在會(huì)計(jì)實(shí)訓(xùn)中巧用EXCEL編制會(huì)計(jì)報(bào)表

陳云磊 丁婷

摘要：會(huì)計(jì)報(bào)表的編制是會(huì)計(jì)人員必會(huì)的基礎(chǔ)技能之一，EXCEL電子表格的運(yùn)用可以大大降低了錯(cuò)誤率，提高的編制報(bào)表的效率。EXCEL電子表格雖然不是會(huì)計(jì)行業(yè)專用軟件，但卻因?yàn)閺?qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能而被廣泛的應(yīng)用在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作當(dāng)中。這就要求在會(huì)計(jì)專業(yè)日常教學(xué)中活用EXCEL表，針對(duì)在會(huì)計(jì)手工實(shí)訓(xùn)中運(yùn)用EXCEL電子表格做了詳細(xì)的闡述。

關(guān)鍵詞：EXCEL電子表格;資產(chǎn)負(fù)債表;利潤表;現(xiàn)金流量表

在利用EXCEL表編制會(huì)計(jì)表中之前，首先進(jìn)行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入，將第一個(gè)工作表命名為“會(huì)計(jì)分錄”，將會(huì)計(jì)實(shí)訓(xùn)中涉及的會(huì)計(jì)分錄錄入“會(huì)計(jì)分錄”表中?；A(chǔ)數(shù)據(jù)錄入，即會(huì)計(jì)分錄的錄入是利用EXCEL表編制財(cái)務(wù)報(bào)表的基礎(chǔ)，務(wù)必保證會(huì)計(jì)分錄錄入的準(zhǔn)確性。

針對(duì)編制會(huì)計(jì)分錄時(shí)涉及的現(xiàn)金及現(xiàn)金等價(jià)物，根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)在會(huì)計(jì)科目前一列寫明其所屬的現(xiàn)金流量表的具體項(xiàng)目，此列可命名為“現(xiàn)金流量表項(xiàng)目”，本操作不僅方便學(xué)生在后面利用EXCEL表編制現(xiàn)金流量表，還增強(qiáng)了學(xué)生對(duì)現(xiàn)金流量表各項(xiàng)目的理解，讓學(xué)生深刻認(rèn)識(shí)到現(xiàn)金流量表的內(nèi)容及各項(xiàng)目的性質(zhì)。

完成上述工作后，開始進(jìn)行以下工作：

一、編制科目匯總表

打開新表重命名為“科目匯總表”，在第一行依次錄入“總賬科目”、“借方發(fā)生額合計(jì)”“貸方.發(fā)生額合計(jì)”。下面通過具體函數(shù)編制“科目匯總表”。

第一，利用EXCEL表找出本期發(fā)生額涉及的所有會(huì)計(jì)科目。在“會(huì)計(jì)分錄”表中打開“數(shù)據(jù)——篩選——高級(jí)篩選”，高級(jí)篩選方式選擇“將篩選結(jié)果復(fù)制到其他位置”，“列表區(qū)域”選擇“會(huì)計(jì)分錄”表中的總賬科目列，“條件區(qū)域”空白不選，“復(fù)制到”選擇“科目匯總表”下某一空白格，點(diǎn)擊“選擇不重復(fù)的記錄”。點(diǎn)擊確定，找到本期發(fā)生額所涉及的所有會(huì)計(jì)科目。

第二，在“科目余額表”中利用“SUMIF函數(shù)”計(jì)算出每一會(huì)計(jì)科目本期發(fā)生額借方合計(jì)數(shù)和貸方合計(jì)數(shù)。選擇通過第一步找到的“第一個(gè)總賬科目”與“本期借方發(fā)生額合計(jì)”的相交空白格，打開“SUMIF函數(shù)”，“區(qū)域”選擇“會(huì)計(jì)分錄”表中的全部會(huì)計(jì)分錄（注意現(xiàn)金流量表項(xiàng)目列不選擇，僅選擇會(huì)計(jì)分錄），條件選擇“第一個(gè)總賬科目”，“求和區(qū)域”選擇“會(huì)計(jì)分錄”表中的借方列，點(diǎn)擊確認(rèn)，該空白格出現(xiàn)第一個(gè)總賬科目的“本期借方發(fā)生額合計(jì)”，雙擊該單元格右下角，本期發(fā)生額所涉及的每一個(gè)會(huì)計(jì)科目的“借方發(fā)生額合計(jì)”。再一次運(yùn)用“SUMIF函數(shù)”計(jì)算出每一會(huì)計(jì)科目本期發(fā)生額貸方合計(jì)數(shù)。

