對基于信息化手段的高校政府采購管理模式的研究

袁玉芬

根據(jù)我國《政府采購法》，高校的物資采購已被納入政府采購范疇，因此具有采購數(shù)量大、種類多、專業(yè)性強(qiáng)等特點(diǎn)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，建立信息化的高校政府采購管理模式勢在必行。本文結(jié)合現(xiàn)階段高校政府采購情況和信息化管理特點(diǎn)，探討和研究高校采購業(yè)務(wù)流程及管理工作。

隨著政府對教育科研的投入提高，高校政府采購工作任務(wù)變得繁重。雖然信息化技術(shù)大力提升了高校采購管理工作的效率，確保了高校教學(xué)與科研工作的穩(wěn)步進(jìn)行，但當(dāng)前我國高校在采購方面的信息化建設(shè)程度，仍舊存在各個(gè)地區(qū)發(fā)展的不均衡，信息化建設(shè)重視不到位，相關(guān)法律條規(guī)滯后等問題。怎樣在高校政府采購管理工作中保證效率的同時(shí)，能夠公平、公正、公開，最大化投資效益，進(jìn)一步推動高等教育的提升，一個(gè)設(shè)計(jì)科學(xué)合理完整的信息化采購流程尤為重要。

一、高校政府采購信息化現(xiàn)狀分析

（一）地區(qū)發(fā)展不均衡

最近幾年，國家堅(jiān)持加大對教育的投入，財(cái)政教育投入的增加使高校在教學(xué)和科研上的經(jīng)費(fèi)得到強(qiáng)力保證，高校采購業(yè)務(wù)變得頻繁，需要結(jié)合信息化進(jìn)行有效管理。但從目前的實(shí)際情況來看，全國各個(gè)地區(qū)的高校在建設(shè)采購信息化上，仍舊具有地區(qū)發(fā)展不平衡的特點(diǎn)，發(fā)達(dá)地區(qū)的高校在信息化方面已經(jīng)先人一步，建立了較為科學(xué)系統(tǒng)的信息化程序，而中西部落后地區(qū)的高校，其采購信息化管理過于落后。有的高校已經(jīng)搭建采購電子化平臺，實(shí)現(xiàn)采購招標(biāo)一體化，并逐步完善相關(guān)配套管理機(jī)制，而有的高校信息化程度十分落后，互聯(lián)網(wǎng)+，大數(shù)據(jù)的運(yùn)用幾乎為零，有些高校甚至還在使用傳統(tǒng)的采購流程。這種極大的發(fā)展不平衡給高校和政府均帶來重大挑戰(zhàn)。

（二）相關(guān)性法律滯后

高校采購在政府采購法中被納入政府采購范圍，但在該法律頒布之后，高校政府采購改革的落腳地集中在根據(jù)法規(guī)完善相關(guān)制度，而對于制度的執(zhí)行與監(jiān)管，略顯輕視。而信息化管理在此大批量制度改革中間，更是無法成為重心。但順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)+的高速發(fā)展，高校采購信息化過程中出現(xiàn)的諸多與法律制度上相抵觸的問題。相關(guān)性法律法規(guī)不單涉及采購主體管理制度問題，更涵蓋交易結(jié)算等問題。即便國家鼓勵高校采購信息化，但由于我國目前缺少專門針對高校采購信息化的相關(guān)條例，高校在進(jìn)行采購信息化管理時(shí)只能摸著石頭過河

（三）建設(shè)流于形式

一些高校缺乏長期的戰(zhàn)略性眼光，對信息化建設(shè)不夠重視，僅僅只是為了迎合互聯(lián)網(wǎng)+數(shù)字化的潮流，跟風(fēng)建立了相應(yīng)的采購信息化網(wǎng)絡(luò)平臺或系統(tǒng)。比如專門開設(shè)一個(gè)網(wǎng)站公開發(fā)布招標(biāo)信息，建立簡單的采購申報(bào)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，開發(fā)網(wǎng)上在線評標(biāo)平臺。雖然這類信息化管理確實(shí)在一定程度上優(yōu)化了高校政府采購過程，但相應(yīng)的配套措施得不到及時(shí)有效的更新，同樣會對高校信息化管理造成阻礙。例如公開信息不及時(shí)，網(wǎng)絡(luò)安全防范措施不夠，只有硬件沒有軟件支持，缺少真正懂得信息化技術(shù)及管理的人等等。這些都會使高校采購信息化管理流于表面，僅僅只是走個(gè)過場，沒有真正將信息化運(yùn)用到采購管理中去。

