煙草企業(yè)采購管理工作實踐探索

邵國良

煙草企業(yè)貫徹落實國家煙草專賣局關于規(guī)范管理工作的系列部署，圍繞“三個保障機制”的工作內容，理解把握“嚴格規(guī)范是行業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的生命線”，結合企業(yè)的實際，堅持問題為導向，突出工作重點，著力破解各項難題。作為煙草行業(yè)的一份子，浙江中煙切身感受到嚴格規(guī)范的重要意義，對企業(yè)采購管理工作進行了實踐并探索。

一、建章立制保規(guī)范，夯實基礎重長效

（一）統(tǒng)一組織架構，有效整合資源。企業(yè)董事會是公司采購管理的決策機構，公司管委會是公司董事會的咨詢機構，對董事會負責，管委會下設辦公室、采購辦、監(jiān)督小組、實施小組。

（二）科學設置機構，實現(xiàn)權力制衡?？茖W合理的機構設置，是采購管理工作的組織基礎，是確保制度流程順暢的關鍵。

（三）建立健全制度，規(guī)范工作流程。公司嚴格按照行業(yè)相關政策、制度要求，按照“全”范圍、“嚴”標準、“細”操作、“高”實效的標準，不斷梳理、完善、優(yōu)化公司三項工作管理制度。

二、管理流程信息化，規(guī)范工作常態(tài)化

2011年初，公司著手研討部署“三項工作”信息化建設，當年10月初平臺順利上線運行。2013年初根據(jù)國家局313號文件精神，對信息平臺進行了優(yōu)化升級，從原工程投資、煙用物資、宣傳促銷的管理擴大為工程、物質、服務的管理，2016年按照“三個保障機制”要求再次提升。信息平臺自運行以來，有力支撐升了公司對采購業(yè)務的全過程管控，主要特點有：

（一）四流一體頂層設計：以“業(yè)務流、資金流、監(jiān)管流、信息流”四流一體為目標，實現(xiàn)“業(yè)務財務一體化、審批流程全程化、模塊設計集成化、監(jiān)控管理信息化”系統(tǒng)功能，提升公司三項工作的業(yè)務處理效率及精細化管理水平。

（二）采購目錄系統(tǒng)固化：《采購目錄》明確規(guī)定了某一類別下具體采購項目的采購方式。采購目錄作為采購管理及采購方式控制的起點，貫穿從計劃、實施、合同的全過程，在需求提報時，需嚴格對照采購目錄的類別及采購方式，不能隨意變更，從源頭上防治采購方式隨意裁量。

（三）工作流協(xié)同處理： 采用以人為中心的協(xié)同型工作流技術，滿足會審節(jié)點上相關用戶同時同步處理，做到系統(tǒng)操作有提示，審批辦理有時限，實現(xiàn)按流程順序處理與協(xié)同處理功能，并通過事件驅動將代辦事項推送至相關人員，并以短信提醒的方式提醒代辦人員，大大提高協(xié)同工作效率。

（四）審批限時辦結。采購辦、監(jiān)管小組在系統(tǒng)操作時，應在規(guī)定時間內完成相關動作，未完成的，系統(tǒng)進行紅、黃燈標記，提示相關人員，敦促采購辦、監(jiān)管部門管理服務上節(jié)奏更快、效率更高，使部門間的協(xié)同水平得到有效提升。

（五）線上線下緊密融合。線上招標文件、談判文件審核與線下招標、談判組織工作緊密銜接，環(huán)環(huán)相扣，嚴格執(zhí)行“上一個環(huán)節(jié)未通過不得進入下一個環(huán)節(jié)”的要求，確保采購過程的高質量管控和招標組織的高效率運作。

（六）數(shù)據(jù)實時動態(tài)追溯。以采購執(zhí)行金額數(shù)據(jù)實時追溯為核心、對采購計劃、標段、合同、預算、支付等各業(yè)務環(huán)節(jié)的過程數(shù)據(jù)，采取層層追溯方法，及時發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)的變化和異動，分析挖掘數(shù)據(jù)變動背后的業(yè)務動因，進而有效推進業(yè)務。

三、目標引領抓運行，精益管理促升級

（一）堅持目標引領，強化檢查考核。圍繞行業(yè)“應招盡招，真招實招”工作要求，公司在采購管理工作中堅持目標引領，著力構建一套采購管理運行質量指標庫，通過公司、部門兩級關鍵績效指標（KPI）、分析指標（API）、觀察指標（OPI）的建立，使得目標任務層層分解，責任壓力層層傳導。

1.公開招標金額比例作為公司級KPI指標，使各部門采購管理的重點工作凝聚到“應招盡招、真招實招”任務中來，有效地保障行業(yè)及公司采購管理規(guī)定的落實，形成公司管理、監(jiān)督、實施各部門齊抓共管、各司其職的良好局面。

2.招標投訴處置有效率作為部門級KPI指標，綜合反應采購管理部門對采購風險的把控能力，去年全年公司共完成招標采購項目114個，涉及207個標段，組織開評標137場次，整個招標采購組織工作規(guī)范有序，招標采購投訴事件0起，投訴率為0%，質疑事項3起，質疑率為1.45%，公司采購管理部門按照法律法規(guī)及公司制度妥善處理，維護了公司形象和企業(yè)利益。

3.采購集中度作為部門級API指標旨在推動對零星、分散、小額的同類型項目，進行歸類合并、合理打包，提高采購集中度，在公司范圍內解決“小零散”項目公開招標吸引力不足，公開招標成功率低的問題。

（二）樹立精益理念，促進管理提升。公司以推進精益管理工作為契機，促進采購管理工作升級，即要體現(xiàn)在制度健全、流程高效、職責清晰、水平提升上，又體現(xiàn)在提質、降本、增效上，既要穩(wěn)步提高貨物、服務采購質量，又要在有效控制采購風險的前提下，逐步實現(xiàn)綜合成本下降，我們主要從以下幾個方面著手：

一是抓好投資源頭控制，樹立資本成本意識。

二是抓好采購成本管控，落實 “真招實招、應招盡招”。

三是抓好采購風險防范、規(guī)范招投標活動。

四是抓好過程組織工作，提高招投標工作效率。

四、結語

經(jīng)過幾年的探索與實踐，公司很多管理流程得到了梳理，很多環(huán)節(jié)得到了規(guī)范，很多制度得到了健全，部門與部門、機構與機構間的權責更加明晰。干部員工規(guī)范經(jīng)營、民主管理、接受監(jiān)督、廉潔自律的意識得到了加強。（作者單位：浙江中煙工業(yè)有限責任公司）