事業(yè)單位檔案管理存在的問題及對策研究

周穎

摘? 要：在事業(yè)單位發(fā)展的過程中，檔案管理工作是較為重要的環(huán)節(jié)。但是在當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理工作中，由于受到部分因素的影響，使得檔案管理工作存在著一定的問題，直接影響到檔案管理的質(zhì)量和效率，進(jìn)而影響了檔案的利用率。本文將對事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的解決策略，以期能夠?yàn)槭聵I(yè)單位檔案管理工作的健康發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;管理問題;規(guī)范化

現(xiàn)如今，越來越多的事業(yè)單位開始使用信息化方式來進(jìn)行檔案管理，在傳統(tǒng)檔案管理方式逐漸向著信息化管理方式轉(zhuǎn)變的過程中，依然存在著一定的問題，特別是檔案的管理方式、觀念以及管理人員能力方面，都存在著一定的不足之處。因此，有必要對當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析和研究，希望能夠?yàn)槭聵I(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展提供參考建議。

一、事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理重視程度不高

在事業(yè)單位發(fā)展的過程中，部分事業(yè)單位對檔案管理的重視程度不夠，其主要表現(xiàn)在：第一，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的認(rèn)識不夠，認(rèn)為檔案管理工作只是簡單的文字整理和抄寫等，并不能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的發(fā)展帶來更多實(shí)質(zhì)性效益，因此，很多領(lǐng)導(dǎo)都不會(huì)將更多精力放在檔案管理上。正因?yàn)槿绱?，事業(yè)單位的檔案管理水平通常較低。第二，由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視，使得相關(guān)管理人員也沒有對檔案管理工作有足夠的重視，這樣就很容易導(dǎo)致泄密的事情出現(xiàn)，甚至可能會(huì)出現(xiàn)故意盜竊機(jī)密檔案的情況發(fā)生，直接影響了事業(yè)單位的發(fā)展。

（二）檔案管理信息化程度較低

現(xiàn)如今，各行各業(yè)都已經(jīng)逐漸借助信息技術(shù)來發(fā)展，對于事業(yè)單位的檔案管理工作來說，使用信息化技術(shù)勢在必行。當(dāng)前，很多事業(yè)單位都已經(jīng)意識到信息化檔案管理方式的重要性，也逐漸開始利用信息技術(shù)來對檔案進(jìn)行管理，不僅方便了檔案信息的查詢和使用，同時(shí)也降低了管理的成本，但是檔案管理信息化程度并不高，很多檔案管理人員都只是將檔案信息錄入到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行簡單的記錄，而不是將這些檔案資料高效化的管理和利用，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下，直接影響了事業(yè)單位的發(fā)展。

（三）檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低

檔案管理工作看似簡單，實(shí)際上對相關(guān)管理人員的綜合能力要求較高，不僅要求其具備過硬的專業(yè)技能，同時(shí)也要求其具備良好的職業(yè)道德和強(qiáng)烈的責(zé)任感。但是在當(dāng)前的事業(yè)單位中，普遍存在檔案管理工作人員綜合能力偏低的情況，一方面，檔案管理人員不能夠與時(shí)俱進(jìn)，無法適應(yīng)新常態(tài)下事業(yè)單位發(fā)展對檔案管理的需求，對檔案材料的收集整理、裝訂以及歸檔等方面的業(yè)務(wù)流程不夠熟悉。另一方面，部分檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)偏低，不具備責(zé)任心，在工作的過程中敷衍了事，對自己的要求較低，進(jìn)而直接影響了檔案管理工作的整體效率。

二、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

面對事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)要給予足夠重視，從不同的角度加以改善，提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率。筆者總結(jié)出以下幾點(diǎn)內(nèi)容：

（一）提高對檔案管理工作的重視

提高對檔案管理工作的重視，就需要事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層級先轉(zhuǎn)變觀念，提高檔案管理的意識。第一，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)要將檔案管理提上日程，真正從根源上抓起，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極主動(dòng)性，提高其對信息的收集和管理能力。第二，為了加強(qiáng)工作人員對檔案管理工作的重視，需要事業(yè)單位制定一套完善的考核制度，加快激發(fā)和挖掘年輕人的潛力和熱情，同時(shí)也能夠不斷規(guī)范管理人員的行為，促進(jìn)檔案管理工作更加科學(xué)化和規(guī)范化。第三，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)要加強(qiáng)檔案保密方面的工作，安排專員對檔案進(jìn)行管理，制定保密協(xié)議和查閱條件，禁止無關(guān)人員進(jìn)入檔案室查閱檔案，與此同時(shí)，還要在外部環(huán)境上采取“加固措施”，避免機(jī)密檔案外泄。

（二）提高檔案管理的信息化建設(shè)

為了提升檔案管理工作的整體效率，應(yīng)當(dāng)要加強(qiáng)信息化建設(shè)。第一，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢，建立相應(yīng)的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化、系統(tǒng)化的管理，將檔案按照不同的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行分類管理，這樣不僅能夠提高檔案的管理效率，同時(shí)還能夠提高信息的利用效率。與此同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)要建立信息共享和交流的平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)“線上+線下”共同管理的方式，提高檔案信息資源的利用效率和檔案管理的整體效率。第二，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)要重新調(diào)整資金配置，在檔案管理方面加大資金的投入力度，配置性能良好、數(shù)量足夠的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)設(shè)備，并劃分一定的款項(xiàng)來對檔案管理工作人員計(jì)算機(jī)操作能力進(jìn)行培訓(xùn)，使其能夠全面掌握先進(jìn)的計(jì)算機(jī)檔案管理技能，提升事業(yè)單位檔案管理的整體效率。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員的綜合素質(zhì)對檔案管理工作的質(zhì)量和效率有著直接的影響，因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)要加強(qiáng)檔案管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)。第一，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)要與檔案管理人員進(jìn)行配合，共同努力，無縫對接。事業(yè)單位可以邀請檔案管理相關(guān)專家來到單位內(nèi)部進(jìn)行新技術(shù)和理論知識的傳授，使檔案管理工作人員的專業(yè)技能能夠緊跟時(shí)代的腳步，全面提升自身的綜合能力。第二，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)要注重培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)，定期展開思想政治教育，并積極引進(jìn)三觀正確的人才，保證檔案管理工作人員能夠時(shí)刻秉承著認(rèn)真、負(fù)責(zé)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度。第三，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)要提高自學(xué)的能力，積極并主動(dòng)學(xué)習(xí)信息技術(shù)、管理觀念和能力基本技能，如：統(tǒng)計(jì)學(xué)、計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)操作、心理學(xué)等，將檔案工作與現(xiàn)代化技術(shù)全面結(jié)合，提升檔案管理綜合能力。

總之，檔案管理工作是事業(yè)單位發(fā)展中的重點(diǎn)，隨著事業(yè)單位的發(fā)展，檔案管理工作也逐漸向著更好的方向發(fā)展。但是在發(fā)展的過程中，依然存在著諸如信息化程度低、管理人員綜合能力低的問題，因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)要給予一定的重視，加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，提升管理人員的綜合能力，并加大資金投入力度促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，以提升事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量。

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