新時(shí)期高職院校人事檔案數(shù)字化建設(shè)的創(chuàng)新思考

柴瑞 斯慶 馬強(qiáng)

[摘 要] 人事信息資源的最終“棲息地”——人事檔案，是人事管理工作的重要組成部分。人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)作為我國人事檔案管理改革的方向，是人事檔案管理工作體現(xiàn)其價(jià)值和可持續(xù)發(fā)展的必然趨勢(shì)。高職院校賦予了教職工具有“雙師型”“學(xué)術(shù)人”的特點(diǎn)，人事檔案信息的變化與更新速度之快，對(duì)管檔模式提出了更高要求，其管理呈現(xiàn)出專業(yè)性、復(fù)雜性、特殊性。由此，基于傳統(tǒng)人事檔案管理模式，如何通過創(chuàng)新方式來提高人事檔案管理的質(zhì)量、效率和水平，是新時(shí)期高職院校人事檔案管理工作需要探索的新問題。

[關(guān) 鍵 詞] 高職院校；人事檔案：管理；數(shù)字化建設(shè)

[中圖分類號(hào)] G717 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號(hào)] 2096-0603（2019）01-0032-02

隨著高職院校在國家發(fā)展與社會(huì)進(jìn)步中占據(jù)的位置日益飆升，教育教學(xué)和人事制度改革的不斷深入，人事檔案作為高校人才的重要載體，是非常重要的信息資源，其管理方式也隨之進(jìn)入現(xiàn)代化管理的先進(jìn)行列。高職院校是高素質(zhì)、高學(xué)歷、“雙師型”“學(xué)術(shù)”人才的聚集之地，教職工的人員信息變化與人事檔案更新很快，其檔案管理的方式也呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)。同時(shí)，由于信息化的發(fā)展，人事檔案管理也將面臨許多新問題、新情況。那么，如何加強(qiáng)高職院校人事檔案管理工作的改革與創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)高校跨越式發(fā)展，是衡量高校管理現(xiàn)代化程度和綜合實(shí)力的重要標(biāo)志。

一、高職院校人事檔案數(shù)字化的重要性

高職院校人事檔案是教職工成長(zhǎng)軌跡的記錄儀，是認(rèn)定“三齡、兩歷、一身份”的重要信息來源，是干部選拔任用、職稱評(píng)聘、工資、年度考核等待遇落實(shí)的主要根據(jù)，關(guān)系著每一位教師切身的利益；它也是高職院校實(shí)現(xiàn)人才資源管理的關(guān)鍵性、基礎(chǔ)性工作。作為人事檔案管理部門，有效的管理和利用對(duì)高職院校做好人事檔案管理工作有深遠(yuǎn)意義。如人事檔案管理工作在具體落實(shí)中，它主要以教師團(tuán)隊(duì)為基礎(chǔ)，日常管理、教學(xué)、科研方面產(chǎn)生一些影響，為教職工薪酬調(diào)整、干部選拔、考核評(píng)價(jià)提供了多方面的參考依據(jù)。

在很長(zhǎng)一段時(shí)間，人事檔案管理基本采用的是紙質(zhì)管理方式，人事檔案內(nèi)容繁多、分類復(fù)雜，管理起來存在一定難度，如果管理不當(dāng)還會(huì)出現(xiàn)檔案丟失、檔案內(nèi)容被人為改動(dòng)的情況，極大地影響人事檔案的安全性和準(zhǔn)確性。然而在最近幾年，人事檔案由傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案管理向數(shù)字化檔案管理方式轉(zhuǎn)變，作為高職院校也將其作為一項(xiàng)嶄新又重要的課題。人事檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)，不僅使高職院校人事檔案步入現(xiàn)代化水平，而且可將新鮮血液注入組織、人事等部門。

高職院校人事檔案管理方式也需要解放思想，更新觀念，緊跟時(shí)代的步伐。在充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理對(duì)高校人事工作的重要性的同時(shí)，嚴(yán)格按照《干部檔案工作條例》有關(guān)規(guī)定，建立現(xiàn)代化管理模式。

二、人事檔案數(shù)字化建設(shè)的創(chuàng)新策略

“創(chuàng)新是引領(lǐng)發(fā)展的第一動(dòng)力”。創(chuàng)新是作好檔案工作的不竭動(dòng)力。高職院校是以“職業(yè)教育”來定位辦學(xué)理念的，所以，人事檔案管理工作必須以“職業(yè)”為特色，以信息化、網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化統(tǒng)領(lǐng)管理的全局工作，不斷提高人事檔案管理數(shù)字化水平，積極有效地開發(fā)人力資源，深入研究人才規(guī)律，并指導(dǎo)師資建設(shè)、人事管理、科研等工作，以創(chuàng)新思路推動(dòng)人事檔案管理工作再上新臺(tái)階。

