企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)研究

吳偉

摘要：隨著全球經(jīng)濟的不斷飛速發(fā)展，企業(yè)面臨著商業(yè)環(huán)境越發(fā)的復雜，商業(yè)競爭越發(fā)的殘酷。企業(yè)能否在這快速變革的環(huán)境下整合資源、降低成本、加強風險管控是在競爭中取得勝利的關(guān)鍵。企業(yè)必須要與時代的發(fā)展相結(jié)合，充分利用互聯(lián)網(wǎng)、計算機、大數(shù)據(jù)分析等網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，越來越多公司選擇了進行財務(wù)管理變革，建立財務(wù)共享服務(wù)中心。財務(wù)共享服務(wù)中心（Financial Shared Service Center，簡稱FSSC）是將不同國家、地點的實體的會計業(yè)務(wù)拿到一個新的財務(wù)組織統(tǒng)一來記賬和報告，通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)為分布在不同地區(qū)的集團成員單位提供標準化、流程化、高效率、低成本的共享服務(wù)，實現(xiàn)企業(yè)價值最大化以及現(xiàn)金流的健康的目標。進入21世紀以來，特別是隨著國資委、財政部等部委對財務(wù)共享服務(wù)建設(shè)的高度重視，越來越多的集團型企業(yè)開始著手建設(shè)財務(wù)共享服務(wù)中心。本文從財務(wù)共享服務(wù)中心建立的背景出發(fā)，結(jié)合世界500強跨國公司（以下簡稱JC公司）財務(wù)共享服務(wù)中心的實踐經(jīng)驗，分享了財務(wù)共享服務(wù)中心在建立和發(fā)展過程中出現(xiàn)的如財務(wù)人員流動大，初期客戶投訴增多等等問題，針對性地提出優(yōu)化意見。

關(guān)鍵詞：財務(wù)共享;信息系統(tǒng);集團財務(wù)

一、企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心的背景

財務(wù)共享的模式實在20世紀80年代由美國福特汽車首先提出并實踐的，他在歐洲設(shè)立了第一個FSSC，并將其屬下公司共同的、簡單的、重復的、標準化的財務(wù)業(yè)務(wù)都集中到該中心來操作，實施全集團的共享服務(wù)。隨后，GE，ABB，摩托羅拉等多家世界500強企業(yè)也成立的各自的財務(wù)共享服務(wù)中心。近些年來，財務(wù)共享服務(wù)中心在中國如雨后春筍般崛起并發(fā)展，許多跨國公司將亞太地區(qū)的財務(wù)共享服務(wù)中心設(shè)立在中國，同時國內(nèi)大批如海爾，華為，中興等大型企業(yè)也建立了財務(wù)共享服務(wù)中心，并且已經(jīng)取得了很好的成效。如今，世界《財富》500強中有80%以上的企業(yè)建立或者在建財務(wù)共享服務(wù)中心，并且這個數(shù)字還在不斷地增長，未來財務(wù)共享是財務(wù)管理轉(zhuǎn)型的主要組成部分。

二、企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)存在的問題

（1）財務(wù)共享服務(wù)中心的財務(wù)人員素質(zhì)與工作要求不匹配，人員離職率高，歸屬感差

FSSC是將不同國家，地點，不同業(yè)務(wù)類型的實體會計業(yè)務(wù)整合在一起，因此對招聘的財務(wù)人員要求很高，除了對專業(yè)知識有要求外，英語，計算機操作水平，溝通能力以及從業(yè)經(jīng)驗都有非常高要求。然而財務(wù)共享服務(wù)改變了原有的財務(wù)分工類型，財務(wù)處理更流程化，財務(wù)信息流水線作業(yè)，某些崗位的財務(wù)人員只需要嚴格按照已制定的操作手冊進行重復簡單的系統(tǒng)操作，不需要思維判斷，不需要解讀。

