助推廣東一流高職院校戰(zhàn)略發(fā)展的高校人事檔案管理工作探究

孫晶

為了提高推進(jìn)職業(yè)教育發(fā)展的成長(zhǎng)步伐，廣東在全國(guó)率先啟動(dòng)一流高職院校建設(shè)，目的是為了推動(dòng)我省高職院校全面提升辦學(xué)水平、人才培養(yǎng)質(zhì)量和服務(wù)發(fā)展能力。其中一流高職院校建設(shè)的一個(gè)重要指標(biāo)就是師資建設(shè)，具備一流高職院校平均水平的師資隊(duì)伍建設(shè)是重中之重，而高校人事檔案作為推動(dòng)高校發(fā)展和學(xué)科建設(shè)的核心力量和主要推動(dòng)力——教師的個(gè)人經(jīng)歷及社會(huì)實(shí)踐的記錄和體現(xiàn)，在其中發(fā)揮著重要的作用。為此，在當(dāng)前建設(shè)我校一流高校的背景下，并結(jié)合近年來的高校人事檔案管理工作經(jīng)歷，就高校人事檔案管理工作今后的發(fā)展方向提出自己的一些思考和建議。

一、高校人事檔案管理在一流高職院校建設(shè)中的應(yīng)用

高校人事檔案是體現(xiàn)高校教師個(gè)體個(gè)性的檔案材料，能為各個(gè)高校在職教師的管理及招聘人才等方面提供重要的科學(xué)依據(jù);對(duì)提高高校人事檔案管理的利用效率，并為高職院校的教育教學(xué)提供穩(wěn)定、有序的工作支持，為實(shí)現(xiàn)一流高職院校建設(shè)目標(biāo)奠定基礎(chǔ)。

（一）高校人事檔案的性質(zhì)。高校人事檔案是以高校教師為主體的，記載高校教師個(gè)人經(jīng)歷及社會(huì)實(shí)踐的記錄，是教師個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)。另外，高校人事檔案的價(jià)值主要發(fā)揮在對(duì)高校人力資源的評(píng)價(jià)、分析上。首先，高校人事檔案具有全面性。其收集了教師的履歷、自傳、考核、鑒定、學(xué)歷、職稱、科研、培訓(xùn)、政審、黨團(tuán)、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、任免、工資等多方面的材料，涉及教師教學(xué)能力、學(xué)術(shù)能力、工作能力、職稱、科研項(xiàng)目等內(nèi)容，是教師個(gè)人信息的匯總，能夠比較全面地反映教師的個(gè)人全部信息。其次，高校人事檔案具有動(dòng)態(tài)性。一個(gè)教師的人事檔案立卷后，其內(nèi)容并不是一成不變的。隨著教師個(gè)人履歷的不斷增加，會(huì)不斷形成新的文件材料，例如考核、科研、任免等信息，因此人事檔案一個(gè)動(dòng)態(tài)變化的信息集合。第三，高校人事檔案具有流動(dòng)性。人事檔案與人事關(guān)系相統(tǒng)一，教師人事關(guān)系所在單位保管其人事檔案。高校人事檔案工作堅(jiān)持“檔隨人走”，教師調(diào)往新的工作單位，應(yīng)將其人事檔案轉(zhuǎn)遞至新的單位保管。目前，高校的人才流動(dòng)速度不斷加快，高職院校師資人才也不斷地增加，決定了人事檔案的轉(zhuǎn)遞也越來越頻繁。