二、高校政府采購業(yè)務(wù)流程及系統(tǒng)操作步驟

（一）申報(bào)模塊

采購流程的第一步是申報(bào)，系統(tǒng)使用者通過瀏覽器登錄申報(bào)系統(tǒng)，在申報(bào)界面上按照系統(tǒng)提供的表格錄入計(jì)劃申請采購的物資的相關(guān)信息，確認(rèn)無誤后進(jìn)行提交。使用者所在的院級單位審核人員在使用者提交后，即可查看該申報(bào)單。

（二）審批模塊

采購申報(bào)被提交之后，就轉(zhuǎn)入審批環(huán)節(jié)。審批過程中，審核人員能查閱申報(bào)人的所有申報(bào)信息。審核人員對申報(bào)信息進(jìn)行核對核對，特別是轉(zhuǎn)賬卡號。如果存在填報(bào)不規(guī)范或者錯誤，審核人有權(quán)不予通過，退回該申報(bào)單并給出修改意見；如果審批通過，系統(tǒng)將對申報(bào)單進(jìn)行自動編號，采購計(jì)劃單也隨之自動生成。

（三）采購模塊

財(cái)務(wù)處將根據(jù)生產(chǎn)的采購計(jì)劃單中的申購金額轉(zhuǎn)賬至采購部門，在完成轉(zhuǎn)賬手續(xù)后，所有采購計(jì)劃單均將在系統(tǒng)中報(bào)送至對應(yīng)采購部門。采購部門將分配相應(yīng)的采購人員對物資進(jìn)行采購。采購部門根據(jù)物資種類和預(yù)算的不同，采用不同的采購方式。目前主要的采購方式有三種：網(wǎng)上競價(jià)、詢價(jià)和公開招標(biāo)。經(jīng)過三種采購方式，采購部門確認(rèn)最終供應(yīng)商，并與之簽訂相關(guān)采購合同。之后，采購人員將合同編號錄入系統(tǒng)。

（四）結(jié)算模塊

采購流程的最后是金額結(jié)算階段。系統(tǒng)中將顯示所有與合同相關(guān)的信息，若合同中的金額超過前期財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)賬至采購部門的經(jīng)費(fèi)，則需要退回至申報(bào)人處追加經(jīng)費(fèi)，在補(bǔ)款的過程中，不必再經(jīng)過審核人審核。財(cái)務(wù)處依據(jù)系統(tǒng)中顯示的信息，對供應(yīng)商進(jìn)行支付。金額結(jié)算后， 申報(bào)者根據(jù)采購發(fā)票進(jìn)行資產(chǎn)登記。登記完成后，再由申報(bào)人到財(cái)務(wù)處進(jìn)行報(bào)賬，整個(gè)采購過程到此結(jié)束。

三、信息化采購實(shí)際過程中出現(xiàn)的問題

在高校實(shí)施政府采購信息化的過程中，普遍存在以下問題：學(xué)校資產(chǎn)管理人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊；高校無法自行建立信息化采購管理系統(tǒng)的，外包軟件公司的技術(shù)支持保障往往不夠及時(shí)；自行搭建系統(tǒng)的，因缺乏大量相應(yīng)技術(shù)人員，系統(tǒng)功能單一，且存在安全性問題；采購、審批、財(cái)務(wù)各個(gè)部門相關(guān)的人員配合存在問題，高校組織機(jī)構(gòu)與購買的軟件系統(tǒng)中設(shè)置的權(quán)利架構(gòu)不一致等等。