1.財務(wù)共享服務(wù)中心的工作枯燥無味，員工工作積極性不高

以JC公司的FSSC PTP team為例，按照付款憑證的不同類型劃分為員工報銷組，應小燦報款組和資金管理組。員工報銷小組又將崗位劃分為原始單據(jù)審核小組和SAP系統(tǒng)處理小組。審核報銷的人員每天只需要按照公司制定的員工費用報銷標準手冊的要求審核全國各地郵寄過來的單據(jù)，簡單重復地加數(shù)和審核票據(jù)的合規(guī)性以及單據(jù)審核批復流程的完整性;SAP系統(tǒng)處理的人員無需審核單據(jù)，只需要將報銷單據(jù)里匹配的SAP代碼輸入系統(tǒng)，整個過程無需專業(yè)和判斷，完全就是“機械操作的憑證生產(chǎn)線工人”。負責關(guān)聯(lián)方公司的AP人員，只需要根據(jù)關(guān)聯(lián)方工廠提供的增值稅發(fā)票清單直接在SAP系統(tǒng)中做一步MIRO的動作，將增值稅發(fā)票號碼與系統(tǒng)PO一一關(guān)聯(lián)即可，系統(tǒng)自動生成應付賬款的憑證，完全不需要使用專業(yè)判斷和經(jīng)驗。一名從名牌大學畢業(yè)的優(yōu)秀大學生，通過層層筆試面試，進入到外企的FSSC部門，進入后發(fā)現(xiàn)從事的工作與自己的預期相差甚遠，工作枯燥無味，對專業(yè)方面知識積累幫助又很少，必然會滋生離開的念頭。因此在FSSC中，PTP team的員工離職率是非常高的。

2.財務(wù)共享服務(wù)中心財務(wù)人員業(yè)務(wù)事業(yè)拓寬受到限制

FSSC將工作流水線后，財務(wù)人員的工作內(nèi)容非常的單一，每個人的系統(tǒng)操作權(quán)限也劃分很嚴格，所以員工很難在工作中全面地掌握財務(wù)知識，年輕員工很容易就出現(xiàn)職業(yè)瓶頸，進而影響到財務(wù)人員對自己未來規(guī)劃的擔憂，員工的歸屬感很低。

3.財務(wù)共享服務(wù)中心財務(wù)人員工作壓力非常大

采用流水線操作，F(xiàn)SSC的管理團隊很容易就能從信息系統(tǒng)提取每一個財務(wù)人員每個月的單據(jù)處理量，單據(jù)處理的準確性以及每張單據(jù)的處理時間等等的數(shù)據(jù)進行財務(wù)人員之間的橫向比較。同時，業(yè)務(wù)部門的客戶滿意度調(diào)查結(jié)果也會直接影響財務(wù)人員的年終績效，為了能盡快處理完單據(jù)，提高客戶滿意度，經(jīng)常需要加班加點。財務(wù)人員工作壓力大，這也是引起離職率高的主要原因。

（2）遠程集中服務(wù)與業(yè)務(wù)單位的溝通容易出現(xiàn)問題

FSSC的人員基本不直接與業(yè)務(wù)部門聯(lián)系業(yè)務(wù)，多數(shù)是通過郵件或者電話解決，這樣比較容易缺乏對業(yè)務(wù)的認知和業(yè)務(wù)分析。業(yè)務(wù)有些緊急的問題得不到及時反饋，其主要原因是FSSC同事不了解業(yè)務(wù)，感受不到緊急文件帶來的壓力和緊迫性，在反饋和解決問題的事情上總是半拍，這使得業(yè)務(wù)部門的員工總是不停地提醒和催促，效率不但沒有提高，反而加大了成本的支出，容易引起業(yè)務(wù)部門的不滿。

