探究大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)生檔案智慧化管理

唐麗 陳家劍

摘? 要：大數(shù)據(jù)正在悄悄改變著人們的生活及工作方式，高校學(xué)生的檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時(shí)代到來下也迎來了新的發(fā)展機(jī)遇。同時(shí)，大數(shù)據(jù)時(shí)代信息的共享性和開放性也給高校學(xué)生檔案的管理帶來了一定的挑戰(zhàn)。針對(duì)以上情況，必須要改革當(dāng)前高校學(xué)生檔案的管理工作，以智慧化來直面大數(shù)據(jù)帶來的挑戰(zhàn)。本文首先分析了大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)生檔案管理的挑戰(zhàn)和進(jìn)行智慧化建設(shè)的合理建議，以及在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校學(xué)生檔案管理具體的工作思路，為如何進(jìn)一步提升高校學(xué)生檔案管理事業(yè)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);高校學(xué)生檔案;智慧化管理

近年來，“大數(shù)據(jù)”已經(jīng)成為目前社會(huì)上的熱點(diǎn)話題，國(guó)家和多個(gè)政府部門也對(duì)大數(shù)據(jù)領(lǐng)域進(jìn)行了深入的探討和研究，同時(shí)也促進(jìn)了大數(shù)據(jù)的快速發(fā)展和進(jìn)步，這也是大數(shù)據(jù)時(shí)代帶來的前兆。如何將高校的檔案管理工作與大數(shù)據(jù)有效的結(jié)合，來實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的智慧化，從大量的信息中獲取最有效的信息資源，是每一位高校檔案管理人需要思考和直面的問題。

一、“大數(shù)據(jù)”的首次提出以及高校檔案管理新挑戰(zhàn)

（一）大數(shù)據(jù)的首次提出

《大數(shù)據(jù)：創(chuàng)新、競(jìng)爭(zhēng)和生產(chǎn)力的一個(gè)前沿領(lǐng)域》由聞名于世的咨詢公司麥肯錫在2011年首次提出，并明確指出，大數(shù)據(jù)已經(jīng)滲透到了每一個(gè)職能部門和行業(yè)領(lǐng)域，成為促進(jìn)其發(fā)展的重要因素。隨即美國(guó)政府在2012年頒布了《大數(shù)據(jù)的研究和倡議》。與此同時(shí)，大數(shù)據(jù)被全世界人民熟知和認(rèn)可。

（二） 高校檔案管理的新挑戰(zhàn)

檔案指的是，某個(gè)人或者是某個(gè)組織在社會(huì)價(jià)值實(shí)現(xiàn)過程中，形成的具有明確的記錄和完整的各種信息。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校面臨的信息數(shù)量和質(zhì)量在不斷的上升過程中，同時(shí)，一切有價(jià)值的、或者是有潛在價(jià)值的文本數(shù)據(jù)和音頻都屬于檔案管理的范疇。因此，大數(shù)據(jù)信息時(shí)代背景下高校學(xué)生的檔案管理工作中的信息種類和龐大的數(shù)量呈幾何式增長(zhǎng)。

在大數(shù)據(jù)背景下，高校學(xué)生對(duì)檔案的需求和質(zhì)量都在不斷的增多和提高，涉及的內(nèi)容也在不斷的擴(kuò)大著，并表現(xiàn)出明顯的多元化發(fā)展趨勢(shì)。其一，隨著國(guó)家對(duì)信息公開透明度和條例的改革與發(fā)展，高校中的學(xué)生和教師對(duì)國(guó)家的政策和法律法規(guī)信息的需求量呈明顯的上升狀態(tài);其二，隨著高校的不斷建設(shè)和設(shè)施的完善，對(duì)以往校園建設(shè)過程中的檔案以及文化發(fā)展非常重視，要求學(xué)校在校園中大力投建校史檔案館和建立校友檔案材料;其三，隨著科技的不斷進(jìn)步和發(fā)展，高校中的學(xué)生對(duì)檔案信息的查詢也有了新的要求，比如：在國(guó)際化辦學(xué)的熱潮中，越來越多的高校大學(xué)生會(huì)選擇出國(guó)深造，這些因素的出現(xiàn)必然會(huì)使檔案的查詢量不斷上升，大部分學(xué)生不僅到檔案館查詢自己的學(xué)習(xí)成績(jī)，同時(shí)要求檔案館出具具有中英文的學(xué)歷證明和學(xué)習(xí)成績(jī)單。這就給檔案管理工作人員帶來了新的挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)的意義和作用就在于能使高校的學(xué)生和教師都能在龐大的數(shù)據(jù)中獲取對(duì)自己有使用價(jià)值的信息來進(jìn)行研究和探討，因此可靠的信息來源才具有研究的價(jià)值，高校檔案館對(duì)學(xué)生檔案信息的保留，不論對(duì)學(xué)生還是教師來說，都具有原始性和權(quán)威性，是最真實(shí)的信息來源地。因此，高校學(xué)生檔案信息的智慧化管理占據(jù)著明顯的優(yōu)勢(shì)。

