數(shù)字時代聲像檔案管理策略新探

【摘 要】本文首先歸納了聲像檔案傳統(tǒng)管理中存在的問題，然后分析了數(shù)字信息技術為聲像檔案管理帶來的機遇和挑戰(zhàn)，并提出了數(shù)字時代聲像檔案管理新策略，以期為未來聲像檔案的管理理論和數(shù)字化管理提供參考和借鑒。

【關鍵詞】聲像檔案管理；數(shù)字化；策略

聲像檔案的載體類型很多，常見的傳統(tǒng)載體類型有錄音、錄像、磁帶、影片、照片、唱片等檔案，除此之外，隨著數(shù)字信息技術的發(fā)展，新型數(shù)字聲像檔案逐漸普及。數(shù)字化聲像檔案慢慢代替了傳統(tǒng)膠片磁帶式載體檔案，打破了傳統(tǒng)聲像檔案各載體之間以及與其他類檔案的界限，如何利用數(shù)字信息技術管理聲像檔案，是當前聲像檔案界亟待解決的課題之一。本文就是立足于這一課題之上，探析數(shù)字時代聲像檔案管理新策略，以期為未來聲像檔案的管理理論和數(shù)字化管理提供參考和借鑒。

一、聲像檔案傳統(tǒng)管理存在的問題

聲像檔案傳統(tǒng)的管理方式往往首先對聲像檔案進行分類，即依據(jù)檔案材質(zhì)將其分為影片檔案、錄像檔案、錄音檔案、照片檔案和唱片檔案等類別；然后對每一類分別進行整理，即采集、鑒定、歸納、整理、保存、管理和利用等一系列工作，這階段各類別的整理方法和流程基本一致，但不同載體也存在細節(jié)上的差別，例如，單看采集，影片檔案不僅要采集歸檔影片制作的原始材料，還要采集歸檔影片的文字材料，僅此兩項就包含近三十項的工作；而照片檔案的采集就簡單多了，只收集歸檔底片、照片和文字簡介即可；在保管上，對于不同的載體要采取不同的保管方式，對錄音、錄像檔案由于其材質(zhì)含磁性在保管時必須放入專用的防磁柜進行保存，而照片檔案則要求在通用的庫房中做到一般的防火、防潮即可。長期以來，聲像檔案的各類載體都遵循著各自固有的管理原則，載體不同其整理方法不同，很難實現(xiàn)與文書檔案那樣協(xié)調(diào)統(tǒng)一，管理上還存在著很多問題：

1.人力成本高。各種類別的聲像檔案均包括八個管理環(huán)節(jié)，每一步都不能省略，流程繁瑣，勞動重復，同時，各類別不同載體其材質(zhì)各異，這就需要技能各異的復合型人才來應對，并且要花費大量的精力和時間來各盡其能完成任務，故人力成本太高。

2.資金投入大。由于聲像檔案其載體的特殊性，載體不同需要的存儲空間不同，有些還需要購買專用的存儲設備，特別是那些產(chǎn)生聲像檔案很多的媒體單位，開辟和購買專用的保管場所和設備是需要投入大量的資金的。

3.傳統(tǒng)管理制約了聲像檔案管理理論的發(fā)展。多年來，各級檔案管理部門都不太重視聲像檔案的管理，由于聲像檔案存在自身特殊性，管理上沒有形成統(tǒng)一的規(guī)范標準，管理方法各異，這種傳統(tǒng)的管理方式嚴重制約了聲像檔案管理理論的發(fā)展，致使管理方法陳舊，一直在原地徘徊，亟待新理論新方法的突破。

二、數(shù)字信息技術為聲像檔案管理帶來的機遇和挑戰(zhàn)

數(shù)字時代，數(shù)字信息技術已遍布社會的各個領域，檔案界也受到了深刻的影響，并對聲像檔案提出了新的挑戰(zhàn)。表現(xiàn)在：其一，新式數(shù)字載體的大量涌入，挑戰(zhàn)傳統(tǒng)磁帶、膠片載體，在二者的激戰(zhàn)中新式數(shù)字載體遙遙領先，逐步戰(zhàn)勝傳統(tǒng)載體成為聲像檔案的新載體；其二，面對數(shù)字信息技術的挑戰(zhàn)和誘惑，聲像檔案管理人員也積極投身數(shù)字浪潮中，利用數(shù)字信息技術對傳統(tǒng)聲像檔案實行數(shù)字化轉換，如轉錄錄像錄音檔案、掃描照片檔案等等，實現(xiàn)聲像檔案數(shù)字化，用計算機進行統(tǒng)一管理。以上兩點日趨匯合，可謂殊途同歸。數(shù)字時代，科技日新月異，信息技術使聲像檔案與文書檔案拉近了距離，都成為計算機網(wǎng)絡數(shù)據(jù)流的組成部分，聲像檔案不管是在收集、鑒定、整理或利用等哪個環(huán)節(jié)都由計算機采取不同的組合方式結合其它技術自動完成，這不僅推翻了聲像檔案內(nèi)部各類別之間相區(qū)別的理論依據(jù)，還從本質(zhì)上打破了聲像檔案與其他類型檔案的界限。

眾所周知，聲像檔案傳統(tǒng)管理方式存在很多問題，管理工作既瑣碎又重復，還投入了大量的管理成本，耗費了大量的人力、物力和財力，但管理效果卻不盡如人意，無論檔案管理部門和檔案界多么努力，多年來一直呈現(xiàn)出因循守舊停滯不前的狀態(tài)。然而就在檔案各界人員心力交瘁躊躇不前的時候，數(shù)字時代信息技術的波及為其指明了方向，不僅解決了這一困境，還為聲像檔案管理模式提出了新的機遇和挑戰(zhàn)，這是檔案界亟待解決的新課題。