（3）信息管理與信息系統(tǒng)成本極大提高

北京國家會計學院張慶龍教授在《財務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)咨詢服務(wù)系列專題（6）》中指出，建設(shè)一個良好的財務(wù)共享信息平臺是財務(wù)共享服務(wù)體系架構(gòu)得以實現(xiàn)的基礎(chǔ)技術(shù)支撐和先決條件，系統(tǒng)平臺的統(tǒng)一搭建和整合是實現(xiàn)共享服務(wù)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。JC公司財務(wù)服務(wù)共享中心信息系統(tǒng)的核心組件是以SAP為基礎(chǔ)，以“Non-Gate”報銷系統(tǒng)，審批流程管理系統(tǒng)和影像傳輸管理系統(tǒng)作為主線，并接口了工程項目預算管理系統(tǒng)（PM），銷售合同管理系統(tǒng)（SM），采購系統(tǒng)（PM），預算報表系統(tǒng)（Hyperion），差旅申請系統(tǒng)（BM）以及郵件信息系統(tǒng)（Lotus&Sometime）等七大系統(tǒng)輔助組成。信息系統(tǒng)貫穿整個集團范圍內(nèi)的不同系統(tǒng)，不同部門的信息交流，它的建設(shè)是一個長期而細致的工程，將會面臨著運營層面的許多挑戰(zhàn)，需要把內(nèi)部控制機制，經(jīng)營業(yè)務(wù)審批流程和財務(wù)信息平臺進行從分的融合，這需要投入大量的資金用以搭建一套如此完整的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)的信息化平臺。

1.現(xiàn)有ERP系統(tǒng)功能的開發(fā)研制需要投入大量資本

為了使財務(wù)共享服務(wù)中心能夠穩(wěn)定運行以及操作的流程化，財務(wù)共享服務(wù)中心需要在其原有的ERP系統(tǒng)基礎(chǔ)上花費大量的資金進行研究開發(fā)信息管理系統(tǒng)的新功能。JC公司使用的內(nèi)部員工報銷“Non-Gate”系統(tǒng)自動化程度還存在優(yōu)化空間。報銷單據(jù)上的會計信息，核算項目號，成本中心這些信息仍需要人工錄入到SAP系統(tǒng)，正確性和效率都不是最優(yōu)狀態(tài)。因此JC公司在大力開發(fā)升級版的“GATE”網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)，實現(xiàn)與SAP，項目預算，項目合同的無縫連接。JC公司為了杜絕手工操作銀行付款流程，減少人為因素的誤差，在SAP的付款程序中對接了與渣打銀行，花旗銀行的交換端口，但這是一種比較保守的口方式，進行Payment run這個操作從SAP中到處導出銀行可以接受的文件格式，這個文件格式是由銀行制定的，輸出的文件通過請求的方式導入到銀行的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中進行交易，如果數(shù)據(jù)通過校驗則可順利地付款。如果SAP導出文件信息不能通過銀行校驗，銀行則會出局錯誤報告。這是一種被動式的數(shù)據(jù)傳遞，JC公司仍在繼續(xù)開發(fā)更自動化的銀企互聯(lián)系統(tǒng)，對接更多的銀行付款接口。

2.財務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)跟不上集團并購的速度

FSSC現(xiàn)有的財務(wù)流程還沒有理順，但是集團卻很快地進行了對其他公司的并購。集團要求FSSC將這些新的并購過來的企業(yè)快速地融入到FSSC中。這些子公司所使用的ERP系統(tǒng)通常和FSSC統(tǒng)一使用的系統(tǒng)不一樣，這個問題在短時間內(nèi)很難解決，而且更換ERP系統(tǒng)是一個長期的，需要耗資巨大的系統(tǒng)型工程。