在新時(shí)代環(huán)境下，檔案數(shù)字化作為國家信息化建設(shè)的重要組成部分，已經(jīng)受到全國各級(jí)檔案部門的高度重視。國家檔案局頒布的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》明確要求，“創(chuàng)新檔案信息化管理模式，加快與信息社會(huì)融合，明顯提升以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化水平”。

（一）運(yùn)用現(xiàn)代化管理模式建立干部監(jiān)督檔案

高職院校的干部人事檔案管理工作是一項(xiàng)較為系統(tǒng)的工作，不僅僅是人事部門的具體任務(wù)，各有關(guān)部門也負(fù)有重要責(zé)任。在學(xué)校內(nèi)部要建立和完善干部人事檔案的收集工作機(jī)制，加強(qiáng)干部檔案管理部門與紀(jì)檢、教學(xué)、科研、審計(jì)等相關(guān)部門的協(xié)調(diào)與配合，在數(shù)字化建設(shè)工作之前充分保證干部人事檔案材料的形成能規(guī)范、齊全、及時(shí)。在人事檔案審核、轉(zhuǎn)遞、利用等環(huán)節(jié)，隨時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正檔案內(nèi)容的失真問題，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性、嚴(yán)肅性。

在此基礎(chǔ)上，建立干部監(jiān)督信息檔案。通過日常紀(jì)檢監(jiān)察、審計(jì)、信訪、個(gè)人事項(xiàng)報(bào)告等方面的信息，運(yùn)用數(shù)字化管理實(shí)現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化建設(shè)。

（二）優(yōu)化數(shù)字化管理方式，提升人事檔案管理的時(shí)效性

高職類院校，人事變動(dòng)較為頻繁，每年新引進(jìn)的教師、退休教師數(shù)目多，調(diào)入、調(diào)出的教師也不少，人事檔案更新頻率快。再加上每年每人產(chǎn)生固定的人事檔案數(shù)也最少不下3份，如，薪級(jí)工資調(diào)整表、教師黨員的民主黨員評(píng)議表、年度考核表、崗位調(diào)整表，還有一些不固定材料：干部任免文件、任免表、職稱評(píng)審表、榮譽(yù)證書、培訓(xùn)材料、部分教師續(xù)簽合同、工齡認(rèn)定表等。再加上高職院校的教師具有“雙師型”“學(xué)術(shù)人”的特點(diǎn)，除了教師職務(wù)的評(píng)聘外，部分老師還會(huì)有“工程師”“會(huì)計(jì)師”“技師”等職務(wù)的評(píng)審材料?？傊?，產(chǎn)生材料的繁多種類，就要求管理人員必須用數(shù)字化檔案來提高檔案管理的時(shí)效性，來保證每一冊(cè)檔案信息的及時(shí)性、完整性，為學(xué)院人才資源管理提供第一手信息。

（三）以檔案數(shù)字化建設(shè)推動(dòng)網(wǎng)絡(luò)化管理

人事檔案數(shù)字化對(duì)人事檔案管理有著重要的意義，它是促進(jìn)人事檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的“催化劑”。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)已經(jīng)在改變著世界和人們的生活，特別是人事檔案社會(huì)化、開放化管理的市場(chǎng)需要，給檔案管理工作帶來了新的契機(jī)，信息技術(shù)的發(fā)展，使檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提上了日程。

利用學(xué)院已有的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，人事檔案管理人員將檔案中不涉密的人事信息進(jìn)行“提純”，將不在保密范疇的信息共享在局域網(wǎng)上。通過管檔后臺(tái)，管理者可以從多角度了解一個(gè)人，對(duì)人事、組織工作有深遠(yuǎn)的意義。比如，“三齡兩歷一身份”、個(gè)人經(jīng)歷、思想政治、品德作風(fēng)、才干績(jī)能工作表現(xiàn)、職稱評(píng)聘等，提供更為優(yōu)質(zhì)的人才檔案信息。這對(duì)高職院校在領(lǐng)導(dǎo)決策、干部選拔任用、師資隊(duì)伍建設(shè)、人才培養(yǎng)、科研等方面提供了重要憑據(jù)。

如此，人事檔案信息化管理系統(tǒng)集成在高校信息化建設(shè)平臺(tái)中，以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的集成與共享。人事檔案信息資源與學(xué)院的教學(xué)管理系統(tǒng)、科研成果管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、工會(huì)管理系統(tǒng)等建立數(shù)據(jù)接口，實(shí)現(xiàn)共享。有效提高管理的效率和檔案的利用率，還可促進(jìn)人事檔案管理模式的革新，從而充分挖掘人事信息利用率，更好地服務(wù)于高職院校綜合管理，提升高職院校整體管理水平。

（四）樹立安全意識(shí)，為人事檔案管理撐起保護(hù)傘

《人事檔案管理辦法》中第一章基本原則里第四條：“在人事檔案管理工作中，必須嚴(yán)格貫徹執(zhí)行黨和國家的有關(guān)檔案保密的法規(guī)和制度，嚴(yán)密保管，確保檔案的完整與安全”。因此，作為人事檔案管理部門必須為人事檔案的信息安全保駕護(hù)航。

