淺析信息化檔案管理安全防范之策略

齊永真 王建英

摘 要：隨著社會不斷發(fā)展，各個企事業(yè)單位內(nèi)部產(chǎn)生的檔案數(shù)量也有很大的提升，在這種情況下，要想保證檔案信息管理的便利性，就要在其中結(jié)合一定信息化技術(shù)，減少在進行檔案整理和歸納過程中投入的時間，對于提升檔案管理的準(zhǔn)確性和完整性都起到非常重要的作用。信息化檔案管理提升了行政工作的效率，同時其安全防范管理也成為了企事業(yè)單位需要重視的工作。本文對當(dāng)前信息化檔案管理安全防范中的問題和重要性做了探究，提出了加強實施信息化檔案管理安全防范相關(guān)策略。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；安全防范

信息化檔案管理如今在各大企事業(yè)單位和縣級以上的事業(yè)單位中逐漸得到了普及，并為單位付出著獨一無二的貢獻和作用。企事業(yè)單位的檔案文件與企事業(yè)單位的運營機密息息相關(guān)，檔案管理的安全防范是企事業(yè)單位維護自身利益的重要措施。目前信息化檔案管理的方式為企事業(yè)單位的檔案管理工作提供了諸多的便利，而隨之而來的安全問題是企事業(yè)單位亟待解決的。在當(dāng)今社會，妥善解決信息化檔案管理的安全防范問題，對于單位工作流程的正常運行而言，定然是至關(guān)重要。

一、當(dāng)前信息化檔案管理安全防范中存在的問題

1.企事業(yè)單位自身的執(zhí)行力比較弱

信息化檔案管理和安全防范工作需要靠檔案管理人員專業(yè)的工作能力和高尚的職業(yè)道德才能得到全面的落實。但是企事業(yè)單位在進行信息化檔案管理和安全防范的實際工作中，對檔案管理相關(guān)人員的專業(yè)和素質(zhì)要求并不夠重視，導(dǎo)致工作人員對檔案管理的安全意識沒有加強，責(zé)任心不夠，對領(lǐng)導(dǎo)的要求有應(yīng)付心理，所以管理工作中很容易出現(xiàn)散漫、懈怠的情況。企事業(yè)單位的各項檔案信息就無法進行全面的分析，加大了檔案被竊取的風(fēng)險。其實主要是單位內(nèi)部在檔案管理工作上以口號和形式為主，而沒有提高檔案權(quán)利人員對檔案內(nèi)部的信息因素和內(nèi)容引起高度重視，更沒有利用相關(guān)法律規(guī)范和按照法律的基本要求來對財務(wù)管理中的各類檔案進行歸檔和保存，所以就會導(dǎo)致在進行檔案信息化管理的工作中頻頻出現(xiàn)問題。

2.制度比較陳舊

企事業(yè)單位在信息化檔案管理中普遍存在制度比較陳舊以及制度不完善的問題，很多企事業(yè)單位的管理者對內(nèi)部信息化檔案管理的方針仍然以自身的主導(dǎo)觀念為主，依據(jù)自身的一些所謂的經(jīng)驗和想法來進行管理。實際上，這種管理思想可能會違背法律和制度方面的管理原則，也無法適應(yīng)時代的發(fā)展和要求。比如許多企事業(yè)單位在信息化檔案管理上沒有設(shè)置專門的管理部門，很多都是以財務(wù)部門來代替的，這就嚴(yán)重違反了法律的規(guī)定。另外，近年來，我國很多獨立型的企事業(yè)單位在體制和經(jīng)濟上都實行了改革，而有的管理者仍然秉承著比較守舊的管理理念，無法適應(yīng)信息化時代的發(fā)展和要求。此時，信息化檔案管理的制度陳舊化就體現(xiàn)的比較清晰，企業(yè)不能利用信息技術(shù)來進行檔案管理，雖然公司制度進行了改革，但是企業(yè)內(nèi)部仍然需要體制創(chuàng)新，才能規(guī)范的、有效的對信息化檔案進行管理。