3.財務(wù)共享服務(wù)中心的信息系統(tǒng)仍不夠完善，需要不斷地開發(fā)新的輔助功能

JC公司現(xiàn)在所有的付款單據(jù)均是采用快遞方式傳遞到FSSC，F(xiàn)SSC員工收到快遞后進行人工登記，當需要查找遺漏登記的票據(jù)或者查找某書于有問題的單據(jù)時，只能依靠人工查詢，追溯之前的快遞單弄;，登i己己錄以及溝通郵件等。實際工作中，這是一項非常耗費時間的事情，特別是發(fā)生了單據(jù)丟失，產(chǎn)生稅費損失的情況下，很難抨清楚到底是哪方的責任，這大大地影響了工作時效為了改進這個問題，公司IT團隊正在開發(fā).款物流掃碼系統(tǒng)，通過給每書漂據(jù)添力國霎有唯‘性的條碼。單據(jù)寄出時掃描條碼，系統(tǒng)中就會記錄票據(jù)已寄出月？SSC收到單據(jù)后再掃描條碼，系統(tǒng)就會記錄單據(jù)到達，后續(xù)的人員處理和歸檔也同樣地掃描，系統(tǒng)會進行相應的記錄。這個物流掃描系統(tǒng)能夠隨時查詢單據(jù)的實物狀況，不會出現(xiàn)責任不清的現(xiàn)象，大大地減少了溝通成本和時間。

（4）系統(tǒng)安全性和維護的問題

財務(wù)共享服務(wù)體系的信息系統(tǒng)是一個跨區(qū)域，多端口，多模塊的大型集成系統(tǒng)，極其地依賴網(wǎng)絡(luò)，開放的網(wǎng)絡(luò)平臺使得財務(wù)信息變得透明化，某種程度也降低了信息的安全性。如安全管理制度不健全造成的數(shù)據(jù)安全風險，新員工操作不規(guī)范造成數(shù)據(jù)毀損的風險，外部黑客病毒入侵的風險。

（5）稅務(wù)風險加大

FFSC不直接接觸各地分支機構(gòu)所在地的稅務(wù)，對稅務(wù)風險的敏感性極大地降低。同時大量原始單據(jù)通過快遞進行傳遞，也增加了原始單據(jù)丟失的風險。JC公司員工報銷業(yè)務(wù)是采用影像付款審核，影像審核無誤后FSSC就進行賬務(wù)處理，但如果原始單據(jù)在郵寄過程中出現(xiàn)票據(jù)丟失，損壞或者遺漏，F(xiàn)SSC的員工又疏忽了檢查，必然會增加稅務(wù)風險。

三、完善企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)的對策

（1）保障未來工作以及團隊的穩(wěn)定性

1.采用人才配置的方法，招聘不同層次的人才

FSSC的管理團隊要明確不同崗位對招聘人員的學歷，經(jīng)驗等方面的要求，根據(jù)重復性操作工作和管理創(chuàng)新型工作不同，選用不同層次的人才，招聘“最合適”的而不是“最優(yōu)秀”的人員進入崗位，既可以節(jié)約人才成本，也能發(fā)揮員工各自的專長，避免人才的浪費。

2.加強財務(wù)共享服務(wù)中心內(nèi)部員工培訓

一方面，通過內(nèi)部培訓，包括聘請外部專家對員工進行的培訓，員工豐富了的知識，增強了素質(zhì)，提高了技能，從而有利于增強她們在職業(yè)方面的安全感和對企業(yè)的忠誠度。另一個方面，內(nèi)部培訓，增加了中心內(nèi)部員工之間的交流機會，員工彼此分享新的技術(shù)，交流各自的工作心得，有助于增強企業(yè)內(nèi)部的團隊合作，提高了工作效率。

3.財務(wù)共享服務(wù)中心應加強考核浪鋤機制的建立和完善

FSSC的管理團隊要定期與員工溝通，關(guān)心她們的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃。在績效管理設(shè)置上，除了選擇客觀，公正并且針對性的指標外，還要注意針對員工的特點和需求有針對性采取激勵措施。對于每年度的客戶滿意度調(diào)查問卷中得分較高的員工，要給與相應的獎勵，如增加獎金;對于得分較低的，工作態(tài)度不積極的員工要給予相應的處罰，如降工資，扣獎金等等。

4.建立重視員工的企業(yè)文化

通過內(nèi)部的團隊建設(shè)和培訓，將公司的企業(yè)文化滲透給員工，讓員工在潛移默化中產(chǎn)生對中心的歸屬感和責任感。員工認同公司的企業(yè)文化，認同F(xiàn)SSC的文化，才可能愿意在一個企業(yè)長期穩(wěn)定地工作。

