探討新形勢(shì)下醫(yī)院人事檔案的管理

邢璐璐

[摘要] 改善醫(yī)院人事檔案的管理工作，對(duì)于更好地調(diào)配醫(yī)院的人才，為醫(yī)院選拔人才，使人才資源得到更有效的利用起到了巨大作用。該文分析了現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案管理中存在的問(wèn)題，提出新形勢(shì)下人事檔案的管理措施。

[關(guān)鍵詞] 新形勢(shì);醫(yī)院;人事檔案管理

[中圖分類號(hào)] R197.322 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1672-5654（2019）01（b）-0081-02

在新的形勢(shì)下，醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革對(duì)于醫(yī)院產(chǎn)生了較大影響，醫(yī)院的人事檔案管理也隨之產(chǎn)生了一系列的變化。醫(yī)院的人事檔案管理一直以來(lái)都涉及醫(yī)院管理的許多方面，因此在新的形勢(shì)下探討一種醫(yī)院人事檔案管理的新模式就顯得尤為重要。

1? 新形勢(shì)下醫(yī)院人事檔案管理的重要性

在現(xiàn)階段我國(guó)的醫(yī)藥衛(wèi)生體系中，醫(yī)院人事檔案管理有著非常重要的作用，在醫(yī)藥衛(wèi)生改革之后，其所具有的重要作用更加明顯。人事檔案的管理在醫(yī)院中需要專門(mén)的工作人員進(jìn)行負(fù)責(zé)，而且人事檔案的信息時(shí)絕對(duì)保密的。在醫(yī)藥衛(wèi)生改革的形勢(shì)下，醫(yī)院的人事檔案難免會(huì)發(fā)生一系列的變動(dòng)，在這一情況下，如何對(duì)醫(yī)院人事檔案的變動(dòng)進(jìn)行合理高效的管理就顯得尤為重要。在信息化社會(huì)，人事檔案的管理要走一條講科學(xué)、高效率的道路，這樣不僅可以減輕醫(yī)院人事檔案管理工作人員的工作強(qiáng)度，而且減少了管理人事檔案需要投入的物力、人力、財(cái)力，加少了醫(yī)院進(jìn)行人事檔案管理所需要投入的成本，對(duì)于醫(yī)院人事檔案管理水平的提高有著十分重要的意義[1-3]。

2? 現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1? 人事檔案管理體制不健全

隨著醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的進(jìn)行，醫(yī)院逐漸建立起新的人事檔案管理制度，但是醫(yī)院改革的重點(diǎn)通常都放在治療和行政方面，對(duì)于人事檔案管理方面常常被忽略，許多醫(yī)院的人事檔案管理制度沒(méi)有完善，在通常情況下，醫(yī)院對(duì)于人事檔案的管理都是按照傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)管理，沒(méi)有制定專門(mén)的針對(duì)人事檔案管理的規(guī)章制度，因此，醫(yī)院人事檔案管理的水平不高，有關(guān)人事檔案管理的制度還不夠完善。

2.2? 現(xiàn)階段的人事檔案管理缺乏先進(jìn)的設(shè)備

對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)，人事檔案的管理缺乏先進(jìn)的設(shè)備，比如先進(jìn)的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施。醫(yī)院在進(jìn)行資源配置時(shí)，通常會(huì)選擇經(jīng)濟(jì)效益高的醫(yī)療設(shè)施，因此對(duì)于人事檔案管理來(lái)說(shuō)就缺少了資金購(gòu)買(mǎi)設(shè)備?，F(xiàn)階段，醫(yī)院人事檔案的管理大都采取傳統(tǒng)的管理方式，計(jì)算機(jī)在人事檔案管理的工作中還沒(méi)有得到廣泛應(yīng)用，人事檔案的整理還采取傳統(tǒng)的手工方式，在借閱、整理時(shí)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率低下，耗費(fèi)了大量的人力、物力、財(cái)力。