首先，通過法律手段實(shí)現(xiàn)保護(hù)。我國需要加快對(duì)電子檔案管理進(jìn)行立法的步伐。電子檔案的法律效力已成為當(dāng)下國內(nèi)外檔案界專家、學(xué)者不斷議論的熱門話題，明確電子檔案的法律地位，這不僅是檔案數(shù)字化過程中必經(jīng)的舉措，也能夠?yàn)樯鐣?huì)全面進(jìn)入數(shù)字化管理模式提供土壤。

其次，有安全的技術(shù)保障。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，對(duì)信息安全的防護(hù)工作也應(yīng)日益凸顯其重要性，只有安全技術(shù)的不斷完善，才能為信息安全提供強(qiáng)有力的保障，需要建立完整的安全保障機(jī)制以防止人事信息的泄露，比如，對(duì)信息的加密處理、數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)防火墻技術(shù)、殺毒軟件應(yīng)用、指紋識(shí)別、數(shù)字簽名技術(shù)、操作系統(tǒng)安全核內(nèi)技術(shù)。

同時(shí)，建立健全各項(xiàng)保障體制。紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案相比利大于弊，建立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)男畔浫肟己藱C(jī)制，進(jìn)行強(qiáng)有力的監(jiān)督管理，確保紙質(zhì)檔案在與數(shù)字檔案轉(zhuǎn)換過程中的真實(shí)性、完整性、嚴(yán)肅性。如，管理體制、運(yùn)行機(jī)制和投入保障機(jī)制。

（五）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，激發(fā)工作熱情

在干部檔案條例中明確規(guī)定了各級(jí)人事部門應(yīng)加大檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)力度。高職院校的人事檔案工作更應(yīng)配備有過硬的思想政治素質(zhì)，作風(fēng)正派，責(zé)任心強(qiáng)，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，熟悉政策法規(guī)，不斷提高政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)的干部，有豐富的檔案管理專業(yè)知識(shí)，有信息素養(yǎng)促進(jìn)信息化建設(shè)，能努力做好本職工作的黨員從事管理工作。

檔案工作人員要緊跟時(shí)代步伐，強(qiáng)化政治意識(shí)、大局意識(shí)、責(zé)任意識(shí)和服務(wù)意識(shí)。首先，強(qiáng)化業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)。俗話說得好“打鐵還需自身硬”，只有不斷提高綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，不定期進(jìn)行業(yè)務(wù)理論學(xué)習(xí)，深入掌握現(xiàn)代人事檔案管理模式，提升管理技能，提高管理人員的信息技能，強(qiáng)化信息技術(shù)能力，熟練掌握人事檔案管理的信息化應(yīng)用。才能堅(jiān)決擁護(hù)檔案的真實(shí)性、完整性、實(shí)用性。其次，做好專職、兼職檔案人員的隊(duì)伍建設(shè)，更好地統(tǒng)一規(guī)范干部人事檔案的外在形式，確保每一本檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)。

“要關(guān)心愛護(hù)基層干部，主動(dòng)為他們排憂解難?！比耸聶n案管理是一項(xiàng)工作量大、具體業(yè)務(wù)繁瑣、同一種事情需要不斷反復(fù)做的工作。因此，需要檔案相關(guān)部門以嚴(yán)格管理和關(guān)心工作人員相結(jié)合，激勵(lì)機(jī)制和約束管理并舉，完善檔案管理人員各項(xiàng)考評(píng)體系。如，為他們提供學(xué)習(xí)深造的機(jī)會(huì)，職稱晉升機(jī)會(huì)、給予檔案工作人員補(bǔ)貼待遇等，以此激發(fā)他們的工作熱情。認(rèn)真履行好黨和人民賦予的重要職責(zé)。

我們必須加強(qiáng)高職院校人事檔案管理的信息化建設(shè)，積極地將先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與數(shù)字化人事檔案管理技術(shù)結(jié)合起來，更好地促進(jìn)高職院校人事檔案的網(wǎng)絡(luò)共享。進(jìn)一步充分發(fā)揮人事檔案管理數(shù)字化在當(dāng)今信息化社會(huì)中的重要作用，構(gòu)建以組織人事為中心，按權(quán)限分級(jí)賦權(quán)提供閱檔服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化管理格局，有利于提高檔案工作的效率和現(xiàn)代化水平，有利于確保數(shù)字化檔案的永久性和安全性，有利于提高檔案服務(wù)水平，拓展和實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，有利于提高學(xué)院的公共服務(wù)能力。為高職院校科學(xué)發(fā)展、人才強(qiáng)校戰(zhàn)略發(fā)揮應(yīng)有的作用，更好地服務(wù)于學(xué)院教職工和高等教育事業(yè)的發(fā)展。

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編輯 張 慧