3.存在較大的安全風(fēng)險

通常，企事業(yè)單位是通過對信息化檔案的層層審批，同時加強對法律法規(guī)的遵循，從而來保證信息化檔案的安全性和合理性。根據(jù)當(dāng)前的法律規(guī)定，信息化檔案不能被企事業(yè)單位部門隨便的調(diào)用，需要通過具有法律程序和法律效應(yīng)的層層審批才能實現(xiàn)，當(dāng)然，除了一些經(jīng)濟監(jiān)督部門可以調(diào)用信息化檔案之外，這對于信息化檔案的安全是一項重要的保障。但是在實際的執(zhí)行情況中，有些單位在管理環(huán)節(jié)上因為人情因素的干擾和忽視了制度的執(zhí)行，許多體制內(nèi)的工作人員都具備直接查閱檔案的機會，有些信息化檔案資料還具有可以被復(fù)制粘貼和外借的機會，這大大的提高了檔案保密的風(fēng)險程度。再加上有些中小企業(yè)在風(fēng)險預(yù)測和防備上的功能比較差，一旦遇到什么因素，會大大降低對客戶和社會人員的服務(wù)程度。所以信息檔案管理的安全風(fēng)險系統(tǒng)增加使得信息化檔案的價值無法真正的發(fā)揮出來。

二、信息化檔案管理安全防范的重要意義

1.有利于提高管理者的決策效率

信息化檔案管理安全防范能夠為企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者進行相關(guān)的決策提供重要的信息依據(jù)，特別是一些經(jīng)濟活動和經(jīng)濟開銷都要在信息化檔案中體現(xiàn)出來。信息化檔案能夠真實有效的反映企事業(yè)單位的財務(wù)信息，并對相關(guān)信息進行分析、整合和歸類，并且可以根據(jù)原來的財務(wù)信息來對現(xiàn)今的財務(wù)狀況進行對比和反饋，以此能夠清晰的反映單位的財務(wù)變化，方便管理者可以有效的對單位的經(jīng)營情況進行分析，找出問題所在，從而及時的改善單位的管理。因此，信息化檔案的安全管理不但可以為管理層提供進行經(jīng)營決策的重要依據(jù)，還具有非常大的借鑒意義。

2.有利于企事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展

無論是企業(yè)單位還是事業(yè)單位，能夠推進財務(wù)工作進行深入開展的一定是信息化檔案管理工作的有效實施，它是財務(wù)工作系統(tǒng)的重要組成部分，也是事業(yè)單位進行和開展一些活動的有效基礎(chǔ)。特別是在新時代的發(fā)展之下，在信息化時代的驅(qū)動下，信息資源成為了社會以及各企事業(yè)單位的重要財富，信息化檔案自然就成為了反應(yīng)企事業(yè)單位經(jīng)濟信息的重要媒介，對企事業(yè)單位的發(fā)展具有重要的作用。信息化檔案能夠客觀的反應(yīng)企事業(yè)單位的社會經(jīng)濟活動，能夠?qū)ζ笫聵I(yè)單位的原財務(wù)資料進行記錄、歸納和整合，成為企事業(yè)單位后續(xù)發(fā)展的重要信息資料。所以有效的進行信息化檔案的管理，是為企事業(yè)單位的財務(wù)和經(jīng)濟發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)，也是推動企事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展的重要條件。

3.有效推進企事業(yè)單位的預(yù)算工作

信息化檔案是企事業(yè)單位進行預(yù)算制定的重要基礎(chǔ)和依據(jù)。企事業(yè)單位在進行財務(wù)管理時，都要對單位的成本效益進行預(yù)算，以達到可以開源節(jié)流的目的，而信息化檔案能夠為財務(wù)管理工作提供有效的財務(wù)信息，真實的反應(yīng)經(jīng)濟效益。企事業(yè)單位的任何經(jīng)濟活動包括收入、開支、費用、支出等都需要記錄在財務(wù)檔案中，這些都是企事業(yè)進行預(yù)算工作的重要信息基礎(chǔ)。所以有效的進行信息化檔案安全管理有利于企事業(yè)單位的優(yōu)化升級，也有利于單位內(nèi)部的管理改善工作，對提高事業(yè)單位的工作效率、提高企業(yè)單位的經(jīng)濟效益都具有重要的作用。