（2）業(yè)務(wù)流程不斷優(yōu)化，提高客戶滿意度

1.財務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)，需要其他業(yè)務(wù)部門之間相互聯(lián)系，相互配合

建設(shè) FSSC后對于業(yè)務(wù)部門的流程培訓工作不能間斷，一方面，通過培訓，可以將公司相關(guān)的財務(wù)戰(zhàn)略，制度在業(yè)務(wù)部門進行落實;另一方面，在培訓的過程中及時了解到業(yè)務(wù)部門的同事在執(zhí)行現(xiàn)有流程中的困難和問題，為財務(wù)流程的再梳理，再改造提供資料。，

2.財務(wù)共享服務(wù)中心建立一個知識共享平臺和數(shù)據(jù)儲存中心，加強知識共享的管理

通過這個共享平臺，業(yè)務(wù)部門的員工可以根據(jù)管理員設(shè)定的權(quán)限登陸到相應權(quán)限的文件中，可以實現(xiàn)知識和信息和共享，減少數(shù)據(jù)傳輸過程中的時間浪費，降低信息丟失和被盜用的風險。

3.財務(wù)共享服務(wù)中心為業(yè)務(wù)部門設(shè)立便捷智能的溝通渠道

針對業(yè)務(wù)人員的咨詢，信息查詢等方面的問題，F(xiàn)SSC可以設(shè)立熱線服務(wù)電話，專人在線咨詢，公共服務(wù)郵箱等渠道，形成覆蓋業(yè)務(wù)咨詢，信息查詢，投訴及建議等立體式客戶服務(wù)體系。一旦接到投訴，F(xiàn)SSC的管理團隊要第一時間跟進工作，及時解決處理問題，對員工進行教育批評。

（3）信息系統(tǒng)開發(fā)和應用必須以共享服務(wù)的職能為依據(jù)

財務(wù)共享服務(wù)中心信息系統(tǒng)開發(fā)應該服務(wù)于FSSC的職能定位，并具有前瞻性，尤其是ERP系統(tǒng)，應該立足于FSSC的基本情況和特點進行定制和模塊化開發(fā)，預留自行配置的空間。在設(shè)立FSSC初期，要做好事前風險評估，做好關(guān)于信息系統(tǒng)開發(fā)和維護的預算規(guī)劃，為后期的功能定制開發(fā)以及系統(tǒng)維護預留足夠的資金。

（4）完善財務(wù)共享服務(wù)中心信息系統(tǒng)的管理制度

1.不斷地完善信息系統(tǒng)的管理制度

FSSC成立后，要不斷地完善信息系統(tǒng)的管理制度，安排好員工賬號的開設(shè)，調(diào)整，審批和管理權(quán)限，進行不相容職務(wù)分離，減少信息系統(tǒng)舞弊的可能性。

2.編制信息系統(tǒng)的標準化流程

FSSC要編制關(guān)于信息備份，災難恢復和信息密碼管理的標準化流程，并安排專項培訓，將標準化流程的內(nèi)容和要求普及到各個部門的每一位員工，以保護共享信息平臺上的信息的安全性和保密性。同時，要將信息系統(tǒng)標準化流程培訓納入到新入職員工入職培訓的課程里，保證每一位上崗員工能夠正確地使用信息系統(tǒng)，確保系統(tǒng)安全性。

3.進行不定期專項審計

FSSC管理層不定期對信息系統(tǒng)進行專項審計，及早發(fā)現(xiàn)FSSC信息系統(tǒng)中存在的漏洞和改進的空間，持續(xù)不斷地優(yōu)化信息系統(tǒng)。

（5）財務(wù)共享服務(wù)中心設(shè)立稅務(wù)負責小組

成立稅務(wù)研究小組，對各地最新的稅務(wù)政策進行研究分析，統(tǒng)籌企業(yè)日常的稅務(wù)管理工作。同時，F(xiàn)SSC應當與地方的會計師事務(wù)所和稅務(wù)師事務(wù)所建立聯(lián)系，委托她們將當?shù)卣男抡呒皶r告知FSSC的稅務(wù)聯(lián)系人。

參考文獻

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