高校建設(shè)工程合同審批流程的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

張朝暉，張曉霓 ，王 罡 ，杜晉博

（1.上海交通大學(xué) 網(wǎng)絡(luò)信息中心，上海 200240；2.上海交通大學(xué) 基建處，上海 200240）

一、引言

為了貫徹財(cái)政部、教育部關(guān)于進(jìn)一步提高行政事業(yè)單位內(nèi)部管理水平、規(guī)范內(nèi)部控制的要求[1]，各個(gè)高校對(duì)內(nèi)部控制管理都提出了新的要求。隨著高校大規(guī)模校園基礎(chǔ)建設(shè)的增加，不可避免地需要簽訂大量的建設(shè)工程項(xiàng)目合同。建立科學(xué)高效的合同審批流程，規(guī)范合同簽訂程序，對(duì)合同實(shí)施信息化分類管理，有效監(jiān)控資金使用情況和合同執(zhí)行過(guò)程，對(duì)高?；ň哂兄匾饬x[2]。

傳統(tǒng)的基建工程合同審批管理方法是以紙質(zhì)為主，線下流轉(zhuǎn)審批，無(wú)論是合同的送審、歸檔、查閱和檢索都存在著很大的局限性，需要花費(fèi)大量的時(shí)間、人力和物力在數(shù)據(jù)整理、查找核實(shí)和申請(qǐng)審批過(guò)程中。

本系統(tǒng)提供一種基于工作流控制的電子化合同審批管理方法，實(shí)現(xiàn)合同審批流程自動(dòng)化，合同審批流轉(zhuǎn)過(guò)程可管控和跟蹤，大大提高了合同審批效率，規(guī)范審批流程，保留審批和修改痕跡并保護(hù)合同信息安全，對(duì)高?；?xiàng)目的信息化建設(shè)管理具有一定的借鑒經(jīng)驗(yàn)。

本文針對(duì)建設(shè)工程項(xiàng)目委托合同審批的特點(diǎn)，介紹了可視化工作流平臺(tái)的總體框架以及功能模塊，詳細(xì)說(shuō)明了合同申請(qǐng)審批的流程和表單設(shè)計(jì)，對(duì)系統(tǒng)的技術(shù)選型、架構(gòu)和數(shù)據(jù)類型進(jìn)行了介紹。

二、工作流及工作流管理系統(tǒng)

1.工作流

工作流（workflow）的概念起源于生產(chǎn)組織和辦公自動(dòng)化領(lǐng)域，是針對(duì)日常工作中具有固定程序的活動(dòng)而提出的一個(gè)概念，是一種重要的人機(jī)協(xié)同工作形式，目的是將工作分解為明確定義的任務(wù)和角色[3]，按照一定的規(guī)則和程序執(zhí)行這些任務(wù)。它使得具有固定流程的業(yè)務(wù)可以進(jìn)行全自動(dòng)化或半自動(dòng)化執(zhí)行，并對(duì)其進(jìn)行監(jiān)控，從而降低成本，提高工作效率。采用工作流管理，不僅實(shí)現(xiàn)了高校業(yè)務(wù)運(yùn)作過(guò)程的管理和監(jiān)控，而且能夠?qū)ぷ髁鞴芾韺?shí)時(shí)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析[4-5]。

2.工作流平臺(tái)的特點(diǎn)

以某大學(xué)工作流程平臺(tái)為例，該平臺(tái)采用統(tǒng)一的頁(yè)面顯示風(fēng)格，具有業(yè)務(wù)表單通用信息自動(dòng)填報(bào)、業(yè)務(wù)流程電子審批等功能，流程平臺(tái)的總體架構(gòu)如圖1所示。

圖1 流程平臺(tái)總體架構(gòu)圖

該架構(gòu)下的主要功能模塊包括：

（1）一站式流程服務(wù)中心

用戶通過(guò)統(tǒng)一的流程入口，待辦/在辦/已辦流程操作方式，實(shí)現(xiàn)各種信息服務(wù)和流程協(xié)作辦事功能。

（2）SaaS化流程表單服務(wù)

將編輯生成的表單上傳至平臺(tái)后，對(duì)其進(jìn)行解析和HTML/JS/CSS渲染，并實(shí)現(xiàn)與用戶的數(shù)據(jù)交互；實(shí)現(xiàn)工作流引擎，按照流程編輯器編排的業(yè)務(wù)流程嚴(yán)格執(zhí)行；將表單數(shù)據(jù)與工作流流程進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)工作流執(zhí)行過(guò)程中對(duì)表單數(shù)據(jù)的讀寫(xiě)操作。

（3）可視化工作流程開(kāi)發(fā)