（二）人事檔案工作對(duì)一流高職院校建設(shè)的作用。高職人事檔案能夠?yàn)楦呗氃盒Ｈ肆Y源管理積累豐富的檔案素材，具有開發(fā)人才資源的作用。通過對(duì)人事檔案信息的整合分析，學(xué)?？梢约皶r(shí)調(diào)整人力資源計(jì)劃，引進(jìn)學(xué)校所需的人才，并根據(jù)現(xiàn)有人才情況制定培養(yǎng)計(jì)劃。首先，人事檔案是教師成長(zhǎng)歷程的真實(shí)寫照，與教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作相關(guān)，創(chuàng)建一流高職院校的重要“支點(diǎn)”之一就是建設(shè)一批高水平高質(zhì)量的教師隊(duì)伍，做好人事檔案各項(xiàng)工作，就是服務(wù)于一流高職建設(shè)中師資隊(duì)伍的建設(shè)。其次，高校人事檔案是一所高校的人才資源庫，通過對(duì)檔案信息的統(tǒng)計(jì)，可以反映出師資隊(duì)伍的各種結(jié)構(gòu)比例，及各個(gè)學(xué)科之間的教師分配比例等。一流高職院校方案建設(shè)中以學(xué)科為基礎(chǔ)，通過對(duì)人事檔案的價(jià)值挖掘，分析高職院校學(xué)科的建設(shè)中的問題和不足，找出優(yōu)勢(shì)學(xué)科，針對(duì)性地實(shí)現(xiàn)“一流學(xué)科”的建設(shè)目標(biāo)，形成濃厚的教師發(fā)展的氛圍，為中青年教師提供良好的成長(zhǎng)環(huán)境。

二、做好一流高職院校建設(shè)下人事檔案管理水平的提升

（一）高職院校普遍對(duì)人事檔案管理工作的建設(shè)意識(shí)淡薄。

人事檔案重要性宣傳力度不夠，大多數(shù)人不了解人事檔案信息的重要性，對(duì)人事檔案的管理、利用方式基本處于零了解。多數(shù)高校管理者對(duì)人事檔案管理工作存在誤區(qū)，認(rèn)為人事檔案管理就是收收材料、進(jìn)行保管、提供查借閱服務(wù)，檔案不遺失而已。人事檔案管理人員技術(shù)相對(duì)落后，缺少既懂檔案專業(yè)管理又懂計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才，相應(yīng)的培訓(xùn)再教育投入少。

（二）人事檔案管理模式有待改變。

人事檔案材料的收集包括25個(gè)方面，材料形成所涉及的部門多而分散。人事檔案管理不僅僅涉及具體檔案管理一個(gè)部門，是一項(xiàng)需要多個(gè)部門集體科學(xué)化管理的工作。然而由于各部門給對(duì)檔案管理工作建設(shè)重視程度不高，并且檔案管理模式相對(duì)滯后，因而淡化了人事檔案工作的效率。在人事檔案材料收集過程中容易造成材料收集不及時(shí)、收集上來的材料所蘊(yùn)含的信息重復(fù)冗余，以及無法進(jìn)行信息共享等問題，因此在一定程度上阻礙了一流高職院校建設(shè)進(jìn)程。在人事檔案管理部門和檔案材料形成部門之間，如何建立合理的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，達(dá)到部分?jǐn)?shù)據(jù)共享和交流、及時(shí)反饋更新信息是目前檔案管理中需重點(diǎn)解決的問題。筆者認(rèn)為應(yīng)根據(jù)一流高職院校建設(shè)需求，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作方法和模式，提出創(chuàng)新對(duì)策。

（三）檔案工作效率低下，亟需加快檔案的信息化建設(shè)

目前我校人事檔案主要以紙質(zhì)檔案作為查詢和利用的方式，但是紙質(zhì)檔案的使用存在很多弊端，比如利用效率低下，不易收藏等特點(diǎn)，因此使得檔案管理工作繁瑣，而且工作量巨大。目前，各高職院校普遍采用一些簡(jiǎn)易的人事檔案管理軟件，存在信息存儲(chǔ)量小、功能少、可利用低等特點(diǎn)，很難適應(yīng)檔案管理信息化的相關(guān)要求。強(qiáng)大的信息化時(shí)代已經(jīng)來臨，檔案信息數(shù)據(jù)化成為趨勢(shì)，新時(shí)代迫切地要求我們檔案管理工作者逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化，進(jìn)一步創(chuàng)建現(xiàn)代化人事檔案管理的新模式。

