tǒng)一執(zhí)行的就統(tǒng)一，不適合統(tǒng)一執(zhí)行的可以考慮作為個性化業(yè)務(wù)來處理。流程設(shè)計是基于制度，制度完善才能保障系統(tǒng)運(yùn)行有章可循。財務(wù)共享信息系統(tǒng)可以迅速將大型企業(yè)現(xiàn)有的管理程序復(fù)制到新子公司系統(tǒng)中去，加強(qiáng)大型企業(yè)對分子公司及項(xiàng)目的管控和影響。財務(wù)共享信息系統(tǒng)中有成熟的審批流程，可以通過企業(yè)財務(wù)信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)低成本的統(tǒng)一支付、統(tǒng)一審批，也使企業(yè)整體管理更加規(guī)范，有利于新公司、新項(xiàng)目降低財務(wù)管理成本。

（5）統(tǒng)一財務(wù)授權(quán)

在一些大型企業(yè)中，高管人員有可能存在一種情況，即在分公司、項(xiàng)目部、職能部門以及業(yè)務(wù)領(lǐng)域之間被授予了不同的財務(wù)授權(quán)。由于確定財務(wù)授權(quán)責(zé)任非常重大而且要求極其嚴(yán)格，這無疑增加了審批難度，同時使得授權(quán)流程的效率也較為低下。使用財務(wù)共享信息系統(tǒng)就可以有效地避免類似問題的發(fā)生。

另外，企業(yè)依據(jù)管理層級進(jìn)行財務(wù)授權(quán)，但公司高級管理人員不一定了解財務(wù)業(yè)務(wù)，可能難以判斷財務(wù)授權(quán)的合理性，而財務(wù)共享信息系統(tǒng)中的財務(wù)授權(quán)系統(tǒng)可以根據(jù)要求植人現(xiàn)有的管理框架之內(nèi)，僅需調(diào)整授權(quán)金額即可完成。

四、財務(wù)共享信息系統(tǒng)應(yīng)用需要注意的要點(diǎn)

共享服務(wù)的實(shí)施是對傳統(tǒng)管理模式有著一定沖擊，只有企業(yè)各層級的充分支持和積極配合才能真正建立起財務(wù)共享的經(jīng)營管理模式。在財務(wù)共享信息系統(tǒng)運(yùn)營過程中，也要不斷優(yōu)化流程、定期維護(hù)系統(tǒng)、出現(xiàn)問題及時解決才能保障。

隨著企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境的變化以及信息技術(shù)包括人工智能等技術(shù)的不斷發(fā)展，財務(wù)共享信息系統(tǒng)也需要不斷優(yōu)化，包括使用更加智能化的技術(shù)等以適應(yīng)不斷變化的業(yè)務(wù)和提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。財務(wù)共享信息系統(tǒng)應(yīng)用需注意以下幾個要點(diǎn)：

（1）要有一支包括財務(wù)人員和系統(tǒng)開發(fā)人員的團(tuán)隊(duì)，以項(xiàng)目組較為合適，保證開發(fā)程序的每個細(xì)節(jié)是系統(tǒng)能開發(fā)成功的關(guān)鍵，如每個開發(fā)程序都要有文檔記錄。

（2）要以共享業(yè)務(wù)范圍及共享模式為藍(lán)本設(shè)計系統(tǒng)框架，只有統(tǒng)一的管理模式才能保證開發(fā)出的系統(tǒng)有用、實(shí)用、好用。

（3）設(shè)計系統(tǒng)時要統(tǒng)一代碼，除考慮所達(dá)到的功能外，還要保證版本統(tǒng)一、風(fēng)險控制，包括授權(quán)、加密、備份等。

（4）共享中心內(nèi)部要有負(fù)責(zé)系統(tǒng)運(yùn)維的常設(shè)機(jī)構(gòu)。

（5）平衡系統(tǒng)自動化與人工勞動之間的關(guān)系，避免開發(fā)無用的系統(tǒng)功能。體系建設(shè)是不斷優(yōu)化改進(jìn)的過程，應(yīng)保證系統(tǒng)基本框架不變，在此基礎(chǔ)上不斷進(jìn)行系統(tǒng)優(yōu)化。

需要注意的是，財務(wù)共享信息系統(tǒng)可以極大地提高企業(yè)業(yè)務(wù)處理效率，但并不能替代業(yè)務(wù)系統(tǒng)，企業(yè)還必須注重業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的建設(shè)，保證業(yè)務(wù)流程的緊密銜接。只有有效整合企業(yè)內(nèi)部資源，綜合應(yīng)用信息化、智能化技術(shù)和手段，加速信息傳遞和分析、處理進(jìn)度，才能更好地為實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)服務(wù)。

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