二、對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)生檔案智慧化管理合理建議

（一） 不斷提升檔案管理人員的素質(zhì)

由于高校是以培養(yǎng)各種高科技人才為主要目標(biāo)。因此，在高校學(xué)生檔案智慧化管理的水平也要不斷的提升，才能不斷的滿足和適應(yīng)高校學(xué)生的需求。因此要加強(qiáng)檔案管理工作人員的自身素質(zhì)并加大培訓(xùn)力度，將“大數(shù)據(jù)思維”深入到每一位工作人員的心中。要保證檔案管理人員不僅要具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，還要不斷的學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識(shí)，來提升大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案智慧管理的安全性，要不斷的完善和改進(jìn)日常中的基礎(chǔ)性工作內(nèi)容，注重檔案管理過程中的各個(gè)步驟和環(huán)節(jié)，使工作人員都能具備較高的服務(wù)意識(shí)。不斷的提升檔案管理工作的技能和水平。比如：每年對(duì)檔案管理人員繼續(xù)教育的要求，檔案管理工作人員要不斷的豐富自己的業(yè)務(wù)知識(shí)水平，為適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理工作的需求堅(jiān)持不懈的努力。

（二）建立和完善數(shù)字化檔案的管理

大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)生的檔案管理和檔案信息之間有著密切的聯(lián)系，當(dāng)工作人員將學(xué)生的信息逐步錄入計(jì)算機(jī)后，大量信息就會(huì)演變成數(shù)據(jù)庫，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的不斷進(jìn)程中，要求檔案管理工作人員及時(shí)建立和完善數(shù)字化檔案的管理，使其具有較高信息的使用價(jià)值和流通速度，有效的提升數(shù)據(jù)庫的可靠性和安全性，并在學(xué)校的統(tǒng)一指導(dǎo)下，加強(qiáng)各部門之間的內(nèi)在聯(lián)系，保障檔案信息的流通速度。比如在計(jì)算機(jī)對(duì)數(shù)字貯存技術(shù)的支持下，檔案管理具有較強(qiáng)的可視性，學(xué)生可以隨時(shí)地在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行查詢和實(shí)時(shí)瀏覽。

（三）提供堅(jiān)實(shí)可靠的保障

以相關(guān)的法律法規(guī)為依據(jù)，來制定符合高校實(shí)際情況的制度和措施，對(duì)全校學(xué)生的檔案智慧化管理和建設(shè)進(jìn)行維護(hù)和指導(dǎo)，為大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校學(xué)生檔案的智慧化建設(shè)提供依據(jù)。不僅如此，還要加強(qiáng)工作人員軟硬件的使用情況，將專業(yè)的數(shù)字設(shè)備接入檔案管理工作人員的計(jì)算機(jī)中，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的配備和采購(gòu)，使其功能充分的實(shí)現(xiàn)。在編制、搜索的自動(dòng)化過程中提升檔案管理工作人員的技能。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，還要求工作人員必須具備較高的計(jì)算機(jī)使用水平，并定向給工作人員提供培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，及時(shí)補(bǔ)充工作人員在工作中所欠缺的知識(shí)。為大數(shù)據(jù)時(shí)代高校智慧化管理提供堅(jiān)實(shí)可靠的保障。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)生檔案智慧化管理工作思路

（一） 資源整合建立規(guī)范數(shù)據(jù)庫

高校檔案館中的各個(gè)部門可能會(huì)采用不用的格式來建立學(xué)生的檔案信息，進(jìn)而就會(huì)產(chǎn)生不同類型的數(shù)據(jù)庫，大量的異形數(shù)據(jù)出現(xiàn)就會(huì)形成信息孤島，在高校學(xué)生檔案工作管理中，要想建立規(guī)范的數(shù)據(jù)庫，就要消除信息孤島，形成資源的共享和利用是大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下首先要解決的問題。將結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化的信息進(jìn)行資源整合實(shí)現(xiàn)合并管理，這樣一來，大數(shù)據(jù)和將來的云計(jì)算的應(yīng)用才能得以實(shí)現(xiàn)，分析和在龐大數(shù)據(jù)中挖掘有價(jià)值的信息才會(huì)成為可能。