流程設(shè)計(jì)采用基于Web的可視化設(shè)計(jì)技術(shù)，開(kāi)發(fā)者訪問(wèn)部署在用戶環(huán)境中的InfoPlus私有云服務(wù)，即可在瀏覽器環(huán)境中完成所有的開(kāi)發(fā)工作。工作流模型的開(kāi)發(fā)采用WebUI可視化工作流編輯，即通過(guò)類似MS Visio的拖曳式流程編輯工具進(jìn)行流程編輯，如圖2所示，其中包括人工節(jié)點(diǎn)、自動(dòng)節(jié)點(diǎn)、條件節(jié)點(diǎn)、串行、各種會(huì)簽、分支、歸并、回退、子流程等功能。

（4）可視化流程表單開(kāi)發(fā)工具

可視化流程表單開(kāi)發(fā)頁(yè)面如圖3所示。表單設(shè)計(jì)采用基于Microsoft InfoPath的可視化表單技術(shù)，開(kāi)發(fā)者只需要掌握Office排版技巧即可進(jìn)行開(kāi)發(fā)。表單開(kāi)發(fā)具有豐富的控件,支持嵌套、重復(fù)、表格、節(jié)等等，以及自由組合，無(wú)需任何代碼。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了效率極高的解析引擎，將Office表單自動(dòng)轉(zhuǎn)化為交互式的Web頁(yè)面，無(wú)需一行代碼，即可實(shí)現(xiàn)全功能的表單設(shè)計(jì)，形成系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)的工作流描述結(jié)構(gòu)和表單描述結(jié)構(gòu)，交由SaaS化的流程表單服務(wù)進(jìn)行處理。

（5）流程監(jiān)控與管理

流程監(jiān)控管理中心可以提供重要的干預(yù)功能，以及基于流程運(yùn)行數(shù)據(jù)進(jìn)行的統(tǒng)計(jì)分析功能。流程干預(yù)功能主要用于流程管理員對(duì)流程的異常情況或者一些需要特定干預(yù)的情況下，對(duì)流程/表單進(jìn)行高權(quán)限的強(qiáng)制修改。圖4為流程監(jiān)控與管理頁(yè)面，可以對(duì)表單進(jìn)行掛起、終止、補(bǔ)償和刪除等修改，對(duì)于流程的穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)來(lái)說(shuō)，這是必不可少的功能。

（6）事件驅(qū)動(dòng)接口模型（Messenger）

通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)的事件驅(qū)動(dòng)模型實(shí)現(xiàn)流程平臺(tái)與各現(xiàn)有業(yè)務(wù)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)的整合：支持在流程運(yùn)行的各個(gè)環(huán)節(jié)觸發(fā)不同類型的事件并實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交互；提供基于Java編程語(yǔ)言的事件模型開(kāi)發(fā)包。

圖2 可視化流程開(kāi)發(fā)工具

圖3 可視化流程表單開(kāi)發(fā)工具

圖4 流程監(jiān)控與管理

3.用戶崗位授權(quán)

高?；üこ添?xiàng)目的特點(diǎn)是：投資金額大、質(zhì)量高、工期緊、功能獨(dú)特、項(xiàng)目體量大，建設(shè)工程合同的管理監(jiān)控包括多個(gè)部門(mén)，多界別的流程審核業(yè)務(wù)需要在不同角色間流轉(zhuǎn)[6]，不同崗位角色對(duì)業(yè)務(wù)的操作一般并不相同。一般而言，業(yè)務(wù)要經(jīng)過(guò)申請(qǐng)人申請(qǐng)，并通過(guò)多個(gè)崗位審核后才能最終完成。系統(tǒng)管理人員主要通過(guò)該平臺(tái)的用戶崗位授權(quán)系統(tǒng)，配置角色崗位權(quán)限和基本數(shù)據(jù)權(quán)限，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的用戶權(quán)限進(jìn)行分配、控制和管理，為每種用戶定義可訪問(wèn)的頁(yè)面集合。此流程的審核崗位角色有：基建處計(jì)劃投資科、基建處分管處領(lǐng)導(dǎo)、造價(jià)咨詢、審計(jì)處、法務(wù)處、校領(lǐng)導(dǎo)。審批參與人在一門(mén)式的待辦事項(xiàng)中收到通知，通過(guò)點(diǎn)擊鏈接進(jìn)入流程平臺(tái)審核頁(yè)面，在權(quán)限控制范圍內(nèi)進(jìn)行合同審核和修改。通過(guò)用戶崗位授權(quán)，可以明確劃分各個(gè)崗位角色的操作審核權(quán)限，確保不同部門(mén)、崗位之間權(quán)責(zé)分明，實(shí)現(xiàn)跨部門(mén)審批的線上高速流轉(zhuǎn)，提高辦公效率。