三、數(shù)字時代聲像檔案管理新策略

長期以來，大多數(shù)的檔案館都采取傳統(tǒng)管理方式管理聲像檔案，其認識存在誤區(qū)，認為聲像檔案一旦進入庫房就只是作為“歷史的見證”而保管，大量的聲像檔案不是靜靜的躺在庫房里，就是附著在即將報損的膠片上，甚至依附在發(fā)霉的磁帶上無聲無息的消失。當編輯節(jié)目需要時，就不得不只身到海量的拷貝、磁帶中采用手工查詢方式查找符合編輯要求的幾組鏡頭，其檢索效率不僅極其低下，而且檔案部門的作用也難以發(fā)揮。

數(shù)字時代，利用數(shù)字信息技術管理聲像檔案，很多檔案部門構建了聲像檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)就是把類型各異的音頻資料、視頻資料、圖表、說明文字等資料進行數(shù)字化存儲、轉碼、查詢檢索、編目管理、發(fā)布信息等實現(xiàn)全面管理。[1]依托管理系統(tǒng)，檔案部門可以把各種載體的所有聲像檔案，利用數(shù)字信息技術進行轉換編輯錄入，存放到計算機網(wǎng)絡平臺上，無論是材質(zhì)轉移、網(wǎng)絡播放，還是查詢利用，其運轉效率是手工模式所無法比擬的?？傊曄駲n案管理系統(tǒng)的構建，其檔案查詢利用既快速、及時，又便捷，使長期困擾檔案界的難題終于得到了解決，不同類別的聲像檔案采取統(tǒng)一的數(shù)字化標準進行管理成為可能，拓展了新的管理視野。

第一，數(shù)字化采集。對傳統(tǒng)材質(zhì)的聲像檔案進行數(shù)字化采集，可以利用掃描儀掃描或其他設備進行轉錄；對一些數(shù)碼照片等數(shù)字載體的聲像檔案可以直接利用計算機進行網(wǎng)上采集，利用數(shù)字信息技術把各種類別不同來源的聲像檔案實現(xiàn)統(tǒng)一的數(shù)字化采集。

第二，構建在線數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)資源共享?？梢允紫劝崖曄駲n案進行分類，一般分為視頻類、音頻類、圖片類三大類別，然后再根據(jù)時間和單位職能構建在線數(shù)據(jù)庫。如高職院?？梢栽谌箢悇e下分別構建教學工作數(shù)據(jù)庫、學生工作數(shù)據(jù)庫和科研工作數(shù)據(jù)庫等多種數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫的構建要與部門單位的工作實際相一致。當然聲像檔案越多的單位其數(shù)據(jù)庫的構建就越復雜，難度越大，即使如此，我們只要依據(jù)部門單位工作職責和檔案管理原則進行數(shù)據(jù)庫構建，數(shù)字化管理就越規(guī)范，資源共享才能最大化。

第三，統(tǒng)一標準，做好編目，滿足利用者需求。數(shù)據(jù)庫構建完畢緊接著就是編目工作，比如視頻類聲像檔案，不僅要對每一個場景、片段、鏡頭、節(jié)目進行詳細的編目著錄，還要對制片人、編導人、主要演員等進行簡介和摘述，這一系列的工作為了便于查詢必須做到統(tǒng)一標準編目。[2]在聲像檔案管理工作中，編目工作是極其關鍵的一步，既復雜又耗時，但我們必須做好著錄編目工作，只有這樣，才能給利用者提供方便，及時快捷的檢索到自己所需，滿足利用者需求。

第四，有選擇的存儲在線聲像檔案，方便利用。由于聲像檔案需要的存儲空間太大，由此我們可以有選擇的存儲在線聲像檔案，把磁盤陣列數(shù)據(jù)庫分為離線數(shù)據(jù)流磁帶庫和近線數(shù)據(jù)流磁帶庫，然后依據(jù)聲像檔案利用率的高低來分別存儲[3]。這種存儲模式不僅方便了用戶的利用需求，有選擇的分擔了儲存量，還緩解了數(shù)據(jù)庫存儲有限的困境，既安全又有效，不失為保管利用聲像檔案的良好選擇。

最后，一系列的準備工作都是圍繞一個目的，那就是便捷的利用聲像檔案。有了數(shù)字信息技術一切都變得順理成章、輕松自然，不管是聲像檔案二、三次文獻的開發(fā)研究，還是聲像檔案的檢索、查閱、利用、輸出，都變得那么便捷及時，實現(xiàn)了聲像檔案的網(wǎng)絡共享，極大的滿足了利用者的需求。

總之，數(shù)字時代，數(shù)字信息技術突飛猛進，數(shù)字技術的利用縮小了聲像檔案載體間的差距，其共性在不斷增強，這無疑給聲像檔案的管理提出了新的挑戰(zhàn)和機遇。不難看出，在不久的將來，聲像檔案各載體特征的作用將不再顯現(xiàn)，更主要的趨勢將是各載體的大集合，重構聲像檔案管理理論將勢在必行。

參考文獻：

[1]李勇.系統(tǒng)的集成和組合—媒體資產(chǎn)管理系統(tǒng)的市場化架構[J].音像檔案數(shù)字化研究與實踐，2010（7）.

[2]謝方.音像檔案的數(shù)字化過程及應用[J].音像檔案數(shù)字化研究與實踐，2010（7）.

[3]謝方.音像資料的“流態(tài)化”過程及前景[J].音像檔案數(shù)字化研究與實踐，2010（7）.

作者簡介：秦美峰（1967—），女，山東東營人，碩士，檔案館員，現(xiàn)供職于東營職業(yè)學院，主要從事檔案學研究。