第三，通過SUM函數(shù)，計(jì)算發(fā)生額借方合計(jì)數(shù)之和與發(fā)生額貸方合計(jì)數(shù)之和，稽核兩數(shù)是否相等，進(jìn)行發(fā)生額的試算平衡。

二、編制科目余額表

通過“科目匯總表”得到本期發(fā)生額，期初余額通過手工錄入、上期結(jié)轉(zhuǎn)或復(fù)制得到。根據(jù)會(huì)計(jì)科目所屬會(huì)計(jì)要素類別，編寫公式，計(jì)算期未余額。

資產(chǎn)類會(huì)計(jì)科目和成本類會(huì)計(jì)科目期末余額等于“期初余額+本期借方發(fā)生額合計(jì)二本期貸方發(fā)生額合計(jì)”。

負(fù)債類會(huì)計(jì)科目和所有者權(quán)益類會(huì)計(jì)科目期末余額等于“期初余額+本期貸方發(fā)生額合計(jì)-本期借方發(fā)生額合計(jì)”。

損益類科目期初期末均無余額，不需要計(jì)算。為驗(yàn)證會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確性，可通過計(jì)算驗(yàn)證損益類科目余額是否為0。

收入類科目無期初余額，期末余額等于“本期貸方發(fā)生額-本期借方發(fā)生額”。

費(fèi)用類科目無期初余額，期末余額等于“本期借方發(fā)生額-本期貸方發(fā)生額”。

在第一個(gè)空白格中輸入公式，用拖動(dòng)復(fù)制方式得出本期所涉及全部會(huì)計(jì)科目的期末余額，利用“SUM函數(shù)”計(jì)算本期“借方期末余額合計(jì)”和“貸方期末余額合計(jì)”，稽核兩數(shù)是否相等，進(jìn)行期末余額的試算平衡。

三、編制資產(chǎn)負(fù)債表

根據(jù)實(shí)務(wù)中資產(chǎn)負(fù)債表格式設(shè)置EXCEL，根據(jù)會(huì)計(jì)中資產(chǎn)負(fù)債表的報(bào)表項(xiàng)目計(jì)算公式計(jì)算資產(chǎn)負(fù)債表余額。

四、編制利潤表

根據(jù)實(shí)務(wù)中利潤表格式設(shè)置EXCEL，非計(jì)算的利潤表項(xiàng)目使用VLOOKUP函數(shù)提取所需信息。打開VLOOKUP函數(shù)， “查找值”里輸入需要查找的某利潤表項(xiàng)目，“數(shù)據(jù)表”從科目匯總表的科目列選擇至金額列，因利潤表中金額列的借方發(fā)生額和貸方發(fā)生額相同，所以可根據(jù)習(xí)慣，選擇借方金額列或貸方金額列?！傲行驍?shù)”為科目匯總表中“科目列”至“金額列”的序數(shù)，如選擇的金額列為借方發(fā)生額合計(jì)，則“列序數(shù)”為2，即“科目列”至“金額列”的列數(shù)是2列;如選擇的金額列為貸方發(fā)生額合計(jì)，則“列序數(shù)”為3，即“科目列”至“金額列”的列數(shù)是3列?！捌ヅ錀l件”根據(jù)需要設(shè)置為精確匹配0或模糊匹配1，一般選擇“精確匹配0”的情況較多，為了建立準(zhǔn)確的利潤表，“匹配條件”設(shè)置為“0”，進(jìn)行精確匹配。雙擊該單元格右下角，本期發(fā)生額所涉及的利潤表項(xiàng)目均提取人利潤表。

編制完成利潤表以后，稽核資產(chǎn)負(fù)債表“未分配利潤期末余額-未分配利潤期初余額”是否等于利潤表的金額。

五、編制現(xiàn)金流量表

現(xiàn)金流量表編制時(shí)采用直接編制法。

在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入時(shí)，“會(huì)計(jì)分錄”工作表中已經(jīng)存在現(xiàn)金流量表項(xiàng)目列，根據(jù)本列及后面的借貸方發(fā)生額，重復(fù)使用科目匯總表的編制方法，編制“現(xiàn)金流量表項(xiàng)目匯總表”。

第一，利用EXCEL表找出本期發(fā)生額涉及的所有現(xiàn)金流量表羨慕。在“會(huì)計(jì)分錄”表中打開“數(shù)據(jù)——篩選——高級(jí)篩選”，高級(jí)篩選方式選擇“將篩選結(jié)果復(fù)制到其他位置”，“列表區(qū)域”選擇“會(huì)計(jì)分錄”表中的現(xiàn)金流量表項(xiàng)目列，“條件區(qū)域”空白不選，“復(fù)制到”選擇“科目匯總表”下某一空白格，點(diǎn)擊“選擇不重復(fù)的記錄”。點(diǎn)擊確定，找到本期發(fā)生額所涉及的所有現(xiàn)金流量表項(xiàng)目。