2.3? 對(duì)于人事檔案的利用意識(shí)淡薄

醫(yī)院的人事檔案需要充分開(kāi)發(fā)才能發(fā)現(xiàn)其利用價(jià)值，只有在更深層次上對(duì)檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)才能發(fā)現(xiàn)其中的價(jià)值。醫(yī)院人事檔案不僅能夠促進(jìn)臨床醫(yī)療水平的進(jìn)步以及科研教學(xué)的提高，在醫(yī)院人才管理效率的提升方面也有著不可忽視的作用。但是大部分醫(yī)院的工作重心均放在醫(yī)療科研上，忽略了人事檔案管理的重要性，導(dǎo)致人事檔案不能發(fā)揮其作用，因此，加強(qiáng)對(duì)人事檔案的利用意識(shí)是一個(gè)重要方面[4-6]。

2.4? 人事檔案信息化程度低

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)開(kāi)始滲入到生活的方方面面，醫(yī)院中也逐漸開(kāi)始使用信息化方式進(jìn)行人事檔案的管理。但是總體來(lái)說(shuō)，醫(yī)院的人事檔案管理信息化程度較低，大部分人事檔案仍采用紙質(zhì)的形勢(shì)保存，沒(méi)有采用電子化的存儲(chǔ)方式對(duì)人事檔案信息進(jìn)行管理，因而無(wú)論是在整理還是使用方面效率低下，而且容易損壞和丟失。

2.5? 醫(yī)院人事檔案管理人員素質(zhì)低

由于醫(yī)院對(duì)于人事檔案管理工作的重視程度不夠，因此通常情況下進(jìn)行人事檔案管理的人員都由其他部門(mén)的人員擔(dān)任，并非由專人擔(dān)任，因此人員的流動(dòng)性和變動(dòng)非常大，這就導(dǎo)致了管理人事檔案的人通常不具備必需的人事檔案管理的能力和素質(zhì)，無(wú)法進(jìn)行專業(yè)有效的管理，而且兼職人員不能全身心地投入到人事檔案管理的工作中，其工作的動(dòng)力和工作效率就會(huì)大打折扣。而且在對(duì)人事檔案進(jìn)行調(diào)取使用時(shí)，由于不是專人進(jìn)行整理，因此在使用時(shí)效率低下現(xiàn)象就更為嚴(yán)重。因此，人事檔案的管理效率和人事檔案管理工作者的個(gè)人素質(zhì)和能力有著極為緊密的聯(lián)系，如果不是專門(mén)的人對(duì)人事檔案進(jìn)行管理就會(huì)導(dǎo)致人事檔案的科學(xué)性和有效性大打折扣。

2.6? 醫(yī)院人事檔案容易破壞丟失

由于現(xiàn)有的醫(yī)院人事檔案的保存手段一般為傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，因此在很多情況下醫(yī)院人事檔案容易發(fā)生丟失或者由于操作不當(dāng)容易發(fā)生破壞，造成一些不可挽回的損失，為檔案所有者帶來(lái)諸多不便。

3? 新形勢(shì)下人事檔案的管理措施

在明確新形勢(shì)下醫(yī)院人事檔案管理的重要性以及目前醫(yī)院人事檔案管理工作存在的問(wèn)題之后，提出以下改進(jìn)建議。

3.1? 完善醫(yī)院人事檔案管理體系，建立完整的規(guī)章制度

在新的形勢(shì)下，醫(yī)院要建立完善的人事檔案管理體系，建立完備的人事檔案管理的規(guī)章制度。要明確人事檔案管理人員的職責(zé)，以及人事檔案管理的職能機(jī)構(gòu)體系，建立規(guī)范、統(tǒng)一的管理模式，在人事檔案進(jìn)行保管、取閱、歸檔、移交等方面要進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定，促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理的科學(xué)性[7-8]。

3.2? 加大先進(jìn)管理設(shè)備的投入，提高人事檔案管理的效率

要提高醫(yī)院人事檔案管理工作效率，就要增加資金投入。醫(yī)院要增加資金購(gòu)買(mǎi)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備，而且要配置專門(mén)的資料庫(kù)房，由于人事檔案具有高度的保密性，因此庫(kù)房的安全措施也要做好。而且，在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)所用到的一系列設(shè)備如掃描儀、打印機(jī)等設(shè)備也要完備，以提高人事檔案管理的效率。

3.3? 加強(qiáng)管理人員對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)，充分利用人事檔案的潛在價(jià)值