三、規(guī)范業(yè)務(wù)審批流程

1.規(guī)范業(yè)務(wù)流程

建設(shè)工程項(xiàng)目委托合同申請(qǐng)審批環(huán)節(jié)涉及施工單位、基建處、審計(jì)處、法務(wù)處以及校領(lǐng)導(dǎo)等部門(mén)，是一個(gè)典型的工作流過(guò)程。對(duì)以上各項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行分析、梳理、總結(jié)和歸納，明確業(yè)務(wù)的目標(biāo)、范圍和內(nèi)容，以基于信息流的方式記錄合同審批的整個(gè)過(guò)程，將業(yè)務(wù)中的決策機(jī)制、執(zhí)行機(jī)制和監(jiān)督機(jī)制融入到業(yè)務(wù)流程中的每個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，并有效增強(qiáng)系統(tǒng)的可擴(kuò)展性和靈活性。引入回退機(jī)制的設(shè)計(jì)，使數(shù)據(jù)管理在標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上更加靈活，應(yīng)對(duì)不斷變化的業(yè)務(wù)審批需求。

2.流程的概述

建設(shè)工程項(xiàng)目委托合同申請(qǐng)審批系統(tǒng)的具體操作流程步驟如圖5所示。

工程師點(diǎn)擊進(jìn)入申請(qǐng)流程，填寫(xiě)申請(qǐng)信息。點(diǎn)擊提交，表單跳轉(zhuǎn)下一步。計(jì)劃投資科查看申請(qǐng)信息，提交給計(jì)劃投資科科員或造價(jià)咨詢提交審核意見(jiàn)，投資科科員也可以提交給造價(jià)咨詢，造價(jià)咨詢也會(huì)反饋給對(duì)應(yīng)計(jì)劃投資科內(nèi)部科員或計(jì)劃投資科。系統(tǒng)根據(jù)計(jì)劃投資科選擇的是否為特殊合同以及是否為格式化合同，進(jìn)行如下處理:

（1）普通合同

①格式化合同

計(jì)劃投資科提交審計(jì)處，審核后返回給分管處領(lǐng)導(dǎo)；分管處領(lǐng)導(dǎo)審核通過(guò)后傳給計(jì)劃投資科確認(rèn)，計(jì)劃投資科確認(rèn)后上傳最終合同電子版及合同蓋章后的掃描件，流程結(jié)束。

②非格式化合同

計(jì)劃投資科提交審計(jì)處和法務(wù)室并行審核，審核后返回給分管處領(lǐng)導(dǎo)；分管處領(lǐng)導(dǎo)審核通過(guò)后傳給計(jì)劃投資科確認(rèn)，計(jì)劃投資科確認(rèn)后上傳最終合同電子版及合同蓋章后的掃描件，流程結(jié)束。

（2）特殊合同

分管處領(lǐng)導(dǎo)審核通過(guò)后給計(jì)劃投資科確認(rèn)，計(jì)劃投資科確認(rèn)后上傳最終合同電子版及合同蓋章后的掃描件，流程結(jié)束。

四、系統(tǒng)設(shè)計(jì)關(guān)鍵技術(shù)

為提高用戶使用的易用性以及系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)的可靠性和高效性，本系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)基于Java EE平臺(tái)，主體代碼采用Java編程語(yǔ)言和服務(wù)器端Java技術(shù)開(kāi)發(fā),以JSP+Spring MVC+Hibernate技術(shù)實(shí)現(xiàn)。 圖6是系統(tǒng)的E-R圖[7]，圖7是系統(tǒng)的框架圖，包含了表現(xiàn)層、業(yè)務(wù)層、持久層和數(shù)據(jù)庫(kù)等幾個(gè)部分[8]。

系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的軟硬件環(huán)境如下：硬件環(huán)境為2臺(tái)服務(wù)器，CPU為4核及以上，內(nèi)存為8G及以上，硬盤(pán)為100G或以上；軟件環(huán)境為L(zhǎng)inux Centos 6.0系統(tǒng)，編程語(yǔ)言為Java、JavaScript、html、Jsp 。

五、結(jié)束語(yǔ)

圖5 建設(shè)工程合同審批流程圖

圖6 建設(shè)工程合同審批系統(tǒng)E-R圖

圖7 建設(shè)工程合同審批系統(tǒng)架構(gòu)圖

綜上所述，基于可視化工作流的高校建設(shè)工程項(xiàng)目委托合同審批流程系統(tǒng)，是一種非常有效的高校基建信息管理系統(tǒng)，滿足財(cái)政部及教育部關(guān)于加強(qiáng)事業(yè)單位內(nèi)部管理水平，規(guī)范內(nèi)部控制等要求。該系統(tǒng)不僅為參與合同管理的有關(guān)部門(mén)提供了有效的網(wǎng)絡(luò)化、規(guī)范化管理手段，而且使學(xué)校能及時(shí)掌握已開(kāi)展的合同項(xiàng)目簽訂執(zhí)行情況，為決策者實(shí)時(shí)反饋信息，便于決策者及時(shí)做出合理決策。該系統(tǒng)的運(yùn)行，對(duì)學(xué)校加強(qiáng)內(nèi)部管理水平，規(guī)范內(nèi)部控制，進(jìn)行相應(yīng)的信息管理系統(tǒng)建設(shè)，具有較強(qiáng)的借鑒意義。