第二，在“現(xiàn)金流量表項(xiàng)目匯總表”中利用“SUMIF函數(shù)”計(jì)算出每一現(xiàn)金流量表項(xiàng)目本期發(fā)生額借方合計(jì)數(shù)和貸方合計(jì)數(shù)。選擇通過第一步找到的“第一個(gè)現(xiàn)金流量表項(xiàng)目”與“本期借方發(fā)生額合計(jì)”的相交空白格，打開“SUMIF函數(shù)”，“區(qū)域”選擇“會(huì)計(jì)分錄”表中的全部會(huì)計(jì)分錄（包括現(xiàn)金流量表項(xiàng)目列），條件選擇“第一個(gè)現(xiàn)金流量表項(xiàng)目”，“求和區(qū)域”選擇“會(huì)計(jì)分錄”表中的借方列，點(diǎn)擊確認(rèn)，該空白格出現(xiàn)第一個(gè)總賬科目的“本期借方發(fā)生額合計(jì)”，雙擊該單元格右下角，本期發(fā)生額所涉及的每一個(gè)會(huì)計(jì)科目的“借方發(fā)生額合計(jì)”。再一次運(yùn)用“SUMIF函數(shù)”計(jì)算出每一現(xiàn)金流量表項(xiàng)目本期發(fā)生額貸方合計(jì)數(shù)。利用借方發(fā)生額合計(jì)數(shù)和貸方發(fā)生額合計(jì)數(shù)計(jì)算“發(fā)生額合計(jì)”，即發(fā)生額合計(jì)等于借方合計(jì)數(shù)加貸方合計(jì)數(shù)，此時(shí)計(jì)算出了每個(gè)現(xiàn)金流量表項(xiàng)目的本期發(fā)生額。

完成“現(xiàn)金流量表項(xiàng)目匯總表”的編制后，根據(jù)實(shí)務(wù)中現(xiàn)金流量表格式設(shè)置EXCEL，使用VLOOKUP函數(shù)完成現(xiàn)金流量表的編制，編制方法與利潤表的編制類似。

打開VLOOKUP函數(shù)，“查找值”里輸入需要查找的某現(xiàn)金流量表項(xiàng)目，“數(shù)據(jù)表”從“現(xiàn)金流量表項(xiàng)目匯總表”的“現(xiàn)金流量表項(xiàng)目”列選擇至“發(fā)生額合計(jì)”列?！傲行驍?shù)”為“現(xiàn)金流量表項(xiàng)目”列選擇至“發(fā)生額合計(jì)”列的序數(shù)4?！捌ヅ錀l件”根據(jù)需要設(shè)置為精確匹配0。雙擊‘該單元格右下角，本期發(fā)生額所涉及的現(xiàn)金流量表項(xiàng)目均提取人現(xiàn)金量量表中。

但需要注意，現(xiàn)金流量表項(xiàng)目中除了包含非計(jì)算報(bào)表項(xiàng)目外，還包含了計(jì)算的報(bào)表項(xiàng)目，根據(jù)現(xiàn)金流量表的計(jì)算特點(diǎn)，編制相關(guān)公式計(jì)算得到即可。

編制完成現(xiàn)金流量表以后，稽核資產(chǎn)負(fù)債表“貨幣資金”的增加額及其他現(xiàn)金等價(jià)物的增加額合計(jì)數(shù)是否等于現(xiàn)金流量表中的現(xiàn)金及現(xiàn)金等價(jià)物的增加額。

通過以上五個(gè)步驟就可以編制所需的三大財(cái)務(wù)報(bào)表，而正確的利用EXCEL編制會(huì)計(jì)報(bào)表，不僅要求使用者對(duì)會(huì)計(jì)理論知識(shí)掌握的深入，還要求使用者能靈活的適用EXCEL表，在信息化的當(dāng)今社會(huì)，活用EXCEL已經(jīng)成為了一項(xiàng)基本技能。而在會(huì)計(jì)手工實(shí)訓(xùn)中巧用EXCEL表不僅可以提高編制報(bào)表的速度，檢查已完成手工賬的正確性，提高實(shí)訓(xùn)完成的質(zhì)量和速度，還可以練習(xí)EXCEL表的運(yùn)用，在鞏固已學(xué)會(huì)計(jì)知識(shí)的基礎(chǔ)上活用EXCEL表的相關(guān)知識(shí)，因此在實(shí)訓(xùn)教學(xué)中應(yīng)加強(qiáng)EXCEL表在手工賬中的應(yīng)用。

參考文獻(xiàn)

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