針對(duì)以上高職院校人事檔案管理中存在的問題，提出以下思考和建議：

1.強(qiáng)化高職院校對(duì)人事檔案管理建設(shè)的意識(shí)。長(zhǎng)期以來，人事檔案一直都蒙著一層神秘的面紗，人們普遍認(rèn)為檔案管理就是保管，很少有人了解檔案的構(gòu)成和利用，更不了解檔案在選拔人才、培養(yǎng)人才等方面的重要作用。首先要在高校教職工當(dāng)中加大宣傳力度，增強(qiáng)對(duì)檔案利用效益的宣傳，做到人人知檔、懂檔、會(huì)用檔。其次改革宣傳模式多渠道、多形式、多媒體的普及利用方式和利用流程，讓大家都認(rèn)識(shí)到人事檔案的重要性及其價(jià)值，同時(shí)樹立教職工對(duì)發(fā)展人事檔案建設(shè)的意識(shí)。

2.建立檔案管理人員科學(xué)化管理觀。干部檔案工作條例提出干部檔案工作人員在干部檔案建設(shè)和管理工作中承擔(dān)著十分重要的責(zé)任，應(yīng)具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理人員的綜合素質(zhì)決定了人事檔案的管理水平和利用效益。高校應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代需求，積極引進(jìn)人才，健全檔案管理隊(duì)伍，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，開辟檔案管理人員第二專業(yè)計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)，培養(yǎng)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)過硬、保密意識(shí)強(qiáng)，并且熟悉檔案信息化建設(shè)的復(fù)合型人才。

3.逐漸加強(qiáng)大數(shù)據(jù)背景下的人事檔案信息化建設(shè)。我們作為新時(shí)代的檔案管理者，在當(dāng)前一流高職院校的建設(shè)背景下，要從不斷地增強(qiáng)自己數(shù)據(jù)信息管理相關(guān)方面的知識(shí)入手，逐步掌握運(yùn)用數(shù)據(jù)信息化平臺(tái)，并將教職工數(shù)據(jù)信息與其現(xiàn)實(shí)工作中的教學(xué)、科研、訪學(xué)、培訓(xùn)、職稱評(píng)審等各個(gè)方面的工作進(jìn)行有效整合，最終實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的合理而有效地分配，為一流高職院校的建設(shè)提供更為精準(zhǔn)而科學(xué)的依據(jù)，打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。此外，我們必須要不斷地緊跟信息化時(shí)代的步伐，將繁重的工作變地更加靈活機(jī)動(dòng)，;也要求我們必須不斷地合理運(yùn)用現(xiàn)代信息化技術(shù)，提高信息的收集處理能力;必須不斷地讓人事檔案管理的效率得到切實(shí)地提高。再次，可以從進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案管理信息化與網(wǎng)絡(luò)化的相關(guān)輔助軟件的建設(shè)入手，依托高職院校的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器作為數(shù)據(jù)平臺(tái)，以擴(kuò)大人事檔案信息化所涉及范疇，提供給我們性能高且可信賴的信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。最后，高職院校根據(jù)各個(gè)職能部門的不同職責(zé)，規(guī)劃出不同權(quán)限的管理模塊，并整合各個(gè)模塊信息數(shù)據(jù)，創(chuàng)造檔案工作網(wǎng)絡(luò)化的管理新模式，統(tǒng)一整個(gè)人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，為一流高職院校建設(shè)中的人事決策、人才招聘及計(jì)劃制定等工作提供具有絕對(duì)參考意義的信息數(shù)據(jù)，不斷地推動(dòng)高職院校人事檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

人事檔案是全面、客觀、公正、歷史地了解高校教師的重要依據(jù)，為教育管理積累檔案史料，促進(jìn)學(xué)校教育管理的改革，是評(píng)價(jià)師資隊(duì)伍整體素質(zhì)的重要依據(jù)。在當(dāng)前一流高職的建設(shè)背景下，我們必須切實(shí)地做好高校人事檔案的管理工作，為履行高職院校的教育、科研和服務(wù)職能提供重要的保障。（作者單位：廣東工貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院）