人事檔案資料只有充分認(rèn)識(shí)到其價(jià)值才能促進(jìn)對(duì)其價(jià)值的發(fā)掘，所以加強(qiáng)對(duì)人事檔案價(jià)值的認(rèn)知，充分開(kāi)發(fā)人事檔案的價(jià)值就顯得尤為重要。因此人事檔案的管理人員要改變觀念、樹(shù)立新的思想，充分認(rèn)識(shí)到人事檔案資源的潛在價(jià)值。在進(jìn)行人事檔案管理工作時(shí)，首先要樹(shù)立正確的態(tài)度，從思想上認(rèn)識(shí)到人事檔案資源的重要性，只有這樣，人事檔案的管理人員才能積極主動(dòng)地去發(fā)現(xiàn)人事檔案所能創(chuàng)造的價(jià)值，另外，管理人員也應(yīng)做到主動(dòng)地、多渠道地開(kāi)發(fā)人事檔案的價(jià)值，做到價(jià)值的最大化。

3.4? 人事檔案管理工作要實(shí)現(xiàn)信息化

在醫(yī)藥衛(wèi)生改革的新形勢(shì)下，社會(huì)發(fā)展極為迅速，各種新的技術(shù)層出不窮。為了實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的高效性，就要加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理的信息化建設(shè)，跟緊時(shí)代發(fā)展的步伐。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)醫(yī)院人事檔案的管理能夠有效的提升工作效率，與傳統(tǒng)的人事檔案管理手段相比，利用信息化技術(shù)有著非常多的優(yōu)點(diǎn)：①利用信息化管理可以使信息的錄入更加方便，新的打印復(fù)印掃描設(shè)備的應(yīng)用使得信息錄入的速度更快，準(zhǔn)確度更高，可以大大提升工作效率;②使用信息化設(shè)備對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，使人事檔案不易遭受破壞，其保密程度也相對(duì)提高;③利用信息化設(shè)備對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，使得人事檔案在取閱時(shí)的效率大大提高，也在一定程度上提升了工作效率。

3.5? 提升人事檔案管理人員的素質(zhì)，提高管理人員的業(yè)務(wù)水平

人事檔案資源只有發(fā)現(xiàn)了其價(jià)值才能為醫(yī)院創(chuàng)造更高的價(jià)值。對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)，管理人員才是醫(yī)院人事檔案管理的主要部分。提升人事檔案管理人員的素質(zhì)，更加有利于人事檔案的且在資源被發(fā)掘，對(duì)于醫(yī)院人事調(diào)配以及科研教學(xué)工作的進(jìn)行提供了更加有利的條件。而提高人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平則使得工作效率的提高，無(wú)論是在進(jìn)行檔案的整理方面抑或是在對(duì)檔案進(jìn)行后期的取閱等工作時(shí)，都能夠節(jié)省時(shí)間，大大提升工作效率。這也需要醫(yī)院指派專門(mén)的人員進(jìn)行人事檔案的管理工作，以減輕其他人員的工作負(fù)擔(dān)。

3.6? 完善先進(jìn)設(shè)備用以保存醫(yī)院人事檔案

由于人事檔案眾多，發(fā)生丟失或由于管理不當(dāng)而破壞的可能性大大增加，因此，利用搞高科技的存儲(chǔ)設(shè)備如數(shù)據(jù)庫(kù)等來(lái)存儲(chǔ)、管理醫(yī)院人事檔案就顯得尤為重要。醫(yī)院人事檔案在利用高科技信息化方式存儲(chǔ)后，即使丟失也可以重新恢復(fù)，增加了人事檔案管理的安全性和可靠性，同時(shí)也減輕了管理人員整理檔案的負(fù)擔(dān)。

4? 總結(jié)

在新形勢(shì)下，對(duì)人才的需求更加迫切，人事檔案的管理工作變得更加重要，在效率引導(dǎo)下的社會(huì)中，更加需要對(duì)費(fèi)時(shí)費(fèi)力的人事檔案管理工作進(jìn)行改革，以使其順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，在減輕醫(yī)護(hù)人員工作負(fù)擔(dān)、提高醫(yī)護(hù)人員工作效率的同時(shí)，盡可能對(duì)醫(yī)院人事檔案加以充分利用，為醫(yī)院的人事調(diào)配工作提供依據(jù)和指導(dǎo)，為醫(yī)院的科研教學(xué)工作提供意見(jiàn)。

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（收稿日期：2018-10-12）