三、企業(yè)秘書的素質(zhì)培養(yǎng)

1.完善管理機制

完善的管理機制是加強信息化檔案管理安全防范工作的重要條件，要健全制度和機制，可以從以下幾個方面來進行：第一，要大膽的對現(xiàn)有的機制進行改革，以國家對企事業(yè)單位制度的改革為原則，對制度進行創(chuàng)新，對思想進行解放，積極的借鑒國外企業(yè)的管理制度，結(jié)合單位的實際情況來進行制度的改革；第二，細(xì)化和規(guī)范檔案信息化管理的工作流程，包括信息的記錄、整合和保存以及借閱工作等，都要按照相關(guān)的法律規(guī)范來制定相應(yīng)的單位內(nèi)部的硬性規(guī)定。同時加強對工作人員的技術(shù)培訓(xùn)，提高管理人員對現(xiàn)代技術(shù)的掌握程度，利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段來進行檔案管理工作。同時要加強檔案管理工作人員的法律培訓(xùn)，包括一些《會計法》、《檔案法》等，強化管理人員的法律意識；第三，管理人員要積極的對檔案部門的工作進行定期不定期的檢查和詢問，積極聽取檔案部工作人員的意見，不斷的對管理制度進行創(chuàng)新和統(tǒng)籌，推進檔案管理嚴(yán)格程序的有效實行。比如可以通過單位內(nèi)部反饋平臺、匿名郵件等形式來鼓勵檔案管理人員對當(dāng)前工作中的問題向上級反映，領(lǐng)導(dǎo)者再通過調(diào)查和核實來確認(rèn)問題所在，從而有效的對檔案管理工作的機制進行調(diào)整。

2.加強管理人員的責(zé)任意識

信息化檔案管理工作的不足是執(zhí)行力度不夠的主要原因，加強工作人員的責(zé)任意識是推進信息化檔案管理安全防范工作的必然措施。首先要加強對檔案管理工作內(nèi)的一些重要因素和意義的培訓(xùn)，對工作人員進行責(zé)任意識的灌輸，可以播放一些由于檔案信息泄露或者管理不善給公司和個人帶來的損失等新聞和短片，來加強工作人員對檔案工作的重視程度，只有增強了責(zé)任意識，才能提高執(zhí)行力度，為工作人員提供更強大的精神動力，從而提高工作效率和質(zhì)量，為檔案工作賦予更多的樂趣；其次，在管理機制中加入科學(xué)的績效考核機制，對工作人員要實行必要的獎懲措施，才能從根本上來加強管理的力度，提高管理的效率；然后，要完善信息化檔案管理的監(jiān)督機制，加強對管理人員的監(jiān)督力度，提高工作責(zé)任的明確度、公開度和透明化，促進工作人員之間的良性競爭。

3.提高管理程序的規(guī)范化

對管理程序進行規(guī)范化是安全風(fēng)險抵制和緩解的最后一項工作，也是加強保密措施的重要環(huán)節(jié)，不僅有利于保證財務(wù)信息內(nèi)容的完整性，還有利于合理的利用信息化檔案來進行單位經(jīng)營的管理工作。管理程序的規(guī)范化就是要改變單位中人情的影響，提高制度的重要地位，以制度為首要的實施原則，以加強對檔案的保密工作。而最有效的做法就是要對潛在的泄密行為實行輕其重罪的理念，對有損單位機密的行為絕不饒恕，才能加強保密機制的有效性。另一方面要加強檔案的歸類整理工作，遵循不同類型文件歸納的不同方式，有效的實施檔案管理。

綜上所述，要促進信息化檔案管理工作的良性發(fā)展，就要加強信息化檔案管理的安全防范，從管理機制的創(chuàng)新、工作人員的責(zé)任意識和管理程序的規(guī)范化等方面，結(jié)合本單位的實際情況來強化檔案管理工作。積極的引進信息化檔案管理的創(chuàng)新理念，提高檔案的保密性，積極的分析本單位的內(nèi)部管理問題，進行逐層突破和解決，為信息化檔案管理工作創(chuàng)造良好的環(huán)境，從而加強檔案管理的安全防范，促進單位的穩(wěn)定發(fā)展。

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