四、采購管理信息化取得的效果

（一）采購流程更嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范

在高校采購過程中建立信息化系統(tǒng)，根據(jù)信息化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)特點(diǎn)，將采購工作過程的申報(bào)，審批，采購，結(jié)算整合一體化，能規(guī)范整個(gè)采購過程，在最初的項(xiàng)目審批中就插入監(jiān)督工作，并貫穿整個(gè)執(zhí)行過程和最后的驗(yàn)收反饋。通過信息化系統(tǒng)切實(shí)執(zhí)行工作流程中的每一個(gè)步驟，工作層級，工作人員權(quán)限得到明確，所有采購項(xiàng)目均須通過相應(yīng)的審計(jì)部門核查確認(rèn)后才能得以進(jìn)行。事先做好的采購計(jì)劃也必須嚴(yán)格執(zhí)行，不得省略流程或不報(bào)批就更改采購流程，將所有流程嚴(yán)格固化到軟件系統(tǒng)中，堅(jiān)決杜絕違規(guī)操作行為。在過往政府采購過程中出現(xiàn)的類似先斬后奏的違規(guī)現(xiàn)象，也能夠得到有效解決。

（二）采購管理性得到提升

高校將信息化管理模式運(yùn)用至采購工作中，其目的是為了完善采購工作流程，提升管理能效，實(shí)現(xiàn)采購過程一體化和提高工作效率，加強(qiáng)了監(jiān)管能力。尤其是通過系統(tǒng)，對各部門的執(zhí)行權(quán)和監(jiān)管權(quán)進(jìn)行互相制約。這要求在建立采購管理系統(tǒng)時(shí)，滿足簡潔方便的特點(diǎn)，讓不同的高校和供應(yīng)商在使用時(shí)都能滿足其要求。系統(tǒng)操作程序類似辦公軟件，可將各類辦公軟件數(shù)據(jù)之間導(dǎo)入處理，降低操作難度，節(jié)省操作時(shí)間。

（三）采購效率提高，降低采購成本

作為采購信息化管理中的一環(huán)，網(wǎng)上詢價(jià)、競價(jià)、公開招標(biāo)等多種招標(biāo)方式讓眾多供應(yīng)商能夠積極參與到公平競爭中去。建立公開采購招標(biāo)平臺可以將物資采購的價(jià)格限定在一個(gè)合理的區(qū)間中，從而降低采購成本。采購的數(shù)字信息化也將大大拉近供應(yīng)商與高校之間的時(shí)間空間距離，從而減少采購周期。明確的責(zé)任分配也使得每項(xiàng)工作任務(wù)都能夠在第一時(shí)間找到相關(guān)責(zé)任人。

（四）采購過程公開透明，有跡可循

高校能夠通過信息化管理系統(tǒng)將采購過程規(guī)范化，將所有環(huán)節(jié)控制在規(guī)定的范圍內(nèi)，建設(shè)完成的信息化采購系統(tǒng)在采購過程中使每一個(gè)環(huán)節(jié)都有著密切的聯(lián)系，每一個(gè)環(huán)節(jié)都不能被逾越或省略。申報(bào)、審批、采購、結(jié)算等環(huán)節(jié)所涉及的部門各司其職，向前延伸至審批，向后延伸至反饋，每個(gè)人員只能根據(jù)系統(tǒng)的授權(quán)行使權(quán)力，無法越權(quán)辦事。整個(gè)采購流程在數(shù)字化技術(shù)的輔助下能夠做到采購全程公開透明化，方便監(jiān)管部門基于信息的公開對高校采購行為進(jìn)行監(jiān)管控制，減少貪腐事件的發(fā)生。并且，相關(guān)工作人員的所有工作行為都將被記錄在系統(tǒng)之中，留下具體化的操作痕跡證據(jù)，為日后調(diào)查追責(zé)保存了客觀材料，方便查找相應(yīng)采購數(shù)據(jù)。

高校采購工作管理是復(fù)雜而系統(tǒng)的，其過程是高度統(tǒng)一的信息化系統(tǒng)，進(jìn)一步完善采購機(jī)制，結(jié)合各高校自身環(huán)境特點(diǎn)，不斷探索實(shí)踐，認(rèn)真研究學(xué)習(xí)政府采購法及相關(guān)法律法規(guī)，建立一套機(jī)制科學(xué)的，且適合高校本身的政府采購信息化管理系統(tǒng)，對出現(xiàn)的問題能夠迅速進(jìn)行優(yōu)化管理，使整個(gè)采購流程更為公平、高效，為高等教育的長期良好發(fā)展提供助力。（作者單位：徐州醫(yī)科大學(xué)）